Importazione Freshdesk: come migrare i dati

Importare dati in Freshdesk da un'altra piattaforma di help desk o di assistenza clienti? La procedura guidata di migrazione automatizza il trasferimento di ticket, contatti, agenti e knowledge base, senza CSV . Questa guida illustra le piattaforme da cui è possibile migrare, i dati che vengono trasferiti e come personalizzare il processo. Pronti per iniziare?

passando a Freshdesk ? Visita la nostra Freshdesk dedicata alla migrazione dei dati .

Piattaforme supportate per la migrazione a Freshdesk

È possibile migrare a Freshdesk da una qualsiasi delle seguenti piattaforme:

Accelo

Atera

Atlas

Autotask PSA

BMCHelixITSM

BoldDesk

Chatwoot

ConnectWise

Crisp

CSV

Custify

Deskpro

DevRev

Dixa

Document360

Drift

Dynamics 365

eDesk

eGain

Enchant

Forumbee

FreeScout

Freshdesk

Freshservice

Front

Gladly

Glassix

Gleap

GLPI

Gmail

Google Docs

Gorgias

Groove

Halo Service Solutions

HappyFox

Harmony

HelpCrunch

HelpDesk

HelpDocs

Helpjuice

Help Scout

HelpShift

HelpSpot

HubSpot Service Hub

InstantDocs

Intercom

Ivanti

Jira Service Management

Jitbit HelpDesk

Kayako

Kayako Classic

Kundo

Kustomer

Lansweeper

Live Agent

LiveChat

Manage Engine

Mayday

Missive

NinjaOne

Odoo Helpdesk

Oracle Service Cloud (RightNow)

osTicket

((OTRS)) Community Edition

Outlook

Paligo

Plain

Planhat

Reamaze

Request Tracker

Respond.io

Richpanel

Salesforce Service Cloud

ServiceDesk Plus

ServiceNow

SherpaDesk

Siit

SmarterTrack

SolarWinds Service Desk

SolarWinds Web Help Desk

Spiceworks

Spiceworks Cloud

SQLite

SuperOps

SupportBee

SupportPal

Syncro

SysAid

Tawk.to

TeamSupport

TeamworkDesk

Thena

Thulium

Tidio

TOPdesk

Trengo

Unthread

Vitally

Vivantio

Zammad

Zendesk

Zoho Desk

Zoho Mail

Quali dati è possibile migrare a Freshdesk?

La procedura guidata di migrazione trasferisce automaticamente i seguenti tipi di dati, preservando le mappature dei campi e le relazioni:

agenti
Aziende
Contatti

Biglietti
Categorie
Cartelle

Articoli
Risposte

Requisiti dell'agente su Freshdesk

Tutti gli agenti sull'account Freshdesk di destinazione devono essere agenti a tempo pieno, non agenti occasionali (l'equivalente diFreshdeskdegli "agenti leggeri" di Zendesk). Se la piattaforma di origine prevede equivalenti ad agenti occasionali/leggeri, è necessario aggiornarli sulla piattaforma di destinazione prima della migrazione, in modo che l'assegnazione dei ticket venga mappata correttamente.

Come creare gli agenti in Freshdesk prima della migrazione?

Hai due opzioni e la configurazione del tuo sistema determina quale si applica.

Lascia che la procedura guidata di migrazione li crei.

Nella fase di abbinamento degli agenti, cerca "Aggiungi lo stesso personale su Freshdesk". Laddove l'API Freshdesk lo consenta, questa opzione crea gli agenti mancanti direttamente dalla finestra di abbinamento. Vengono aggiunti con tutti i diritti e senza assegnazione di gruppo: la procedura guidata li aggiunge ai gruppi corretti durante la migrazione dei ticket, in base alle assegnazioni dei ticket e alla mappatura dei gruppi.

Creali manualmente.

Gli account Freshdesk Customer Service Suite non supportano la creazione automatica, quindi aggiungi ogni agente in Freshdesk prima di iniziare. Ogni agente deve accettare un'email di attivazione prima che il suo profilo venga pubblicato, quindi verifica prima che l'opzione "Email di attivazione utente" sia abilitata nelle tue impostazioni. Gli agenti potranno quindi impostare il proprio nome completo e la password tramite il link.

Tre cose da fare bene in entrambi i casi:

Gli indirizzi email dell'agente devono essere identici sia sul mittente che sul destinatario. In questo modo la procedura guidata ripristina la proprietà del ticket.
Su Freshdesk è possibile abbinare sia agenti che amministratori di account.
Seleziona un agente predefinito durante la fase di abbinamento. I record appartenenti agli agenti che hanno lasciato la tua piattaforma di origine verranno indirizzati a loro anziché generare un errore.

L'abbinamento degli agenti è obbligatorio: non è possibile eseguire una migrazione demo gratuita finché non è completato.

Come configurare campi personalizzati per ticket, aziende e contatti in Freshdesk

Prima di tutto, crea i campi in Freshdesk , poi mappali nella procedura guidata di migrazione. Un campo presente nel tuo sistema di origine ma non in Freshdesk non ha una destinazione e la procedura guidata non può crearlo automaticamente.

In Freshdesk.

Aggiungi i tuoi campi personalizzati nelle impostazioni dei campi ticket, contatto e azienda, abbinando i tipi di campo di origine man mano che procedi: testo con testo, numero con numero, data con data, multilinea con multilinea. Un campo di origine multilinea mappato a un campo Freshdesk a riga singola viene troncato al raggiungimento del limite di caratteri.

Nella procedura guidata di migrazione.

Nella fase di mappatura, fai clic su "Mappa campi". I campi con nomi identici su entrambi i lati vengono mappati automaticamente; per gli altri, l'abbinamento deve essere effettuato manualmente.

Hai creato un campo in Freshdesk mentre la finestra di mappatura era aperta? Fai clic su Ricarica mappatura: l'elenco si aggiornerà e la mappatura esistente rimarrà intatta.
I campi obbligatori sono contrassegnati da un'etichetta gialla e non possono essere lasciati vuoti. Associa un campo di origine a ciascuno di essi oppure assegna un valore predefinito che si applichi a tutti i record migrati.
Per i campi non obbligatori che non ti servono, seleziona "Salta questo campo" e rimarrà vuoto su Freshdesk.
"Aggiungi lo stesso campo su Freshdesk" crea un campo di destinazione mancante all'interno del modulo di mappatura, ma i campi checkbox, a selezione multipla e multilivello vengono visualizzati come plain menu a tendina. Creali manualmente in Freshdesk per mantenerne il tipo.

Una cattura specifica Freshdesk.

Se un contatto esiste già nel database di destinazione (corrispondenza tramite e-mail) o un'azienda esiste già (corrispondenza tramite nome), la procedura guidata di migrazione non sovrascriverà i relativi campi personalizzati. I record esistenti manterranno i dati invariati.

Quindi verifica.

Esegui una migrazione demo gratuita e verifica, campo per campo, i ticket, i contatti e le aziende campionati prima di pagare per la migrazione completa.

Devo disattivare le automazioni Freshdesk prima della migrazione?

Sì, si consiglia di disattivare Freshdesk le automazioni prima della migrazione per evitare che vengano attivate azioni (come email, aggiornamenti dei ticket o assegnazioni) sui dati importati.

Perché spegnerli?

Impedisce l'invio di notifiche ai clienti o agli agenti relative a biglietti vecchi
Evita modifiche involontarie dei biglietti durante l'importazione
Garantisce una migrazione pulita e controllata

Scopri come disattivare le automazioni in Freshdesk seguendo queste istruzioni.

Come aggiungere lingue alla knowledge base Freshdesk

Freshdesk deve essere a conoscenza di una lingua prima che la procedura guidata di migrazione possa inserire articoli in essa, quindi è necessario configurarla prima.

Vai su Amministrazione → Account → Helpdesk → Gestisci lingue.

Imposta la tua lingua principale, quindi scegli le lingue supportate dal menu a tendina. Il supporto multilingue è disponibile a partire dal piano Pro.

Due cose da sapere prima di salvare:

Una volta attivato il supporto multilingue, non è possibile modificare la lingua principale e tutti gli articoli di soluzione esistenti vengono associati a tale lingua.
Le lingue aggiunte sono nascoste nel portale clienti per impostazione predefinita. Fai clic sull'icona a forma di occhio accanto a una lingua per visualizzarla.

Aggiungi tutte le lingue presenti nella tua knowledge base di origine. La procedura guidata di migrazione importa le traduzioni solo nelle lingue già presenti su Freshdesk.

Quando si migrano le traduzioni:

Seleziona "Migra le traduzioni dei contenuti" nella fase di mappatura. In caso contrario, verrà trasferita solo la versione nella lingua principale di ciascun articolo.
Le traduzioni devono condividere lo stesso ID articolo dell'originale. ID diversi fanno sì che la procedura guidata le legga come articoli non correlati e non le importi come traduzioni.
Attiva l'opzione "Aggiorna i collegamenti tra gli articoli" in modo che i link tra i tuoi articoli puntino ai nuovi URL Freshdesk anziché alla vecchia piattaforma.

Dopo la migrazione demo gratuita, apri Soluzioni in Freshdesk e verifica l'esempio: lingua corretta, categoria e cartella corrette, stato pubblicato e bozza conservati.

Opzioni di migrazione predefinite

Aggiornare i collegamenti incrociati tra gli articoli
Migrare le traduzioni dei contenuti
Mantenere i contatti tra aziende diverse
Migra le voci relative al tempo
Aggiungi un nuovo tag ai biglietti

Consulta la descrizione completa delle opzioni di migrazione →

Domande frequenti

Cosa succede all'accesso al portale clienti dopo la migrazione?

I clienti esistenti mantengono le proprie credenziali di accesso al portale clienti Freshdesk e i loro ticket storici rimangono visibili nel loro account anche dopo il completamento della migrazione.

Scopri come viene mantenuto l'accesso al portale clienti →

Perché disattivare le automazioni per la migrazione Freshdesk ?

Le automazioni attive e le regole di scenario possono riattivarsi sui record appena creati durante la migrazione, inviando notifiche duplicate o sovrascrivendo i campi appena impostati dalla procedura guidata di migrazione. Si consiglia di sospenderle per tutta la durata della finestra di migrazione e di riattivarle una volta verificato il passaggio.

Scopri come disabilitare le automazioni prima della migrazione →

Perché non riesco a visualizzare gli allegati degli articoli non pubblicati in Freshdesk?

Se non riesci a visualizzare gli allegati negli articoli non pubblicati all'interno del tuo account Freshdesk , è fondamentale tenere presente i seguenti motivi:

Freshdesk opera su server AWS e gli allegati sono ospitati esclusivamente all'interno di AWS. Tuttavia, gli allegati vengono archiviati in AWS solo dopo la pubblicazione di un articolo. Poiché l'API fornisce accesso esclusivamente al database Freshdesk sui server AWS, gli allegati rimangono inaccessibili tramite l'API se l'articolo associato non è stato pubblicato.