Lista de verificación para la migración de datos eDesk
¿Planeas migrar los datos de tus clientes a eDesk? Te ayudamos. Help Desk Migration es una herramienta automatizada de migración de datos que transfiere sin problemas tickets, contactos, archivos adjuntos y mucho más. Sin interrupciones, solo unos clics para una migración segura de datos a eDesk. ¡Asegúrate de tener permisos de administrador en tus cuentas de Source y eDesk , y listo!
¿Qué transferirá el Asistente de migración a eDesk?
1. Entradas
- Creado en fechas
- Actualizado en fechas
- Solicitantes
- Comentarios (Autor, Fechas de creación y Visibilidad)
- Notas públicas
- Notas privadas
2. Contactos
3. Agentes*
Considere las peculiaridades
- Los archivos adjuntos de tickets de más de 10 MB no se pueden transferir a eDesk.
- La herramienta de migración puede transferir campos personalizados en una nota privada utilizando un enfoque personalizado.
- Puedes importar a eDesk solo con una prueba gratuita o un plan Enterprise.
- Si un ticket tiene dos solicitantes, todas las respuestas se asignarán al solicitante de origen.
- Si se elimina un contacto en la plataforma de origen, la herramienta de transferencia de datos mueve su nombre +without-email.com a eDesk.
¿Qué datos no se replicarán?
Nuestra aplicación de migración de datos automatizada no puede importar grupos, organizaciones, imágenes en línea, etiquetas, campos personalizados, macros, activadores, automatizaciones y otras configuraciones.
Antes de comenzar la migración de datos
Para garantizar una replicación exitosa de datos eDesk , repasemos algunos pasos de preparación esenciales.
Planificación del proceso de migración de datos
Cada proceso de migración de datos del servicio de asistencia técnica depende de las plataformas de origen y destino. Por lo tanto, no existe un enfoque integral para cada transferencia de datos. Según nuestra experiencia con ELT, existen dos métodos identificados:
1. Migración automatizada o personalizada
El enfoque automatizado consiste en una migración de datos que usted mismo realiza, donde asigna y transfiere los registros compatibles mediante el Asistente de Migración. También puede personalizar la replicación de datos con opciones automatizadas.
El enfoque personalizado es la opción ideal para quienes tienen necesidades de migración especiales. Nuestro equipo de soporte diseña una solución a medida para personalizar el proceso según las necesidades de su empresa. Puede solicitar filtros personalizados, eliminación de duplicados de datos o la coincidencia con datos preexistentes en su plataforma de destino.
2. Enfoque combinado
La combinación de migración automatizada de datos y migración Delta. Se ejecuta Delta después de la migración principal de datos y se transfieren solo los registros nuevos y actualizados para obtener datos limpios y consistentes en el nuevo helpdesk.
Tenga en cuenta el volumen de datos y la complejidad del sistema de servicio o de la mesa de ayuda para encontrar el mejor enfoque para la transferencia de datos.
Configuración previa a la migración en la cuenta eDesk
Para mover datos eDesk sin problemas, siga estos pasos:
- Para conectar su cuenta eDesk , introduzca su correo electrónico y contraseña. Asegúrese de tener acceso a la cuenta de administrador.
- Agregue todos los perfiles de agentes de origen que necesite transferir a eDesk y asegúrese de que hayan aceptado la invitación al equipo. Vaya a Configuración → Configuración de la empresa → Usuarios → + Invitar usuarios.
Si tiene alguna pregunta sobre estos pasos, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte; estamos aquí para ayudarle.
Configuración de la migración de datos a eDesk
Con el servicio Help Desk Migration , la transferencia de datos comienza con una demo gratuita para probar la herramienta de migración y ver cómo se pueden importar los registros de atención al cliente. Una demo de migración es una excelente manera de probar diferentes configuraciones antes de la migración completa. Puede ejecutar la demo tantas veces como necesite.
A continuación te indicamos cómo iniciar el traslado de tus datos a eDesk:
Paso 1. Regístrese para obtener una cuenta del Asistente de Migración
con Google, Microsoft o tu correo electrónico del trabajo. Si eliges el correo del trabajo, debes confirmarlo siguiendo las instrucciones que te enviamos.
Paso 2. Conecte sus plataformas de origen y destino
Los distintos help desks y service desks requieren diferentes credenciales de acceso. Estas pueden ser una URL, un token de API o iniciar sesión con la cuenta de la plataforma de origen y otorgar permisos de acceso.
El Asistente de migración ofrece sugerencias sobre la marcha para mejorar el proceso de conexión a la plataforma.
Para conectar eDesk como su plataforma de destino, proporcione su dirección de correo electrónico y contraseña.
Paso 3. Configurar el canal eDesk
Seleccione el canal eDesk al que desea mover datos desde su plataforma de origen.
De forma predeterminada, puede transferir un espacio de trabajo, un buzón o una bandeja de entrada en una sola migración completa. En algunas plataformas de soporte técnico de origen, debería filtrar los datos de la cuenta de origen y enviar distintos lotes de datos a diferentes bandejas de entrada. Por lo tanto, si tiene varios buzones, configure una migración completa para cada uno.
Si su plataforma de origen tiene un buzón unificado, solicita un filtrado de datos personalizado para ordenar sus tickets para cada canal.
Paso 4. Elija qué objeto de datos transferir
Seleccione los registros de la mesa de ayuda que desea importar a eDesk, luego haga coincidir los usuarios y asigne los campos de tickets.
Paso 5. Emparejar usuarios
Seleccione «Asignar elementos» para que los usuarios puedan vincular los perfiles de los agentes entre las plataformas de origen y destino. Si tiene tickets sin asignar, agentes eliminados o inactivos, puede seleccionar un agente predeterminado para esos registros.
Haz clic en "Guardar coincidencias" para pasar al siguiente paso. Usa la opción "Coincidencia automática" para los usuarios si vuelves a ejecutar la demostración gratuita.
Paso 6. Asignar entidades de tickets
Al seleccionar la casilla de verificación del ticket, se abrirá una ventana para asignar los campos del ticket. Los campos del sistema (asunto, responsable, contacto, comentarios y fechas) se asignan automáticamente. Diríjase a la sección para asignar los campos de estado y tipo de ticket. Cuando haya terminado, haga clic en «Guardar asignación» para continuar.
La asignación de campos personalizados está disponible para la importación a eDesk . Sin embargo, estos campos solo se pueden replicar en notas privadas. Toda la información de atención al cliente se guarda en los comentarios internos de eDesk.
Paso 7. Opciones de personalización listas para usar
La lista de personalizaciones prediseñadas disponibles depende de tu par de migración de datos. Supongamos que cambias de Zendesk a eDesk; tus opciones personalizadas son:
- Mueva imágenes en línea como archivos adjuntos de tickets. Conserve todos los detalles del historial de comunicación con sus clientes, incluso si su plataforma Source no está disponible.
- Omitir archivos adjuntos. De forma predeterminada, el Asistente de Migración transfiere todos los archivos adjuntos. Sin embargo, si desea ahorrar espacio de almacenamiento o acelerar la migración de datos, seleccione esta opción.
- Migre sus grabaciones de llamadas como archivos adjuntos, haciéndolas fácilmente accesibles para referencia futura.
- Utilice la función "Demostración con datos personalizados" para mover los 20 registros seleccionados. Puede elegirlos por ID y comprobar cómo aparecerán en eDesk.
- Transfiera conversaciones secundarias como notas privadas para mantener el contexto de las conversaciones del cliente.
Tras completar la asignación de datos, haga clic en "Continuar". Si hay asignaciones o detalles coincidentes sin guardar, el Asistente de migración le mostrará la ventana de asignación para que la revise.
Qué hacer después de la migración de datos de demostración
Una vez que se complete su demostración gratuita de eDesk , siga los siguientes pasos.
Evaluación de los resultados de la demostración
Es fundamental revisar los resultados del movimiento de la demostración, ya que el proceso de migración de datos de la demostración es similar al de la migración completa. Si algunos registros no se importaron en la demostración, no se replicarán en la migración completa.
Abra cada informe de registros migrados, omitidos y fallidos y verifique cada uno verificando las ID en la plataforma de origen y eDesk.
Qué buscar al verificar registros migrados
- Se transfirieron todos los comentarios, incluso si los autores de los comentarios son los mismos.
- Los tickets se asignan a los usuarios adecuados.
- Los contactos se migraron con precisión.
- Los archivos adjuntos se movieron como se esperaba.
- Las reglas de automatización no alteraron ningún dato de demostración.
Gestión de demostraciones suspendidas
Si su migración de demostración se suspende, tenga paciencia y permita que nuestro equipo de soporte le ayude a resolver el problema. Asegúrese de haber otorgado acceso a nuestro equipo de soporte a la transferencia de eDesk .
Si ve algún informe fallido, revise los ID de los registros para averiguar qué falló. Si puede, solucione el problema, marque la casilla "He corregido errores" y reinicie la demostración.
Elija el paquete de soporte
Cada proceso de migración de datos es individual; algunas transferencias de datos se realizan correctamente con el soporte básico, mientras que otras requieren funciones adicionales como Delta, remigración de datos o migración por intervalos. Seleccione el plan de soporte que mejor se adapte a sus necesidades al migrar a eDesk.
Consulta más detalles sobre las funciones adicionales disponibles en los planes Premium y/o Signature:
Remigración de datos: mueva sus datos nuevamente dentro de los 10 días posteriores a la migración completa.
Pausa la migración durante la semana laboral y reanúdala los fines de semana o en un horario que te convenga.
Actualice o agregue los tickets creados después de la migración completa. Tenga cuidado con posibles duplicados si continúa trabajando en la plataforma de origen.
Comprobación de registros omitidos o fallidos: útil para una migración personalizada exhaustiva.
Desglose de precios y pago
Consulte el desglose detallado de precios para obtener una explicación clara del costo de la migración completa.
Cuando estés listo, introduce tus datos de facturación y haz clic en "Enviar pedido" para completar el pago.
Otorgue acceso a sus compañeros de equipo y personalice el nombre de la migración
El paso de mapeo puede ser complicado, por lo que si necesita ayuda de un colega, utilice la opción para compartir su migración eDesk .
Puedes controlar el nivel de acceso. Otorgarles acceso total o restringido, o revocar el acceso.
Si tiene varias migraciones de datos, asígnele un nombre a cada una para reconocerlas fácilmente.
Iniciar la migración completa de datos
Una vez confirmado el pago, volverás al Asistente de Migración. Recuerda evitar cambios de última hora para que todo salga bien.
Si estás listo para comenzar tu migración completa, adelante. O bien, prográmala para la hora que desees y haz clic en Guardar programación.
El tiempo de migración de datos depende de la cantidad de registros que desee transferir. La transferencia de datos promedio ronda los 2000 tickets por hora. Para una migración de datos más rápida, solicite a sus proveedores que aumenten los límites de su API. Simplemente avísenos sobre cualquier cambio antes de comenzar su migración completa de datos.
Si necesita ayuda o tiene alguna pregunta durante el proceso de migración de datos, nuestro equipo de soporte está a su disposición. Nos importa que su experiencia de transferencia eDesk sea fluida.