Help Desk Migration Service
X

Lista de verificación para una migración de datos fluida

Natalia Tomchyshyn junio 3, 2024

La migración de datos de help desk puede ser abrumadora, especialmente cuando se trata de grandes volúmenes de tickets e información de clientes. Es una tarea monumental, a menudo llena de posibles desafíos. Sin embargo, en un mundo donde los datos son lo más importante, es un esfuerzo crucial. Ya sea que estés actualizando tu sistema de help desk, cambiando de plataforma o moviéndote a la nube, la migración de datos es un paso necesario para la mayoría de las empresas. Para hacer este proceso más sencillo, hemos preparado listas de verificación detalladas para la migración de datos en varias plataformas, que puedes encontrar a continuación, cortesía del equipo de Help Desk Migration.

La migración de datos es un proceso complejo y desafiante que requiere una planificación, coordinación y esfuerzos de ejecución significativos. Si puedes encontrar una lista de verificación de migración de datos para tu plataforma de servicio al cliente, hemos preparado la lista de verificación general para la migración de help desk para guiarte a través del proceso de transferencia de datos sin esfuerzo.

Antes de Iniciar la Migración de Datos del Help Desk

La migración de datos puede ser más fácil de lo que piensas, pero es necesario hacer una preparación. Te recomendamos encarecidamente que respondas las siguientes preguntas antes de la migración de datos:

  1. ¿Cuándo debería empezar mi equipo de soporte a trabajar en el sistema de help desk de destino?
  2. ¿Qué datos quiero transferir?
  3. ¿Necesitas hacer algún cambio en tus registros o se pueden transferir tal como están? Por ejemplo, migrar todos los tickets en un grupo, o transferir eventos de tickets como notas privadas, etc.

Consejo de experto: Los tickets y los datos relacionados se migran de la misma manera durante la Migración de Demostración y la Migración Completa de Datos. Por lo tanto, si algunos registros no se migraron o se transfirieron incorrectamente durante la Migración de Demostración, no se moverán durante la Migración Completa de Datos.

Descarga los informes de la Demostración para registros migrados/fallidos/omitidos y verifica si todo se migró correctamente. Si aparecen problemas, contacta a nuestro equipo de soporte.

Plan de Migración de Datos en 6 Etapas

Plan de migración de datos + Migración Delta*

*Este flujo funciona con el paquete de soporte Signature porque la migración Delta está disponible solo en esta oferta de soporte.

Consejo de experto: Asegúrate de completar los Pasos 4, 5 y 6 en 30-60 minutos y fuera del horario laboral. Supongamos que realizas la Migración Completa de Datos el lunes después del horario laboral. Así que tu equipo de soporte termina de trabajar en el Origen el lunes y comienza a trabajar en el Destino el martes por la mañana.

Plan de migración de datos sin Migración Delta

Consejo de experto: Este plan de transferencia de datos funciona para aquellos equipos de soporte que no necesitan trabajar con el Origen durante la Migración Completa de Datos.

Configuración de una Migración de Demostración Gratuita

1. Elige una fecha

Al planificar tu migración de datos, considera los siguientes aspectos:

2. Mantén a tu equipo actualizado

Habla con tu equipo de soporte y las partes interesadas sobre el plan de migración de datos. Si necesitas ayuda para configurar las plataformas actuales y de destino, comparte consejos relevantes y listas de verificación de migración. Por ejemplo, esto puede incluir: filtrado de datos, cierre de tickets antiguos o revisión de los datos de los clientes después de la Migración Completa de Datos.

Comienza a integrar a tu equipo de soporte en tu nuevo sistema de servicio de asistencia tan pronto como sea posible. De esta manera, aseguras que puedan comenzar a trabajar de inmediato después del cambio de servicio de asistencia.

Consejo de experto: Envía un correo electrónico o un recordatorio a tu equipo antes de la migración de datos.

3. Limpia tus registros en el sistema de ayuda de origen

El precio de la Migración Completa de Datos depende del número de registros que deseas mover. Por lo tanto, auditar los datos puede ayudarte a a) reducir el costo de la migración y b) evitar arrastrar registros desordenados al nuevo sistema de ayuda.

4. Prepara tu plataforma de ayuda de destino

El trabajo relacionado con el destino a menudo depende del sistema de ayuda al que estás migrando. Ten en cuenta que algunos softwares de ayuda tienen requisitos y limitaciones específicas.

Antes de la Migración de Prueba, asegúrate de revisar estas listas de verificación para la migración de datos:

4.1 Encuentra las credenciales de acceso para las plataformas actual y de destino

Para conectar tu Fuente y Destino al Asistente de Migración, necesitas proporcionar las credenciales de acceso requeridas. Ten en cuenta que esta información varía según las plataformas de ayuda.

Las credenciales de acceso requeridas pueden ser una clave API, un token API, una dirección de correo electrónico, una contraseña, una URL, etc. O simplemente necesitas iniciar sesión con tu cuenta de ayuda.

Ten en cuenta que las credenciales de acceso como claves API, tokens API y REST API son temporales. Por eso, debes realizar la migración antes de que expiren. Algunos sistemas de ayuda tienen claves API predefinidas, mientras que otros requieren que generes una. No actualices las claves API durante la Migración de Prueba o la Migración Completa de Datos, ya que tu migración fallará.

Recomendamos encarecidamente encontrar las credenciales de acceso antes de configurar tu migración de ayuda. Consulta nuestras secciones de la Base de Conocimientos con listas de verificación para la transferencia de datos para recopilar las credenciales de acceso necesarias para tu Fuente y Destino.

4.2 Desactiva notificaciones y/o automatizaciones

Si desactivas los disparadores y las notificaciones antes de comenzar la transferencia de registros, no tendrás interrupciones durante la migración de datos.

Para algunas plataformas, necesitas desactivar notificaciones por correo electrónico, reglas de Observer y disparadores. Por lo general, puedes pausar notificaciones, disparadores, etc. en la sección de Configuración o Automatización. Pero no olvides activarlos en tu Destino después de que la migración de datos esté completa.

Busca listas de verificación detalladas para la migración de datos para tu Fuente y Destino en nuestra Base de Conocimientos.

4.3 Realiza la preparación específica para tus plataformas Fuente y Destino

Algunas plataformas requieren una configuración específica para que la migración de datos se realice sin problemas. Por ejemplo:

Verás en los pasos de conexión de la Fuente y el Destino si se requieren preparaciones específicas. Sin embargo, te recomendamos que te prepares antes de la Demostración.

Antes de la Demostración, repasa las listas de verificación de migración para tu Fuente y Destino.

5. Realiza una Migración de Demostración Gratuita

La Demostración Gratuita te ayuda a ver cómo se realiza la migración de datos y si necesitas hacer trabajo adicional en tu Fuente o si deseas personalizar el proceso de migración según tus necesidades específicas.

Antes de configurar tu Demostración, verifica si tu cuenta tiene derechos de administrador en las instancias de help desk actuales y de destino. El flujo de la Migración de Demostración consta de 7 pasos:

  1. Inicia sesión/Regístrate en tu cuenta de Migration Wizard.
  2. Conecta tus help desks de Fuente y Destino.
  3. Elige los registros que deseas mover.
  4. Empareja agentes y grupos*.
  5. Mapea la ruta de tickets y artículos.
  6. Elige opciones automatizadas*.
  7. Inicia tu Migración de Demostración Gratuita.

*Algunos pasos varían según la Fuente y el Destino. Contacta a nuestro equipo de soporte para obtener más detalles sobre tu par de help desks para la migración.

6. Revisa los resultados de tu Migración de Demostración

Una vez que tu Migración de Demostración esté completa, verás una tabla con el conteo de registros:

Asegúrate de descargar los informes para evaluar los resultados de la Demostración. El informe de registros omitidos incluye las razones por las cuales estos datos no fueron transferidos. Y para obtener más detalles sobre los registros fallidos, contacta a nuestro equipo de soporte.

Después de la Demostración, recibirás el precio de la Migración de Datos Completa con un desglose detallado de costos. Aquí también puedes seleccionar el paquete de soporte más adecuado para mejorar tu experiencia de migración.

¿Qué es la Personalización?

El equipo técnico de Help Desk Migration puede adaptar tu transferencia de datos según tus necesidades. Por ejemplo, puedes querer mover registros específicos, filtrar datos históricos antes de la migración, coincidir con los registros preexistentes en tu destino o migrar un registro específico a otro campo (siempre que coincida con el tipo de dato de entrada requerido).

Antes de solicitar la personalización de datos, lanza tu Demostración para averiguar qué cubre automáticamente Migration Wizard. Si tienes solicitudes específicas, envía un ticket o comienza un chat en vivo con nuestro equipo de soporte para discutir tus necesidades.

¿Aún tienes preguntas? Consulta nuestra guía sobre las preguntas comunes sobre la migración de datos.

Cambia a un nuevo servicio de atención al cliente

Aprovecha una demostración gratuita y ve una migración de prueba a la herramienta deseada.

Configurar una Demostración

Lista de Personalizaciones Recomendadas

Te recomendamos encarecidamente solicitar las siguientes personalizaciones para tu plataforma de destino:

Preguntas Frecuentes

No puedo desactivar las notificaciones y/o la automatización. ¿Qué debo hacer?

Hay una solución alternativa para esas situaciones en las que no puedes desactivar la automatización.

Después de eso, debes configurar reglas específicas para notificaciones y automatización para que no se activen en los tickets con la etiqueta agregada.

¿Qué datos se migran en una migración por defecto?

Migration Wizard importa 20 tickets con datos relacionados (es decir, comentarios, archivos adjuntos, etiquetas, campos personalizados, imágenes en línea, notas públicas y privadas, etc.) y 20 artículos a tu plataforma de destino durante la Migración de Demostración. Otros registros disponibles para la transferencia dependen de tu Fuente y Destino.

Para comprobar qué registros puedes migrar, sigue esta guía:

Consejo de experto: Si quieres mover datos que no están disponibles en una migración de help desk por defecto, solicita una Migración de Datos Personalizada.

¿Cuánto tiempo tomará la Migración Completa de Datos?

Hay una serie de razones que impactan cuánto tiempo tomará la Migración Completa de Datos:

  1. Número total de registros que deseas transferir
  2. Cantidad y tamaño de los archivos adjuntos
  3. Limites de la API de los help desks de Origen y Destino
  4. Especificaciones de la API
  5. Tu sistema de help desk de Destino

La migración de datos incluye recuperar (leer) todos los registros del help desk de Origen y transferir (escribir) los mismos al help desk de Destino. Por lo tanto, la velocidad de la migración de registros también depende de cómo están construidas las APIs y qué límites de API ofrece tu proveedor de help desk.

Algunas plataformas de help desk permiten obtener un ticket con todos los comentarios usando solo una solicitud de API. Otras necesitan enviar solicitudes separadas para obtener cada registro: una solicitud obtiene un ticket y otra obtiene su archivo adjunto. Por lo tanto, también necesitas saber cuántas solicitudes de API:

Para calcular cuánto tiempo tomará tu Migración Completa de Datos, debes:

Consejo experto: Solicita a tu proveedor de help desk de Destino que aumente temporalmente tus límites de API para acelerar el cambio de tus registros.

¿Qué es la Migración Delta? ¿La necesito?

La migración delta permite a tu equipo de soporte seguir trabajando con tu help desk actual durante la migración de datos: tu servicio al cliente no tendrá interrupciones y funcionará como de costumbre mientras los datos en la plataforma de destino estarán limpios sin manipulaciones adicionales.

Durante la migración delta, el Migration Wizard solo mueve datos nuevos o/ y tickets y artículos actualizados creados durante la Migración Completa de Datos en tu sistema de help desk de origen.

Nota: La migración delta está disponible solo en el plan Signature de nuestras ofertas de servicios de soporte. Puedes elegir tu plan de soporte en el paso de Demo Completa.

¿Buscas más detalles sobre la migración de datos?

Hablemos ahora
Registrarse