Garanta a Privacidade de Dados na Migração do Help Desk

Postado por
Kateryna Butkovska

Março 3, 2025

Parece que a migração de dados é uma tarefa bastante técnica. Você precisa mover dados de um help desk ou service desk para outro. No entanto, vamos analisar esse assunto com mais detalhes. Também envolve a confiança dos clientes. De fato, a confiança dos clientes é a base de qualquer negócio.

Mas o que acontece com essa confiança quando as informações pessoais dos clientes são expostas durante a migração de dados? Vamos discutir por que a privacidade de dados e a conformidade são um dos principais aspectos de uma migração de dados bem-sucedida.

O que significa conformidade regulatória na migração de help desk

As leis de segurança e privacidade de dados influenciam como as organizações podem coletar, armazenar e compartilhar informações pessoais identificáveis (PII) dos clientes. É essencial proteger os dados de clientes e funcionários para evitar repercussões legais.

Principais leis de proteção de dados incluem:

O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) contém requisitos de privacidade para o processamento de PII por empresas com clientes na União Europeia. A versão do Reino Unido desta lei é o UK GDPR.
A Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA) é uma lei estadual para empresas com clientes baseados na Califórnia que impõe obrigações relacionadas à PII.
A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde (HIPAA) regula os padrões de segurança e privacidade de dados para PII e informações de saúde protegidas (PHI) relacionadas à saúde de uma pessoa. Cobre prestadores de serviços de saúde, planos de saúde, centrais de compensação e seus associados comerciais.

Essas leis possuem estruturas jurídicas distintas, mas, em sua essência, delineiam requisitos semelhantes para a proteção de dados pessoais. Elas abrangem como as organizações devem:

Obter consentimento dos indivíduos antes de coletar ou processar seus dados (e permitir que eles retirem esse consentimento a qualquer momento).
Armazenar informações pessoais.
Fornecer acesso aos dados armazenados de clientes ou pacientes a qualquer momento.
Excluir os dados quando não forem mais necessários (a menos que haja um motivo legítimo para retenção).
Transferir dados pessoais de forma estruturada e segura para evitar riscos à privacidade.

Seu guia completo para conformidade regulatória na migração de dados

Nossas práticas comprovadas ajudaram os clientes a reduzir em 10% as penalidades regulatórias em comparação com 2023. Então, para ser prático, preparamos um checklist completo para guiá-lo pelos principais pontos de conformidade para sua migração de dados bem-sucedida.

Auditoria e Inventário de Dados	Catalogar todos os tipos de dados pessoais armazenados nos sistemas de help desk e suporte ao cliente (nomes de clientes e funcionários, detalhes de contato e histórico de serviços. Identificar a origem dos dados, método de coleta, propósito de uso, etc.). Identificar PHI nos dados do help desk, incluindo registros de saúde, informações de pagamento e detalhes de seguros. Determinar a origem, natureza e finalidade de todos os conjuntos de dados armazenados. Garantir que todos os dados tenham sido coletados com consentimento documentado. Revisar os procedimentos para obtenção e registro de consentimento.
Minimização de Registros	Manter registros detalhados das atividades de processamento de dados, incluindo migração. Documentar esforços de conformidade e práticas de manipulação de dados. Avaliar se todos os dados coletados são necessários e relevantes para o propósito pretendido. Remover quaisquer dados desnecessários ou excessivos antes da migração (como interações de solução de problemas desatualizadas, instruções para serviços inativos ou PII de ex-clientes).
Direitos dos Titulares dos Dados	Implementar processos para lidar com solicitações de acesso, exclusão e portabilidade de dados. Garantir que os sistemas permitam que os clientes retirem o consentimento facilmente. Mapear o fluxo de dados antes e depois da migração para rastrear como os dados são movidos e armazenados.
Atualizações da Política de Privacidade	Revisar e atualizar as políticas de privacidade para refletir as práticas atuais de dados, como os tipos de dados processados durante o help desk e suporte ao cliente. Comunicar claramente o procedimento de migração de dados do help desk e suporte ao cliente. Nomear um encarregado de proteção de dados (DPO) responsável por supervisionar as estratégias de proteção de dados, garantir a conformidade e servir como ponto de contato para os titulares dos dados.
Avaliações de Fornecedores e Terceiros	Avaliar fornecedores terceiros envolvidos no processo de migração para garantir a conformidade. Garantir que os fornecedores terceiros envolvidos na migração cumpram as normas GDPR, CCPA ou HIPAA.
Políticas de Retenção de Dados	Revisar e seguir as políticas de retenção de dados. Validar a precisão e integridade dos dados antes e após a migração. Excluir ou anonimizar dados que não são mais necessários ou solicitados.
Anonimização de Dados	Substituir PII nos registros do help desk por informações anonimizadas e pseudonimizadas. Avaliar regularmente as ferramentas de anonimização e pseudonimização para evitar riscos de reidentificação.
Acordos Contratuais	Atualizar contratos e acordos de serviço para incluir cláusulas de conformidade com GDPR e CCPA. Definir papéis e responsabilidades no manuseio e proteção de dados.

Alcançando a conformidade regulatória com a Help Desk Migration

Nosso Help Desk Migration torna a transferência de dados simples e automatizada. As organizações podem importar dados de clientes e fluxos de trabalho de qualquer plataforma, banco de dados ou arquivo CSV. A Migração Delta e a Migração em Intervalos são revolucionárias para a maioria das empresas, permitindo ajustar a movimentação de dados às suas necessidades específicas de negócios.

Aqui estão as principais vantagens da migração segura de dados com nossa solução centrada no cliente:

Continuidade dos negócios. Os agentes de suporte podem continuar resolvendo tickets e atualizando a base de conhecimento sem risco de problemas de integridade ou duplicações.
Funcionalidade avançada. As organizações podem escolher quais registros mover, combinar grupos, mapear tickets e excluir anexos (imagens, vídeos, gravações de chamadas, traduções, etc.).
Personalização avançada. A equipe técnica pode ajustar e personalizar o fluxo padrão de migração conforme suas necessidades. Mesmo que sua plataforma não esteja na lista de suportadas, podemos discutir uma migração personalizada para ou a partir dessa plataforma.
Garantia de conformidade. Nossa plataforma segue os regulamentos da GDPR e CCPA, avaliando regularmente os sistemas para eliminar vulnerabilidades.
Segurança robusta. Criptografamos todas as comunicações em trânsito, oferecemos um controle de acesso rígido e armazenamos dados em centros seguros e altamente monitorados.
Interface intuitiva. Projetada para facilidade de uso, permitindo a migração de dados entre diversas plataformas sem a necessidade de conhecimento especializado.
Serviço de migração assistida. Quer migrar os dados do seu help desk literalmente sem levantar um dedo? Escolha nosso serviço de migração assistida e conclua o processo de forma automatizada e sem esforço.

Por fim, as organizações podem testar a migração com um Demo sem riscos em conjuntos de dados limitados quantas vezes forem necessárias para refinar sua estratégia.

Conclusão

É isso por agora. Como você pode ver, garantir a privacidade dos dados e a conformidade durante o processo de migração não é apenas uma exigência regulatória. Trata-se de construir confiança em sua marca e evitar problemas indesejados (que provavelmente resultarão em enormes perdas de reputação e financeiras).

Seguindo as melhores práticas de privacidade de dados, as empresas podem proteger informações sensíveis, manter os mais altos padrões de segurança e garantir que nenhuma informação confidencial seja comprometida. Enquanto isso, nossa ferramenta de migração automatizada assegura que seus tickets, contatos e outros dados relacionados sejam transferidos para um novo local, mantendo-os intactos e seguros.