Lista de verificación de migración de datos de eDesk
¿Estás planeando trasladar los datos de tus clientes a eDesk? Nosotros te respaldamos. Help Desk Migration es una herramienta automatizada de migración de datos que transfiere de manera fluida tickets, contactos, archivos adjuntos y más. Sin tiempo de inactividad, solo unos clics para un movimiento de datos seguro a eDesk. ¡Solo asegúrate de tener derechos de administrador en tus cuentas de Origen y eDesk, y estás listo para comenzar!
Lo que Transferirá Migration Wizard a eDesk:
1. Tickets
-
a. Fechas de creación
b. Fechas de actualización
c. Solicitantes
d. Comentarios (Autor, Fechas de creación y Visibilidad)
e. Notas públicas
f. Notas privadas
2. Contactos
3. Agentes*
Ten en cuenta las Peculiaridades
- Los archivos adjuntos de tickets mayores de 10 MB no se pueden trasladar a eDesk.
- La herramienta de migración puede transferir campos personalizados en una nota privada mediante un enfoque personalizado.
- Solo puedes importar a eDesk con una prueba gratuita o un plan Enterprise.
- Si un ticket tiene dos solicitantes, todas las respuestas se asignarán al solicitante de origen.
- Si se elimina un contacto en la plataforma de origen, la herramienta de transferencia de datos mueve su nombre +sin-correo.com a eDesk.
Qué Datos No Se Replicarán
Nuestra aplicación automatizada de migración de datos no puede importar grupos, organizaciones, imágenes en línea, etiquetas, campos personalizados, macros, disparadores, automatización y otras configuraciones.
Antes de Iniciar la Migración de Datos
Para garantizar una replicación exitosa de datos en eDesk, repasemos algunos pasos de preparación esenciales.
Planificación del Proceso de Migración de Datos
Cada proceso de migración de datos de centro de ayuda depende de las plataformas de Origen y Destino. Por lo tanto, no hay un enfoque general para solucionar cada transferencia de datos. Según nuestra experiencia en ELT, hay dos métodos identificados:
1. Migración automatizada o personalizada
El enfoque automatizado es una migración de datos "hazlo tú mismo", donde mapeas y transfieres registros admitidos mediante Migration Wizard. También puedes personalizar la replicación de tus datos con opciones automatizadas por ti mismo.
El enfoque personalizado es una opción ideal para aquellos que tienen necesidades de migración especiales. Nuestro equipo de soporte desarrolla una solución personalizada para adaptar el proceso a las necesidades de tu negocio. Puedes solicitar filtros personalizados, deduplicación de datos o la coincidencia de datos preexistentes en tu plataforma de Destino.
2. Enfoque combinado
La combinación de migración automática + migración Delta. Ejecutas Delta después del movimiento principal de datos y transfieres solo registros nuevos y actualizados, obteniendo datos limpios y consistentes en tu nuevo centro de ayuda.
Ten en cuenta el volumen de datos y la complejidad del sistema de centro de ayuda o servicio para encontrar el mejor enfoque para tu transferencia de datos.
Configuración Previa a la Migración en la Cuenta de eDesk
Para un movimiento de datos fluido en eDesk, sigue estos pasos:
- Para conectar tu cuenta de eDesk, ingresa el correo electrónico y la contraseña. Asegúrate de tener acceso a la cuenta de administrador.
- Agrega todos los perfiles de agentes de origen que necesitas trasladar a eDesk y asegúrate de que hayan aceptado la invitación al equipo. Ve a Configuración → Configuración de la empresa → Usuarios → + Invitar usuarios.
- Mover imágenes en línea como archivos adjuntos de tickets. Conserva todos los detalles de tu historial de comunicación con el cliente incluso si tu plataforma de origen no está disponible.
- Saltar archivos adjuntos. Por defecto, Migration Wizard transfiere todos los archivos adjuntos. Sin embargo, si deseas ahorrar almacenamiento o acelerar la migración de datos, elige esta opción.
- Migrar tus grabaciones de llamadas como archivos adjuntos, haciéndolos fácilmente accesibles para futuras consultas.
- Utiliza la función "Demo con datos personalizados" para mover los 20 registros seleccionados. Puedes elegirlos por IDs y comprobar cómo aparecerán esos registros en eDesk.
- Transferir conversaciones secundarias como notas privadas para mantener el contexto de las conversaciones con el cliente.
- Todos los comentarios se transfirieron y si los autores de los comentarios son los mismos.
- Los tickets se asignaron a los usuarios correctos.
- Los contactos se migraron con precisión.
- Los archivos adjuntos se movieron según lo esperado.
- Las reglas de automatización no alteraron ningún dato de la Demostración.
Si tienes alguna pregunta sobre estos pasos, contacta a nuestro equipo de soporte —estamos aquí para ayudarte.
Configuración de la Migración de Datos a eDesk
Con el servicio de migración de centro de ayuda, la transferencia de datos comienza con una Demo gratuita para probar la herramienta de migración y ver cómo se pueden importar los registros de servicio al cliente. Una Demostración es una excelente manera de probar diferentes configuraciones antes de la migración completa. Puedes ejecutar tu Demo tantas veces como sea necesario.
Así es como puedes comenzar tu movimiento de datos a eDesk:
Paso 1. Regístrate para la Cuenta de Migration Wizard
Crea una cuenta en Migration Wizard con Google, Microsoft o tu correo electrónico de trabajo. Si eliges el correo electrónico de trabajo, debes confirmarlo siguiendo las instrucciones enviadas a tu correo electrónico.
Paso 2. Conecta tus Plataformas de Origen y Destino
Diferentes centros de ayuda y escritorios de servicio requieren credenciales de acceso diferentes. Esto puede ser una URL, un token de API o iniciar sesión con tu cuenta de plataforma de origen y luego otorgar permisos de acceso.
Migration Wizard ofrece consejos rápidos para mejorar el proceso de conexión de la plataforma.
Para conectar eDesk como tu plataforma de destino, proporciona tu dirección de correo electrónico y contraseña.
Paso 3. Configura el Canal de eDesk
Selecciona el canal de eDesk al que deseas trasladar datos desde tu plataforma de origen.
Por defecto, puedes transferir un espacio de trabajo/buzón/bandeja de entrada en una Migración Completa. Para algunas plataformas de centros de ayuda de origen, debes filtrar datos en la cuenta de origen y enviar lotes de datos distintos a bandejas de entrada diferentes. Entonces, si tienes varias bandejas de entrada, configura una Migración Completa para cada una.
Si tu plataforma de origen tiene un buzón unificado, solicita una filtración de datos personalizada para ordenar tus tickets para cada canal.
Paso 4. Elige Qué Objeto de Datos Transferir
Elige los registros de centro de ayuda que deseas importar a eDesk, luego empareja usuarios y asigna campos de tickets.
Paso 5. Empareja Usuarios
Elige 'Emparejar elementos' para usuarios y asigna perfiles de agentes entre las plataformas de Origen y Destino. Si tienes tickets no asignados, agentes eliminados o inactivos, puedes elegir un agente predeterminado para esos registros.
Haz clic en 'Guardar emparejamiento' para pasar al siguiente paso. Usa 'Autoemparejar' para los usuarios si vuelves a ejecutar tu Demo gratuita.
Paso 6. Mapea las Entidades de Tickets
Elegir la casilla de verificación del ticket abre una ventana para mapear los campos del ticket. Los campos del sistema: asunto, asignado, contacto, comentarios y fechas se mapean automáticamente. Ve al mapeo de los campos de estado y tipo de tickets. Cuando todo esté listo, haz clic en ‘Guardar mapeo’ para avanzar.
La asignación de campos de campos personalizados está disponible para la importación a eDesk. Pero esos campos solo se pueden replicar en notas privadas. Mantienes toda la información de servicio al cliente en comentarios internos en tu eDesk.
Paso 7. Opciones de Personalización Listas para Usar
La lista de personalizaciones predefinidas disponibles depende de tu par de migración de datos. Supongamos que te mudas de Zendesk a eDesk, entonces tus opciones personalizadas son las siguientes:
Después de completar el mapeo de datos, haz clic en ‘Continuar.’ Si hay detalles de mapeo o emparejamiento no guardados, Migration Wizard mostrará la ventana de mapeo para que la revises.
Qué Hacer Después de la Migración de Datos de Demostración
Una vez que tu Demostración Gratuita a eDesk esté completa, sigue estos pasos.
Evaluación de los Resultados de la Demostración
Es crucial revisar los resultados del movimiento de la Demostración porque el proceso de migración de datos de la Demostración sigue el mismo camino que la Migración Completa de Datos. Si algunos registros no se importaron en la Demostración, no se replicarán en la Migración Completa de Datos.
Abre cada informe de registros migrados, omitidos y fallidos y verifica cada uno revisando los IDs en la plataforma de origen y en eDesk.
Qué Buscar al Verificar Registros Migrados
Manejo de Demostraciones Suspendidas
Si tu migración de Demostración se suspende, ten paciencia y deja que nuestro equipo de soporte te ayude a resolver el problema. Asegúrate de haber otorgado acceso a nuestro equipo de soporte a tu transferencia de eDesk.
Si ves informes de fallos, verifica los IDs de los registros para averiguar qué salió mal. Si es posible, soluciona el problema, marca la casilla 'He corregido errores' y reinicia la Demostración.
Elige un Paquete de Soporte
Cada proceso de migración de datos es único; algunas transferencias de datos funcionan bien con el soporte básico, mientras que otras necesitan funciones adicionales como la migración Delta, la remigración de datos o la migración por intervalos. Selecciona el plan de soporte que se adapte a tus necesidades al mudarte a eDesk.
Consulta más detalles sobre las funciones adicionales disponibles en planes Premium y/o Signature:
Remigración de datos:
Mueve tus datos nuevamente dentro de los 10 días posteriores a la Migración Completa.
Migración por Intervalos:
Pausa la migración durante la semana laboral y reanúdala los fines de semana o en un horario que te convenga.
Migración Delta:
Actualiza o agrega tickets y artículos creados después de la Migración Completa. Ten cuidado con posibles duplicados si continúas trabajando en la plataforma de origen.
Revisión de Registros Omitidos/Fallidos: Útil para una migración personalizada exhaustiva.
Desglose de Precios y Pago
Consulta el desglose detallado de precios para obtener una explicación clara del costo de la Migración Completa.
Cuando estés listo, ingresa tus detalles de facturación y haz clic en ‘Enviar orden’ para completar el pago.
Concede Acceso a tus Compañeros y Personaliza el Nombre de la Migración
El paso de mapeo puede ser complicado, así que si necesitas ayuda de un colega, utiliza la opción para compartir tu migración a eDesk.
Puedes controlar el nivel de acceso. Dales acceso completo o restringido, o revoca el acceso.
Si tienes varias migraciones de datos, dale a cada una un nombre para un reconocimiento fácil.
Inicia la Migración Completa de Datos
Una vez confirmado tu pago, volverás al Asistente de Migración. Recuerda evitar cambios de último minuto para mantener las cosas fluidas.
Si estás listo para comenzar tu Migración Completa, hazlo. O, progámala para un momento deseado y haz clic en Guardar programación.
El tiempo de migración de datos depende de cuántos registros quieras mover. La transferencia de datos promedio es de alrededor de 2000 tickets por hora. Para una transferencia de datos más rápida, solicita a tus proveedores que aumenten tus límites de API. Solo avísanos sobre cualquier cambio antes de comenzar tu Migración Completa de Datos.
Si necesitas ayuda o tienes alguna pregunta durante el proceso de migración de datos, nuestro equipo de soporte está aquí para ayudarte. Tu experiencia fluida de transferencia a eDesk es importante para nosotros.