Antes de pressionar o botão de Migração Completa para os dados do seu help desk, é essencial ter um plano sólido em vigor. Mitigar riscos de forma proativa e ter estratégias de contingência podem fazer toda a diferença. Elas ajudam a prevenir interrupções e garantem uma transferência de dados tranquila. Vamos guiá-lo por todas as etapas para garantir uma migração de dados bem-sucedida.
Etapas a serem realizadas antes de iniciar sua migração de dados de teste
O planejamento envolve analisar as necessidades específicas do sistema de help desk, considerando fatores como volume de dados, complexidade do sistema e a necessidade de serviços de personalização. Também inclui avaliar a capacidade da organização de lidar com o tempo de inatividade potencial, mapeamento preciso e testes adequados antes de prosseguir para a Migração Completa.
Passo 1. Avalie a prontidão para a migração do help desk
Determinar quando mudar os sistemas de helpdesk, service desk ou ITSM é uma etapa crucial que envolve várias considerações:
- Avalie a prontidão do novo sistema, garantindo que ele esteja alinhado com as necessidades das equipes de suporte atuais, expectativas dos clientes e fluxos de trabalho da empresa.
- Planeje treinamento abrangente para familiarizar a equipe de suporte com as novas funcionalidades.
- Avalie o impacto potencial na qualidade do atendimento ao cliente, preparando e executando a troca de plataforma.
Passo 2. Avalie a plataforma de help desk de origem
Uma análise detalhada dos sistemas de origem e destino estabelece as bases para uma transferência de dados bem-sucedida. Esta fase envolve identificar os dados necessários e personalizados que você possui na origem e verificar os mesmos campos de dados no destino, o que ajudará a entender como mapear e combinar os registros adequadamente.
- Identifique e categorize os dados a serem migrados, incluindo o que descartar ou modificar e o que migrar de maneira personalizada, se necessário.
- Avalie o tipo, tamanho e complexidade dos dados, concentrando-se em sua relevância e precisão. Reserve um tempo para auditar seus dados para atender aos requisitos do GDPR/CCPA, remover duplicatas e fazer backup.
- Considere o formato e a estrutura dos dados para compatibilidade com o novo sistema. Se seus campos obrigatórios não corresponderem ou alguns campos estiverem faltando no destino, mas estiverem na origem, solicite trabalho personalizado de nossa equipe técnica.
Passo 3. Organize a base de conhecimento e os registros de suporte ao cliente (pule se você não tiver uma base de conhecimento)
A preparação garante que os dados atendam aos padrões de qualidade e também estejam alinhados com os requisitos de compatibilidade do sistema de destino, ou seja, você pode ter que ativar o centro de ajuda ou adicionar idiomas se executar uma base de conhecimento multilíngue, etc.
- Limpe os dados removendo informações redundantes, desatualizadas e duplicadas.
- Mapeie os dados conforme necessário e crie uma lista de URLs para adicioná-los à nova base de conhecimento.
- Verifique os limites de armazenamento e decida se mantém ou pula anexos para otimizar a eficiência da migração e o espaço de armazenamento.
Passo 4. Coordene a equipe e os interessados
Metas claras, comunicação eficaz da equipe e suporte contínuo ajudam em cada etapa do caminho durante a migração.
- Defina e comunique os objetivos e o escopo da migração a todos os interessados.
- Forneça materiais de suporte detalhados e listas de verificação para um processo de migração tranquilo.
- Escolha uma data de migração ótima, considerando a carga de trabalho do help desk.
Como implementar uma estratégia bem-sucedida de teste de migração de dados
Recomendamos uma abordagem contínua (sem tempo de inatividade) que envolve verificar as semelhanças e diferenças entre ambas as plataformas e fazer todas as preparações e configurações necessárias para os testes de migração. Os resultados dos testes de migração serão usados para personalizar os parâmetros ou transferir o restante dos dados do help desk.
1. Preparando a plataforma de help desk
As preparações envolvem uma revisão das capacidades do sistema e a compatibilidade com as configurações da plataforma de origem. Organizações que adotaram práticas eficientes para integridade de dados alcançaram 98% de sucesso em suas migrações de sistema de help desk.
- Avaliar requisitos do sistema. Garantir a funcionalidade do sistema de help desk de destino e as limitações técnicas.
- Garantir perfis de agente consistentes. Correspondência dos papéis e permissões dos agentes entre as plataformas de origem e destino para evitar inconsistências operacionais.
- Preparar a configuração do sistema. Verificar e ajustar macros, estados de ticket, categorias de base de conhecimento, assim como tags HTML e atributos para manter a integridade do conteúdo da web.
- Manter campos de ticket personalizados. Manter a estrutura original dos campos de ticket personalizados para evitar perda de dados ou registros desalinhados.
- Validar credenciais. Verificar a chave API necessária, token, e-mail, senha e URL para acesso ao sistema.
- Revisar fluxos de trabalho de suporte. Atualizar o encaminhamento de tickets, processos de escalonamento e resolução de acordo com as capacidades do sistema de destino.
2. Preparando-se para o processo de migração
A otimização do processo ajuda a minimizar interrupções e garantir a integridade dos dados durante a transferência.
- Suspender comunicações da plataforma de destino. Desativar notificações e acionadores para evitar a ativação de automações e notificações enviadas durante a transferência de dados.
- Preparar para especificidades da plataforma. Adaptar a configuração para os requisitos exclusivos de diferentes sistemas. Oferecemos uma lista abrangente de listas de verificação de migração de dados para plataformas populares.
- Verificar e configurar o acesso preferencial ao seu projeto de migração. O Migration Wizard oferece um painel com informações sobre histórico de atividades, autenticação de dois fatores, histórico de pagamentos e revogação de acesso a plataformas, se necessário.
3. Executando uma migração de teste
Uma migração de teste com um conjunto de dados de amostra permite que as organizações prevejam como seu mapeamento funcionará e mitigam desafios potenciais antes da Migração Completa.
Importante observar: primeiro, a migração de Demonstração oferece a funcionalidade completa do Migration Wizard, e segundo, da mesma forma que sua Demonstração acontece, a Migração Completa acontecerá.
- Conectar as plataformas de origem e destino para uma transferência de dados de teste.
- Escolher objetos de dados para migração. Selecionar os tipos de registros que você deseja transferir.
- Mapear e combinar dados. Mapear os campos de dados de origem para os campos de dados de destino. Prestar atenção aos campos obrigatórios, campos personalizados e quais tipos de registros estão ausentes no destino.
- Escolher a automação integrada. Você pode personalizar sua migração de teste adicionando uma tag extra aos tickets migrados, movendo imagens embutidas, pulando anexos, movendo gravações de chamadas ou traduções de conteúdo.
- Executar uma migração de teste com dados personalizados. Testar como os tickets específicos serão migrados selecionando esta opção. Coletar os IDs dos tickets e preenchê-los no campo correspondente. O mesmo se aplica aos artigos da base de conhecimento. Até 20 registros para objetos de help desk e KB.
- Executar a migração de teste. Realizar uma execução de teste e verificar os resultados: comparar os grupos de origem e destino, agentes, organizações, clientes e tickets por IDs. Você pode executar novamente sua Demonstração quantas vezes forem necessárias para obter o resultado desejado. Você também pode reverter a Demonstração e excluir os dados migrados.
- Analisar registros. Realizar uma análise detalhada de registros migrados, falhados e pulados para entender discrepâncias.
- Validar as automações pré-construídas e os planos de suporte. Usar as opções e ferramentas oferecidas para comparar os dados migrados entre os sistemas de origem e destino. Se precisar de personalizações, fale com nossa equipe de suporte.
- Verificar a quebra de preços. Uma vez que sua Demonstração estiver completa, você pode verificar um preço detalhado para registros e cada opção pré-construída. A precificação transparente está disponível por padrão.
4. Procedendo para a Migração Completa
Uma avaliação minuciosa dos resultados ajuda a fazer ajustes para a Migração Completa.
- Escolher a data da migração. Considere o momento ideal para a migração.
- Etapa de pagamento. O Help Desk Migration é um serviço pré-pago, portanto, seu pagamento deve ser confirmado até a data escolhida; caso contrário, você não poderá iniciar sua Migração Completa.
Como garantir transferências de dados sem riscos?
Preparar-se para a migração de dados muitas vezes leva mais tempo do que transferir os próprios dados. Um planejamento meticuloso, personalização e verificações de conformidade minimizam os possíveis problemas.
Ainda assim, as organizações devem estar prontas para contratempos. Nossa experiência mostra que a mitigação proativa de riscos e estratégias de planejamento de contingência previnem interrupções na maioria dos cenários.
Recomendamos uma abordagem estratégica e iterativa para a migração de dados. É melhor testar a migração com conjuntos de dados representativos. Monitorando o processo de transferência e os resultados, as organizações podem ajustar e repriorizar para uma migração em larga escala.
Nosso serviço automatizado Help Desk Migration simplifica o processo com uma interface amigável e diversas características de personalização. Os dados são transferidos por meio de comunicações criptografadas e centros de dados seguros. Além disso, nossa ferramenta de migração segue todas as regulamentações de privacidade relevantes.
Além disso, o Migration Wizard permite que as organizações transfiram seu suporte ao cliente e help desk sem tempo de inatividade operacional. Também oferecemos o serviço de Migração de Concierge e suporte técnico de diferentes níveis para atender às necessidades específicas do negócio.
Entre em contato conosco para saber mais sobre nossa solução de migração de dados. Ou, melhor ainda, você pode solicitar uma demonstração personalizada.
Considerações finais
Uma migração de dados bem-sucedida requer planejamento cuidadoso, testes e melhoria contínua. Com uma migração de dados de teste, as empresas podem navegar com confiança pelas complexidades do processo de transferência e garantir a integridade dos dados.
Por fim, focar na abordagem de teste de migração ajuda a proteger os dados de atendimento ao cliente e alcançar uma troca de help desk sem falhas. Os serviços Help Desk Migration são especializados em transferir help desks sem tempo de inatividade operacional. Entre em contato conosco para mais detalhes sobre nossa solução de migração de dados. Ou você pode iniciar sua jornada de migração de dados com nossa versão de teste gratuita.
