Help Desk Migration Service
X

Migración a una suite de un único proveedor como tu camino hacia operaciones optimizadas

Taras Velychko enero 4, 2024

La proliferación de aplicaciones afecta cada vez más a la moderna tecnología de la información empresarial. Un alarmante 67% de los especialistas en marketing de PYMEs en el estudio de Capterra estiman que un tercio de las pilas tecnológicas de sus empresas permanecen sin usar. Este excedente de aplicaciones no utilizadas agota los presupuestos, obstaculiza la productividad y crea riesgos sin retorno.

La consolidación es una de las tácticas probadas y efectivas para reducir de manera efectiva estas aplicaciones innecesarias: más del 37% de los encuestados en el mismo estudio optaron por reemplazar herramientas independientes con suites de software multifuncionales. Si también estás considerando la migración a un único proveedor, esta información puede ser esclarecedora para ti.

Como herramienta de transferencia de datos, hemos facilitado numerosos casos de consolidación. Para ayudarte a tomar la decisión correcta, profundizaremos en los pros y los contras de las soluciones independientes y las suites. Además, hemos seleccionado una lista de proveedores de suites confiables y delineado tus opciones de transferencia de datos.

TL;DR: Migración a una suite de un solo proveedor para operaciones optimizadas

La tecnología informática empresarial moderna está plagada de dispersión de aplicaciones, con un 67 % de los mercadólogos de pymes informando sobre pilas tecnológicas no utilizadas. La consolidación puede reducir estas aplicaciones excesivas, ahorrar presupuestos y aumentar la productividad. Un estudio de Capterra encontró que el 37 % de las empresas reemplazaron herramientas independientes por suites de software multifuncionales.

Comparaciones clave: Varios proveedores vs. Suites de un solo proveedor

  1. Diversidad de innovación:
    • Varios proveedores: Herramientas personalizadas para necesidades específicas.
    • Un solo proveedor: Interfaz consistente, pero no siempre la mejor opción para cada departamento.
  2. Silos de datos:
    • Varios proveedores: Datos dispersos que afectan la eficiencia.
    • Un solo proveedor: Datos centralizados que mejoran la productividad.
  3. Integración:
    • Varios proveedores: Integraciones personalizadas necesarias, aumentando la complejidad.
    • Un solo proveedor: Comunicación fluida dentro de la suite.
  4. Capacitación e incorporación:
    • Varios proveedores: Altos costos de capacitación debido a interfaces variadas.
    • Un solo proveedor: Experiencia de usuario consistente que reduce el tiempo de capacitación.
  5. Seguridad de datos:
    • Varios proveedores: Mayor riesgo con múltiples puntos de entrada.
    • Un solo proveedor: Medidas de seguridad uniformes.
  6. Mantenimiento y soporte:
    • Varios proveedores: Soporte fragmentado que ralentiza la resolución de problemas.
    • Un solo proveedor: Estándares de soporte unificados.
  7. Implicaciones económicas:
    • Varios proveedores: Ahorros potenciales mediante negociaciones separadas, pero mayores costos de integración y capacitación.
    • Un solo proveedor: Paquetes agrupados que ahorran costos, pero pueden incluir herramientas innecesarias.
  8. Continuidad del servicio:
    • Varios proveedores: Gestión de múltiples licencias.
    • Un solo proveedor: Gestión simplificada de licencias, pero con riesgo si surgen problemas con el proveedor.

Principales proveedores de suites de software:

  • Zendesk: Suite integral de participación del cliente.
  • Freshworks: Económico con planes gratuitos, incluye solución ITSM.
  • Zoho: Amplia gama de aplicaciones empresariales personalizables.
  • HubSpot: Versiones gratuitas, ideal para pequeñas empresas.
  • Salesforce: El mejor para grandes empresas.
  • Atlassian: Excelente para la colaboración en desarrollo de software.

Migración simplificada: Help Desk Migration simplifica la transferencia de datos de soporte al cliente, asegurando la integridad de la estructura de datos, procesos ininterrumpidos y privacidad de los datos. Opte por la migración autoadministrada o de Concierge para un cambio de proveedor sin problemas.

La consolidación en una suite unificada puede optimizar las operaciones, mejorar la eficiencia, reducir errores y disminuir los gastos de TI, con Help Desk Migration garantizando una transición fluida.

Múltiples herramientas de diferentes proveedores vs. Consolidación: Consideraciones clave antes de cambiar de proveedor

Mover datos de un software a otro es una tarea ardua por sí sola. Pero con pequeñas y medianas empresas manejando un promedio de 20 cuentas de software, transferir datos a una suite unificada es una tarea verdaderamente significativa. Por eso es importante sopesar las opciones antes de cambiar de proveedor.
Hemos realizado comparaciones entre el uso de diferentes proveedores y la adopción de una suite de un solo proveedor en ocho criterios clave.

Diversidad en innovación

Diferentes proveedores Un solo proveedor
Seleccionar herramientas individualmente permite a las empresas elegir la mejor solución para cada necesidad o departamento específico. Por ejemplo, tu equipo de soporte al cliente podría considerar el uso de Zendesk, una solución de centro de ayuda conocida por su conjunto completo de funciones y capacidades de inteligencia artificial incomparables. Al mismo tiempo, Jira Service Management podría cumplir con los requisitos de tu departamento de TI. Finalmente, tu equipo de ventas podría preferir Salesforce para sus necesidades de CRM. Aunque un proveedor de suites puede ofrecer soluciones para cada departamento, no todas las ofertas necesariamente sobresaldrán en su categoría. Por ejemplo, aunque Zendesk puede impresionar a tu equipo de soporte al cliente, el departamento de ventas puede no estar tan satisfecho con Zendesk Sell.

Silos de datos

Diferentes proveedores Un solo proveedor
Los datos dispersos en múltiples aplicaciones alteran la eficiencia operativa, obligando a los empleados a un ciclo de cambio de aplicaciones. Las interfaces diferentes, comunicación inconsistente entre herramientas y un aumento en la tasa de error causado por copiar y pegar datos entre las aplicaciones afectan negativamente el rendimiento. Una encuesta de Gartner encontró que 36% de sus encuestados perdieron datos críticos debido a esta fragmentación.
Además, las fuentes fragmentadas hacen que sea desafiante integrar datos para obtener perspicacias completas y automatizar flujos de trabajo en todas las funciones.
Depender de una suite de aplicaciones de un solo proveedor centraliza toda tu información en un solo centro. Esto significa que no hay necesidad de cambiar entre varias aplicaciones para acceder a datos cruciales para informes o soporte basado en el contexto. Eliminar la necesidad de copiar y pegar repetitivamente agiliza las operaciones y mejora la eficiencia en las tareas.
Con la mayoría de tus aplicaciones esenciales integradas dentro de la misma suite, los datos fluyen fácilmente entre ellas, asegurando que nada se escape. Este flujo simplificado aumenta significativamente la productividad, reduce errores y te capacita para ofrecer un soporte de alta calidad y personalizado.

Consideraciones de integración

Diferentes proveedores Un solo proveedor
Aunque muchas soluciones líderes de help desk ofrecen APIs para aplicaciones empresariales populares, como Zendesk, que se integra con más de 1000 soluciones de software de terceros, esto no es garantizado.
Puede haber puntos conflictivos donde tus aplicaciones elegidas carezcan de integración, lo que requiere el desarrollo de conectores personalizados. La creación de estos demanda tiempo y recursos considerables y conduce a una mayor complejidad del sistema. Incluso cuando la integración es posible, puede haber restricciones en el volumen de datos intercambiados, creando limitaciones adicionales.
Las soluciones de software integradas dentro de las suites están diseñadas para comunicar datos sin esfuerzo entre ellas. Esto elimina la necesidad de que tu departamento de TI pase tiempo conectando sistemas dispares. Además, muchas ofrecen la conveniencia de comprar todos los componentes dentro de un solo paquete. Zoho One, por ejemplo, proporciona acceso a la gama completa de soluciones de Zoho.
Además, no olvidemos las limitaciones en el intercambio de datos. Por ejemplo, aunque HubSpot se integra con Zendesk, los datos de Zendesk no se incorporan automáticamente en tus informes de HubSpot, y viceversa. Sin embargo, puedes configurar la función de informes del HubSpot service hub para extraer automáticamente datos de ventas.

Entrenamiento e incorporación

Diferentes proveedores Un solo proveedor
Navegar por aplicaciones de diferentes proveedores expone a tus empleados a inconsistencias. Con un agente de mesa utilizando, en promedio, 11 aplicaciones (hasta de seis en 2019) para realizar su trabajo, depender de múltiples proveedores puede amplificar considerablemente la curva de aprendizaje para la incorporación de empleados, aumentando tus costos de capacitación. Mientras que las aplicaciones dentro de una sola suite tienen características distintas, sus interfaces y experiencias de usuario permanecen consistentes. En consecuencia, los empleados familiarizados con una solución de centro de ayuda de Zendesk probablemente entenderán las complejidades de otra herramienta de servicio al cliente del mismo proveedor, como una herramienta de ventas, mucho más rápidamente. Esta familiaridad puede reducir significativamente tus costos de capacitación.

Al mismo tiempo, las suites pueden ser complejas por sí mismas, requiriendo una capacitación extensa en sus funciones.

Seguridad de datos

Diferentes proveedores Un solo proveedor
Un asombroso 79% de los profesionales de ciberseguridad en la encuesta de AppOmni informaron haber experimentado incidentes de seguridad de SaaS en 2022 a pesar de las robustas medidas de protección. Mientras tanto, el uso de aplicaciones de múltiples proveedores puede debilitar la posición de seguridad de tu organización.

Una variedad diversa de aplicaciones proporciona a los piratas informáticos numerosos puntos de entrada a tu ecosistema de TI y complica el seguimiento de datos por parte de tu equipo de TI, aumentando el riesgo de posibles filtraciones.

La gestión de la seguridad es más sencilla dentro de una sola suite. Primero, los protocolos y medidas de seguridad se pueden aplicar uniformemente en todo el ecosistema. En segundo lugar, la estructura unificada no solo brinda a tu equipo de seguridad una visibilidad y control mejorados, sino que también simplifica el seguimiento de la información debido al almacenamiento centralizado de datos.

Además, las suites de software integradas reducen significativamente los posibles puntos de entrada para los piratas informáticos.

Mantenimiento y soporte

Diferentes proveedores Un solo proveedor
Mantener demasiadas soluciones de software puede ser demorado y costoso. La integración de sistemas antiguos, las dificultades de configuración y garantizar la seguridad de los datos: cada uno de estos pasos requiere muchos recursos.

Mantener la funcionalidad de todo el ecosistema es un desafío constante: la resolución de problemas fragmentada entre varios proveedores puede ralentizar significativamente la resolución de problemas. Además, deberás interactuar con varios equipos de soporte, cada uno operando bajo sus propios estándares de nivel de servicio.

Las aplicaciones dentro de una sola suite están diseñadas para coexistir sin problemas dentro del mismo ecosistema, simplificando las cosas para tu departamento de TI. Además, la consolidación de aplicaciones asegura estándares de soporte al cliente unificados: cuando surgen problemas, puedes esperar un nivel consistente de soporte. Esto proporciona una sensación de confiabilidad y previsibilidad para tu equipo.

Al mismo tiempo, aunque tus aplicaciones comerciales pueden estar diseñadas para coexistir, tales ecosistemas aún pueden ser complejos. Por lo tanto, es recomendable seleccionar un proveedor que priorice la simplicidad.

Implicaciones de costos

Diferentes proveedores Un solo proveedor
Por un lado, lidiar con múltiples proveedores de software permite a las empresas negociar precios y términos por separado, lo que potencialmente puede llevar a ahorros de costos. Por otro lado, la integración, la capacitación, el mantenimiento y las implicaciones administrativas requieren presupuesto adicional. Al consolidar el centro de ayuda y otras herramientas comerciales bajo el mismo proveedor, las empresas pueden beneficiarse de paquetes combinados, lo que a menudo lleva a ahorros significativos. Como se destacó anteriormente, elegir una suite unificada reduce los gastos relacionados con integraciones, capacitación, mantenimiento y gestión de activos.

Sin embargo, los paquetes combinados pueden incluir herramientas innecesarias, lo que lleva a gastos superfluos. Es una observación común en la industria que muchas empresas, especialmente las más pequeñas, compran suites completas como Microsoft Office 365 o Adobe Creative Cloud para acceder a herramientas específicas (como Word o Photoshop) y no utilizan la gama completa de servicios incluidos en estas suites.

Continuidad del servicio

Diferentes proveedores Un solo proveedor
Utilizar múltiples programas empresariales, incluidas las herramientas de ayuda, requiere supervisar varios contratos y licencias al mismo tiempo. Incluso un pequeño descuido puede llevar a que servicios críticos no estén disponibles debido a una licencia caducada. Depender de una sola suite alivia la carga de gestionar múltiples licencias. Sin embargo, existe un riesgo potencial: si surge un problema en el extremo del proveedor, podría resultar en la pérdida simultánea de acceso a todos los servicios comerciales.

6 Principales Proveedores de Suites de Software para Considerar

Como se muestra anteriormente, cambiar a un proveedor que ofrezca una suite de software unificada presenta numerosas ventajas y menos inconvenientes que depender de varios proveedores. Sin embargo, es vital elegir una solución que satisfaga las necesidades de tu negocio. De lo contrario, corres el riesgo de agregar soluciones redundantes a tu conjunto.

Cuando se trata de seleccionar una suite de software multifuncional confiable, Freshworks, Zendesk, Zoho, HubSpot, Atlassian y Salesforce son los principales proveedores. Profundicemos en cada una de estas opciones.

Zendesk

Zendesk es una empresa de software de servicio al cliente establecida alrededor de una plataforma CRM y es una de las soluciones de centro de ayuda más completas del mercado. Hoy en día, Zendesk va más allá de la simple gestión de centros de ayuda, proporcionando una suite de soluciones de software que atienden a varios aspectos del compromiso del cliente.

Productos clave:

Dado que Zendesk ofrece amplias capacidades de análisis y está orientado a equipos grandes sin planes gratuitos, es perfecto para empresas grandes que buscan mejorar y priorizar sus esfuerzos de soporte al cliente.

Ahora, hablemos de migración, una tarea desafiante incluso para los profesionales de soporte más experimentados. Afortunadamente, Help Desk Migration ofrece un salvavidas con su función de Migración de Reglas Comerciales. Esta solución innovadora permite a las empresas importar macros y disparadores de forma fluida durante la consolidación de sus instancias de ayuda de Zendesk, ahorrando tiempo, esfuerzo y dolores de cabeza en el proceso.

Con la función automatizada de Help Desk Migration, las empresas pueden navegar con confianza en el proceso de migración, sabiendo que sus macros y disparadores se transferirán de manera precisa y eficiente. Diga adiós al malabarismo manual de datos y hola a una transición sin problemas con Help Desk Migration a su lado.

Freshworks

Similar a Zendesk, Freshworks se lanzó sobre la base de una solución de gestión de centros de ayuda basada en la nube, Freshdesk. Hoy en día, Freshworks Customer Service Suite es conocido por herramientas que optimizan el soporte al cliente, la gestión de servicios de TI, las ventas y el marketing.

Productos clave:

Aunque Freshworks Customer Service Suite ofrece soluciones muy similares a las de Zendesk, son más básicas. Por otro lado, todas, excepto Freshservice, tienen paquetes de suscripción gratuitos, lo que convierte a Freshworks en una opción preferida para empresas con presupuestos limitados. Al mismo tiempo, Freshservice es lo que distingue a Freshworks de Zendesk, HubSpot y Salesforce. Por lo tanto, si necesitas una solución ITSM, asegúrate de agregarla a tu lista de consideración.

Zoho

A principios de la década de 2000, una empresa de gestión de redes se diversificó hacia el ámbito del software como servicio (SaaS) con dos ofertas: una plataforma CRM y una solución para la gestión de documentos y colaboración. Esta empresa es hoy conocida como Zoho, un proveedor de más de 40 aplicaciones empresariales que abarcan diversas necesidades en varios departamentos.

Productos clave:

Como otros proveedores de suites de software, Zoho te permite comprar cada solución por separado. Alternativamente, puedes suscribirte a Zoho One, una suite completa que proporciona acceso a las aplicaciones de Zoho en varias funciones a una tarifa plana por usuario.

HubSpot

HubSpot ofrece una cartera completa de soluciones de software enfocadas en varios aspectos de las relaciones con los clientes, incluido marketing, ventas, servicio al cliente y CRM.

Productos clave:

Todas las soluciones anteriores tienen versiones gratuitas, todas disponibles a través de la suite Free Tools. Esto hace que HubSpot sea adecuado para pequeñas empresas y proveedores de servicios individuales sin grandes equipos y necesidades de escalabilidad.

Salesforce

Salesforce es conocido por popularizar el concepto de acceder al software a través de internet. Su plataforma CRM fue una de las primeras ofertas exitosas de SaaS. Aunque sigue siendo un líder indiscutible en CRM, Salesforce ha evolucionado hacia un proveedor integral de soluciones de software que abarcan ventas, servicio al cliente, marketing, análisis y colaboración, atendiendo a diversos aspectos de las operaciones comerciales.

Productos clave:

A diferencia de HubSpot, su competidor cercano, Salesforce se enfoca principalmente en grandes empresas, siendo los proveedores de servicios profesionales, fabricación e instituciones financieras los principales usuarios.

Atlassian

Atlassian ofrece una suite completa de soluciones de software que aborda diversos aspectos de la colaboración de equipos de desarrollo de software. Empodera a los usuarios para trabajar de manera más eficiente, logrando mejores resultados en sus áreas respectivas.

Productos clave:

Nota: Help Desk Migration admite la transferencia de datos hacia y desde Confluence. Si necesitas más detalles sobre cómo importar tus artículos de la base de conocimientos, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.

También existen versiones empresariales de Bitbucket, Jira Software y Confluence: Bitbucket Data Center, Jira Software Data Center y Confluence Data Center, respectivamente. Ofrecen una mayor disponibilidad de servicio, escalabilidad y rendimiento, así como una mayor seguridad y controles administrativos mejorados.

Un Cambio de Proveedor sin Problemas con un Potente Servicio de Migración de Datos

Si estás considerando el cambio hacia una suite unificada, transferir datos desde los sistemas de ayuda existentes puede parecer desalentador. Pero cuando se trata de tus datos de soporte al cliente, Help Desk Migration tiene todo bajo control.

Help Desk Migration es una herramienta de transferencia de datos automatizada con más de 60,000 migraciones exitosas. Ya sea que estés migrando datos a una nueva plataforma de centro de ayuda o fusionando cuentas en la plataforma de tu proveedor elegido, nuestra solución sin necesidad de programación garantiza una transferencia de datos sin problemas de un proveedor (o proveedores) a otro. Nuestro servicio de migración mantiene la integridad de la estructura de datos, garantiza procesos ininterrumpidos durante la migración, prioriza la privacidad de los datos y ofrece soporte dedicado.

Tienes la flexibilidad de gestionar todo el proceso de migración tú mismo a través de una interfaz fácil de usar o optar por nuestra migración con asistente para una experiencia sin problemas al cambiar de proveedor. Si estás listo para desbloquear todo el potencial de una suite de software unificada, puedes probar nuestra herramienta de migración o programar una llamada para discutir tu proyecto de migración.

Conclusión

La migración de datos a una suite de software unificada puede ser una solución estratégica para combatir la proliferación de aplicaciones en la actualidad en la informática empresarial. Al consolidar tus procesos en una solución multifuncional, puedes optimizar operaciones, mejorar la eficiencia, reducir errores, fortalecer la toma de decisiones y reducir tus gastos de TI.

Mientras tanto, nuestro Help Desk Migration aliviará la tarea desalentadora de la migración de datos de clientes, transfiriendo de manera segura tickets, contactos y otra información relacionada con el soporte al cliente a una nueva ubicación sin interrumpir tus procesos.

Help Desk Migration

Servicio automatizado para migrar sus datos entre plataformas de mesa de ayuda sin conocimientos de programación: solo siga el sencillo Migration Wizard.

You May Also Like

Registrarse