Checkliste zur Datenmigration Freshservice

Für eine reibungslose Freshservice Datenmigration benötigen Sie Folgendes:

1. Eine übersichtliche Schritt-für-Schritt-Anleitung, die jeden einzelnen Schritt des Transfers abdeckt.
2. Eine zuverlässige Lösung, wie beispielsweise Help Desk Migration, um den Prozess sicher und effizient abzuwickeln.

Erfahren Sie in unserer detaillierten Videoanleitung, wie Sie eine Freshservice -Demo-Migration effizient durchführen. Folgen Sie den Schritt-für-Schritt-Anweisungen für einen reibungslosen und problemlosen Transfer.

Mit Freshservice Datenmigration von Help Desk Migrationkönnen Sie:

• Übertragen Sie sicher all Ihre Tickets, Kontakte und Ihre Support-Historie
• Wissensdatenbankartikel und benutzerdefinierte Felder präzise migrieren
• Vermeiden Sie die manuelle Dateneingabe und das damit verbundene Fehlerrisiko
• Minimieren Sie Ausfallzeiten und gewährleisten Sie ununterbrochenen Support

Automatisieren Sie Ihre Datenübertragung zu Freshservice und optimieren Sie Ihren Kundensupport. Steigern Sie die Produktivität Ihres Teams, verbessern Sie die Serviceeffizienz und behalten Sie vollen Zugriff auf Ihre Support-Historie.

Bevor Sie mit Ihrer Freshservice -Datenmigration beginnen

1. Wie wählt man ein Datum für die Vorbereitung Freshservice -Migration?

• Wählen Sie einen Tag mit geringer Auslastung des Helpdesks, um die Migration reibungslos und effizient durchzuführen. Am besten eignet sich ein Zeitpunkt mit geringem Geschäftsaufkommen – berücksichtigen Sie die Jahreszeit, den Monat oder bestimmte Tage für die Migration. Es empfiehlt sich, die Migration an Wochenenden oder in Zeiten mit wenigen Kundenanfragen durchzuführen.
• Geben Sie Ihrem Team genügend Zeit, sich auf Freshservice Migration vorzubereiten.
• Ermutigen Sie die Agenten, Freshservice zu erkunden oder sich auf den Abschluss bestehender Tickets zu konzentrieren.

2. Bereiten Sie Ihr Team vor, bevor Sie zu Freshservice migrieren

Es ist wichtig, Ihre Agenten über Freshservice Import zu informieren oder bestimmte Aufgaben zu delegieren, wie z. B. die Beschleunigung der Überprüfung der Ergebnisse der vollständigen Datenmigration.

• Stellen Sie sicher, dass das gesamte Team in die Migration einbezogen wird.
• Stellen Sie sicher, dass alle den aktuellen Stand der Migration verstehen.
• Klären Sie die Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds.
• Vollständiges Onboarding für die neue Plattform.
• Setzen Sie eine klare Migrationsfrist.
• Erläutern Sieplain wie der Migrationsprozess ablaufen wird.
• Ermitteln, wann die Teammitglieder mit der Arbeit auf der neuen Plattform beginnen können.

3. Wie kann Freshservice für die Datenübertragung vorbereitet werden?

• Replizieren Sie alle benutzerdefinierten Felder Ihrer aktuellen Plattform, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Daten nach der Migration zu Freshserviceproblemlos wiederfinden können.

4. Wie erstelle ich Felder in Freshservice?

Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder manuell in Freshservice

• Um benutzerdefinierte Felder in Freshservicehinzuzufügen, gehen Sie zu Admin → Service Management → Field Manager.
• Ziehen Sie einen Feldtyp (z. B. Text, Dropdown oder Kontrollkästchen) per Drag & Drop auf das Formular (z. B. Incident, Service Request, Problem oder Change).
• Passen Sie das Feld an, indem Sie die Bezeichnung, den Platzhalter und weitere Optionen festlegen, und speichern Sie es anschließend.
• Sie können außerdem benutzerdefinierte Felder für Assets, Anforderer, Abteilungen und andere Module in den jeweiligen Abschnitten im Admin Center erstellen.

5. Was sollte ich unmittelbar vor Beginn der Migration der Kundenservicedaten zu Freshservicetun?

Führen Sie vor dem Start Ihrer Demo-Migration einige kurze Schritte durch, um einen reibungslosen, fehlerfreien Prozess zu gewährleisten und unerwünschte Aktionen in Ihrer Zielinstanz Freshservice zu verhindern.

1. Benachrichtigungen deaktivieren

Deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen und andere Auslöser, einschließlich Validierungs- und Duplikatsregeln. Dadurch vermeiden Sie eine Flut von Benachrichtigungen während der vollständigen Datenmigration.

Gehen Sie zu Admin > unter Allgemeine Einstellungen, klicken Sie auf E-Mail-Benachrichtigungen > gehen Sie alle Registerkarten durch und deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen.

Warum sollten Trigger vor der Migration deaktiviert werden?

Wenn Benachrichtigungen, Workflows oder Automatisierungen während der Migration aktiv sind, können diese Folgendes bewirken:

• Unerwünschte E-Mails an Agenten/Kunden senden.
• Migrierte Tickets wieder öffnen oder schließen.
• Den Migrationsprozess verlangsamen oder unterbrechen.

2. Prioritätsmatrix deaktivieren

Wenn Sie die Prioritätsmatrix während der Migration aktiviert haben, legt Freshservice die Prioritäten entsprechend fest. Daher unterscheiden sich die Prioritätsstatus von denen im Quell-Helpdesk. Wenn dies für Sie kein Problem darstellt, können Sie die Matrix aktiviert lassen.

Wenn Sie jedoch alle Prioritäten so beibehalten möchten, wie sie im ursprünglichen Helpdesk waren, müssen Sie die Matrix deaktivieren, bevor Sie mit der Demo und der vollständigen Datenmigration beginnen.

So geht's:

• Eröffnen Sie Ihr Freshservice Konto.
• Gehen Sie zu Admin > Prioritätsmatrix (unter Service Management ).

• Deaktivieren Sie die Option „Prioritätsmatrix aktivieren“.

Sobald die Migration abgeschlossen ist, können Sie zu diesem Menü zurückkehren und die Prioritätsmatrix wieder aktivieren.

3. Workflow-Automatisierung und Szenario-Automatisierungen deaktivieren

Wenn Sie mit aktiver Automatisierung zu Freshservice migrieren, deaktivieren Sie vorher alle Workflow- und Szenario-Automatisierungen, um E-Mail-Benachrichtigungen während des Ticketimports zu vermeiden. So geht's:

1. Melden Sie sich bei Freshservice . Bewegen Sie den Mauszeiger über das Admin-Panel in der linken Seitenleiste.
2. Gehen Sie zu „Automatisierungen & Produktivität“.

3. Wählen Sie Workflow Automator und deaktivieren Sie alle aktiven Automatisierungsregeln.

4. Öffnen Sie die Szenario-Automatisierungen, dokumentieren Sie alle Szenarien und löschen Sie sie anschließend.

Sie können alle Szenarien aktiv lassen, aber denken Sie daran, dass Freshservice auch dann während der Migration Updates senden kann, wenn Sie Agentenbenachrichtigungen deaktivieren.

Alternativ können Sie sich an das Freshservice Supportteam wenden und darum bitten, alle Benachrichtigungen für Anforderer und Agenten zu deaktivieren.

4. Schließungsregeln deaktivieren

Um zu verhindern, dass sich der Ticketstatus nach der vollständigen Datenmigration ändert, deaktivieren Sie die Schließungsregeln, damit alle zugeordneten Daten unverändert bleiben.
1. Gehen Sie zum Admin-Bereich. Scrollen Sie nach unten zu Serviceverwaltung > Service-Desk-Einstellungen.

2. Klicken Sie auf Schließungsregeln.

3. Deaktivieren Sie alle Schließungsregeln , um unerwartete Änderungen des Ticketstatus zu verhindern. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis : Falls Probleme auftreten, deaktivieren Sie diese Funktion auch für diese Personen.

5. Soll ich die Eltern-Kind-Ticketfunktion deaktivieren?

Ja. Die Funktion „Über-/Untergeordnete Tickets“ in Freshservice (verfügbar in bestimmten Tarifen) kann Migrationsfehler verursachen, da Tickets vom Typ „Aufgabe“ von verknüpften Beziehungen abhängen.
Fehlt dieses Feld, kann der Migrationsassistent die Datensätze möglicherweise nicht verschieben.
Schritte zum Deaktivieren der über-/untergeordneten Ticketverwaltung:

1. Melden Sie sich als Administrator und gehen Sie zu Admin → Workflows → Parent-Child Ticketing .
2. Die Funktion lässt sich in der oberen rechten Ecke deaktivieren.
3. Bestätigen Sie die Aktion, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
4. Sie erhalten eine Bestätigungsnachricht, sobald die Funktion deaktiviert ist.

6. Welche Anpassungsmöglichkeiten gibt es?

Wenn Sie spezielle Anforderungen an den Freshservice -Datenimport haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team . Die Verfügbarkeit von Anpassungen hängt stark von Ihrer Quellplattform ab. Unsere automatisierte Datenmigration bietet unter anderem folgende Optionen:

• Datenfilterung nach verschiedenen Kriterien (Erstellungsdatum, Tags, benutzerdefinierte Felder, Gruppen, Organisationen, Bearbeiter usw.)
• Änderung des Standardmigrationsprozesses (Migration von Änderungs- und Problemobjekten als Tickets, Migration von Ticketereignissen als private Notizen, Migration der Informationen zu inaktiven Benutzern, Datum des Abschlusses des Tickets als erster privater Kommentar in einem Ticket, Inline-Bilder als Ticketanhänge)
• Hinzufügen von Informationen zu den migrierten Daten (Kennzeichnung von Tickets mit zusätzlichen Tags, Hinzufügen der alten Ticket-ID zum Ticketbetreff)
• Migration von benutzerdefinierten Kontaktfeldern

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So migrieren Sie zu Freshservice mit Help Desk Migration

Die Migration Ihrer Daten von einem Freshservice -Konto zu einem anderen muss nicht kompliziert sein. Mit Help Desk Migrationübertragen Sie Ihre Tickets, Benutzer und Wissensdatenbankartikel sicher und effizient, ohne wertvolle Informationen zu verlieren. Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine reibungslose Freshservice .

1. Welche Zugangsdaten benötige ich, um die Migration einzurichten?

Bevor Sie mit der Demo-Migration beginnen, ermitteln Sie die erforderlichen Zugangsdaten für die Quellplattform und Freshservice.

Um Freshservice mit dem Migrationsassistenten zu verbinden, benötigen Sie Folgendes:

• URL Freshservice freshservice Unternehmens . Beispiel: https://domain.freshservice.com/ .
• API-Schlüssel : Profilsymbol -> Profileinstellungen -> Ihr API-Schlüssel. Wenn Sie ein Freshservice hier, wie Sie Ihren API-Schlüssel aktivieren .

2. Freshservice -Datenimport einrichten

Bevor Sie die vollständige Datenmigration einrichten, testen Sie die kostenlose Demo. Der Migrationsassistent exportiert dabei 20 zufällig ausgewählte Tickets und 20 Wissensdatenbankartikel nach Freshservice . Sie können die Einstellungen für die Demo-Migration bearbeiten und die Demo erneut ausführen. Beachten Sie, dass Sie mit denselben Einstellungen die gleichen Demo-Ergebnisse erhalten.

1. Melden Sie sich in Ihrem Migrationsassistenten-Konto .
2. Verbinden Sie Ihre Quell- und Zielsysteme.

Um Freshservice mit dem Migrationsassistenten zu verbinden, benötigen Sie Folgendes:

URL: URL des Freshservice Kontos Ihres Unternehmens. Beispiel:freshservice.

API-Schlüssel : Profilsymbol -> Profileinstellungen -> Ihr API-Schlüssel. Wenn Sie ein Freshservice hier, wie Sie Ihren API-Schlüssel aktivieren .

3. Wählen Sie die Daten aus, die Sie in Freshservice importieren möchten

Nachdem Sie Ihre Konten verbunden haben, wählen Sie den gewünschten Arbeitsbereich für die Migration aus. Sie können auswählen, welche Daten übertragen werden sollen:
Standardmigration:

• Tickets
• Anforderer
• Abteilungen
• Agenten
• Agentengruppen
• Lösungen (Ordner und Kategorien)

1. Agenten zuordnen.
Mit Help Desk Migration können Sie Agenten von der Quell- zur Zielplattform zuordnen und Tickets neu zuweisen, falls ein Agent das Unternehmen verlassen hat. Die Zuordnung von Agenten ist für die kostenlose Demo-Migration erforderlich. Führen Sie diesen Schritt daher sorgfältig aus.
Klicken Sie auf der Zuordnungsseite neben „Agenten“ auf „Elemente zuordnen“. Ordnen Sie vorhandene Zielagenten anhand ihrer E-Mail-Adressen zu oder erstellen Sie neue über „Gleichen Mitarbeiter auf {Ziel} hinzufügen“. Bei eingeschränktem API-Zugriff kann die manuelle Agentenerstellung erforderlich sein.

2. Kartentickets und Artikelfelder.

3. Wählen Sie
automatisierte Optionen . Help Desk Migration bietet integrierte Migrationsfunktionen mit nur einem Klick, die die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Datenübertragung deutlich verbessern können. Für eine Freshservice -Migration stehen Ihnen folgende automatisierte Optionen zur Verfügung:

• Tags zu neu migrierten Tickets hinzufügen
• Neueste Datensätze zuerst migrieren
• Anhänge überspringen
• Nebengespräche migrieren – Wenn Sie von Zendeskmigrieren, können Sie Ihre Nebengespräche als private Notizen in Freshserviceübertragen und so interne Diskussionen intakt halten.
• Migrieren Sie Anrufaufzeichnungen – Importiert Zendesk aufgezeichnete Anrufe als Ticketanhänge und behält so Ihre gesamte Supporthistorie bei.
• Inline-Bilder als Anhänge migrieren

4. Richten Sie Ihre kostenlose Demo-Migration ein.

Eine Demo-Migration im Help Desk Migration überträgt eine kleine Stichprobe Ihrer Daten, damit Sie überprüfen können, ob alles korrekt migriert wird, bevor Sie die vollständige Migration ausführen.

Es beinhaltet:

• 20 Tickets
• Ihre Kommentare/Anmerkungen
• Benutzer (Agenten und Endbenutzer), die mit diesen Tickets verknüpft sind
• Mit diesen Nutzern verbundene Unternehmen/Organisationen
• Standardfelder und benutzerdefinierte Felder
• Anhänge für die Stichproben-Tickets (sofern unterstützt)
• Eine kleine Auswahl an Wissensdatenbankartikeln (falls in Ihrem Szenario enthalten)

Die Demo-Migration migriert nicht alle Datensätze – nur so viele, dass die Genauigkeit der Zuordnung, die Formatierung, die Feldplatzierung und die allgemeine Datenstruktur in Freshserviceüberprüft werden können.

Funktioniert die Demo-Migration genauso wie die vollständige Migration?

Ja. Sowohl die Demo- als auch die vollständige Migration verwenden dieselbe Logik, dasselbe Mapping und dieselbe Konfiguration.
Sollten in der Demo Daten fehlen oder fehlerhaft sein, tritt dasselbe Problem auch in der vollständigen Migration auf – überprüfen Sie Ihre Ergebnisse daher sorgfältig.

So überprüfen Sie Ihre Demo-Migrationsergebnisse:

• Laden Sie die Demo-Migrationsberichte herunter.
• Überprüfung migrierter, fehlgeschlagener und übersprungener Datensätze.
• Wenden Sie sich an den Support, falls vor Beginn der vollständigen Migration Daten unvollständig oder fehlerhaft erscheinen.

Wenn Sie detailliertere Informationen benötigen, lesen Sie diesen exklusiven Leitfaden von Freshservice .

Kann ich meine Helpdesk-Daten vor der Migration filtern?

Ja. Mit Help Desk Migration können Sie Datenfilter anwenden, um Zeit zu sparen und nur die wichtigsten Datensätze zu übertragen. So bleibt Ihr neuer Freshservice Arbeitsbereich übersichtlich und relevant.
Beachten Sie, dass Filter auf API-Ebene die Migrationskosten ebenfalls senken können. Die Filteroptionen variieren jedoch je nach den Funktionen Ihrer Quellplattform.

Nach der Durchführung der Demo-Migration können Sie Ihre Konfiguration weiter optimieren, indem Sie Filter hinzufügen, um festzulegen, welche Tickets verschoben werden sollen. Sie können nach folgenden Kriterien filtern:

• Datum: Tickets migrieren, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erstellt oder aktualisiert wurden.
• Ticketstatus: Nur Tickets mit bestimmten Status anzeigen, z. B. Offen, Gelöst oder Geschlossen.
• Agent: Transfertickets, die bestimmten Agenten oder Gruppen zugewiesen sind.
• Abteilung: Tickets nach Teams oder Servicebereichen filtern.
• Kategorie oder Auswirkung: Tickets nach Problemtyp oder Priorität eingrenzen.

Sie können Filter auch mithilfe der UND/ODER-Logik kombinieren und gruppieren, um eine noch präzisere Auswahl zu ermöglichen.

Was muss ich bei der Durchführung einer vollständigen Datenmigration zu Freshservicebeachten?

Vor dem Start Ihrer vollständigen Migration:

• Überprüfen Sie, ob gelöschte oder inaktive Anfragende in Freshservicenicht als „Spam“ markiert sind.
• In KB-Artikeln eingebettete Bilder werden als Dateianhänge migriert.
• Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen benutzerdefinierten Felder für Tickets, Anforderer oder Abteilungen vorhanden sind.
• Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl im Quell- als auch im Zielkonto über Administratorrechte verfügen.

Durchführung einer vollständigen Datenmigration

1. Wählen Sie Ihre Migrationsoptionen

Während Freshservice -Datenmigration können Sie weiterhin an Ihrem Quellsystem arbeiten. Beachten Sie jedoch, dass Datensätze, die während der vollständigen Datenmigration erstellt oder aktualisiert werden, nicht in Freshservice . Um alle neuen und aktualisierten Kundendaten zu übertragen, empfehlen wir die Delta-Migration.
Der Migrationsassistent läuft in der Cloud, sodass Sie den Tab nicht geöffnet lassen müssen. Sie können die Seite zur vollständigen Datenmigration regelmäßig aufrufen oder auf eine Nachricht von unserem Team warten.

2. Vollständige Datenmigration durchführen

Unser automatisierter Datenmigrationsservice verschiebt jeden Datensatz einzeln. Je nach Datenvolumen Ihres Helpdesks kann die Migration zwischen 20 Minuten und einigen Tagen dauern.
Sie können Ihre vollständige Datenmigration starten, sobald Ihre Zahlung bestätigt ist. Um Verzögerungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, die Transaktion im Voraus durchzuführen oder die Datenmigration zu planen.

Was sollte ich nach der vollständigen Freshservice -Datenmigration überprüfen?

Sobald Ihre vollständige Freshservice -Datenmigration abgeschlossen ist, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um zu überprüfen, ob alle Informationen korrekt importiert wurden:

• Stellen Sie sicher, dass alle Tickets, Anforderer und Abteilungen sichtbar und korrekt organisiert sind.
• Prüfen Sie, ob benutzerdefinierte Felder, Tags und Anhänge fehlerfrei übertragen werden.
• Stellen Sie sicher, dass Agentenkonten, Rollen und Berechtigungen ordnungsgemäß konfiguriert sind.
• Testen Sie Ihre Arbeitsabläufe, Geschäftsregeln und Automatisierungen, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren.
• Prüfen Sie Ihre Daten auf fehlende, unvollständige oder doppelte Datensätze und dokumentieren Sie alle Unregelmäßigkeiten.

Was ist eine Delta-Migration in Freshservice?

Nach der vollständigen Migration überträgt eine Delta-Migration alle neuen oder aktualisierten Datensätze, die seit Beginn Ihrer ursprünglichen Migration erstellt wurden.
Dadurch bleiben Ihre Freshservice Daten synchronisiert, ohne Datensätze zu duplizieren oder zu überschreiben.

Falls Sie Schwierigkeiten haben, bestimmte Datensätze zu finden, stellen Sie sicher, dass Ihre Suchfilter so eingestellt sind, dass alle Tickets und jeder Zeitraum berücksichtigt werden. Sollte das Problem weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team .

Was ist eine Intervallmigration?

Die Intervallmigration ist eine Funktion Help Desk Migration , mit der Sie die Datenübertragung während der Geschäftszeiten pausieren und später fortsetzen können. Dadurch werden Ausfallzeiten und Störungen für Ihre Support-Teams minimiert. Sie eignet sich ideal für große Datensätze oder Situationen, in denen ein unterbrechungsfreier Zugriff auf Ihren Helpdesk unerlässlich ist, da der Großteil der Daten außerhalb der Spitzenzeiten migriert werden kann. Häufig wird sie mit der Delta-Migration kombiniert, um alle neuen oder aktualisierten Datensätze zu erfassen, die nach der ersten Migration eingehen.

Was mache ich, wenn ich fehlende oder doppelte Datensätze bemerke?

Dokumentieren Sie alle Abweichungen und überprüfen Sie Ihre Karteneinstellungen. Sollte das Problem weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

Freshservice Migrationsszenarien

Mit Help Desk Migrationkönnen Sie Datentransfers wie die folgenden durchführen:

1. Von Ihrer bestehenden Helpdesk-Plattform zu Freshservice

• (Zu den beliebtesten Migrationspaaren gehören Zendesk zu Freshservice , ServiceNow zu Freshservice , Zoho Desk zu Freshservice und Freshdesk zu Freshservice .)

2. Von CSV -Dateien zu Freshservice
3. Von Gmail zu Freshservice