Quer você esteja trabalhando em um sistema de orçamento limitado ou simplesmente precise de algo mais poderoso e robusto, o Hubspot Service Hub é uma excelente escolha para empresas que desejam expandir. A ferramenta é elogiada por muitos e é considerada como uma das melhores soluções para o suporte ao cliente. Portanto, com tudo isso dito, criamos um guia detalhado que você pode seguir ao preparar uma migração de dados para o Hubspot Service Hub, vamos começar!
Preparação para a Migração
Como sempre, antes de fazer qualquer coisa, você precisa se preparar para as mudanças que está prestes a realizar. No nosso caso, isso significa preparar sua empresa para a mudança. A primeira coisa que você deve fazer é definir quais entidades você vai mover e o que você pode deixar para trás. Isto o ajudará a acelerar a fase de importação de dados, além de economizar algum dinheiro no meio.
Em seguida, você precisa comparar a estrutura da fonte e as plataformas alvo. Mais uma vez, isto irá acelerar as coisas para você, pois você não terá que lidar com incompatibilidades.
Por último, mas certamente não menos importante, você precisa anunciar o projeto de migração de dados a seus agentes e outros funcionários relacionados. É melhor que todos fechem tantos tickets quantos precisarem e lidem com todos os pedidos.
Preparando as Instâncias
Agora que você está pronto para o processo de migração, você precisa preparar suas instâncias. Isto é um tanto complicado, pois você pode se deparar com alguns problemas de compatibilidade. Nomeadamente, se você tiver instâncias personalizadas que não podem ser recriadas na nova ferramenta devido a uma falta de implementação de sistema similar, você enfrentará alguns problemas. Para fazer a transição de suas etiquetas personalizadas para o HubSpot, por exemplo, você também precisará solicitar este tipo de migração ao fornecedor com antecedência. Caso contrário, esta opção será restrita. A preparação das instâncias o ajudará a evitar tais problemas e lhe permitirá compreender muito melhor os prós e os contras da ferramenta.
Também é necessário criar previamente perfis de agentes para garantir um onboarding suave. A seguir, você precisa ver se todos os perfis de agentes contêm o mesmo e-mail que na plataforma de origem. Então, é importante que você tenha acesso ao painel de administração em ambas as plataformas. Se você não tiver certeza, verifique este processo de importação de dados antes de fazer qualquer migração para evitar possíveis problemas. Finalmente, você precisa desativar todas as automatizações e notificações para evitar qualquer mudança ou atualização de última hora.
O que você pode migrar para o HubSpot?
Agora, antes de fazer um projeto de migração completo, você precisa aprender o que exatamente pode ser migrado e o que você terá que deixar de fora. Como de costume, a lista abaixo não é definitiva e está sujeita a mudanças. Em geral, quanto mais a ferramenta for atualizada, mais entidades você será capaz de migrar:
- Tickets com Anexos, Notas Públicas e Privadas
- Contatos
- Organizações
- Agentes
- Campos personalizados
Entretanto, leve em consideração que existem algumas entradas que não podemos mover:
- Campos de auditoria
- Usuários CC
- Etiquetas
- Imagens no texto
- Base de conhecimento
Agora que você sabe o que pode ser movido e o que não pode, vamos dar uma olhada em algumas coisas (que são recomendadas) que você deve fazer antes de se comprometer com o processo completo. Não se preocupe; há apenas dois passos adiante.
Configurando a Migração e Testando
Faça uma migração demo. Este talvez seja o passo mais importante que você pode dar, pois o ajudará a identificar o que pode dar errado e o que pode causar um desencontro. A ideia básica deste processo é que nossa ferramenta faça uma migração de amostra. Ela copia uma pequena porção e tenta migrá-la para o Hubspot Service Hub. Geralmente, você não arrisca nada à medida que as coisas são copiadas, e você aprende o que pode dar errado de antemão.
Verifique os resultados da demo. Este aqui é bastante autoexplicativo, mas se você estiver curioso, sugerimos que leia nosso guia de como c verificar o resultado da migração demo no HubSpot Service Hub. E se isso não for suficiente, normalmente pedimos a nossos clientes que verifiquem as seguintes coisas: Status do ticket, designação do agente, campos de auditoria e etiquetas, resultados da customização, se alguma automatização entrou em ação, e notificações por e-mail foram enviadas.
Migração Ao Vivo
Uma vez terminada a fase de configuração, você pode iniciar o processo de migração. Toda a jornada será rápida e requer pouco ou nenhum esforço, já que tudo é automatizado. Para iniciar sua migração, você deve fazer a seguinte lista de etapas:
1. Va até a página de migração;
2. Escolha a plataforma de origem e verifique se a plataforma alvo está correta (em nosso caso é o HubSpot Service Hub);
3. Em seguida, você será levado à página de credenciais onde deverá fornecer as credenciais necessárias aos dois sistemas (sem elas, a ferramenta não funcionará, pois tudo estará bloqueado);
4. Assim que a ferramenta puder acessar tanto a fonte quanto o alvo, você pode selecionar os dados que deseja mover, bem como combinar os usuários e alterar o mapeamento dos campos do ticket, se necessário;
5. Quando você estiver pronto, realize uma migração demo;
6. Em cerca de 5 minutos, você terá a prévia de sua migração demo para o HubSpot. A ferramenta migrará 20 registros aleatórios com os dados relacionados ao HubSpot para que você possa ver como o processo ocorre. Agora você tem que verificar os resultados da transferência demo;
7. Se você estiver satisfeito com tudo, sinta-se seguro para se comprometer com a migração completa dos dados.
Além disso, se necessário, você também pode realizar uma migração de dados delta. É um serviço adicional que lhe permite atualizar tickets no novo sistema, tudo enquanto você ainda continua a usar sua antiga solução de help desk. Se você precisar de mais informações, certifique-se de verificar nossa página dedicada sobre o que é uma migração delta.
Opções Extra de Personalização
Entendemos que nem todos os negócios são iguais e que todas as necessidades são únicas. Por isso, nos certificamos de que você possa realizar algumas opções de personalização. Aqui estão as possíveis customizações para a migração de dados de e para a plataforma:
- Migrar etiquetas e campos de auditoria - só é possível movê-los para campos personalizados. Entretanto, faremos isso gratuitamente para você (é uma vantagem, não importa como você olhe para isso).
- Os usuários СС não migram. A solução seria migrar os e-mails dos usuários CC para um campo personalizado.
Mais uma vez, esta lista não é definitiva, pois continuamos a acrescentar novas funções a cada nova atualização da ferramenta. Se você não vir a opção desejada aqui, não deixe de nos informar por e-mail ou chat. Nossos engenheiros analisarão a solicitação e encontrarão uma solução só para você.
Precisa de Mais Ajuda?
E é praticamente isso. Esperamos que nosso guia o ajude a fazer uma transição suave e agradável para o Hubspot Service Hub. No entanto, se você precisar de mais ajuda ou assistência durante o processo, você sabe o que fazer. Basta ligar para o nosso suporte ao cliente ou nos deixar uma mensagem, e nós garantiremos que sua solicitação não passe despercebida. Mas por enquanto, obrigado por se juntar a nós e nos veremos da próxima vez.
