Lista di controllo per la migrazione dei dati Freshservice

Per garantire una Freshservice migrazione dei dati, è necessario:

1. Una guida chiara e dettagliata che illustra ogni fase del trasferimento.
2. Una soluzione affidabile, come Help Desk Migration, per gestire il processo in modo sicuro ed efficiente.

Scopri come eseguire in modo efficiente una Freshservice migrazione demo con la nostra guida video dettagliata. Segui le istruzioni passo passo per un trasferimento fluido e senza problemi.

Con la migrazione dei dati Freshservice tramite Help Desk Migration, puoi:

• Trasferisci in modo sicuro tutti i tuoi ticket, contatti e cronologia dell'assistenza
• Eseguire la migrazione accurata degli articoli della knowledge base e dei campi personalizzati
• Evita l'inserimento manuale dei dati e il rischio di errori
• Ridurre al minimo i tempi di inattività e garantire un supporto ininterrotto

Automatizza il trasferimento dei dati a Freshservice e inizia a ottimizzare le tue operazioni di assistenza clienti. Aumenta la produttività del team, migliora l'efficienza del servizio e mantieni l'accesso completo ai tuoi dati storici di assistenza.

Prima di iniziare la migrazione dei dati Freshservice

1. Come scegliere una data per prepararsi alla migrazione Freshservice ?

• Scegliete un giorno con un'attività di assistenza clienti minima per rendere la migrazione più agevole ed efficiente. È preferibile scegliere un periodo di bassa attività aziendale, tenendo conto della stagione, del mese o di giorni specifici per la migrazione. Si consiglia di eseguirla nei fine settimana o durante i periodi con un numero ridotto di richieste da parte dei clienti.
• Concedete al vostro team tempo sufficiente per prepararsi alla migrazione Freshservice .
• Invita gli agenti a esplorare Freshservice o a concentrarsi sulla chiusura dei ticket esistenti.

2. Prepara il tuo team prima di migrare a Freshservice

È importante informare i propri agenti sull'importazione Freshservice o valutare la possibilità di delegare compiti specifici, come ad esempio accelerare la revisione dei risultati della migrazione completa dei dati.

• Assicurarsi che l'intero team sia coinvolto nella migrazione.
• Assicurati che tutti comprendano la fase attuale della migrazione.
• Chiarire le responsabilità di ciascun membro del team.
• Completamento della procedura di onboarding per la nuova piattaforma.
• Definisci una scadenza precisa per la migrazione.
• Spiegaplain come si svolgerà il processo di migrazione.
• Stabilisci quando i membri del team potranno iniziare a lavorare sulla nuova piattaforma.

3. Come preparare Freshservice per il trasferimento dei dati?

• Replica tutti i campi personalizzati dalla tua piattaforma attuale per assicurarti di poter trovare facilmente i tuoi dati dopo la migrazione a Freshservice.

4. Come si creano i campi in Freshservice?

Creare manualmente campi personalizzati in Freshservice

• Per aggiungere campi personalizzati in Freshservice, vai su Amministrazione → Gestione servizi → Gestione campi.
• Trascina e rilascia un tipo di campo (come testo, menu a tendina o casella di controllo) sul modulo (ad esempio, Incidente, Richiesta di assistenza, Problema o Modifica).
• Personalizza il campo impostando l'etichetta, il segnaposto e altre opzioni, quindi salvalo.
• È inoltre possibile creare campi personalizzati per Risorse, Richiedenti, Reparti e altri moduli all'interno delle rispettive sezioni nel Centro di amministrazione.

5. Cosa devo fare prima di avviare la migrazione dei dati del servizio clienti a Freshservice?

Prima di avviare la migrazione demo, segui alcuni semplici passaggi per garantire un processo fluido e senza errori e prevenire azioni indesiderate nell'istanza Freshservice di destinazione.

1. Disattiva le notifiche

Disattiva le notifiche e-mail e altri trigger, incluse le regole di convalida e di rilevamento dei duplicati. In questo modo eviterai di ricevere una valanga di notifiche durante la migrazione completa dei dati.

Vai su Amministrazione > in Impostazioni generali, fai clic su Notifiche e-mail > scorri tutte le schede e disattiva le notifiche e-mail.

Perché disabilitare i trigger prima della migrazione?

Se durante la migrazione sono attive notifiche, flussi di lavoro o automazioni, potrebbero verificarsi i seguenti problemi:

• Inviare email indesiderate ad agenti/clienti.
• Riaprire o chiudere i ticket migrati.
• Rallentare o interrompere il processo di migrazione.

2. Disabilitare la matrice di priorità

Se la Matrice di priorità è abilitata durante la migrazione, Freshservice imposterà le priorità in base ad essa. Pertanto, gli stati di priorità saranno diversi da quelli dell'help desk di origine. Se questo non rappresenta un problema, puoi tranquillamente lasciare la Matrice abilitata.

Tuttavia, se si desidera mantenere tutte le priorità come erano nell'help desk di origine, è necessario disabilitare la matrice prima di avviare la migrazione demo e completa dei dati.

Ecco come fare:

• Apri il tuo account Freshservice .
• Vai su Amministrazione > Matrice di priorità (sotto Gestione servizi).

• Disattiva l'opzione Abilita matrice di priorità .

Una volta completata la migrazione, è possibile tornare a questo menu e riattivare la Matrice di priorità.

3. Disattivare l'automazione del flusso di lavoro e degli scenari

Se si esegue la migrazione a Freshservice con automazione attiva, disabilitare preventivamente tutte le automazioni di Workflow e Scenario per evitare la ricezione di notifiche via e-mail durante l'importazione dei ticket. Ecco come fare:

1. Accedi a Freshservice. Passa il mouse sopra il pannello di amministrazione nella barra laterale sinistra.
2. Vai su Automazioni e produttività.

3. Seleziona Workflow Automator e disattiva tutte le regole di automazione attive.

4. Apri le Automazioni degli Scenari, documenta tutti gli scenari e successivamente eliminali.

È possibile mantenere attivi tutti gli scenari, ma ricordate che anche se disattivate le notifiche dell'agente, Freshservice potrebbe comunque inviare aggiornamenti durante la migrazione.

In alternativa, puoi contattare il team di supporto Freshservice e chiedere di disattivare tutte le notifiche relative a richiedenti e agenti.

4. Disattivare le regole di chiusura

Per evitare modifiche allo stato dei ticket dopo la migrazione completa dei dati, disabilitare le regole di chiusura per garantire che tutti i dati mappati rimangano invariati.
1. Accedere al pannello di amministrazione. Scorrere verso il basso fino a Gestione servizi > Impostazioni Service Desk.

2. Fare clic su Regole di chiusura.

3. Disabilita tutte le regole di chiusura per evitare modifiche impreviste allo stato dei ticket. Fai clic su Salva.

Nota: se riscontri problemi, disattiva anche questa funzione per loro.

5. Devo disattivare la biglietteria genitore-figlio?

Sì. La funzionalità di ticketing padre-figlio in Freshservice (disponibile in alcuni piani) può causare errori di migrazione perché i ticket di tipo "Attività" dipendono da relazioni di collegamento.
Se questo campo non è presente, la procedura guidata di migrazione potrebbe non riuscire a spostare tali record.
Procedura per disabilitare il ticketing padre-figlio:

1. Accedi come amministratore e vai su Amministrazione → Flussi di lavoro → Ticketing genitore-figlio.
2. Disattiva la funzione nell'angolo in alto a destra.
3. Conferma l'azione quando richiesto.
4. Riceverai un messaggio di conferma una volta che la funzione sarà disattivata.

6. Quali opzioni di personalizzazione sono disponibili?

Se hai esigenze specifiche per Freshservice , contatta il nostro team di supporto. La disponibilità di personalizzazioni dipende in larga misura dalla piattaforma di origine. La nostra migrazione dati automatizzata offre opzioni come:

• Filtraggio dei dati in base a diversi criteri (data di creazione, tag, campi personalizzati, gruppi, organizzazioni, assegnatari, ecc.)
• Modifica del processo di migrazione predefinito (migrazione di oggetti di modifica e problema come ticket, migrazione degli eventi dei ticket come note private, migrazione delle informazioni relative agli utenti inattivi, data di chiusura del ticket nel primo commento privato del ticket, immagini incorporate come allegati del ticket)
• Aggiunta di informazioni ai dati migrati (contrassegnamento dei ticket con tag aggiuntivi, aggiunta dell'ID del ticket precedente all'oggetto del ticket)
• Migra i campi personalizzati dei contatti

Guida passo passo: come migrare a Freshservice con Help Desk Migration

Migrare i dati da un account Freshservice a un altro non deve essere complicato. Con Help Desk Migration, puoi trasferire in modo sicuro ed efficiente tutti i tuoi ticket, utenti e articoli della knowledge base senza perdere informazioni preziose. Segui questa guida passo passo per garantire un trasferimento dati Freshservice senza intoppi.

1. Quali credenziali di accesso mi servono per configurare la migrazione?

Prima di avviare la migrazione demo, individua le credenziali di accesso necessarie alla piattaforma di origine e Freshservice.

Per connettere Freshservice a Migration Wizard, è necessario:

• URLdella tua azienda Freshservice Esempio: https://dominio.freshservice.com/freshservice.
• Chiave API: icona del profilo -> Impostazioni del profilo -> La tua chiave API. Se hai un Freshservice come abilitare la tua chiave API qui.

2. Configura l'importazione dei dati Freshservice

Prima di configurare la migrazione completa dei dati, prova la demo gratuita. In breve, la procedura guidata di migrazione esporta 20 ticket di origine casuali e 20 articoli della knowledge base in Freshservice. Puoi modificare le impostazioni della migrazione demo e rieseguirla. Tieni presente che otterrai gli stessi risultati della demo con le stesse impostazioni.

1. Accedi al tuo account Migration Wizard.
2. Collega i sistemi di origine e di destinazione.

Per connettere Freshservice a Migration Wizard, è necessario:

URL: URL dell'account Freshservice dellafreshserviceazienda. Esempio: https://dominio.freshservice.com/.

Chiave API: icona del profilo -> Impostazioni del profilo -> La tua chiave API. Se hai un Freshservice come abilitare la tua chiave API qui.

3. Scegli i dati che desideri importare in Freshservice

Dopo aver collegato gli account, scegli lo spazio di lavoro specifico che desideri migrare. Puoi selezionare le entità dati da trasferire:
Migrazione predefinita:

• Biglietti
• Richiedenti
• Dipartimenti
• agenti
• Gruppi di agenti
• Soluzioni (cartelle e categorie)

1. Abbina gli agenti.
Con Help Desk Migration, puoi abbinare gli agenti dalla piattaforma di origine alla piattaforma di destinazione e riassegnare i ticket se un agente ha lasciato l'azienda. L'abbinamento degli agenti è necessario per eseguire la migrazione demo gratuita, quindi assicurati di completare questo passaggio con attenzione.
Nella pagina di mappatura, fai clic su "Abbina elementi" accanto ad Agenti. Associa gli agenti di destinazione esistenti tramite i loro indirizzi e-mail oppure creane di nuovi utilizzando "Aggiungi lo stesso personale su {target}". Alcuni help desk potrebbero richiedere la creazione manuale degli agenti se l'accesso alle API è limitato.

2. Campi per biglietti e articoli della mappa.

3. Scegli le opzioni automatizzate.
Help Desk Migration offre funzionalità di migrazione integrate, attivabili con un solo clic, che possono migliorare significativamente l'efficienza e la precisione del trasferimento dei dati. Per una Freshservice , puoi scegliere tra le seguenti opzioni automatizzate:

• Aggiungi tag ai ticket appena migrati
• Migra prima i record più recenti
• Salta gli allegati
• Migrazione delle conversazioni secondarie: quando effettui la migrazione da Zendesk, puoi spostare le tue conversazioni secondarie come note private in Freshservice, mantenendo intatte le discussioni interne.
• Migra le registrazioni delle chiamate: importa le registrazioni delle chiamate Zendesk come allegati ai ticket, preservando l'intera cronologia dell'assistenza.
• Migra le immagini incorporate come allegati

4. Configura la tua migrazione demo gratuita.

Una migrazione demo in Help Desk Migration trasferisce un piccolo campione dei tuoi dati in modo da poter verificare che tutto venga migrato correttamente prima di eseguire la migrazione completa.

Comprende:

• 20 biglietti
• I loro commenti/note
• Utenti (agenti e utenti finali) collegati a tali ticket
• Aziende/organizzazioni collegate a questi utenti
• Campi base e campi personalizzati
• Allegati per i biglietti campionati (se supportati)
• Un piccolo esempio di articoli della knowledge base (se inclusi nel tuo scenario)

La migrazione di prova non migra tutti i record, ma solo quelli necessari per verificare l'accuratezza della mappatura, la formattazione, il posizionamento dei campi e la struttura generale dei dati in Freshservice.

La migrazione di prova funziona allo stesso modo della migrazione completa?

Sì. Sia la migrazione demo che quella completa utilizzano la stessa logica, mappatura e configurazione.
Se nella migrazione demo i dati risultano mancanti o errati, lo stesso problema si presenterà anche nella migrazione completa, quindi controlla attentamente i risultati.

Come verificare i risultati della migrazione della demo:

• Scarica i report di migrazione della demo.
• Esamina i record migrati, quelli non riusciti e quelli saltati.
• Contatta l'assistenza se i dati risultano incompleti o non allineati prima di avviare la migrazione completa.

Se hai bisogno di informazioni più dettagliate, leggi questa guida esclusiva di Freshservice.

Posso filtrare i dati del mio help desk prima della migrazione?

Sì. Con Help Desk Migration, puoi applicare filtri dati per risparmiare tempo e trasferire solo i record più importanti. Questo ti aiuta a mantenere il tuo nuovo Freshservice pulito e pertinente.
Tieni presente che anche il filtraggio a livello di API può ridurre i costi di migrazione, ma le opzioni di filtraggio variano a seconda delle funzionalità della piattaforma di origine.

Dopo aver eseguito la migrazione demo, è possibile perfezionare la configurazione aggiungendo filtri per specificare quali ticket spostare. È possibile filtrare in base a:

• Data: Migra i ticket creati o aggiornati entro un intervallo di tempo specifico.
• Stato del ticket: includi solo i ticket con determinati stati, come Aperto, Risolto o Chiuso.
• Agente: Trasferisci i biglietti assegnati ad agenti o gruppi specifici.
• Reparto: Filtra i ticket appartenenti a determinati team o aree di servizio.
• Categoria o impatto: Filtra i ticket in base al tipo di problema o al livello di priorità.

È inoltre possibile combinare i filtri utilizzando la logica AND/OR e raggrupparli per una selezione ancora più precisa.

Cosa devo sapere durante una migrazione completa dei dati a Freshservice?

Prima di avviare la migrazione completa:

• Verifica che i richiedenti eliminati o inattivi non siano contrassegnati come "Spam" in Freshservice.
• Le immagini incorporate negli articoli della Knowledge Base verranno convertite in allegati.
• Assicurati che esistano i campi personalizzati obbligatori per Ticket, Richiedenti o Reparti.
• Assicurati di disporre dei diritti di amministratore sia nell'account di origine che in quello di destinazione.

Esecuzione di una migrazione dati completa

1. Scegli le tue opzioni di migrazione

Durante Freshservice , puoi continuare a lavorare sul tuo help desk di origine. Ricorda però che i record creati o aggiornati durante la migrazione completa dei dati non saranno visibili in Freshservice. Per migrare tutti i dati dei clienti nuovi e aggiornati, valuta la possibilità di utilizzare la migrazione incrementale (Delta Migration).
La procedura guidata di migrazione funziona nel cloud, quindi non è necessario tenere la scheda aperta. Puoi controllare periodicamente la pagina relativa alla migrazione completa dei dati o attendere un messaggio dal nostro team.

2. Eseguire la migrazione completa dei dati

Il nostro servizio automatizzato di migrazione dati sposta ogni record singolarmente. A seconda del volume di dati del tuo help desk, il processo di migrazione può richiedere da 20 minuti a qualche giorno.
Puoi avviare la migrazione completa dei dati non appena il pagamento viene confermato. Per ridurre al minimo i ritardi, valuta la possibilità di effettuare la transazione in anticipo o di programmare la migrazione dei dati.

Cosa devo controllare dopo la migrazione completa dei dati Freshservice ?

Una volta completata la migrazione completa dei dati Freshservice , prenditi un po' di tempo per verificare che tutte le informazioni siano state importate correttamente:

• Assicurati che tutti i ticket, i richiedenti e i reparti siano visibili e organizzati correttamente.
• Verifica che i campi personalizzati, i tag e gli allegati vengano trasferiti senza errori.
• Assicurarsi che gli account degli agenti, i ruoli e le autorizzazioni siano configurati correttamente.
• Verifica i flussi di lavoro, le regole aziendali e le automazioni per assicurarti che funzionino come previsto.
• Esamina i tuoi dati per individuare eventuali record mancanti, incompleti o duplicati e segnala qualsiasi irregolarità.

Che cos'è una migrazione Delta in Freshservice?

Dopo la migrazione completa, una migrazione differenziale trasferisce tutti i record nuovi o aggiornati creati dall'inizio della migrazione iniziale.
In questo modo, Freshservice sincronizzati senza duplicare o sovrascrivere i record.

Se hai difficoltà a trovare record specifici, assicurati che i filtri di ricerca siano impostati per includere tutti i ticket e qualsiasi periodo di tempo. Se il problema persiste, non esitare a contattare il nostro team di supporto.

Che cos'è una migrazione intervallare?

La migrazione a intervalli è una funzionalità Help Desk Migration che consente di sospendere il trasferimento dei dati durante l'orario lavorativo e di riprenderlo in un secondo momento, riducendo i tempi di inattività e le interruzioni per i team di supporto. È ideale per set di dati di grandi dimensioni o situazioni in cui l'accesso ininterrotto all'help desk è essenziale, consentendo la migrazione della maggior parte dei dati durante le ore non di punta. Spesso viene combinata con la migrazione incrementale per acquisire eventuali record nuovi o aggiornati che arrivano dopo la migrazione iniziale.

Cosa succede se noto record mancanti o duplicati?

Documenta eventuali discrepanze e rivedi la configurazione delle mappe. Se il problema persiste, contatta il nostro team di supporto per ricevere assistenza.

Scenari di migrazione Freshservice

Con Help Desk Migrationè possibile eseguire trasferimenti di dati come:

1. Dalla tua attuale piattaforma di help desk a Freshservice

• (Le coppie di migrazione più popolari includono Zendesk a Freshservice, ServiceNow a Freshservice, Zoho Desk a Freshservicee Freshdesk a Freshservice.)

2. Da CSV file Freshservice
3. Da Gmail a Freshservice