Daftar Periksa Migrasi Data Freshservice

Untuk memastikan Freshservice migrasi data, Anda memerlukan:

1. Panduan langkah demi langkah yang jelas yang mencakup setiap tahapan transfer.
2. Solusi yang andal, seperti Help Desk Migration, untuk menangani proses tersebut secara aman dan efisien.

Temukan cara menjalankan Freshservice Migrasi Demo dengan panduan video terperinci kami. Ikuti petunjuk langkah demi langkah untuk transfer yang lancar dan tanpa kendala.

Dengan migrasi data Freshservice oleh Help Desk Migration, Anda dapat:

• Pindahkan semua tiket, kontak, dan riwayat dukungan Anda dengan aman
• Migrasikan artikel basis pengetahuan dan bidang kustom dengan akurat
• Hindari entri data manual dan risiko kesalahan
• Minimalkan waktu henti dan pastikan dukungan tanpa gangguan

Otomatiskan transfer data Anda ke Freshservice dan mulailah mengoptimalkan operasi dukungan pelanggan Anda. Tingkatkan produktivitas tim, tingkatkan efisiensi layanan, dan pertahankan akses penuh ke data dukungan historis Anda.

Sebelum Anda Memulai Migrasi Data Freshservice Anda

1. Bagaimana cara memilih tanggal untuk mempersiapkan migrasi Freshservice ?

• Pilih hari dengan aktivitas help desk minimal agar migrasi berjalan lancar dan efisien. Sebaiknya pilih waktu ketika aktivitas bisnis rendah — pertimbangkan musim, bulan, atau hari-hari tertentu untuk migrasi. Melakukannya pada akhir pekan atau selama periode dengan sedikit pertanyaan pelanggan sangat disarankan.
• Berikan tim Anda waktu yang cukup untuk mempersiapkan migrasi Freshservice .
• Dorong agen untuk menjelajahi Freshservice atau fokus pada penyelesaian tiket yang sudah ada.

2. Siapkan tim Anda sebelum bermigrasi ke Freshservice

Penting untuk memberi pengarahan kepada agen Anda tentang impor Freshservice atau mempertimbangkan untuk mendelegasikan tugas-tugas tertentu, seperti mempercepat peninjauan hasil Migrasi Data Lengkap.

• Pastikan seluruh tim terlibat dalam migrasi.
• Pastikan semua orang memahami tahapan migrasi saat ini.
• Jelaskan tanggung jawab masing-masing anggota tim.
• Selesaikan proses orientasi untuk platform baru.
• Tetapkan tenggat waktu migrasi yang jelas.
• plain bagaimana proses migrasi akan berlangsung.
• Tentukan kapan anggota tim dapat mulai mengerjakan platform baru tersebut.

3. Bagaimana cara mempersiapkan Freshservice untuk transfer data?

• Salin semua kolom kustom dari platform Anda saat ini untuk memastikan Anda dapat menemukan data Anda dengan mudah setelah bermigrasi ke Freshservice.

4. Bagaimana cara membuat field di Freshservice?

Buat kolom kustom secara manual di Freshservice

• Untuk menambahkan kolom kustom di Freshservice, buka Admin → Manajemen Layanan → Manajer Kolom.
• Seret dan lepas tipe bidang (seperti teks, menu tarik-turun, atau kotak centang) ke formulir (misalnya, Insiden, Permintaan Layanan, Masalah, atau Perubahan).
• Sesuaikan kolom dengan mengatur label, tempat penampung, dan opsi lainnya, lalu simpan.
• Anda juga dapat membuat kolom khusus untuk Aset, Pemohon, Departemen, dan modul lainnya di bagian masing-masing di Pusat Admin.

5. Apa yang harus saya lakukan tepat sebelum memulai migrasi data layanan pelanggan ke Freshservice?

Lakukan beberapa langkah cepat sebelum meluncurkan Migrasi Demo Anda untuk memastikan proses yang lancar dan bebas kesalahan serta mencegah tindakan yang tidak diinginkan pada instance Freshservice target Anda.

1. Matikan notifikasi

Nonaktifkan Notifikasi Email dan pemicu lainnya, termasuk aturan validasi dan duplikasi. Hal itu akan mencegah Anda menerima banyak notifikasi selama Migrasi Data Lengkap.

Masuk ke Admin > di bawah Pengaturan Umum, klik Notifikasi Email > telusuri semua tab dan nonaktifkan notifikasi email.

Mengapa menonaktifkan pemicu sebelum migrasi?

Jika notifikasi, alur kerja, atau otomatisasi aktif selama migrasi, hal tersebut dapat:

• Mengirim email yang tidak diinginkan kepada agen/pelanggan.
• Buka kembali atau tutup tiket yang telah dimigrasikan.
• Memperlambat atau mengganggu proses migrasi.

2. Nonaktifkan matriks prioritas

Jika Anda mengaktifkan Matriks Prioritas selama migrasi, maka Freshservice akan menetapkan prioritas sesuai dengan matriks tersebut. Oleh karena itu, status prioritas akan berbeda dari yang ada di help desk sumber. Jika hal ini tidak menjadi masalah bagi Anda, silakan biarkan Matriks tetap aktif.

Namun, jika Anda ingin mempertahankan semua prioritas seperti yang ada di help desk sumber, maka Anda harus menonaktifkan Matrix sebelum memulai Demo dan Migrasi Data Penuh.

Begini caranya:

• Buka akun Freshservice Anda.
• Buka Admin > Matriks Prioritas (di bawah Manajemen Layanan).

• Matikan Aktifkan Matriks Prioritas.

Setelah migrasi selesai, Anda dapat kembali ke menu ini dan mengaktifkan kembali Matriks Prioritas.

3. Matikan otomatisasi alur kerja dan otomatisasi skenario

Jika bermigrasi ke Freshservice dengan otomatisasi aktif, nonaktifkan semua otomatisasi Alur Kerja dan Skenario terlebih dahulu untuk mencegah pemberitahuan email selama impor tiket. Berikut cara melakukannya:

1. Masuk ke Freshservice. Arahkan kursor ke panel Admin di bilah sisi kiri.
2. Buka Otomatisasi & Produktivitas.

3. Pilih Workflow Automator dan nonaktifkan semua aturan otomatisasi yang aktif.

4. Buka Otomatisasi Skenario dan dokumentasikan semua skenario, lalu hapuslah.

Anda dapat tetap mengaktifkan semua skenario, tetapi ingat bahwa meskipun Anda menonaktifkan Notifikasi Agen, Freshservice mungkin masih mengirimkan pembaruan selama migrasi.

Alternatifnya, Anda dapat menghubungi tim dukungan Freshservice dan meminta untuk menonaktifkan semua notifikasi Pemohon dan Agen.

4. Nonaktifkan aturan penutupan

Untuk mencegah perubahan status tiket setelah Migrasi Data Penuh, nonaktifkan Aturan Penutupan untuk memastikan semua data yang dipetakan tetap tidak berubah.
1. Buka panel Admin. Gulir ke bawah ke Manajemen Layanan > Pengaturan Meja Layanan.

2. Klik pada Aturan Penutupan.

3. Nonaktifkan semua aturan penutupan untuk mencegah perubahan status tiket yang tidak terduga. Klik Simpan.

Catatan: jika Anda mengalami masalah, matikan fitur ini juga untuk mereka.

5. Haruskah saya menonaktifkan sistem tiket Induk-Anak?

Ya. Fitur Tiket Induk-Anak di Freshservice (tersedia pada paket tertentu) dapat menyebabkan kesalahan migrasi karena tiket tipe 'Tugas' bergantung pada hubungan yang terhubung.
Jika kolom ini hilang, Wizard Migrasi mungkin gagal memindahkan catatan tersebut.
Langkah-langkah untuk menonaktifkan Tiket Induk-Anak:

1. Masuk sebagai Administrator dan buka Admin → Alur Kerja → Sistem Tiket Induk-Anak.
2. Nonaktifkan fitur ini di pojok kanan atas.
3. Konfirmasikan tindakan saat diminta.
4. Anda akan menerima pesan konfirmasi setelah fitur tersebut dinonaktifkan.

6. Kustomisasi apa saja yang tersedia?

Jika Anda memiliki persyaratan khusus untuk Freshservice , hubungi tim dukungan kami. Ketersediaan kustomisasi sangat bergantung pada platform sumber Anda. Migrasi data otomatis kami menawarkan opsi seperti:

• Penyaringan data berdasarkan berbagai kriteria (tanggal pembuatan, tag, kolom kustom, grup, organisasi, penerima tugas, dll.)
• Perubahan proses migrasi default (migrasi objek perubahan dan masalah sebagai tiket, migrasi kejadian tiket sebagai catatan pribadi, migrasi informasi terkait pengguna yang tidak aktif, tanggal "Ditutup Pada" pada tiket ke komentar pribadi pertama dalam tiket, gambar sebaris sebagai lampiran tiket)
• Menambahkan informasi ke data yang dimigrasikan (menandai tiket dengan tag tambahan, menambahkan ID tiket lama ke subjek tiket)
• Migrasikan kolom kustom kontak

Panduan Langkah demi Langkah: Cara Bermigrasi ke Freshservice dengan Help Desk Migration

Memindahkan data Anda dari satu akun Freshservice ke akun lain tidak harus rumit. Dengan Help Desk Migration, Anda dapat mentransfer semua tiket, pengguna, dan artikel basis pengetahuan Anda dengan aman dan efisien tanpa kehilangan informasi berharga. Ikuti panduan langkah demi langkah ini untuk memastikan transfer data Freshservice berjalan lancar.

1. Kredensial akses apa yang saya perlukan untuk menyiapkan migrasi?

Sebelum memulai Migrasi Demo, temukan kredensial akses yang diperlukan ke platform sumber dan Freshservice.

Untuk menghubungkan Freshservice dengan Migration Wizard, Anda memerlukan:

• URLperusahaan Anda Freshservice Contoh - https://domain.freshservice.com/freshservice.
• Kunci API: Ikon Profil -> Pengaturan Profil -> Kunci API Anda. Jika Anda memiliki Freshservice , temukan cara mengaktifkan kunci API Anda di sini.

2. Siapkan impor data Freshservice

Sebelum melakukan Migrasi Data Lengkap, coba Demo Gratis terlebih dahulu. Singkatnya, Migration Wizard mengekspor 20 tiket sumber acak dan 20 artikel basis pengetahuan ke Freshservice. Anda dapat mengedit pengaturan Migrasi Demo Anda dan menjalankan kembali Demo Anda. Perhatikan bahwa Anda akan mendapatkan hasil Demo yang sama dengan pengaturan yang sama.

1. Masuk ke akun Migration Wizard.
2. Hubungkan sistem sumber dan target Anda.

Untuk menghubungkan Freshservice dengan Migration Wizard, Anda memerlukan:

URL: URL akun Freshservice perusahaan Anda. Contoh -freshservice.

Kunci API: Ikon Profil -> Pengaturan Profil -> Kunci API Anda. Jika Anda memiliki Freshservice , temukan cara mengaktifkan kunci API Anda di sini.

3. Pilih data yang ingin Anda impor ke Freshservice

Setelah menghubungkan akun Anda, pilih ruang kerja spesifik yang ingin Anda migrasikan. Anda dapat memilih entitas data mana yang akan ditransfer:
Migrasi default:

• Tiket
• Pemohon
• Departemen
• Agen
• Kelompok agen
• Solusi (folder dan kategori)

1. Mencocokkan agen.
Dengan Help Desk Migration, Anda dapat mencocokkan agen dari platform sumber ke platform target dan menetapkan ulang tiket jika agen telah meninggalkan perusahaan. Pencocokan agen diperlukan untuk menjalankan Migrasi Demo Gratis, jadi pastikan langkah ini diselesaikan dengan cermat.
Pada halaman pemetaan, klik 'Cocokkan item' di samping Agen. Petakan agen target yang ada melalui email mereka atau buat yang baru menggunakan 'Tambahkan staf yang sama di {target}'. Beberapa help desk mungkin memerlukan pembuatan agen secara manual jika akses API terbatas.

2. Petakan bidang tiket dan artikel.

3. Pilih opsi otomatis.
Help Desk Migration menyediakan fitur migrasi satu klik bawaan yang dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan akurasi transfer data Anda. Untuk Freshservice , Anda dapat memilih dari opsi otomatis berikut:

• Tambahkan tag ke tiket yang baru saja dimigrasikan
• Pindahkan data terbaru terlebih dahulu
• Lewati lampiran
• Migrasikan percakapan sampingan – saat Anda bermigrasi dari Zendesk, Anda dapat memindahkan percakapan sampingan Anda sebagai catatan pribadi di Freshservice, sehingga diskusi internal tetap utuh.
• Migrasikan rekaman panggilan – Mengimpor rekaman panggilan Zendesk sebagai lampiran tiket, sehingga riwayat dukungan Anda tetap terjaga sepenuhnya.
• Migrasikan gambar sebaris sebagai lampiran

4. Siapkan Migrasi Demo Gratis Anda.

Migrasi Demo di Help Desk Migration mentransfer sebagian kecil data Anda sehingga Anda dapat memverifikasi bahwa semuanya bermigrasi dengan benar sebelum menjalankan Migrasi Penuh.

Ini mencakup:

• 20 tiket
• Komentar/catatan mereka
• Pengguna (agen dan pengguna akhir) yang terkait dengan tiket tersebut
• Perusahaan/organisasi yang terkait dengan pengguna tersebut
• Kolom dasar dan kolom kustom
• Lampiran untuk tiket yang diambil sampelnya (jika didukung)
• Contoh kecil artikel basis pengetahuan (jika termasuk dalam skenario Anda)

Migrasi Demo tidak memigrasikan semua data — hanya sebagian saja untuk memeriksa keakuratan pemetaan, format, penempatan kolom, dan struktur data secara keseluruhan di Freshservice.

Apakah Migrasi Demo berfungsi sama dengan Migrasi Penuh?

Ya. Baik Migrasi Demo maupun Migrasi Penuh menggunakan logika, pemetaan, dan konfigurasi yang sama.
Jika data tampak hilang atau salah dalam Demo, masalah yang sama akan terjadi dalam Migrasi Penuh — jadi periksa hasilnya dengan cermat.

Cara memverifikasi hasil Migrasi Demo Anda:

• Unduh laporan Migrasi Demo.
• Peninjauan terhadap data yang dimigrasikan, gagal, dan dilewati.
• Hubungi dukungan jika ada data yang terlihat tidak lengkap atau tidak sejajar sebelum memulai Migrasi Penuh.

Jika Anda membutuhkan informasi yang lebih detail, baca panduan eksklusif Freshservice.

Bisakah saya memfilter data help desk saya sebelum migrasi?

Ya. Dengan Help Desk Migration, Anda dapat menerapkan filter data untuk menghemat waktu dan hanya mentransfer catatan yang paling penting. Ini membantu menjaga Freshservice tetap bersih dan relevan.
Perlu diingat bahwa pemfilteran tingkat API juga dapat menurunkan biaya migrasi, tetapi opsi pemfilteran bervariasi tergantung pada kemampuan platform sumber Anda.

Setelah menjalankan Migrasi Demo, Anda dapat menyempurnakan pengaturan Anda dengan menambahkan filter untuk menentukan tiket mana yang akan dipindahkan. Anda dapat memfilter berdasarkan:

• Tanggal: Migrasikan tiket yang dibuat atau diperbarui dalam rentang waktu tertentu.
• Status Tiket: Sertakan hanya tiket dengan status tertentu, seperti Terbuka, Terselesaikan, atau Ditutup.
• Agen: Alihkan tiket yang ditugaskan kepada agen atau grup tertentu.
• Departemen: Saring tiket yang termasuk dalam tim atau area layanan tertentu.
• Kategori atau Dampak: Persempit tiket berdasarkan jenis masalah atau tingkat prioritas.

Anda juga dapat menggabungkan filter menggunakan logika AND/OR dan mengelompokkannya untuk seleksi yang lebih tepat.

Apa yang perlu saya ketahui saat menjalankan Migrasi Data Lengkap ke Freshservice?

Sebelum memulai Migrasi Penuh Anda:

• Pastikan bahwa pemohon yang dihapus atau tidak aktif tidak ditandai sebagai "Spam" di Freshservice.
• Gambar yang disisipkan langsung dalam artikel basis pengetahuan akan dipindahkan sebagai lampiran file.
• Pastikan kolom kustom yang diperlukan untuk Tiket, Pemohon, atau Departemen telah tersedia.
• Pastikan Anda memiliki hak akses administrator di akun sumber dan akun target.

Menjalankan Migrasi Data Lengkap

1. Pilih opsi migrasi Anda

Selama Freshservice , Anda dapat tetap bekerja di help desk sumber Anda. Ingatlah, catatan yang dibuat atau diperbarui selama Migrasi Data Lengkap tidak akan muncul di Freshservice. Untuk memindahkan semua data pelanggan baru dan yang diperbarui, pertimbangkan untuk menggunakan Migrasi Delta.
Wizard Migrasi beroperasi di cloud, jadi tidak perlu terus membuka tab tersebut. Anda dapat secara berkala memeriksa halaman Migrasi Data Lengkap atau menunggu pesan dari tim kami.

2. Jalankan Migrasi Data Lengkap

Layanan migrasi data otomatis kami memindahkan setiap catatan secara individual. Tergantung pada volume data help desk Anda, proses migrasi dapat memakan waktu mulai dari 20 menit hingga beberapa hari.
Anda dapat memulai Migrasi Data Lengkap Anda segera setelah pembayaran Anda dikonfirmasi. Untuk meminimalkan penundaan, pertimbangkan untuk melakukan transaksi terlebih dahulu atau menjadwalkan migrasi data.

Apa yang harus saya periksa setelah Migrasi Data Freshservice Penuh?

Setelah migrasi data Freshservice Anda selesai sepenuhnya, luangkan waktu untuk memverifikasi bahwa semua informasi telah diimpor dengan akurat:

• Pastikan semua tiket, pemohon, dan departemen terlihat dan diatur dengan benar.
• Periksa apakah kolom kustom, tag, dan lampiran ditransfer tanpa kesalahan.
• Pastikan akun agen, peran, dan izin telah dikonfigurasi dengan benar.
• Uji alur kerja, aturan bisnis, dan otomatisasi Anda untuk memastikan semuanya beroperasi sesuai harapan.
• Periksa data Anda untuk mencari catatan yang hilang, tidak lengkap, atau duplikat, dan catat setiap ketidakberaturan.

Apa itu Migrasi Delta di Freshservice?

Setelah Migrasi Penuh, Migrasi Delta mentransfer semua catatan baru atau yang diperbarui yang dibuat sejak migrasi awal Anda dimulai.
Ini menjaga agar Freshservice tetap sinkron tanpa menduplikasi atau menimpa catatan.

Jika Anda mengalami kesulitan menemukan catatan tertentu, pastikan filter pencarian Anda diatur untuk menyertakan semua tiket dan periode waktu apa pun. Jika masalah berlanjut, jangan ragu untuk menghubungi tim dukungan kami.

Apa itu Migrasi Interval?

Migrasi Interval adalah fitur Help Desk Migration yang memungkinkan Anda untuk menghentikan sementara transfer data selama jam kerja dan melanjutkannya nanti, sehingga mengurangi waktu henti dan gangguan bagi tim dukungan yang aktif. Fitur ini sangat cocok untuk kumpulan data besar atau situasi di mana akses tanpa gangguan ke help desk Anda sangat penting, memungkinkan sebagian besar data untuk dimigrasikan selama jam-jam di luar jam sibuk. Seringkali, fitur ini dikombinasikan dengan Migrasi Delta untuk menangkap catatan baru atau yang diperbarui yang tiba setelah migrasi awal.

Bagaimana jika saya menemukan data yang hilang atau duplikat?

Catat setiap ketidaksesuaian dan tinjau pengaturan pemetaan Anda. Jika masalah berlanjut, hubungi tim dukungan kami untuk mendapatkan bantuan.

Skenario Migrasi Freshservice

Dengan Help Desk Migration, Anda dapat melakukan transfer data seperti:

1. Dari platform help desk Anda yang sudah ada ke Freshservice

• (Pasangan migrasi yang paling populer meliputi Zendesk ke Freshservice, ServiceNow ke Freshservice, Zoho Desk ke Freshservice, dan Freshdesk ke Freshservice.)

2. Dari CSV file Freshservice
3. Dari Gmail ke Freshservice