Passa a KnowledgeOwl senza ricominciare da capo. Migra articoli, categorie, file e struttura senza problemi: preserva i tuoi contenuti, mantieni intatti i link ed evita il lavoro manuale.
KnowledgeOwl è una piattaforma di knowledge base autonoma, pensata per i team che creano documentazione interna o destinata ai clienti. Help Desk Migration consente di trasferire in modo sicuro i record da e verso KnowledgeOwl, senza interrompere l'attività del team.
Regola i cursori per stimare i tempi e i costi di migrazione e il relativo risparmio
Stime basate su oltre 60.000 migrazioni completate con successo. I risultati effettivi possono variare.
Articoli, categorie, file, tag: ogni elemento della tua documentazione è importante e non dovrebbe andare perso solo perché stai cambiando piattaforma. Ecco esattamente cosa viene trasferito a KnowledgeOwl.
Articoli e loro contenuto (inclusi formattazione, immagini e contenuti multimediali incorporati)
Categorie e struttura delle cartelle annidate
Tag, parole chiave e frasi di ricerca
File e allegati
Autori, collaboratori e ruoli degli utenti
La migrazione a KnowledgeOwl si articola in cinque fasi distinte: connessione delle piattaforme, mappatura dei dati, esecuzione di una demo gratuita, completamento e verifica della migrazione completa, e infine acquisizione dei nuovi record con la migrazione incrementale (Delta Migration). Il trasferimento viene eseguito in background tramite la procedura guidata di migrazione, senza script né esportazioni manuali, consentendo al team di continuare a pubblicare senza interruzioni, monitorando i progressi in tempo reale. Ogni fase infonde fiducia: nessuna sorpresa, nessun tempo di inattività, visibilità completa in ogni fase.
Collega in modo sicuro la tua piattaforma di origine a KnowledgeOwl tramite API:
La mappatura dei dati è la fase in cui si controlla con precisione come i contenuti vengono trasferiti dalla vecchia piattaforma a KnowledgeOwl: si abbinano le categorie, si preservano le relazioni tra gli articoli e si individuano le discrepanze prima della pubblicazione.
Il risultato: i tuoi articoli, la struttura delle categorie e le relazioni tra contenuti e autori vengono inseriti in KnowledgeOwl esattamente dove dovrebbero essere, senza bisogno di riorganizzare tutto da zero.
Esegui una migrazione demo gratuita per trasferire un campione dei tuoi contenuti su KnowledgeOwl. Visualizza in anteprima articoli, categorie, file, tag e altri record supportati per vedere esattamente come apparirà la tua knowledge base nella nuova piattaforma.
Perché è importante: convalida l'accuratezza, la struttura e la formattazione dei contenuti prima della migrazione completa, evitando così sorprese dopo la messa online.
Avvia la migrazione completa dopo aver esaminato i risultati della demo:
Al termine, verifica il contenuto di KnowledgeOwl:
Vantaggio: la tua base di conoscenza è completamente disponibile in KnowledgeOwl, accurata, strutturata e pronta per essere consultata.
Dopo la migrazione iniziale, esegui una migrazione differenziale per trasferire gli articoli nuovi e aggiornati dalla piattaforma di origine:
Ciò è particolarmente utile quando i tuoi autori continuano a pubblicare sulla piattaforma di origine mentre la migrazione è in corso.
Non tutti i percorsi di migrazione sono uguali, e quello giusto dipende meno dalla quantità di contenuti presenti e più dal grado di interconnessione tra di essi.
| Caratteristica / Metrica | Esportazione/Importazione CSV non elaborati | Help Desk Migration | Progettazione su misura guidata da ingegneri |
|---|---|---|---|
| Formattazione dell'articolo e contenuti multimediali incorporati | Spesso rotto o usurato | Conservato tramite mappatura automatizzata | Completamente conservato / mappatura personalizzata |
| File e allegati | Spesso saltati o esportati separatamente | Conservato e ricollegato automaticamente | Gestito tramite script personalizzati |
| Struttura delle categorie e delle cartelle | Spesso appiattiti o persi | Nidificazione originale conservata | Nidificazione originale conservata |
| Collegamenti incrociati tra articoli | Alto rischio di collegamenti interrotti | Gestito tramite mappatura basata su ID | Gestito tramite logica personalizzata |
| Trasparenza self-service | Diretto, ma manuale e soggetto a errori | Elevato: mappatura diretta sul campo e visibilità immediata | Basso: gestito dietro le quinte dagli ingegneri |
| Test pre-migrazione | Prove manuali ed errori | Demo di migrazione gratuita con dati di esempio reali | Richiede test di staging personalizzati |
| È ora di lanciare | Avvio immediato, esecuzione/pulizia lenta | Implementazione rapida del self-service | Elevato: fasi dedicate di pianificazione e costruzione |
| Costo totale | Basso sforzofront / elevato sforzo manuale nascosto | Bilanciato: prezzo calcolato in base al numero di record | Elevato: costose ore di ingegneria dedicate |
Questa è la via di mezzo, ed è qui che approda la maggior parte delle migrazioni:
Le opzioni di migrazione sono impostazioni di personalizzazione che puoi aggiungere alla migrazione per controllare esattamente cosa viene trasferito e come: puoi attivarle tutte con un solo clic durante la configurazione e la maggior parte può essere testata nella migrazione demo gratuita prima di procedere con il trasferimento completo.
Selezionando questa opzione si attiva un campo tag in cui è possibile aggiungere un nuovo tag agli articoli migrati: utile per contrassegnare i contenuti importati e facilitarne il filtraggio, la creazione di report o la successiva pulizia una volta che vengono inseriti in KnowledgeOwl.
Con questa opzione, gli articoli più recenti vengono visualizzati immediatamente sulla nuova piattaforma, consentendo ai lettori di trovare i contenuti più aggiornati senza dover attendere. Gli articoli più vecchi vengono caricati successivamente per una migrazione fluida e organizzata. Questa opzione è disponibile esclusivamente durante una migrazione completa, non nella versione demo.
Se i file non sono di importanza cruciale, saltarli rende la migrazione più rapida e snella: un modo utile per lasciarsi alle spalle i documenti obsoleti e mantenere la nuova knowledge base libera da inutili file superflui.
Le immagini incorporate nel corpo degli articoli vengono estratte e ricollegate come file a sé stanti, quindi non è necessario ricollegarle manualmente dopo lo spostamento.
I collegamenti incrociati tra articoli e categorie si aggiornano automaticamente, mantenendo i riferimenti puntati alla pagina corretta su KnowledgeOwl anziché a un link non funzionante che rimanda alla vecchia piattaforma.
Una migrazione demo personalizzata ti consente di selezionare articoli o categorie specifici da visualizzare in anteprima prima della migrazione completa: i contenuti selezionati vengono migrati con tutti i dati correlati, ignorando anche eventuali filtri impostati per la migrazione completa finale. È l'opzione ideale quando desideri testare a fondo i tuoi articoli più complessi e delicati, non un campione casuale.
Vengono visualizzati solo gli autori e i collaboratori effettivamente collegati ai contenuti migrati, mantenendo così la nuova istanza di KnowledgeOwl ordinata fin dal primo giorno.
Per migrazioni complesse o su larga scala, la flessibilità è importante quanto l'accuratezza dei dati. Queste funzionalità ti aiutano a ridurre al minimo i tempi di inattività, a mantenere i contenuti aggiornati e ad adattare la migrazione alla pianificazione del tuo team.
La migrazione Delta consente ai team di continuare a pubblicare nella loro knowledge base di origine anche dopo la migrazione completa iniziale. Trasferisce automaticamente gli articoli creati o aggiornati successivamente, prevenendo i duplicati sostituendo le versioni obsolete con le più recenti. Ciò permette una transizione più fluida senza interrompere il flusso di lavoro degli autori.
Nota: la migrazione Delta non può essere testata separatamente durante la demo ed è disponibile solo nel pacchetto di supporto Signature.
La migrazione a intervalli consente di mettere in pausa e riprendere la migrazione completa in base alle esigenze del team. È possibile iniziare al di fuori dell'orario di lavoro, mettere in pausa quando gli autori necessitano di accedere e riprendere in un secondo momento senza perdere i progressi. È possibile mettere in pausa fino a cinque volte, con ogni pausa della durata massima di cinque giorni. In combinazione con la migrazione incrementale, offre un approccio flessibile alle migrazioni di grandi dimensioni senza la necessità di un'unica finestra di transizione ad alto rischio.
Help Desk Migration supporta le migrazioni tra KnowledgeOwl e oltre 100 piattaforme. Le fonti e le destinazioni di migrazione più comuni includono:
Accelo
Atera
Atlas
Autotask PSA
BMCHelixITSM
BoldDesk
Chatwoot
ConnectWise
Crisp
CSV
Custify
Deskpro
DevRev
Dixa
Document360
Drift
Dynamics 365
eDesk
eGain
Enchant
Forumbee
FreeScout
Freshdesk
Freshservice
Front
Gladly
Glassix
Gleap
GLPI
Gmail
Google Docs
Gorgias
Groove
Halo Service Solutions
HappyFox
Harmony
HelpCrunch
HelpDesk
HelpDocs
Helpjuice
Help Scout
HelpShift
HelpSpot
HubSpot Service Hub
InstantDocs
Intercom
Ivanti
Jira Service Management
Jitbit HelpDesk
Kayako
Kayako Classic
KnowledgeOwl
Kundo
Kustomer
Lansweeper
Live Agent
LiveChat
Manage Engine
Mayday
Missive
NinjaOne
Odoo Helpdesk
Oracle Service Cloud (RightNow)
osTicket
((OTRS)) Community Edition
Outlook
Paligo
Plain
Planhat
Pylon
Reamaze
Request Tracker
Respond.io
Richpanel
Salesforce Service Cloud
ServiceDesk Plus
ServiceNow
SherpaDesk
Siit
SmarterTrack
SolarWinds Service Desk
SolarWinds Web Help Desk
SparrowDesk
Spiceworks
Spiceworks Cloud
SQLite
SuperOps
SupportBee
SupportPal
Syncro
SysAid
Tawk.to
TeamSupport
TeamworkDesk
Thena
Thulium
Tidio
TOPdesk
Trengo
Unthread
Vitally
Vivantio
Zammad
Zendesk
Zoho Desk
Zoho Mail
La migrazione a KnowledgeOwl con Help Desk Migration ha un costo basato sul volume, non su una tariffa fissa. Il prezzo non è lineare, quindi il costo per record diminuisce all'aumentare del volume di migrazione.
Come funziona la determinazione dei prezzi:
Il prezzo si basa sul numero di record da migrare: solo i record sostanziali (articoli, categorie, file) contribuiscono al calcolo del prezzo; commenti e note non incidono sul costo.
Ad esempio, una migrazione di base senza personalizzazioni predefinite con un pacchetto di supporto Essential costa circa 100 dollari per 1.000 record, mentre 10.000 record nelle stesse condizioni costano circa 514 dollari: maggiore è la migrazione, minore è il costo per record.
Il costo dipende anche dal livello di personalizzazione: l'attivazione di opzioni come l'aggiunta di tag, l'aggiornamento dei collegamenti incrociati o la selezione di demo personalizzate può influenzare il prezzo finale.
I livelli di supporto variano dallo Standard ai pacchetti con installazione personalizzata; la scelta di quello più adatto dipende dalle priorità, dal lavoro personalizzato richiesto e dallo scenario di migrazione.
Prima di effettuare qualsiasi pagamento:
La migrazione demo gratuita trasferisce un piccolo campione (in genere 20 articoli) per consentirti di testare la mappatura dei campi e verificarne l'accuratezza, sempre gratuitamente e senza impegno. Se esegui la demo gratuita, Help Desk Migration calcolerà il numero totale di record e ti fornirà un prezzo stimato per la migrazione completa, suddiviso per tipo di dati, in modo che tu possa conoscere la cifra prima di impegnarti.
La sicurezza dei dati è un aspetto fondamentale di qualsiasi migrazione di knowledge base. Quando si spostano contenuti tra piattaforme, è essenziale che le informazioni sensibili, interne o rivolte ai clienti, rimangano protette durante l'intero processo. Help Desk Migration utilizza misure di sicurezza progettate per proteggere i dati prima, durante e dopo la migrazione.
Help Desk Migration si attiene GDPR ai requisiti per quanto riguarda il trattamento e il trasferimento dei dati personali. Le pratiche di gestione dei dati sono progettate per garantire la privacy, la protezione dei dati e un trattamento responsabile durante l'intero processo di migrazione.
Help Desk Migration mantiene SOC 2 Type II e SOC 3 la conformità, a dimostrazione del fatto che i suoi controlli di sicurezza vengono regolarmente valutati rispetto agli standard stabiliti per la protezione dei dati dei clienti.
Le connessioni sicure contribuiscono a prevenire accessi non autorizzati durante la migrazione, mentre la crittografia dei dati a riposo aggiunge un ulteriore livello di protezione per i dati di migrazione archiviati.
"Lo abbiamo utilizzato per migrare circa 36.000 ticket e circa 400 articoli della knowledge base. Lo strumento supporta qualsiasi sistema di ticketing. Il team di supporto è estremamente disponibile e offre soluzioni personalizzate per la migrazione.".
Il costo totale è stato di soli 2.000 dollari USA, un prezzo davvero ottimo. La migrazione in sé richiede un po' di tempo (la nostra è durata circa 30 ore), ma ne vale assolutamente la pena
KnowledgeOwl è una piattaforma di knowledge base autonoma, pensata per i team che necessitano di un'unica fonte di informazioni affidabile, senza la complessità di un help desk o di un wiki completo. Grazie a categorie annidate illimitate, un editor WYSIWYG e permessi flessibili per utenti interni ed esterni, offre agli autori un maggiore controllo, facilitando al contempo l'orientamento dei lettori.
Passa da Confluence o da un'altra knowledge base a KnowledgeOwl senza sviluppo personalizzato. Help Desk Migration gestisce il trasferimento dei contenuti e la mappatura dei campi, mentre gli strumenti di authoring di KnowledgeOwl consentono al tuo team di organizzare e gestire la documentazione in autonomia.
