Assurer la Confidentialité des Données lors de la Migration

Posté par
Kateryna Butkovska

mars 3, 2025

La migration de données semble être une tâche assez technique. Vous devez transférer des données d'un help desk ou service desk à un autre. Cependant, examinons cette question plus en détail. Il s'agit aussi de la confiance des clients. En effet, la confiance des clients est la base de toute entreprise.

Mais que se passe-t-il avec cette confiance lorsque les informations personnelles des clients sont exposées lors de la migration des données ? Parlons de pourquoi la confidentialité des données et la conformité sont l'un des aspects clés d'une migration de données réussie.

Que signifie la conformité réglementaire dans la migration de help desk

Les lois sur la sécurité et la confidentialité des données influencent la manière dont les organisations peuvent collecter, stocker et partager les informations personnellement identifiables des clients. Il est essentiel de protéger les données des clients et des employés pour éviter des conséquences juridiques.

Les principales lois sur la protection des données incluent :

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) contient des exigences en matière de confidentialité pour le traitement des données personnelles des entreprises ayant des clients dans l'Union européenne. La version britannique de cette loi est le UK GDPR.
Le California Consumer Privacy Act (CCPA) est une loi de l'État pour les entreprises ayant des clients basés en Californie qui impose des obligations concernant les données personnelles.
La loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie (HIPAA) régit les normes de sécurité et de confidentialité des données personnelles et des informations de santé protégées (PHI) liées à la santé d'une personne. Elle couvre les prestataires de soins de santé, les régimes de santé, les centres de traitement des données et leurs partenaires commerciaux.

Ces lois ont des cadres juridiques distincts mais définissent, dans l'ensemble, des exigences similaires pour protéger les données personnelles. Elles couvrent la manière dont les organisations doivent :

Obtenir le consentement des individus avant de collecter ou de traiter leurs données (et leur permettre de retirer ce consentement à tout moment).
Stocker les informations personnelles.
Fournir un accès aux données des clients ou des patients à tout moment.
Supprimer les données lorsqu'elles ne sont plus nécessaires (sauf en cas de raison légitime pour leur conservation).
Transférer les données personnelles de manière structurée et sécurisée pour éviter les risques de confidentialité.

Votre guide complet de la conformité réglementaire dans la migration des données

Nos pratiques éprouvées ont aidé nos clients à réduire les cas de pénalités réglementaires de 10 % par rapport à 2023. Pour être pratique, nous avons préparé une checklist complète pour vous guider à travers les principales considérations de conformité pour votre migration de données réussie.

Audit et Inventaire des Données	Répertorier tous les types de données personnelles détenues dans le système de help desk et de support client (noms des clients et des employés, coordonnées et historique des services. Identifier l'origine des données, la méthode de collecte, l'objectif de leur utilisation, etc.). Identifier les données PHI dans les données du help desk, y compris les dossiers médicaux, les informations de paiement et les détails d'assurance. Déterminer la source, la nature et l'objectif de tous les ensembles de données stockés. S'assurer que toutes les données ont été collectées avec un consentement documenté. Examiner les procédures d'obtention et d'enregistrement du consentement.
Minimisation des Enregistrements	Tenir des registres détaillés des activités de traitement des données, y compris la migration. Documenter les efforts de conformité et les pratiques de gestion des données. Évaluer si toutes les données collectées sont nécessaires et pertinentes pour l'objectif prévu. Supprimer toutes les données inutiles ou excessives avant la migration (comme les interactions de dépannage obsolètes, les instructions pour les services inactifs ou les informations personnelles des anciens clients).
Droits des Personnes Concernées	Mettre en place des processus pour gérer les demandes d'accès, de suppression et de portabilité des données. S'assurer que les systèmes permettent aux clients de retirer facilement leur consentement. Cartographier le flux de données avant et après la migration pour suivre comment les données sont déplacées et stockées.
Mises à Jour de la Politique de Confidentialité	Examiner et mettre à jour les politiques de confidentialité pour refléter les pratiques actuelles en matière de données, telles que les types de données traitées dans le help desk et le support client. Communiquer clairement la procédure de migration des données du help desk et du support client. Désigner un délégué à la protection des données (DPO) responsable de la stratégie de protection des données, de la conformité et agissant comme point de contact pour les personnes concernées.
Évaluations des Fournisseurs et Tiers	Évaluer les fournisseurs tiers impliqués dans le processus de migration pour assurer leur conformité. S'assurer que les fournisseurs tiers impliqués dans la migration respectent les normes GDPR, CCPA ou HIPAA.
Politiques de Conservation des Données	Examiner et respecter les politiques de conservation des données. Valider l'exactitude et l'intégrité des données avant et après la migration. Supprimer ou anonymiser les données qui ne sont plus nécessaires ou demandées.
Anonymisation des Données	Remplacer les informations personnelles identifiables (PII) dans les enregistrements du help desk par des données anonymisées ou pseudonymisées. Évaluer régulièrement les outils d'anonymisation et de pseudonymisation pour éviter les risques de réidentification.
Accords Contractuels	Mettre à jour les contrats et les accords de service pour inclure des clauses de conformité GDPR et CCPA. Définir les rôles et les responsabilités dans la gestion et la protection des données.

Atteindre la conformité réglementaire avec Help Desk Migration

Notre outil Help Desk Migration rend le transfert de données simple et automatisé. Les organisations peuvent importer des données clients et des flux de travail depuis n'importe quelle plateforme, base de données ou fichier CSV. La Migration Delta et la Migration par Intervalle sont des solutions révolutionnaires pour de nombreuses entreprises, leur permettant d’adapter leur transfert de données à leurs besoins spécifiques.

Voici les principaux avantages d'une migration de données sécurisée avec notre solution centrée sur le client :

Continuité des activités. Les agents du support peuvent continuer à résoudre des tickets et à mettre à jour la base de connaissances sans risque d’intégrité des données ou de doublons.
Fonctionnalités avancées. Les organisations peuvent choisir les enregistrements à transférer, faire correspondre les groupes, mapper les tickets et exclure certaines pièces jointes (images, vidéos, enregistrements d’appels, traductions, etc.).
Personnalisation avancée. L’équipe technique peut ajuster et personnaliser le flux de migration standard selon vos besoins. Même si votre plateforme ne figure pas dans la liste des solutions prises en charge, nous pouvons discuter d'une migration personnalisée vers ou depuis cette plateforme.
Conformité garantie. Notre plateforme respecte les réglementations GDPR et CCPA, avec des évaluations régulières des systèmes pour éliminer les vulnérabilités.
Sécurité renforcée. Nous chiffrons toutes les communications en transit, offrons un contrôle d’accès rigoureux et stockons les données en toute sécurité dans des centres surveillés en permanence.
Interface intuitive. Conçue pour être facile à utiliser, elle permet une migration fluide des données entre différentes plateformes, sans compétences techniques spécialisées.
Service de migration assistée. Vous souhaitez migrer vos données de help desk en toute simplicité ? Optez pour notre service de migration assistée et laissez-nous automatiser entièrement le processus.

Enfin, les organisations peuvent tester la migration avec une démo sans risque sur des ensembles de données limités, aussi souvent que nécessaire, afin d’affiner leur stratégie.

Conclusion

Voilà pour l’essentiel. Comme vous pouvez le voir, garantir la confidentialité des données et la conformité réglementaire lors d’une migration n'est pas seulement une obligation légale. C'est aussi une question de confiance et de prévention des risques qui pourraient avoir de lourdes conséquences financières et réputationnelles.

En suivant les meilleures pratiques en matière de confidentialité des données, les entreprises peuvent protéger les informations sensibles, maintenir les normes de sécurité les plus élevées et s'assurer qu'aucune donnée confidentielle n'est compromise. Pendant ce temps, notre outil de migration automatisé garantit que vos tickets, contacts et autres données connexes sont transférés vers leur nouvelle destination en toute sécurité et sans altération.