Freshservice Migration: Pindahkan Data Service Desk Anda Masuk, Keluar, atau Antar Instance
Beralih ke Freshservice berarti lebih dari sekadar menyalin tiket. Bidang kustom, struktur folder basis pengetahuan, hubungan agen-ke-tiket, dan alur kerja perubahan/masalah semuanya harus sesuai dengan format yang diharapkan Freshservice , atau tim TI akan mewarisi meja dukungan yang memiliki otomatisasi yang rusak, lampiran yang tidak terhubung, dan basis pengetahuan yang kehilangan struktur foldernya.
Help Desk Migration memindahkan tiket, kontak, agen, artikel basis pengetahuan, perubahan, masalah, dan objek kustom ke Freshservice dari lebih dari 100 platform help desk, service desk, dan ITSM, tanpa waktu henti pada sistem Anda saat ini.
Pesan Konsultasi dengan Pakar →
Tidak diperlukan kartu kredit Pengaturan cepat
Berhasil memigrasikan data ITSM dan catatan kasus SDM sensitif selama lebih dari 12 tahun secara akurat tanpa gangguan layanan.
"Siapa pun yang bermigrasi ke JSM dari sistem tiket lain harus menggunakan alat ini!"
— Anthony Kendrew, Pengembang Microsoft 365Apa saja yang berubah saat Anda bermigrasi ke Freshservice
Migrasi Freshservice melibatkan tiga grup data, dan Help Desk Migration memetakan ketiganya:
Catatan help desk
Agen, pelanggan, organisasi, tiket, perubahan, dan masalah. Pemetaan agen bekerja dua arah - agen sumber dipetakan ke agen Freshservice dan sebaliknya - dan Anda dapat memetakan beberapa agen sumber ke satu agen Freshservice saat tim melakukan konsolidasi. Agen yang hilang akan dibuat secara otomatis selama penyiapan; tiket yang dimiliki oleh agen yang dihapus atau tidak aktif akan dialihkan ke agen aktif yang Anda pilih.
Catatan basis pengetahuan
Kategori, bagian, dan artikel, dengan posisi, penulis, folder, status, tag, terjemahan, dan lampiran yang tetap terjaga. Hierarki subfolder kini bermigrasi secara utuh - berguna bagi tim dengan basis pengetahuan yang berkembang hingga beberapa folder, di mana dukungan subfolder sebelumnya menjadi kekurangan.
Objek kustom
Aset, garansi, dan objek Freshservice non-standar lainnya dipindahkan dengan struktur dan relasi yang utuh melalui alat migrasi yang sama. Relasi adalah bagian yang biasanya menjadi kendala dalam ekspor manual - aset yang terhubung ke kontrak, atau garansi yang terhubung ke tiket tertentu, harus tetap mengarah ke catatan yang tepat setelah pemindahan, bukan hanya ada sebagai baris yang berdiri sendiri.
Cara kerja migrasi Freshservice , langkah demi langkah
Hubungkan sumber dan target Anda
Hubungkan sistem Anda saat ini ke Freshservice dan, jika Anda menggunakan beberapa ruang kerja, pilih ruang kerja yang tepat tempat data harus ditempatkan.
Petakan catatan Anda
Cocokkan kolom antara platform sumber dan Freshservice - tiket, kontak, kolom kustom, dan lampiran, dengan relasi yang tetap utuh. Ini adalah langkah di mana tabel tingkat kolom di atas diterapkan ke data aktual Anda, bukan templat generik.
Jalankan Demo Gratis
Uji pemetaan terhadap 20 tiket nyata dan 20 artikel KB sebelum melakukan apa pun. Jalankan sebanyak yang diperlukan; Demo Kustom memungkinkan Anda memilih sendiri 20 catatan mana yang ingin dipratinjau.
Periksa hasilnya
Periksa hasil demo dan bandingkan dengan yang Anda harapkan, gunakan Freshservice Daftar Periksa Migrasi untuk memastikan tidak ada yang terlewat. Sesuaikan pemetaan dan jalankan kembali demo hingga sesuai.
Jalankan Migrasi Penuh
Tetapkan waktu, dan migrasi akan berjalan di latar belakang tanpa mengganggu sistem aktif Anda.
Rute Migrasi Freshservice Populer
Jalur paling umum untuk masuk ke Freshservice, dan satu jalur untuk keluar darinya:
Bagi tim dukungan yang beralih dari sistem tiket layanan pelanggan ke helpdesk yang selaras dengan ITIL, dengan membawa serta tiket, kontak, dan artikel basis pengetahuan.
Bagi tim yang beralih dari produk dukungan pelanggan Freshworks ke produk manajemen layanan TI-nya, seringkali hal ini terjadi ketika permintaan TI internal telah melampaui kemampuan layanan help desk pelanggan.
Bagi tim TI yang meninggalkan platform perusahaan ServiceNowuntuk beralih ke alat ITSM yang lebih ringan dan lebih cepat disiapkan, serta tetap menjaga insiden, permintaan, dan riwayat tetap utuh.
Untuk tim yang bergerak ke arah sebaliknya, keluar dari Freshservice, biasanya untuk membawa pekerjaan layanan TI ke dalam ekosistem Atlassian tempat rekayasa perangkat lunak sudah berjalan.
Untuk membagi satu instance Freshservice menjadi beberapa, atau menggabungkan beberapa instance menjadi satu setelah reorganisasi, merger, atau pemisahan regional.
Help Desk Migration vs. impor manual atau menggunakan jasa freelancer
Panduan Freshservicesendiri tentang memindahkan data mencantumkan tiga jalur: menyalin data secara manual, menyewa pekerja lepas atau pengembang, atau menggunakan layanan migrasi. Masing-masing memiliki kegunaannya masing-masing - menyalin dan menempel secara manual dapat berfungsi untuk sejumlah kecil data, dan pekerja lepas dengan akses API dapat membangun sesuatu yang khusus. Berikut adalah di mana setiap jalur cenderung berhasil dan di mana jalur tersebut cenderung gagal:
| Kemampuan | Salin-tempel manual | Freelancer / pengembang |
Help Desk Migration
|
|---|---|---|---|
| Skala realistis | Beberapa lusin rekaman | Tergantung pada pengalaman freelancer dalam menggunakan API Freshservice |
Diuji pada lebih dari 100 pasangan platform, tiket melalui objek khusus
|
| Pemetaan bidang kustom | Manual, rawan kesalahan setelah beberapa kolom tertentu | Dibangun per proyek, biaya meningkat seiring dengan jumlah proyek yang dikerjakan |
Pemetaan tingkat bidang yang terintegrasi dalam wizard
|
| Lampiran dan struktur KB | Biasanya di-drop atau diunggah ulang secara manual | Tergantung pada ruang lingkup yang disepakati di front |
Lampiran, hierarki folder, dan tautan artikel tetap terjaga
|
| Garis waktu | Berhari-hari hingga berminggu-minggu, skalanya berbanding lurus dengan jumlah catatan | Variabel - bergantung pada ketersediaan pengembang |
Demo gratis berjalan dalam hitungan menit; migrasi penuh dijadwalkan pada jangka waktu tertentu
|
| Prediktabilitas biaya | Rendah - sebagian besar waktu staf, sulit diperkirakan difront | Variabel - tarif freelance ditambah perubahan ruang lingkup pekerjaan |
Harga tetap setelah Demo Gratis, sebelum Anda berkomitmen
|
| Dukungan jika terjadi kesalahan setelah migrasi | Tidak ada yang terpasang | Tergantung pada kontraknya |
Alur kerja berbasis demo terlebih dahulu mendeteksi masalah pemetaan sebelum dijalankan sepenuhnya
|
API Freshservicesendiri adalah fondasi yang digunakan oleh kedua jalur tersebut - baik freelancer maupun Help Desk Migration sama-sama membangun berdasarkan endpoint API publik dan massal yang sama. Perbedaannya adalah Help Desk Migration telah membangun dan menguji lapisan pemetaan tersebut di lebih dari 100 platform sumber, sehingga keterlibatan dengan cakupan tetap yang sama mencakup migrasi Zendesk , migrasi ServiceNow , atau ekspor CSV lama tanpa pengembangan khusus untuk masing-masing platform.
Metode salin-tempel manual masih masuk akal untuk kumpulan data yang benar-benar kecil - tim baru yang memulai dengan beberapa lusin tiket terbuka jarang membutuhkan alat migrasi sama sekali. Menggunakan jasa freelancer masuk akal ketika persyaratannya spesifik dan khusus, seperti skrip sekali pakai yang mengambil laporan tertentu dari sistem lama. Namun, keduanya cenderung kesulitan ketika skalanya besar dan strukturnya kompleks: ratusan atau ribuan tiket yang masing-masing memiliki kolom khusus, lampiran, dan riwayat komentar, di mana kolom yang hilang atau lampiran yang terlewat pada catatan ke-400 dari 4.000 mudah terlewatkan hingga agen mencarinya beberapa minggu kemudian.
Bagaimana Travis Perkins beralih dari sistem ServiceNow telah digunakan selama 12 tahun tanpa kehilangan data SDM
Travis Perkins, sebuah perusahaan grosir bahan bangunan Inggris yang didirikan pada tahun 1988 dengan lebih dari 10.000 karyawan, menggunakan ServiceNow selama lebih dari 12 tahun sebelum memindahkan data kasus TI dan SDM ke Freshservice. Kustomisasi yang berlebihan membuat fitur-fitur baru ServiceNow sulit diadopsi, dan Database Manajemen Konfigurasi mereka menjadi tidak andal karena alat penemuan otomatis kehilangan dukungan.
Tim tersebut membagi data berdasarkan kasus penggunaan sebelum melakukan migrasi: insiden terbuka, masalah, perubahan, permintaan, dan artikel pengetahuan dipindahkan sebagai data operasional, sementara kasus SDM hingga tiga tahun yang lalu dipindahkan bersamaan dengan data operasional. Data arsip - tiket TI yang telah ditutup yang dibutuhkan untuk audit dan kasus SDM yang diperlukan untuk retensi GDPR hingga tujuh tahun - tetap berada di arsip terpisah dan tidak dimigrasikan ke instance Freshservice yang aktif.
"Menurut saya, Help Desk Migration sangat brilian. Mereka dengan cepat memahami semua yang kamiplaindan mengerti seluk-beluk bagaimana sistem kami diatur, terutama ServiceNow database."
— Saagar K., Analis Bisnis di Travis Perkins
Kendala utama tim adalah memahami pemetaan field Freshworks sendiri sejak awal - sebuah celah yang menurut Saagar dapat diatasi lebih cepat jika dilakukan peninjauan pemetaan difront - dan proses ekstraksi pertama dari arsip ServiceNowyang melewatkan lampiran, sehingga memerlukan pengulangan untuk dataset HR.
Rencanakan migrasi Anda dengan ahli → Baca studi kasus lengkap →
Migrasi Freshservice tanpa merusak Freddy AI
Lapisan AI Freshservice— Freddy AI Copilot di dalam tiket, Freddy AI Agent di portal layanan mandiri karyawan, dan Freddy AI Insights untuk pelaporan khusus — bergantung pada tiket, artikel basis pengetahuan, dan data penyelesaian historis yang sama yang dipindahkan oleh migrasi. Jika data tersebut tiba tidak lengkap atau salah pemetaan, saran AI dan jawaban layanan mandiri akan menurun kualitasnya, meskipun tidak ada yang salah konfigurasi di Freshservice itu sendiri.
Agar migrasi Freshservice tetap siap untuk AI, tiga hal harus dipindahkan secara utuh — struktur folder KB, seluruh rangkaian percakapan tiket, dan riwayat penyelesaian — dan satu hal harus diverifikasi sebelum dijalankan sepenuhnya: jawaban yang disarankan Freddy AI terhadap migrasi demo. Berikut tampilan praktisnya:
- Migrasikan struktur folder KB secara utuh, bukan diratakan. Fitur pencarian dan saran Freddy AI membaca dari hierarki artikel itu sendiri, bukan hanya teks artikel mentah — basis pengetahuan yang diratakan memberi lapisan AI lebih sedikit struktur untuk dikerjakan.
- Pindahkan seluruh rangkaian percakapan. Tiket yang hanya berisi subjek dan status saja tidak memberikan banyak informasi bagi Freddy AI Copilot untuk memberikan saran balasan; tiket yang sama dengan rangkaian komentar lengkap dan catatan penyelesaian yang utuh memberikan konteks yang memang dirancang untuk dibaca oleh Copilot.
- Jalankan Demo Kustom Gratis terhadap tiket yang sudah diselesaikan dan artikel KB secara spesifik, bukan sampel acak — ini adalah cara tercepat untuk melihat apakah bentuk data yang mencapai Freshservice masih mendukung fitur AI yang akan membacanya. Berikan ID tiket dan ID KB untuk Migrasi Demo kustom di Panduan Migrasi.
- Periksa jawaban yang disarankan oleh Agen AI terhadap data demo tersebut sebelum menjadwalkan migrasi penuh. Saran yang kurang tepat atau melenceng pada set demo berarti pemetaan perlu disesuaikan sebelum dijalankan sepenuhnya, bukan setelah agen sudah bergantung padanya.
Hal ini paling penting bagi tim yang bermigrasi ke akun Freshservice yang sudah mengandalkan Freddy AI Agent untuk layanan mandiri — memastikan bentuk data tetap sama setelah migrasi sebelum memengaruhi lalu lintas layanan mandiri secara langsung jauh lebih murah daripada memperbaikinya setelahnya.
Data Anda tetap aman dan sesuai selama migrasi Freshservice
Sesuai dengan GDPR
Help Desk Migration mengikuti pedoman GDPR sepanjang proses migrasi, menangani data pribadi dan bisnis dengan transparansi dan kontrol akses yang dipersyaratkan oleh peraturan tersebut - yang relevan dengan data SDM dan catatan pelanggan yang seringkali ikut berpindah bersama migrasi ITSM.
Bersertifikasi SOC 2 Tipe II dan SOC 3
Kedua sertifikasi tersebut berasal dari audit independen terhadap kontrol keamanan Help Desk Migration, yang mencakup kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan data yang ditangani oleh platform tersebut.
Dienkripsi saat transit dan saat disimpan
Data dienkripsi saat berpindah antar jaringan selama migrasi dan saat berada di server Help Desk Migrationdi antara setiap tahapan.
Tidak ada akses pihak ketiga
Alur migrasi berjalan antara platform sumber Anda, Help Desk Migration, dan Freshservice - tidak ada pihak lain yang mendapatkan akses ke data selama proses transfer.
Sertifikasi keamanan Freshservicesendiri berlaku setelah data masuk ke akun Anda; sertifikasi Help Desk Migrationmencakup proses migrasi itu sendiri.
Layanan Profesional Freshservice
Selain memindahkan data, tim Help Desk Migrationmengkonfigurasi Freshservice sesuai dengan cara kerja organisasi TI Anda. Pengaturan dan konfigurasi mencakup:
- Mendesain katalog layanan dan formulir permintaan
- Mengonfigurasi kolom tiket, otomatisasi, dan SLA
- Menyiapkan manajemen aset dan CMDB
- Membangun alur manajemen insiden, masalah, dan perubahan
Audit proses meninjau Freshservice dan menunjukkan perbaikan konkret yang dapat ditindaklanjuti, bukan sekadar daftar periksa umum; pekerjaan integrasi sistem menghubungkan Freshservice ke CRM, ERP, perangkat lunak SDM, dan platform pemantauan yang sudah digunakan, mengurangi pekerjaan manual antar sistem. Freshservice mengkonfigurasi penanganan tugas berulang Freddy AI, saran penyelesaian, dan kemampuan layanan mandiri untuk jenis tiket dan struktur basis pengetahuan (KB) spesifik yang dijalankan tim Anda. Freshservice Dukungan implementasi mencakup jalur penyiapan lengkap secara lebih detail.
Pelatihan berbasis peran
Pelatihan berbasis peran dilaksanakan dalam sesi-sesi terfokus:
- Konfigurasi admin (~1,5 jam) yang mencakup cara mengkonfigurasi, menyesuaikan, dan memelihara Freshservice;
- Pelatihan agen (~1,5 jam) tentang penanganan tiket, manajemen eskalasi, dan kolaborasi;
- Penyebaran dan optimasi bot AI Freddy (~30 menit);
- Analisis dan pelaporan (~1,5 jam) tentang pembuatan dasbor dan pemantauan KPI;
- dan sesi tanya jawab interaktif (~1,5 jam) yang disesuaikan dengan pengaturan dan pertanyaan spesifik tim Anda.
Biaya migrasi Freshservice
dipengaruhi Freshservice oleh tiga faktor - volume data, kustomisasi yang diminta, dan paket dukungan - dan termasuk dalam salah satu dari dua model penetapan harga: Panduan Migrasi mandiri per-rekaman untuk pasangan platform standar, atau layanan migrasi terkelola dengan cakupan dan harga yang telah ditentukan untuk kustomisasi yang lebih berat, pemetaan objek khusus, atau persyaratan kepatuhan. Tidak ada biaya tersembunyi yang ditambahkan setelahnya dalam kedua kasus tersebut.
Panduan Migrasi Mandiri
Harga ditentukan per data, untuk tim yang pasangan platform dan bentuk datanya sesuai dengan pemetaan standar - solusi yang mudah jika migrasi tidak melibatkan persyaratan objek kustom atau kepatuhan yang rumit.
Layanan migrasi terkelola
Penanganan khusus untuk migrasi perusahaan yang kompleks - tim proyek khusus akan menjajaki setiap tahapan secara individual untuk kustomisasi yang lebih mendalam, pemetaan objek khusus, atau persyaratan kepatuhan, alih-alih mengarahkannya melalui alur layanan mandiri standar.
Demo Gratis memberikan perkiraan biaya yang akurat sebelum segala sesuatu dijadwalkan secara resmi, berdasarkan data aktual Anda dan bukan penawaran umum.
Dapatkan perkiraan biaya migrasi →
Siap memindahkan data Anda ke Freshservice
Mulailah dengan Demo Gratis menggunakan tiket dan artikel Basis Pengetahuan Anda sendiri, bukan sampel generik - ini adalah cara tercepat untuk melihat apakah struktur bidang Anda saat ini memerlukan keputusan pemetaan sebelum migrasi penuh, dan tidak dikenakan biaya untuk menjalankannya. Jadwalkan panggilan dengan konsultan migrasi jika migrasi melibatkan objek kustom, beberapa ruang kerja, atau persyaratan kepatuhan yang tidak tercakup oleh alur wizard standar.
Jadwalkan konsultasi migrasi →
Tidak diperlukan kartu kredit Bersertifikasi SOC 2 Lebih dari 60.000 migrasi telah selesai
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ) tentang Migrasi Freshservice
Migrasi Freshservice adalah proses memindahkan data - tiket, kontak, perusahaan, agen, artikel basis pengetahuan, objek kustom, dan hubungannya - dari help desk, service desk, atau sumber berbasis file lain ke akun Freshservice , tanpa entri ulang manual. Help Desk Migration mengotomatiskan proses ini untuk tiket, kontak, organisasi, agen, artikel basis pengetahuan, lampiran, objek kustom, komentar, tag, dan data khusus ITSM seperti masalah, perubahan, dan tugas.
Help Desk Migration mendukung transfer otomatis dari 100+ platform sumber ke Freshservice, termasuk Zendesk, Freshdesk, Jira Service Management, ServiceNow, dan sebagian besar alat help desk atau ITSM lainnya di pasaran. Jika pasangan platform tertentu tidak tercantum pada rute migrasi di atas, sebaiknya tanyakan langsung daripada berasumsi bahwa platform tersebut tidak didukung.
Help Desk Migration telah menjalankan ServiceNowkeFreshservice untuk organisasi dengan akumulasi ServiceNow , termasuk data operasional dan arsip yang tersegmentasi serta catatan SDM di bawah GDPR persyaratan retensi Travis Perkins sebelumnya di halaman ini. ServiceNow ke Freshservice Migrasi mencakup spesifikasi pasangan platform.
Durasi terutama bergantung pada volume data - kumpulan data kecil dapat selesai dalam hitungan menit, migrasi yang lebih besar atau lebih kompleks membutuhkan waktu lebih lama, dan Demo Gratis memberikan perkiraan realistis sebelum proses penuh dimulai. Sistem sumber tetap aktif dan tidak tersentuh selama proses berlangsung; data yang dimigrasikan dienkripsi saat transit dan saat disimpan, dan sertifikasi keamanan Freshservicesendiri melindungi data setelah masuk ke akun Anda.
Ya. Lampiran bermigrasi terhubung ke tiket aslinya, dan catatan tiket, komentar internal, serta stempel waktu ikut berpindah, menjaga riwayat lengkap setiap interaksi dukungan tetap utuh, bukan hanya subjek dan status tiket. Riwayat tersebut juga penting untuk saran penyelesaian Freddy AI - tiket yang datang dengan rangkaian komentar lengkapnya memberi lapisan AI lebih banyak informasi untuk diolah daripada tiket yang datang hanya berupa baris subjek.
Ya - dump database dan file CSV bermigrasi ke Freshservice melalui alat pemetaan yang sama, menangani berbagai format dan struktur data yang lebih kompleks. Ini berbeda dengan migrasi antar dua akun Freshservice atau dari platform help desk langsung lainnya; sumber CSV hanya berarti langkah pemetaan membaca dari file, bukan dari API.
Kategori artikel, bagian, dan hierarki folder - termasuk subfolder bersarang - akan tetap utuh, terlepas dari apakah sumbernya adalah Confluence, Freshdesk, ServiceNow, atau platform lain. Basis pengetahuan multibahasa akan bermigrasi dengan benar selama bahasa yang sesuai telah diaktifkan di portal Freshservice sebelumnya, dan beberapa basis pengetahuan sumber dapat digabungkan ke dalam satu instance Freshservice dalam satu migrasi.
Ya. Gambar yang disematkan akan ikut berpindah bersama artikel tempatnya berada, dan tautan internal antar artikel dapat secara otomatis ditulis ulang untuk mengarah ke URL Freshservice yang baru, sehingga referensi silang antar artikel basis pengetahuan tetap berfungsi setelah migrasi, alih-alih mengarah ke tautan platform sumber yang sudah tidak aktif.
Ya. Objek kustom - aset, kontrak, garansi, dan catatan non-standar lainnya - bermigrasi dengan relasi dan struktur bidangnya tetap utuh, dan bidang kustom standar serta tag tiket dari sistem sumber juga ikut terbawa. Pemetaan objek kustom yang kompleks termasuk dalam layanan profesional jika melampaui pengaturan default alat otomatis.
Ya. Jika organisasi Anda menggunakan beberapa ruang kerja Freshservice untuk tim atau departemen yang berbeda, migrasi akan menargetkan ruang kerja yang Anda pilih, bukan tujuan tunggal di seluruh akun. Hal ini sangat penting bagi organisasi yang menggabungkan beberapa unit bisnis ke dalam satu akun Freshservice , di mana data setiap unit perlu masuk ke ruang kerjanya sendiri dan tidak tercampur dalam antrean bersama.