Garantiza la Privacidad de Datos en la Migración del Help Desk

Afiŝita de
Kateryna Butkovska

marzo 3, 2025

Parece que la migración de datos es una tarea bastante técnica. Necesitas mover datos de un help desk o service desk a otro. Sin embargo, veamos este asunto con más detalle. También se trata de la confianza del cliente. De hecho, la confianza del cliente es la base de cualquier negocio.

¿Pero qué sucede con esa confianza cuando la información personal de los clientes queda expuesta durante la migración de datos? Hablemos sobre por qué la privacidad de los datos y el cumplimiento normativo son uno de los aspectos clave de una migración de datos exitosa.

¿Qué significa el cumplimiento normativo en la migración de help desk?

Las leyes de seguridad y privacidad de datos influyen en cómo las organizaciones pueden recopilar, almacenar y compartir información personal identificable (PII) de los clientes. Es esencial proteger los datos de clientes y empleados para evitar consecuencias legales.

Las principales leyes de protección de datos incluyen:

El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) contiene requisitos de privacidad para el procesamiento de PII para las empresas con clientes en la Unión Europea. La versión del Reino Unido de esta ley es el UK GDPR.
La Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) es una ley estatal para empresas con clientes en California que impone obligaciones sobre la PII.
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) regula los estándares de seguridad y privacidad de la PII y la información de salud protegida (PHI) relacionada con la salud de una persona. Cubre a los proveedores de atención médica, planes de salud, cámaras de compensación y sus asociados comerciales.

Estas leyes tienen marcos legales distintos pero, en esencia, establecen requisitos similares para la protección de los datos personales. Cubren cómo las organizaciones deben:

Obtener el consentimiento de las personas antes de recopilar o procesar sus datos (y permitirles retirar este consentimiento en cualquier momento).
Almacenar información personal.
Proporcionar acceso a los datos almacenados de clientes o pacientes en cualquier momento.
Eliminar los datos cuando ya no sean necesarios (a menos que exista una razón legítima para su retención).
Transferir datos personales de forma estructurada y segura para evitar riesgos de privacidad.

Tu guía completa para el cumplimiento normativo en la migración de datos

Nuestras prácticas comprobadas han ayudado a los clientes a reducir las sanciones regulatorias en un 10% en comparación con 2023. Por lo tanto, para ser prácticos, hemos preparado una lista de verificación completa para guiarte a través de las consideraciones clave de cumplimiento para tu migración de datos exitosa.

Auditoría e Inventario de Datos	Catalogar todos los tipos de datos personales almacenados en el help desk y los sistemas de atención al cliente (nombres de clientes y empleados, datos de contacto e historial de servicios. Identificar el origen de los datos, el método de recopilación, el propósito de uso, etc.). Identificar la PHI dentro de los datos del help desk, incluyendo registros de salud, información de pagos y detalles de seguros. Determinar la fuente, naturaleza y propósito de todos los conjuntos de datos almacenados. Asegurarse de que todos los datos fueron recopilados con consentimiento documentado. Revisar los procedimientos para obtener y registrar el consentimiento.
Minimización de Registros	Mantener registros detallados de las actividades de procesamiento de datos, incluida la migración. Documentar los esfuerzos de cumplimiento y las prácticas de manejo de datos. Evaluar si todos los datos recopilados son necesarios y relevantes para el propósito previsto. Eliminar cualquier dato innecesario o excesivo antes de la migración (como interacciones de resolución de problemas obsoletas, instrucciones para servicios inactivos o PII de antiguos clientes).
Derechos de los Titulares de los Datos	Implementar procesos para gestionar solicitudes de acceso, eliminación y portabilidad de datos. Asegurarse de que los sistemas permitan a los clientes retirar el consentimiento fácilmente. Mapear el flujo de datos antes y después de la migración para rastrear cómo se mueven y almacenan los datos.
Actualizaciones de la Política de Privacidad	Revisar y actualizar las políticas de privacidad para reflejar las prácticas actuales de datos, como los tipos de datos procesados durante el help desk y el soporte al cliente. Comunicar claramente el procedimiento de migración de datos del help desk y el soporte al cliente. Designar un oficial de protección de datos (DPO) responsable de supervisar las estrategias de protección de datos que garanticen el cumplimiento y sirvan como punto de contacto para los titulares de los datos.
Evaluación de Proveedores y Terceros	Evaluar a los proveedores externos involucrados en el proceso de migración para garantizar el cumplimiento. Asegurarse de que los proveedores externos involucrados en la migración cumplan con las normas GDPR, CCPA o HIPAA.
Políticas de Retención de Datos	Revisar y cumplir con las políticas de retención de datos. Validar la exactitud e integridad de los datos antes y después de la migración. Eliminar o anonimizar los datos que ya no son necesarios o solicitados.
Anonimización de Datos	Reemplazar la PII en los registros del help desk con información anonimizada y seudonimizada. Evaluar regularmente las herramientas de anonimización y seudonimización para evitar riesgos de reidentificación.
Acuerdos Contractuales	Actualizar los contratos y acuerdos de servicio para incluir cláusulas de cumplimiento de GDPR y CCPA. Definir roles y responsabilidades en el manejo y protección de datos.

Lograr el cumplimiento normativo con Help Desk Migration

Nuestra herramienta Help Desk Migration hace que la transferencia de datos sea sencilla y automatizada. Las organizaciones pueden importar datos de clientes y flujos de trabajo desde cualquier plataforma, base de datos o archivo CSV. La Migración Delta y la Migración por Intervalos son revolucionarias para la mayoría de las empresas, permitiéndoles ajustar el movimiento de datos según sus necesidades comerciales específicas.

Aquí están las principales ventajas de la migración segura de datos con nuestra solución centrada en el cliente:

Continuidad del negocio. Los agentes de soporte pueden seguir resolviendo tickets y actualizando la base de conocimientos sin riesgo de problemas de integridad o duplicados.
Funcionalidad avanzada. Las organizaciones pueden elegir qué registros mover, hacer coincidir grupos, mapear tickets y excluir archivos adjuntos (imágenes, videos, grabaciones de llamadas, traducciones, etc.).
Personalización avanzada. El equipo técnico puede ajustar y personalizar el flujo de migración estándar según sus necesidades. Incluso si su plataforma no está en la lista de soportadas, podemos discutir una migración personalizada hacia o desde esa plataforma.
Garantía de cumplimiento. Nuestra plataforma cumple con las regulaciones de GDPR y CCPA, evaluando regularmente los sistemas para eliminar vulnerabilidades.
Seguridad sólida. Ciframos todas las comunicaciones en tránsito, ofrecemos un control de acceso robusto y almacenamos los datos de forma segura en centros altamente monitoreados.
Interfaz intuitiva. Diseñada para facilitar el uso, permitiendo la migración fluida de datos entre diversas plataformas sin necesidad de conocimientos especializados.
Servicio de migración asistida. ¿Quiere migrar sus datos de help desk sin mover un dedo? Elija nuestro servicio de migración asistida y hágalo de forma automatizada y sin esfuerzo.

Finalmente, las organizaciones pueden probar la migración con un Demo sin riesgos en conjuntos de datos limitados tantas veces como sea necesario para perfeccionar su estrategia.

Conclusión

Eso es todo por ahora. Como puede ver, garantizar la privacidad de los datos y el cumplimiento durante el proceso de migración no es solo un requisito normativo. Se trata de generar confianza en su marca y evitar problemas no deseados (que probablemente resulten en enormes pérdidas de reputación y financieras).

Siguiendo las mejores prácticas de privacidad de datos, las empresas pueden proteger información sensible, mantener los más altos estándares de seguridad y asegurarse de que no se comprometa información confidencial. Mientras tanto, nuestra herramienta de migración automatizada garantiza que sus tickets, contactos y otros datos relacionados se transfieran a un nuevo lugar, manteniéndolos intactos y seguros.