Lista de verificación de migración de datos de Front

¿Quieres migrar a Front? No digas más. Help Desk Migration ofrece un servicio automatizado para migrar sin problemas tickets, contactos, solicitantes, archivos adjuntos, comentarios y registros relacionados. Coincide y mapea registros sin tiempo de inactividad e importa datos a Front sin esfuerzo. ¡Verifica si tienes derechos de administrador en tus cuentas de origen y Front y realiza una migración sin complicaciones con solo unos clics!

El Asistente de Migración transferirá a Front:

1. Tickets (conversaciones)
   1. Fecha de creación
   2. CCs
   3. Etiquetas
   4. Solicitantes
   5. Archivos adjuntos
   6. Comentarios (Autor, Fechas de creación y Visibilidad)
   7. Notas públicas
   8. Notas privadas
2. Clientes (contactos)
3. Agentes (compañeros de equipo)
   1. El Agente Predeterminado es el primero de la lista de agentes. Esta opción te ayuda a mantener los datos de agentes no asignados, inactivos o eliminados.

Lo que no se migrará

• Organizaciones
• Campos personalizados
• Imágenes en línea
• Datos de la base de conocimientos
• Macros
• Disparadores
• Automatizaciones
• Otros ajustes

Antes de comenzar una migración

Planificación y estrategia de migración

Cuando se trata de estrategia de migración de datos, no hay un enfoque único que funcione para todos. Basados en nuestra amplia experiencia en la gestión de migraciones de datos para clientes, hemos descubierto dos métodos confiables que consistentemente producen excelentes resultados:

1. Migración automatizada o migración personalizada. Este método implica utilizar el Asistente de Migración y opciones personalizadas incorporadas o adaptar el proceso de migración para cumplir con las necesidades específicas del negocio.
2. Enfoque combinado. Otro enfoque consiste en combinar la migración automatizada o personalizada con la migración Delta. Al migrar solo los cambios realizados desde la última migración, puedes reducir el riesgo de errores y ahorrar tiempo valioso.

Para determinar el mejor enfoque para tu situación única, debes considerar varios factores, como el tamaño de tus datos y la complejidad de tus sistemas. Tómate el tiempo para evaluar cuidadosamente tus necesidades y elige el método que funcione mejor para ti.

Configuraciones previas a la migración en la cuenta de Front

Para asegurar una transición sin problemas a Front, hay algunas configuraciones importantes de las que deberás encargarte. A continuación, se detallan los pasos que debes seguir:

1. Para conectar tu cuenta de Front, por favor desactiva la autenticación de dos factores (2FA) en la configuración de Frontapp. Si necesitas ayuda con esto, por favor consulta el artículo del centro de ayuda de Front o ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.
2. Después de desactivar el 2FA, necesitarás generar un token de API en Front. Esto nos permitirá transferir tus datos de forma segura a Frontapp. Puedes encontrar instrucciones detalladas sobre cómo generar un token de API en nuestro centro de ayuda, junto con un útil tutorial en video.
3. A continuación, querrás asegurarte de que todos los agentes que necesitan ser transferidos a Front estén agregados a tu cuenta y que hayan aceptado su invitación para unirse a tu equipo. Para facilitar este proceso lo más posible, te recomendamos seguir las guías simples sobre cómo agregar nuevos compañeros de equipo a Front e cómo invitar nuevos compañeros de equipo.

Si tienes alguna pregunta o problema con estos pasos, no dudes en contactar a nuestro equipo de soporte para obtener ayuda.

Configuración de la migración de datos a Front

Para garantizar una migración sin problemas, recomendamos realizar una migración de demostración gratuita utilizando nuestro Asistente de Migración. Esto te permite probar la configuración de migración y realizar los cambios necesarios antes de comenzar la migración completa. Además, puedes ejecutar la demostración tantas veces como sea necesario para que todo quede perfecto.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que cada migración de demostración creará un nuevo conjunto de tickets y el conjunto anterior no se eliminará. Para evitar duplicados de tickets, recomendamos eliminar los tickets migrados durante la demostración antes de comenzar la migración completa.

Aquí tienes cómo empezar a configurar la migración de tus datos a Front:

Paso 1. Regístrate en una cuenta de Help Desk Migration

Regístrate para obtener una cuenta de Help Desk Migration utilizando tu cuenta de Google, Facebook, LinkedIn o tu correo electrónico de trabajo. Si eliges la opción de correo electrónico de trabajo, deberás proporcionar tu nombre completo, correo electrónico de trabajo y elegir una contraseña segura.

Paso 2. Conecta tus plataformas de origen y destino

Las credenciales de acceso necesarias varían según la plataforma de servicio al cliente. Esto puede incluir una URL, un token de API o iniciar sesión con tu cuenta de la plataforma de origen y otorgar permisos.
El Asistente de Migración proporciona consejos útiles para asegurarte de ingresar toda la información requerida en los campos correctos.

Para obtener tu token de API de Front, ve a Front Settings > Developers.

From there, go to API Tokens and click the Create API Token button.

Completa el nombre del token de API y marca ambas opciones de alcance Shared y Private antes de hacer clic en 'Create'.

Tu nuevo token de API creado aparecerá en la lista de todos los tokens disponibles. Haz clic en él para ver y copiar el token, y luego regresa al Asistente de Migración para continuar con el proceso de configuración.

Paso 3. Selecciona la bandeja de entrada de Front

Elige la bandeja de entrada de Front a la cual deseas importar los datos de tu plataforma de origen.

Ten en cuenta que solo puedes ejecutar una migración completa por espacio de trabajo/buzón/bandeja de entrada. Si necesitas migrar datos a diferentes bandejas de entrada, deberás configurar tantas migraciones completas como buzones tengas.

Dependiendo de la plataforma de origen, es posible que debas filtrar los datos en la cuenta de origen y dirigir lotes de datos diferentes a diferentes bandejas de entrada.

Por ejemplo, si estás migrando de Help Scout a Front, no necesitarás filtrar los datos para migrar los tickets de un buzón de Help Scout a una bandeja de entrada de Front. El número de buzones de Help Scout es igual al número de migraciones completas que deberás ejecutar.

Sin embargo, si estás migrando desde Zendesk a Front y deseas mover tickets de diferentes marcas de Zendesk a diferentes bandejas de entrada, deberás solicitar un filtrado personalizado de datos para clasificar tus tickets por marcas. Nuestro equipo puede ayudarte con este proceso.

Paso 4. Elige los objetos de migración

Selecciona las entidades de datos que deseas migrar a Front y procede a asignar compañeros de equipo y mapear campos entre tu plataforma de origen y Front.

Paso 5. Asignar compañeros de equipo

Al hacer clic en ‘Asignar elementos’ entre agentes y compañeros de equipo, se mostrarán todos los agentes disponibles para asignar. Si tienes agentes sin asignar, eliminados o inactivos, puedes elegir entre los compañeros de equipo disponibles aquel que servirá como el compañero de equipo predeterminado y estará asociado con todos los datos.

Haz clic en ‘Save matching’ para continuar con el paso de asignación de datos.

En caso de que hayas realizado cambios al volver a ejecutar tu demostración, utiliza el botón ‘Autoasignar’ para asignar automáticamente a los compañeros de equipo según sus nombres.

Paso 6. Mapeo de tickets

Al seleccionar la casilla de verificación de los tickets para la migración, se mostrará una ventana para mapear los campos de los tickets. Ten en cuenta que hay campos del sistema que no se pueden mapear de manera diferente, como el asunto, las etiquetas, el asignado, el contacto, los comentarios, las fechas de creación, actualización y cierre. Además, todos los comentarios privados tendrán la misma fecha de creación que la fecha de migración, lo que resulta en la pérdida de las fechas de creación originales durante el proceso de migración.

Puedes mapear el campo de estado del ticket y elegir entre los estados disponibles, como asignado, abierto o archivado. Después de mapear los campos, haz clic en ‘Guardar mapeo’ para continuar.

Si prefieres migrar los tickets sin asignar, deberás solicitar una personalización para hacerlo. Para preservar los estados originales utilizados en la plataforma de origen, podemos agregar una etiqueta con el nombre del estado. Por ejemplo, si hay tickets con el estado 'Snoozed' en la plataforma del cliente, podemos agregar la etiqueta 'Snoozed' a esos tickets durante la migración de manera personalizada.

Para importar información de campos personalizados de tickets, podemos migrarla a un comentario interno adicional. De esta manera, toda la información de los campos personalizados de origen aparecerá en los comentarios internos, incluyendo el nombre del campo y la información guardada.

Paso 7. Personalización: Importación de campos personalizados de contacto

La entidad de datos de contacto no tiene una opción de mapeo disponible. Sin embargo, si tu plataforma permite recuperar información de campos personalizados de contacto, nuestro equipo puede migrar esa información. Para verificar si esto es posible, contáctanos en contact@relokia.com.

Paso 8. Opciones de personalización disponibles

Personaliza tu proceso de migración utilizando las opciones integradas para la personalización de tickets. El número de opciones de personalización disponibles dependerá de tu plataforma de origen.

Para organizar mejor tus tickets migrados, agrega una etiqueta relevante para ubicarlos fácilmente dentro de tu bandeja de entrada de Front.

Optimiza tu migración: Por defecto, migramos todos los adjuntos, pero si quieres ahorrar espacio de almacenamiento o acelerar la migración, puedes optar por dejarlos atrás.

Las imágenes en línea de la mayoría de las plataformas de origen se pueden migrar como adjuntos, pero no se pueden guardar como imágenes en línea. Para determinar si las imágenes en línea se pueden transferir como adjuntos, verifica la página de mapeo de objetos.

Accede a las grabaciones de llamadas: Migra tus grabaciones de llamadas como adjuntos, lo que facilitará su acceso para futuras consultas.

Personaliza tu migración: Utiliza nuestra opción "Demo con datos personalizados" para elegir hasta 20 registros por ID para importar y ver cómo aparecen los datos en Front. ¡Tú tienes el control!

Una vez que hayas terminado de hacer coincidir y mapear, haz clic en el botón 'Continuar'. Si tienes alguna información de mapeo o coincidencia sin guardar, el Asistente de Migración te mostrará la ventana de mapeo para que la revises y la guardes.

Acciones a realizar después de la migración de datos de demostración

Evaluación de los resultados de la demostración

Es fundamental examinar los resultados de la migración de demostración, ya que los datos que aparecen en la demostración también se migrarán durante la migración completa. Para garantizar la precisión, verifica los registros disponibles para migrar a Front en la tabla.

Open the report for each entity and verify that the migration is correct on both the source and Front instances by reviewing the records by IDs.

Qué buscar al verificar los registros migrados

• Todos los comentarios se migraron y si los autores de los comentarios son los mismos
• Los tickets están asignados a los compañeros de equipo correctos
• Los contactos se migraron correctamente
• Los archivos adjuntos se migraron junto con las etiquetas
• Las reglas de automatización no actualizaron ninguno de sus datos de demostración

Manejo de Demostraciones Suspendidas

Si su migración de demostración se encuentra suspendida, existen dos posibles razones: registros fallidos y/o omitidos.
Para los registros omitidos, es mejor esperar a que nuestro equipo de soporte se comunique con usted y lo ayude a resolver el problema.

Si observa registros fallidos en su migración de demostración, revise los ID de los registros para identificar las razones de la suspensión y tome las medidas necesarias para solucionar el problema.

Una vez que haya solucionado los errores, marque la casilla que dice 'He corregido los errores' y haga clic en el botón 'Reiniciar Demo' para que su migración vuelva a estar en marcha.

Elegir el paquete de soporte adecuado

Personalice su migración de datos a Front seleccionando un paquete de soporte adecuado que se ajuste mejor a sus necesidades.

Entre los beneficios del paquete Signature que necesitan una explicación más detallada se encuentran:

• Remigración de datos dentro de los 10 días posteriores a la finalización de su migración completa.
• Migración por intervalos que le permite pausar la migración de datos de su mesa de ayuda durante la semana laboral y reanudarla los fines de semana o en cualquier otro horario que se ajuste mejor a las necesidades de su negocio.
• Migración delta, que le permite remigrar los tickets y los artículos de la base de conocimientos que se actualizaron y también migrar aquellos que se crearon durante la migración completa. Si continúa trabajando en la plataforma de origen y luego realiza la migración delta justo después del cambio, habrá duplicados de los tickets que se migraron en la primera migración y se actualizaron en la plataforma de origen.
  La migración delta te permite actualizar tus datos existentes en Front sin eliminar los tickets importados previamente. Sin embargo, una vez completada la migración delta, deberás eliminar manualmente los tickets obsoletos. El Asistente de Migración no elimina ningún ticket durante la migración delta; simplemente actualiza su estado a Eliminado.

  Es por eso que nuestro equipo de Migración de Help Desk te proporcionará una lista de estos tickets para facilitar su eliminación. Este proceso simplificado garantiza que tus datos se mantengan actualizados y sin desorden, ahorrándote tiempo y esfuerzo a largo plazo.

• Verificación de registros omitidos/fallidos para migración personalizada.

Desglose de precios y pago

Si tienes alguna pregunta sobre el precio de la migración completa, asegúrate de consultar el desglose de precios para obtener una explicación detallada y transparente.

Cuando estés listo, procede al pago completando tu información de facturación y haciendo clic en 'Enviar pedido'.

Concede acceso a tu colega y personaliza el nombre de la migración

Si necesitas realizar cambios o deseas obtener una revisión rápida de un colega, puedes compartir tu migración.

Puedes conceder acceso a tu colega y elegir el nivel de acceso que tendrán.

Si tienes varias migraciones completas, considera dar un nombre personalizado a cada migración de datos para una identificación más fácil.

Iniciar migración completa de datos

Una vez que se confirme tu pago, serás redirigido de vuelta al Asistente de Migración.

Revisa la lista de verificación para garantizar una migración completa exitosa. Ten en cuenta que la lista puede variar según tu plataforma de origen.

Evita hacer cambios de último minuto para evitar cualquier suspensión en tu migración y retraso en el proceso.

Si estás listo para iniciar tu migración completa a Front, puedes hacerlo de inmediato.

Alternatively, you can schedule it for a convenient time by selecting the date and time and clicking ‘Save schedule.’

La duración de tu migración completa de datos dependerá del número de registros que se estén importando. Por lo general, se pueden importar 2000 tickets por hora. Si deseas acelerar el proceso, solicita un aumento en el número de solicitudes de API tanto a tu proveedor de origen como a Front. Por favor, avísanos antes de comenzar tu migración completa de datos sobre cualquier cambio para garantizar una transición sin problemas.

Nuestro equipo de soporte dedicado siempre está disponible para ayudarte en caso de que encuentres algún problema o tengas alguna pregunta.

Después de que se Completa la Migración de Datos Completa

Una vez que tu Migración de Datos Completa esté completa, sigue los siguientes pasos.

Verifica los Resultados

Después de la Migración de Datos Completa, echa un vistazo a tu cuenta de Front para asegurarte de que todos los registros se transfirieron correctamente. Tienes cinco días para esta verificación, y la duración puede variar según tu paquete de soporte.

Por defecto, Front muestra todos los tickets en la Bandeja de Entrada donde has importado todos tus datos. Para verlos, ve a la Bandeja de Entrada. Allí verás los tickets divididos en pestañas según el estado: Abiertos, Archivados, Papelera y Spam. Además, puedes filtrar cada pestaña por Etiquetas y Responsable.

Si falta algo, asegúrate de que tus filtros de tickets y configuraciones de tiempo sean correctos. Si el problema persiste, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.

Configura Front

1. Activa la autenticación de dos factores (2FA) en Front.
2. Activa todos los canales de comunicación.
3. Si estabas usando tu antigua plataforma durante la migración, reenvía los correos electrónicos a Front. Si cambiaste a Front durante la migración, estás listo.