É um fato: mais cedo ou mais tarde, as empresas bem-sucedidas crescem, o que significa mudanças drásticas na organização da carga de trabalho. Isso está relacionado ao crescimento de sua base de clientes e ao número de registros de clientes. Como resultado, as empresas precisam migrar o backlog de dados para uma plataforma de help desk mais eficaz para fornecer um melhor atendimento ao cliente.
Mas quanto tempo levará para migrar dados do help desk? E quais são os métodos para fazer isso sem afetar o fluxo de trabalho atual?
Primeiro, você deve saber desde o início que a migração de dados não leva minutos ou mesmo horas. Esse processo é demorado e, em certa medida, imprevisível. Ninguém pode dizer com precisão quando você terá que mover seus registros antigos. No entanto, vários fatores podem afetar esse tempo e avaliá-lo aproximadamente para que você saiba o que esperar.
Fatores que Influenciam o Tempo de Migração de Dados
O tempo de migração de dados depende de vários fatores. Compreender o impacto desses fatores ajuda você a planejar seu projeto de migração de dados. Vamos analisar o que influencia o tempo de migração de dados.
1. A quantidade de dados migrados
Normalmente, não há amplas oportunidades para alterar o número de registros que uma empresa deseja migrar. Principalmente porque a maioria deles é importante para continuar trabalhando com os clientes no futuro help desk, alguns registros podem ser deixados para trás, no entanto, isso não causa uma mudança drástica. Se a empresa decidir pela migração de dados, eles desejam preservar a maior parte de seus dados de suporte ao cliente no novo help desk.
2. A estrutura dos help desks atuais e futuros
Este também é muito importante, especialmente ao escolher a plataforma de destino. A migração para um help desk com uma estrutura de organização de dados semelhante é mais fácil. Portanto, se as empresas desejam economizar tempo, é sempre melhor escolher o help desk que é mais semelhante ao atual.
3. O grau em que os dados serão transformados durante a transição
O terceiro fator está intimamente relacionado ao anterior. Quanto mais semelhantes forem o help desk de destino e o help desk atual, menos mudanças a equipe de TI precisará fazer nos registros durante a migração.
Às vezes, as empresas ainda desejam alterar algo na estrutura de dados, o que requer mapeamento adicional e pode prolongar o processo.
4. A ocorrência de erros durante o processo
Ninguém está seguro contra erros que podem surgir durante ou após a migração de dados. Claro, você pode estar muito bem preparado e verificar tudo milhares de vezes, mas existem erros do sistema ocultos ou outros problemas que podem se tornar visíveis mais tarde. Alguns podem ser insignificantes e outros podem afetar a transferência como um todo. Portanto, eles também influenciam o tempo que sua migração de dados levará.
5. A maneira como você escolhe para a migração de dados
Uma das partes mais significativas da migração de dados é escolher como você moverá esses dados. Este fator está entre os mais importantes na determinação do tempo de transição de dados. Portanto, é melhor escolher sabiamente.
Considerando tudo isso, o processo pode levar aproximadamente alguns dias a vários meses. A migração de dados não pode acontecer em um instante, mesmo quando seus registros estão completamente preparados.
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6. Limites de API das suas Plataformas de Origem e Destino
Em uma migração de dados automatizada, existem dois processos: leitura (recuperação) de registros de uma plataforma de Origem e escrita (transferência) para uma plataforma de Destino. O tempo necessário para importação de dados depende da eficiência das APIs e dos limites de API definidos pelos seus provedores.
Por exemplo, algumas plataformas podem recuperar um tíquete com todos os comentários em uma única solicitação de API, enquanto outras podem exigir várias solicitações para cada registro. É crucial considerar:
- O número de solicitações de API necessárias pela sua plataforma de Origem para recuperação de registros.
- O número de solicitações de API que a sua plataforma de Destino requer para pesquisa e criação de registros.
E agora, passaremos para o fator mais influente - como você escolhe migrar seus dados. Discutiremos os mais populares e as peculiaridades que ajudarão a encurtar o tempo de migração de dados.
A Comparação entre a Migração de Dados Manual e Automatizada
Portanto, aqui estão as principais opções que você pode considerar ao escolher um método de transição de dados:
1. Construir manualmente um script para a migração.
2. Ou usar uma ferramenta especificamente desenvolvida para esse fim.
Agora, vamos compará-los e decidir qual será mais eficiente, economizadora de tempo e econômica para a sua empresa.
Aspecto | Migração de Dados Manual | Migração de Dados Automatizada |
| Experiência | Requer experiência e investigações demoradas | Não é necessária experiência prévia; um processo mais rápido e confiável |
| Profissionalismo e Responsabilidade | Freelancers podem não ter experiência, não assinar um contrato e representar riscos de segurança | Serviços automatizados como o Help Desk Migration são responsáveis e têm um histórico estabelecido |
| Despesas | Custos ocultos, comprometimento de tempo e possível desvio de recursos | Custos transparentes e tratamento simultâneo de outras tarefas |
| Peculiaridades de Codificação | Sem scripts preparados, sujeitos a problemas inesperados | Scripts prontos para uso e testados e resolução imediata de problemas |
| Contribuição do Fornecedor | Dependente das capacidades de API do fornecedor e do tempo de resposta | Independente do suporte do fornecedor e de problemas de documentação |
Figura 1. Comparando migração de dados manual vs. automatizada
Experiência
Não importa como você encare isso, a experiência em codificação é muito importante nesse caso. E mesmo que você tenha uma equipe de TI interna, isso não significa necessariamente que eles vão lidar com essa tarefa facilmente e corretamente. Eles podem ser os melhores profissionais do mundo. Mas se não possuírem experiência exata em migração de dados, isso causará atrasos.
Uma equipe inexperiente passará dias e semanas investigando a API para determinar quais dados podem ser transferidos e como alterá-los. Em seguida, eles devem testar tudo milhares de vezes para garantir que tudo saia corretamente. Como resultado, sua equipe de TI desperdiçará seu precioso tempo nesse problema em vez de trabalhar em tarefas importantes que podem surgir ao longo do fluxo de trabalho da empresa.
Usar um serviço profissional de migração automatizada, por outro lado, significa evitar esse problema. Em termos de experiência, é muito melhor do que utilizar seus próprios esforços.
Profissionalismo e Responsabilidade
Contratar alguém de um serviço como o Upwork é possível se você não quiser usar sua equipe. Tudo parece perfeito - você se conecta com o desenvolvedor e obtém todo o trabalho manual feito por algum dinheiro. O que pode dar errado?
Geralmente, as pessoas inscritas em serviços como esse são profissionais e podem ajudar a resolver seu problema de maneira eficaz e rápida. Mas e se eles não forem? Talvez eles não tenham experiência, mas esperam resolver a migração rapidamente durante o processo.
E quanto à segurança? Se você não assinar um contrato com essa pessoa, você não pode ter certeza da qualidade do trabalho feito. Não é muito seguro confiar a parte mais valiosa do fluxo de trabalho de suporte ao cliente nas mãos de uma pessoa aleatória, a menos que você assine um contrato com ela.
Ok, vamos imaginar que a pessoa do Upwork é um grande profissional e faz seu trabalho excelentemente. Agora, imagine o salário que eles pediriam. Você está pronto para gastar essa quantia de dinheiro?
Um serviço automatizado como o Help Desk Migration é mais seguro e garante melhores resultados. Somos responsáveis por todas as ações que realizamos com seus dados. Quanto à segurança, você pode verificar nosso SLA. Além disso, nossos engenheiros de tecnologia desenvolveram um código para migração automática de dados, então nossa empresa está no mercado há mais de 7 anos. Portanto, você não corre riscos ao escolher nossa ferramenta de migração de dados automatizada.
Despesas
Pode parecer que fazer tudo sozinho ou com sua equipe de TI pessoal seja totalmente gratuito. No entanto, a cada passo que você dá, perceberá que uma nova fatura ou recurso precisa ser pago. Não esqueça que o tempo da sua equipe ou o seu próprio tempo também têm valor.
Quando você se concentra apenas na transferência de dados, você não dedica tempo suficiente a outras questões importantes, o que também representa uma perda de seus recursos pessoais. Em contraste, você pode executar a migração usando uma ferramenta automatizada e trabalhar em questões específicas da sua empresa.
Peculiaridades da Codificação
Fazendo referência a um dos pontos anteriores, quando você migra sozinho (e pela primeira vez), você não tem um script preparado que o ajude a migrar tudo de uma vez. No entanto, ao usar nossa ferramenta de migração automatizada, você obtém um script pronto para uso, testado por milhares de clientes.
Claro, há a possibilidade de que algumas emergências ou erros ocorram durante a migração, mesmo com um código preparado. No entanto, o profissional que o construiu para você pode explicar por que ocorreu esse ou aquele problema e como resolvê-lo.
Contribuição do Fornecedor
Não todos os fornecedores possuem uma API bem documentada. Em primeiro lugar, isso depende de quão interessada sua plataforma atual está em fornecer instalações extras para seu token de API.
Por exemplo, empresas como Freshdesk ou Zendesk têm boa documentação para seus tokens de API e as oportunidades para o uso deles. Tendo milhares de clientes, eles fornecem melhores Documentos de API para habilitar habilidades estendidas em seu uso.
No entanto, se seu fornecedor não oferece oportunidades para o token de API, você terá métodos limitados de migração de dados. Nesse caso, você não poderá mover alguns tipos de dados com o código baseado em tal token de API. Por exemplo, o token pode não possuir métodos para a data de migração da criação de tíquetes ou seus anexos.
A única saída, nesse caso, é entrar em contato com seu fornecedor para obter acesso a esses métodos. E você ainda gastará muito tempo, especialmente em relação à resposta da empresa. Você deseja parar de usar os serviços deles e começar a pagar a outro fornecedor. Então, por que eles se apressariam em ajudá-lo a obter o que deseja?
O que é uma Cronologia de Migração de Dados?
Na migração automatizada de dados, o tempo necessário para transferir registros de help desk depende da duração de cada etapa de migração de dados. Vamos aprofundar cada etapa do plano de migração de dados.
Etapa 1: Migração de Demonstração
Normalmente, uma Demonstração Gratuita leva de 15 a 30 minutos para ser concluída. Você começará conectando suas plataformas de Origem e Destino. Às vezes, você também deve configurar suas conexões. Em seguida, escolha quais dados deseja transferir. Siga todas as etapas obrigatórias, incluindo:
- correspondência de agentes e grupos
- mapeamento de campos de organização e clientes
- mapeamento de campos de tíquetes
- mapeamento de campos de artigos*
Em seguida, você pode escolher entre opções automatizadas pré-configuradas para personalizar sua importação de dados. Em seguida, inicie sua Migração de Demonstração para verificar como uma ferramenta automatizada transfere uma amostra de seus dados.
No entanto, a Migração de Demonstração pode levar mais tempo se você ainda não concluiu as etapas pré-migração necessárias. Como regra geral, você deve:
- Coletar credenciais de acesso para as plataformas de Origem e Destino.
- Criar perfis de agentes correspondentes e grupos correspondentes.
- Configurar os campos de tíquetes necessários.
As etapas pré-migração adicionais podem variar dependendo de sua plataforma de Destino.
Passo 2: Verificação dos Resultados da Migração de Dados
Tire um tempo para ajustar o mapeamento de dados e refazer suas Demonstração quantas vezes for necessário. Também preste atenção em quais tipos de registros são migrados e como eles são migrados. A migração de Demonstração reflete a Migração Completa, então, se algo não migrar na Demonstração, também não migrará na Migração Completa.
Em uma Demonstração Gratuita, a revisão dos dados migrados pode levar alguns minutos, enquanto você deve alocar pelo menos 1-2 horas para testar os resultados da Migração de Dados Completa.
Nesta etapa, você deve verificar minuciosamente os dados migrados quanto à precisão e completude. Concentre-se nesses aspectos-chave:
- Garanta que todos os comentários sejam transferidos com os autores corretos.
- Verifique se os tíquetes são atribuídos aos agentes corretos.
- Confirme que os campos personalizados são migrados corretamente.
- Confirme a transferência precisa de empresas e clientes.
- Garanta que os anexos sejam movidos com suas etiquetas intactas.
- Verifique se os artigos são migrados com suas respectivas seções e categorias.
Passo 3: Preparação da Equipe
A duração do treinamento da equipe depende do número de agentes e da complexidade de sua plataforma de Destino. Inicie o processo de integração de seus representantes de suporte o mais cedo possível para garantir uma transição tranquila para a plataforma de Destino imediatamente após a Migração Completa de Dados.
Após uma Demonstração Gratuita, sua equipe deve preparar suas plataformas de Origem e Destino para a troca final. Esse processo envolve:
- Desligar as automações na plataforma de Destino ou solicitar uma tag (5-30 minutos)
- A equipe de suporte para de trabalhar na plataforma de Origem (5 minutos)
- Desligar todos os canais de comunicação na plataforma de Origem (5 a 15 minutos)
- Ativar todos os canais de comunicação na plataforma de Destino (15 minutos a 1 hora)
Passo 4: Migração Completa de Dados
A Migração Completa de Dados normalmente varia de 15 minutos a alguns dias, dependendo do volume de seus dados. Mais registros significam mais tempo, mas limites altos de API em sua plataforma de Destino podem acelerar as coisas.
Os anexos, no entanto, levam mais tempo para serem migrados, e a quantidade deles é desafiadora de estimar. Além disso, se você já tem dados existentes em sua plataforma de Destino, o serviço de migração requer tempo para comparar e evitar duplicatas. É essencial considerar os limites e especificações de API, uma vez que cada plataforma possui capacidades diferentes nesse aspecto.
Resumindo
Os cronogramas de migração de dados manuais e automáticos dependem de vários fatores. Você pode fazer algumas mudanças e encurtar significativamente o processo de migração, ou vice-versa, retardá-lo completamente. Portanto, pense cuidadosamente em sua migração de dados e tome uma decisão que seja mais eficaz e conveniente para sua empresa.
A migração de dados automatizada é uma opção melhor para empresas que desejam mover seus registros para um novo serviço de help desk. Se você estiver pronto para transferir os registros de suporte ao cliente para uma nova plataforma, o serviço de Migração de Help Desk está sempre disponível. Basta configurar uma Demonstração Gratuita em nosso site ou entrar em contato conosco em caso de dúvidas adicionais.
Perguntas Frequentes
A duração da migração de dados do help desk depende de fatores como a contagem de registros, tamanho de anexos, limites de API da plataforma de Origem e Destino, especificações de API e seu sistema de help desk de Destino. Limites de API baixos e anexos grandes podem estender a Migração Completa de Dados para vários dias.
Após a Migração Completa de Dados, revise os dados em seu help desk e base de conhecimento na plataforma de Destino. Compare-os com os dados de origem. Se tudo estiver bem, ative todos os gatilhos, automações e notificações necessários em sua plataforma de Destino. Seus agentes de suporte podem então começar a trabalhar na nova plataforma.
Para acelerar o processo de migração, considere pular anexos (*se esta opção automatizada estiver disponível para sua plataforma de Origem) e solicite ao fornecedor do seu help desk de Destino que aumente temporariamente os limites de sua API.
Durante uma Migração de Demonstração, o Assistente de Migração mostra uma barra de progresso, indicando a porcentagem de dados de amostra transferidos. Na Migração Completa de Dados, você pode monitorar uma tabela de registros que fornece métricas sobre os registros recuperados e transferidos. Você receberá uma notificação por e-mail ao concluir sua Migração de Demonstração ou Migração Completa de Dados.
Garanta o sucesso da migração de dados por meio de testes e validação minuciosos. Verifique a precisão, a integridade e a consistência dos dados. Reúna feedback de sua equipe e compare os dados migrados com os dados de origem, garantindo alinhamento com os requisitos de negócios.
