Todos queremos ser produtivos. Mas… (Sempre há um "mas".) Você se distrai quando há menos estrutura na sua vida. Os últimos dois anos trouxeram mais tempo não estruturado para nossas mentes. Isso faz com que pulemos para a próxima tarefa antes mesmo de nos aprofundarmos na primeira. Isso é um problema.
Será que os productivity hacks ajudam aqui? Até certo ponto: sim. Mas, para mudar isso, você deve criar uma estrutura ou rotina. Por exemplo, use uma agenda, evite e-mails nos finais de semana ou reserve horários para reuniões de trabalho e pessoais. Veja essas coisas como tijolos de certeza. Elas devem ajudá-lo a manter a atenção por mais tempo.
Por que o tempo é tão precioso?
A gestão do tempo é essencial. Sem dúvidas. Hoje, as pessoas usam diferentes apps, anotam seus planos do dia ou pesquisam no Google como encontrar um método ideal de produtividade que as ajude a permanecer produtivas, não importa o que aconteça.
Sendo cofundador de uma empresa de desenvolvimento de software, já consigo identificar o ponto em que minha equipe está a caminho do burnout. Cada equipe tem um membro que começa a ter baixo desempenho ou apenas reclama da vida em geral. Esse é o primeiro sinal de que as pessoas precisam de apoio de um líder de equipe e do RH para superar esses momentos.
Além disso, minhas palavras são comprovadas pelo relatório da Asana, que mostra estatísticas de 2020 em que 71% dos entrevistados passaram por burnout, 87% trabalharam até tarde e 26% continuaram perdendo prazos.
Independentemente do cargo ou posição, muitos de nós tendemos a deixar tudo para a última hora. Por quê? Sejamos honestos, todos somos bombardeados com informações. Isso gera ideias, mas também nos faz perder o foco nelas. Portanto, a pergunta "Como ser mais produtivo?" preocupa CEOs, fundadores, executivos C-level, engenheiros de software, gerentes de contabilidade e profissionais de marketing igualmente.
Os productivity hacks funcionam. Verdadeiro ou falso? Vamos descobrir.
Pós-Pandemia e Productivity Hacks
Covid-19 e a própria pandemia são frequentemente manipulados e complicados. Tente olhar de longe. Tendemos a falar sobre isso como uma experiência coletiva e sobre como conseguimos superá-la. Sim, muitas pessoas foram levadas dos escritórios para suas casas em uma semana de março em todo o mundo. Foi realmente coletivo? Não muito. Minha experiência certamente difere da sua.
Além disso, voltar ao escritório é bastante único para cada um de nós. Alguns se sentem animados; outros ficam sobrecarregados, distraídos e menos produtivos, ou irritados. Mas você sentiu falta de seus colegas?
Sim, alternar entre isolamento em casa e socialização no escritório pode ser impactante. Mas já provamos que conseguimos evoluir e nos adaptar rapidamente. E tenho certeza de que muitas empresas como a nossa apoiam uma estratégia híbrida: trabalhar de casa ou do escritório, ou misturar o cronograma. Isso visa ajudar a voltar ao trabalho no escritório sem ser sugado de volta para o modo sempre ativo. Sentir-se alerta e estressado não te torna produtivo.
Minha agenda também é mista. Às vezes trabalho no escritório; às vezes de casa. E um dos líderes de equipe me perguntou: 'Dima, parece que você está sempre em movimento. Hoje você trabalha de casa e amanhã estará no escritório. Onde você é mais produtivo?' Pensei por um ou dois segundos e disse: 'O local em si não importa. Apenas escolha o lugar onde qualquer tipo de distração seja minimizado, e você consiga se concentrar. Se a música ajuda a entrar no ritmo de trabalho, ouça enquanto trabalha.'
Escritório vs Trabalho de Casa: Qual é melhor? O local em si não importa. Qualquer lugar é perfeito enquanto não houver fatores de distração. Bem, eu te ouço dizendo que
A. trabalhar de casa significa que sua esposa, filhos ou animais de estimação vão te interromper de alguma forma, e
B. no escritório, isso pode ser seus colegas com muitas perguntas de trabalho e não trabalho.
O que fazer? (Não. Ilha deserta não é a solução rápida.) Escolha o lugar onde qualquer tipo de distração seja minimizado, e você consiga se concentrar. A música pode ajudar a entrar no ritmo pessoal de trabalho. Dessa forma, você terá 3-4 horas produtivas, o que é bastante para um dia.
Como Ser Produtivo?
Produtividade é uma qualidade admirável e uma habilidade que muitas pessoas tentam desenvolver. Com que frequência você pensa em como fazer mais sem sacrificar o desempenho? Muito, suponho. Multitarefas está morto, certo? Mas ainda assim acumulamos muitas tarefas e fazemos isso às custas de nossas famílias e vida social.
Rituais de trabalho prometem reforçar bons hábitos, superar bloqueios de produtividade, construir relacionamentos com colegas e motivar você. Esses rituais podem ser bastante criativos, e há muita informação sobre eles na internet.
Sabe de uma coisa? Esses rituais são frequentemente muito simples: tomar uma xícara de café pela manhã, deixar o telefone em preto e branco, se vestir para o trabalho ou ouvir playlists de "música no trabalho", e assim por diante. Vamos dizer de forma suave: eles simplesmente não funcionam.
Como as técnicas de produtividade sob medida que sugerem "comer o sapo" ou "comer o elefante em pedaços", aplicar o princípio 80/20 ou agrupar tarefas. Todas são passivas e se esgotam mais rápido do que você consegue incorporá-las à sua rotina.
Hábitos digitais. Isso é parte integral e impacta realmente o desempenho e os resultados. Nada revolucionário, apenas alguns hábitos digitais que vale a pena adotar.
- Tenha sua lista de recursos confiáveis (não blogueiros, mas especialistas na sua indústria ou nicho) para se manter atualizado sobre as últimas notícias e tendências.
- Defina limites para checagem e resposta de e-mails, Slack, redes sociais.
- Silencie as notificações enquanto trabalha.
- Planeje reuniões mais curtas ou transfira as menos importantes para o e-mail.
- Escolha o lugar onde qualquer tipo de distração seja minimizado, e você consiga se concentrar.
Dica de Produtividade de um Especialista em CX
Stacy Sherman, uma experiente especialista em CX, compartilha uma forma simples, mas eficaz, de acompanhar tarefas de trabalho e pessoais sem se sentir sobrecarregado.
Um dos meus aplicativos favoritos se chama Things (T-H-I-N-G-S). Adoro porque é simples e infalível para gerenciar listas de tarefas. Você categoriza as tarefas em alguns grupos específicos: Hoje, Próximas, A Qualquer Momento e Algum Dia.
O motivo pelo qual isso funciona é que muitas vezes colocamos tudo em "hoje" ou em uma lista longa, o que se torna esmagador. Com o Things, posso organizar tarefas — sejam relacionadas ao trabalho ou pessoais, como uma recomendação de filme ou documentário — no lugar certo. A cada dia, foco em apenas alguns itens para "Hoje". Idealmente, apenas três, embora às vezes eu sobrecarregue até dez, o que não é bom porque pode se tornar cansativo.
Compartilho isso porque, mesmo na experiência do cliente, ouço colegas e clientes dizendo que não têm tempo para ler todos os feedbacks ou incorporar o sentimento do cliente nas reuniões. Eu digo a eles: 'Sim, você tem.' Com uma abordagem metódica, é possível concluir tudo de forma eficiente.
Quais Técnicas de Produtividade Funcionam?
Assumimos mais projetos, verificamos cada notificação e alerta de nossos laptops e smartwatches, e acreditamos firmemente que tudo o que fazemos é de extrema importância. E isso parece normal, certo? Por outro lado, até os mais ambiciosos, inteligentes e apaixonados de nós não podem criar horas extras do nada.
Que tal pensar no seu tempo como um recurso finito? Aplique a mentalidade de orçamento e aceite a realidade de alocar suas horas. Ou dizer "não" a alguns projetos, reuniões e tarefas. Parece um pouco assustador, não é? Mas se mostra viável e produtivo a longo prazo.
Entre as inúmeras técnicas de produtividade, eu sugeriria que você tentasse
- Time blocking. Encontre um horário e um local onde você possa trabalhar pelo menos 3 horas sem qualquer distração de familiares ou colegas.
- Registrar seus planos, metas e tarefas para uma semana/mês/trimestre/etc. Parece trivial, mas realmente funciona. Você visualiza, monitora e controla suas tarefas, reduz horas extras e previne burnout.
Gerenciar o tempo não é apenas para indivíduos. As empresas devem identificar áreas onde seus funcionários estão gastando tempo de forma ineficiente (ou seja, reuniões ineficazes ou esforços colaborativos falhos). Se começarmos a aprimorar o gerenciamento de tempo no nível individual, veremos melhorias em cada equipe e departamento.
Por que Muitas Técnicas de Produtividade Falham?
As dicas de produtividade prometem melhor gestão do tempo. Bem, não há garantia de que seu trabalho se tornará completamente livre de estresse ao começar a usar ferramentas ou técnicas de produtividade como "time blocking" ou "eat the frog". Mas concluir algumas tarefas já o coloca no caminho certo. Um bom ponto de partida.
As dicas de produtividade podem salvá-lo de chegar ao fim de sua utilidade? Na verdade, essa é uma boa pergunta.
Muitas dicas, rituais e truques falham por um motivo simples: focam em uma técnica ou sistema específico. Você obtém a ideia geral de um sistema de produtividade que supostamente resolve todos os seus problemas de produtividade. Mas eles também deveriam guiá-lo sobre como mudar sua percepção de tempo e comportamento. Se você não adotar cada elemento, o quebra-cabeça não estará completo, e a dica não funciona.
Resumo
Aborde seu tempo da mesma forma que aborda seu dinheiro. É um recurso finito e bastante limitado. Gerenciar seu tempo no trabalho pode ser difícil. Especialmente se você precisa alternar frequentemente entre o escritório e o home office. Você pode mudar o cenário, mas deve preservar os padrões.
Quanto às dicas de produtividade, às vezes não há uma solução pronta que resolva adequadamente o problema. Então, em vez de aprender da maneira difícil qual técnica funciona, tente criar hábitos digitais rigorosos e mantenha-os. Tenha cuidado ao criar rituais, pois eles podem levá-lo na direção errada.
