É um fato: mais cedo ou mais tarde, empresas de sucesso crescem, o que significa mudanças drásticas na organização do fluxo de trabalho. Isso está relacionado ao crescimento da base de clientes e ao número de registros de clientes. Como resultado, as empresas precisam migrar o acúmulo de dados para uma plataforma de help desk mais eficiente para fornecer um melhor atendimento ao cliente.
Mas quanto tempo leva para migrar os dados do help desk? E quais são os métodos para fazer isso sem afetar o fluxo de trabalho atual?
Primeiramente, é importante saber que a migração de dados não leva minutos, nem mesmo horas. Esse processo é demorado e, em certa medida, imprevisível. Ninguém pode dizer com exatidão quando você precisará migrar seus registros antigos . No entanto, diversos fatores podem afetar esse tempo, e é importante fazer uma estimativa aproximada para que você tenha uma ideia do que esperar.
Fatores que influenciam o tempo de migração de dados
O tempo de migração de dados depende de vários fatores. Compreender esses fatores ajuda você a planejar seu projeto de migração de dados . Vamos analisar o que influencia o tempo de migração de dados.
1. A quantidade de dados migrados
Geralmente, não há muitas opções para alterar a quantidade de registros que uma empresa deseja migrar. Isso ocorre principalmente porque a maioria deles é essencial para a continuidade do atendimento ao cliente no futuro sistema de help desk; alguns registros podem ser deixados para trás, mas isso não representa uma mudança drástica. Se a empresa optar pela migração de dados , provavelmente desejará preservar a maior parte dos dados de suporte ao cliente no novo sistema.
2. A estrutura dos serviços de suporte atuais e futuros
Este ponto também é muito importante, especialmente na escolha da plataforma de destino. A migração para um sistema de help desk com uma estrutura de organização de dados semelhante é mais fácil. Portanto, se as empresas desejam economizar tempo, é sempre melhor escolher o sistema de help desk mais parecido com o atual.
3. O grau em que os dados serão transformados durante a transição
O terceiro fator está intimamente relacionado ao anterior. Quanto mais semelhantes forem os serviços de suporte técnico de destino e atuais, menos alterações a equipe de TI precisará fazer nos registros durante a migração.
Às vezes, as empresas ainda desejam alterar algo na estrutura de dados, o que exige mapeamento adicional, podendo prolongar o tempo do processo.
4. A ocorrência de quaisquer erros durante o processo
Ninguém está imune a erros que podem surgir durante ou após a migração de dados . É claro que você pode estar extremamente preparado e verificar tudo milhares de vezes, mas existem erros ocultos no sistema ou outros problemas que podem se tornar visíveis posteriormente. Alguns podem ser insignificantes, enquanto outros podem influenciar toda a transferência. Consequentemente, eles também influenciam o tempo que sua migração de dados levará.
5. O método escolhido para a migração de dados
Um dos aspectos mais importantes da migração de dados é a escolha de como esses dados serão transferidos. Esse fator está entre os mais relevantes para determinar o tempo de transição dos dados. Portanto, é melhor escolher com sabedoria.
Considerando tudo isso, o processo pode levar de alguns dias a vários meses. A migração de dados não acontece da noite para o dia, mesmo quando seus registros estão completamente preparados.
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6. Limites de API das suas plataformas de origem e destino
Em uma migração de dados automatizada, existem dois processos: leitura (recuperação) de registros de uma plataforma de origem e gravação (transferência) desses registros para uma plataforma de destino. O tempo necessário para a importação de dados depende da eficiência das APIs e dos limites de API definidos pelos seus provedores.
Por exemplo, algumas plataformas conseguem recuperar um ticket com todos os comentários em uma única requisição à API, enquanto outras podem exigir múltiplas requisições para cada registro. É crucial considerar:
- O número de requisições à API necessárias para que sua plataforma de origem recupere um registro.
- O número de solicitações de API que sua plataforma de destino exige para pesquisa e criação de registros.
Agora, vamos abordar o fator mais influente: como você escolhe migrar seus dados. Discutiremos os métodos mais populares e as peculiaridades que ajudarão você a reduzir o tempo de migração.
Comparação entre a migração de dados manual e automática
Portanto, aqui estão as principais opções que você pode considerar ao escolher uma forma de transição de dados:
1. Crie um script de migração manualmente.
2. Ou utilize uma ferramenta específica para essa finalidade.
Agora, vamos compará-los e decidir qual será o mais eficiente, economizará mais tempo e terá o melhor custo-benefício para sua empresa.
|
Aspecto |
Migração manual de dados |
Migração automatizada de dados |
| Experiência | Requer conhecimento especializado e investigações demoradas | Não é necessário conhecimento prévio; um processo mais rápido e confiável |
| Profissionalismo e Responsabilidade | Os freelancers podem não ter experiência, podem não assinar um contrato e representam riscos de segurança | Serviços automatizados como Help Desk Migration são responsáveis e possuem um histórico comprovado |
| Despesas | Custos ocultos, tempo necessário e potencial desvio de recursos | Custos transparentes e gestão simultânea de outras tarefas |
| Peculiaridades de Codificação | Sem roteiros predefinidos, sujeito a problemas inesperados | Scripts prontos para uso e testados, com resolução imediata de problemas |
| Contribuição do fornecedor | Depende das capacidades da API do fornecedor e do tempo de resposta | Independentemente do suporte do fornecedor e dos problemas de documentação |
Figura 1. Comparação entre migração de dados manual e automatizada.
Experiência
Independentemente da perspectiva, a experiência em programação é crucial nesse caso. Mesmo que você tenha uma equipe de TI interna, isso não garante que ela executará a tarefa corretamente e com facilidade. Podem ser os melhores profissionais do mundo, mas se não tiverem expertise específica em migração de dados, certamente haverá atrasos.
A equipe inexperiente gastará dias e semanas investigando a API para determinar quais dados podem ser transferidos e como alterá-los. Em seguida, precisarão testar tudo milhares de vezes para garantir que tudo funcione corretamente. Como resultado, sua equipe de TI desperdiçará um tempo precioso com esse problema, em vez de trabalhar em tarefas importantes que podem surgir ao longo do fluxo de trabalho da empresa.
Por outro lado, usar um serviço profissional de migração automatizada significa evitar esse tipo de problema. Em termos de experiência, é muito melhor do que tentar fazer tudo por conta própria.
Profissionalismo e Responsabilidade
Contratar alguém de um serviço como o Upwork é possível se você não quiser usar sua equipe. Tudo parece perfeito: você entra em contato com o desenvolvedor e todo o trabalho manual é feito em troca de um pagamento. O que pode dar errado?
Geralmente, as pessoas que contratam serviços como esse são profissionais e podem ajudar a resolver seu problema de forma eficaz e rápida. Mas e se não forem? Talvez não tenham experiência, mas queiram resolver a migração rapidamente durante o processo.
E quanto à segurança? Se você não assinar um contrato com essa pessoa, não poderá ter certeza da qualidade do trabalho realizado. Não é totalmente seguro confiar a parte mais valiosa do seu fluxo de trabalho de suporte ao cliente nas mãos de um desconhecido, a menos que você assine um contrato com ele.
Ok, vamos imaginar que o profissional da Upwork seja excelente e execute seu trabalho com maestria. Agora imagine o salário que ele pediria. Você estaria disposto a pagar essa quantia?
Um serviço automatizado como Help Desk Migration é mais seguro e garante melhores resultados. Somos responsáveis por todas as ações que realizamos com seus dados. Para comprovar a segurança, você pode consultar nosso SLA . Além disso, nossos engenheiros de tecnologia desenvolveram um código para migração automática de dados, e nossa empresa está no mercado há mais de 7 anos. Portanto, você não corre nenhum risco ao escolher nossa ferramenta automatizada de migração de dados .
Despesas
Pode parecer que fazer tudo sozinho ou com sua equipe de TI pessoal seja totalmente gratuito. No entanto, a cada passo dado, você perceberá que uma nova conta ou recurso precisa ser pago. Não se esqueça de que o tempo da sua equipe ou o seu próprio tempo também valem dinheiro.
Ao se concentrar apenas na transferência de dados, você não dedica tempo suficiente a outras questões importantes, o que também representa uma perda de recursos pessoais. Em contrapartida, você pode executar a migração usando uma ferramenta automatizada e se concentrar em questões específicas da sua empresa.
Peculiaridades de Codificação
Retomando um dos pontos anteriores, quando você migra sozinho (e pela primeira vez), não tem um script pronto para uso que o ajudará a migrar tudo de uma só vez. No entanto, ao usar nossa ferramenta de migração automatizada, você obtém um script pronto para uso, já testado por milhares de clientes.
É claro que existe a possibilidade de ocorrerem algumas emergências ou erros durante a migração , mesmo com um código preparado. No entanto, o profissional que a desenvolveu para você poderá explicar por que este ou aquele problema aconteceu e como resolvê-lo.
Contribuição do fornecedor
Nem todos os fornecedores possuem uma API bem documentada. Em primeiro lugar, depende do quanto a sua plataforma atual está interessada em fornecer recursos adicionais para o token da API.
Por exemplo, empresas como Freshdesk ou Zendesk possuem boa documentação para seus tokens de API e as possibilidades de uso. Com milhares de clientes, elas oferecem documentação de API aprimorada para possibilitar o uso de funcionalidades mais amplas.
No entanto, se o seu fornecedor não disponibilizar nenhuma opção para o token de API, você terá métodos limitados para migração de dados. Nesse caso, você não poderá migrar alguns tipos de dados com o código escrito com base nesse token de API. Por exemplo, o token pode não ter métodos para migrar a data de criação do ticket ou seus anexos.
A única saída neste caso é entrar em contato com seu fornecedor para obter acesso a esses métodos. E você perderá muito tempo de qualquer maneira, principalmente com a resposta da empresa. Você quer parar de usar os serviços deles e começar a pagar a outro fornecedor. Então, por que eles teriam pressa em ajudá-lo a conseguir o que você quer?
O que é um cronograma de migração de dados?
Na migração automatizada de dados, o tempo necessário para transferir os registros do help desk depende da duração de cada etapa da migração . Vamos analisar cada etapa do plano de migração de dados.
Etapa 1: Migração de demonstração
Normalmente, uma demonstração gratuita leva de 15 a 30 minutos para ser concluída. Você começará conectando suas plataformas de origem e destino. Às vezes, também será necessário configurar as conexões entre elas. Em seguida, escolha quais dados deseja transferir. Conclua todas as etapas obrigatórias, incluindo:
- agentes e grupos de correspondência
- mapeamento da organização e dos campos do cliente
- mapeamento de campos de bilhetes
- mapeamento de campos do artigo*
Em seguida, você pode escolher entre opções automatizadas predefinidas para personalizar a importação de seus dados . Depois, inicie sua Migração de Demonstração para verificar como uma ferramenta automatizada transfere uma amostra de seus dados.
No entanto, a Migração de Demonstração pode demorar mais se você ainda não tiver concluído as etapas pré-migração necessárias. Como regra geral, você deve:
- Colete as credenciais de acesso para as plataformas de origem e destino.
- Crie os perfis e grupos de agentes correspondentes.
- Configure os campos personalizados necessários para o bilhete.
Etapas adicionais de pré-migração podem variar dependendo da sua plataforma de destino.
Etapa 2: Verificação dos resultados da migração de dados
Dedique um tempo para ajustar o mapeamento de dados e execute suas demonstrações quantas vezes forem necessárias. Além disso, preste atenção aos tipos de registros migrados e como eles são migrados. A migração de demonstração espelha a migração completa; portanto, se algo não for migrado na demonstração, também será na migração completa.
Em uma demonstração gratuita, a revisão dos dados migrados pode levar alguns minutos, enquanto você deve reservar pelo menos 1 a 2 horas para testar os resultados da migração completa de dados.
Nesta etapa, você deve verificar minuciosamente os dados migrados para garantir precisão e integridade. Concentre-se nestes aspectos principais:
- Certifique-se de que todos os comentários sejam encaminhados aos autores corretos.
- Certifique-se de que os tickets sejam atribuídos aos agentes corretos.
- Verifique se os campos personalizados foram migrados corretamente.
- Confirme as empresas de transferência e os clientes exatos.
- Certifique-se de que os anexos sejam movidos com suas etiquetas intactas.
- É muito importante que os artigos sejam migrados com suas respectivas seções e categorias.
Etapa 3: Preparação da Equipe
A duração do processo de integração da equipe depende do número de agentes e da complexidade da sua plataforma de destino. Inicie o processo de integração dos seus representantes de suporte o mais cedo possível para garantir uma transição tranquila para a plataforma de destino imediatamente após a Migração Completa de Dados.
Após uma demonstração gratuita, sua equipe deve preparar as plataformas de origem e destino para a migração final. Esse processo envolve:
- Desativar automações na plataforma Target ou solicitar uma etiqueta (5 a 30 minutos)
- A equipe de suporte para de funcionar na plataforma Source (5 minutos)
- Desativar todos os canais de comunicação em uma plataforma de origem (5 a 15 minutos)
- Ativação de todos os canais de comunicação em uma plataforma alvo (15 minutos a 1 hora)
Etapa 4: Migração completa de dados
A migração completa de dados geralmente leva de 15 minutos a alguns dias, dependendo do volume de dados. Mais registros significam mais tempo, mas limites altos de API na plataforma de destino podem acelerar o processo.
Os anexos, no entanto, levam mais tempo para serem migrados e sua quantidade é difícil de estimar. Além disso, se você já possui dados existentes na plataforma de destino, o serviço de migração precisa de tempo para comparar e evitar duplicatas. É essencial considerar os limites e especificações da API, pois cada plataforma tem capacidades diferentes nesse aspecto.
Resumindo
Os prazos para a migração de dados manual e automática dependem de diversos fatores. Algumas alterações podem reduzir significativamente o tempo de migração ou, pelo contrário, torná-lo muito mais lento. Portanto, analise cuidadosamente a migração de dados e tome a decisão mais eficaz e conveniente para a sua empresa.
A migração automatizada de dados é uma opção melhor para empresas que desejam transferir seus registros para um novo sistema de help desk. Se você está pronto para migrar os registros de suporte ao cliente para uma nova plataforma, o Help Desk Migration está à sua disposição. Basta solicitar uma demonstração gratuita em nosso site ou entrar em contato conosco caso tenha alguma dúvida.
Perguntas frequentes
A duração da migração de dados do help desk depende de fatores como a quantidade de registros, o tamanho dos anexos, os limites da API das plataformas de origem e destino, as especificações da API e o seu sistema de help desk de destino. Limites de API baixos e anexos grandes podem estender a migração completa de dados por vários dias.
Após a migração completa dos dados, revise as informações do seu help desk e base de conhecimento na plataforma de destino. Compare-as com os dados de origem. Se tudo estiver correto, ative todos os gatilhos, automações e notificações necessários na plataforma de destino. Seus agentes de suporte poderão então começar a trabalhar na nova plataforma.
Para acelerar o processo de migração, considere ignorar anexos (*se essa opção automatizada estiver disponível para sua plataforma de origem) e solicite ao seu fornecedor de suporte técnico de destino que aumente temporariamente seus limites de API.
Durante uma Migração de Demonstração, o Assistente de Migração exibe uma barra de progresso, indicando a porcentagem de dados de amostra transferidos. Na Migração Completa de Dados, você pode monitorar uma tabela de registros que fornece métricas sobre os registros recuperados e transferidos. Você receberá uma notificação por e-mail após a conclusão da sua Migração de Demonstração ou Migração Completa de Dados.
Garanta o sucesso da migração de dados por meio de testes e validações rigorosos. Verifique a precisão, integridade e consistência dos dados. Reúna feedback da sua equipe e compare os dados migrados com os dados de origem, assegurando o alinhamento com os requisitos de negócio.
