Lista de verificación para la migración de datos Front
¿Quieres migrar a Front ? ¡No digas más! Help Desk Migration ofrece un servicio automatizado para migrar tickets, contactos, solicitantes, archivos adjuntos, comentarios y registros relacionados sin problemas. Empareja y asigna registros sin interrupciones e importa datos a Front sin esfuerzo. ¡Comprueba si tienes permisos de administrador en tus cuentas de origen y Front y realiza una migración sin complicaciones en tan solo unos clics!
El Asistente de migración se transferirá a Front:
- Entradas (conversaciones)
- Fecha de creación
- CC
- Etiquetas
- Solicitantes
- Archivos adjuntos
- Comentarios (Autor, Fechas de creación y Visibilidad)
- Notas públicas
- Notas privadas
- Clientes (contactos)
- Agentes (compañeros de equipo)
- El agente predeterminado es el primero de la lista. Esta opción le permite conservar los datos de los agentes no asignados, inactivos o eliminados.
Lo que no se migrará
- Organizaciones
- Campos personalizados
- Imágenes en línea
- Datos de la base de conocimientos
- Macros
- Desencadenantes
- Automatizaciones
- Otros ajustes
Antes de iniciar una migración
Planificación y estrategia de migración
En cuanto a la estrategia de migración de datos , no existe un enfoque universal. Gracias a nuestra amplia experiencia gestionando migraciones de datos para nuestros clientes, hemos descubierto dos métodos fiables que siempre ofrecen excelentes resultados:
- Migración de datos automatizada o . Este método implica usar el Asistente de Migración y las opciones personalizadas integradas, o adaptar el proceso de migración a las necesidades específicas de la empresa.
- Enfoque combinado. Otro enfoque consiste en combinar la migración de datos automatizada o personalizada con la migración delta . Al migrar únicamente los cambios realizados desde la última migración, se reduce el riesgo de errores y se ahorra tiempo valioso.
Para determinar el mejor enfoque para su situación particular, debe considerar varios factores, como el tamaño de sus datos y la complejidad de sus sistemas. Tómese el tiempo para evaluar cuidadosamente sus necesidades y elegir el método que mejor se adapte a sus necesidades.
Configuración previa a la migración en la cuenta Front
Para garantizar una transición fluida a Front, debes realizar algunos ajustes importantes. Sigue estos pasos:
- Para conectar tu Front , desactiva la autenticación de dos factores (2FA) en la configuración de tu Front . Si necesitas ayuda, consulta el artículo del centro de ayuda de Front o contacta con nuestro equipo de soporte.
- Tras desactivar la autenticación de dos factores (A2FA), deberá generar un token de API en Front . Esto nos permitirá transferir sus datos de forma segura a Front . Encontrará instrucciones detalladas sobre cómo generar un token de API en nuestro centro de ayuda , junto con un práctico videotutorial.
- A continuación, asegúrese de que todos los agentes que deben transferirse a Front estén agregados a su cuenta y hayan aceptado la invitación para unirse a su equipo. Para simplificar al máximo este proceso, le recomendamos seguir las sencillas guías sobre cómo e invitar a nuevos compañeros de equipo a Front .
Si tiene alguna pregunta o problema con estos pasos, no dude en comunicarse con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda.
Configuración de la migración de datos a Front
Para garantizar una migración sin problemas, recomendamos ejecutar una demo gratuita con nuestro Asistente de Migración. Esto le permite probar la configuración y realizar los cambios necesarios antes de iniciar la migración completa. Además, puede ejecutar la demo tantas veces como necesite para que todo funcione correctamente.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que cada migración de demostración creará un nuevo conjunto de tickets, y el conjunto anterior no se eliminará. Para evitar la duplicación de tickets, recomendamos eliminar los tickets migrados durante la demostración antes de comenzar la migración completa.
A continuación, le indicamos cómo comenzar a configurar la migración de datos a Front:
Paso 1. Regístrese para obtener una cuenta Help Desk Migration
Crea una Help Desk Migration con tu cuenta de Google, Facebook, LinkedIn o correo electrónico del trabajo. Si eliges este último, deberás proporcionar tu nombre completo, correo electrónico del trabajo y elegir una contraseña segura.
Paso 2. Conecte sus plataformas de origen y destino
Las credenciales de acceso requeridas varían según la plataforma de atención al cliente. Pueden incluir una URL, un token de API o iniciar sesión con la cuenta de la plataforma de origen y otorgar permisos.
El Asistente de migración proporciona consejos útiles para garantizar que ingrese toda la información requerida en los campos correctos.
Para obtener su Front , navegue a Front > Desarrolladores .
Desde allí, vaya a Tokens de API y haga clic en el Crear token de API .
Complete el nombre del token de API y marque las opciones de ámbito compartido y privado antes de hacer clic en crear.
El token de API recién creado aparecerá en la lista de tokens disponibles. Haga clic en él para verlo y copiarlo, y luego regrese al Asistente de Migración para continuar con la configuración.
Paso 3. Seleccione Bandeja de entrada Front y Base de conocimientos
Seleccione la Bandeja de entrada Front y la base de conocimientos a la que desea importar datos desde su plataforma de origen.
Tenga en cuenta que solo puede ejecutar una migración completa por espacio de trabajo, buzón o bandeja de entrada. Si necesita migrar datos a diferentes bandejas de entrada, deberá configurar tantas migraciones completas como buzones tenga.
Según la plataforma de origen, es posible que necesites filtrar los datos en la cuenta de origen y dirigir diferentes lotes de datos a diferentes bandejas de entrada.
Por ejemplo, si migra de Help Scout a Front , no necesitará filtrar los datos para migrar tickets de un Help Scout a una Front . La cantidad de Help Scout equivale a la cantidad de migraciones completas que deberá ejecutar.
Sin embargo, si está migrando de Zendesk a Front y desea mover tickets de diferentes Zendesk a diferentes bandejas de entrada, deberá solicitar un filtro de datos personalizado para ordenar sus tickets por marca. Nuestro equipo puede ayudarle con este proceso.
Paso 4. Seleccionar objetos de migración
Seleccione las entidades de datos que desea migrar a Fronty proceda a hacer coincidir a los compañeros de equipo y mapear los campos entre su plataforma de origen y Front.
Paso 5. Emparejar compañeros de equipo
Al hacer clic en "Emparejar elementos" entre agentes y compañeros de equipo, se mostrarán todos los agentes disponibles para emparejar. Si tiene agentes sin asignar, eliminados o inactivos, puede elegir entre los compañeros de equipo disponibles al que actuará como compañero predeterminado y se asociará con todos los datos.
Haga clic en “Guardar coincidencia” para continuar con el paso de mapeo de datos.
En caso de que hayas realizado cambios al volver a ejecutar tu demostración, utiliza el botón "Coincidencia automática" para unir a tus compañeros de equipo según sus nombres.
Paso 6. Asignación de tickets
Al seleccionar la casilla de verificación del ticket para la migración, se abrirá una ventana para asignar los campos del ticket. Tenga en cuenta que hay campos del sistema que no se pueden asignar de forma diferente, como asunto, etiquetas, cesionario, contacto, comentarios, fechas de creación, actualización y cierre. Además, todos los comentarios privados tendrán la misma fecha de creación que la de migración, lo que provocará la pérdida de las fechas de creación originales durante el proceso de migración.
Puede asignar el campo de estado del ticket y elegir entre los estados disponibles, como asignado, abierto o archivado. Después de asignar los campos, haga clic en "Guardar asignación" para continuar.
Si prefiere migrar los tickets como no asignados, deberá solicitar una personalización. Para conservar los estados originales de la plataforma de origen, podemos agregar una etiqueta con el nombre del estado. Por ejemplo, si hay tickets con el estado "Pospuesto" en la plataforma del cliente, podemos agregar la etiqueta "Pospuesto" a esos tickets durante la migración de forma personalizada.
Para importar información de los campos personalizados del ticket, podemos migrarla a un comentario interno adicional. De esta forma, toda la información de los campos personalizados de origen aparecerá en los comentarios internos, incluyendo el nombre del campo y la información guardada.
Motivo de contacto: Solicitud de cotización;
Precio:
Asistencia técnica requerida: No
Paso 7. Personalización: Importación de campos personalizados de contacto
La entidad de datos de contacto no cuenta con una opción de mapeo. Sin embargo, si su plataforma permite recuperar información de campos de contacto personalizados, nuestro equipo puede migrarla. Para comprobar si esto es posible, contáctenos en contact@relokia.com.
Paso 8. Opciones de personalización listas para usar
Personalice su proceso de migración con las opciones integradas de personalización de tickets. La cantidad de opciones de personalización disponibles dependerá de su plataforma de origen.
Para organizar mejor sus tickets migrados, agregue una etiqueta relevante para ubicarlos fácilmente dentro de su bandeja de entrada Front .
Optimice su migración: de manera predeterminada, migramos todos los archivos adjuntos, pero si desea ahorrar almacenamiento o migrar más rápido, puede optar por dejarlos atrás.
Las imágenes en línea de la mayoría de las plataformas de origen se pueden migrar como archivos adjuntos, pero no se pueden guardar como tales. Para determinar si las imágenes en línea se pueden transferir como archivos adjuntos, consulte la página de mapeo de objetos.
Acceda a las grabaciones de llamadas: migre sus grabaciones de llamadas como archivos adjuntos, lo que las hace fácilmente accesibles para referencia futura.
Personaliza tu migración: Usa nuestra opción "Demo con datos personalizados" para elegir hasta 20 registros por ID para importar y ver cómo aparecen los datos en Front. ¡Tú tienes el control!
Una vez que haya terminado de emparejar y mapear, haga clic en el botón "Continuar". Si tiene información de mapeo o coincidencia sin guardar, el Asistente de Migración le mostrará la ventana de mapeo para revisarla y guardarla.
Acciones a tomar después de la migración de datos de demostración
Evaluación de los resultados de la demostración
Es fundamental examinar los resultados de la migración de demostración, ya que los datos que aparecen en ella también se migrarán durante la migración completa. Para garantizar la precisión, revise los registros disponibles para la migración a Front en la tabla.
Abra el informe de cada entidad y verifique que la migración sea correcta tanto en la instancia de origen como Front revisando los registros por ID.
Qué buscar al verificar registros migrados
- Se migraron todos los comentarios y si los autores de los comentarios son los mismos
- Los tickets se asignan a los compañeros de equipo correctos
- Los contactos se migraron correctamente
- Los archivos adjuntos se migraron junto con las etiquetas
- Las reglas de automatización no actualizaron ninguno de los datos de demostración
Manejo de demostraciones suspendidas
Si su migración de demostración se suspende, hay dos posibles razones: registros fallidos y/o omitidos .
Para los registros omitidos, es mejor esperar a que nuestro equipo de soporte se comunique con usted y lo ayude a resolver el problema.
Si observa registros fallidos en su migración de demostración, revise los ID de registros para identificar los motivos de la suspensión y tome las medidas necesarias para solucionar el problema.
Una vez que haya solucionado los errores, marque la casilla "He corregido los errores" y presione el botón "Reiniciar demostración" para volver a encaminar su migración.
Cómo elegir el paquete de soporte adecuado
Personalice su migración de datos a Front seleccionando el paquete de soporte que mejor se adapte a sus necesidades.
Entre los beneficios del paquete Signature que necesitan una explicación más detallada se encuentran:
- Remigración de datos dentro de los 10 días posteriores a que se complete su migración completa.
- Migración de intervalos que le permite pausar la migración de datos de su mesa de ayuda durante la semana laboral y reanudarla los fines de semana o cualquier otra programación que mejor se ajuste a las necesidades de su negocio.
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Migración delta : permite remigrar los tickets actualizados y también los creados durante la migración completa. Si continúa trabajando en la plataforma de origen y realiza la migración delta justo después del cambio, se generarán duplicados de los tickets migrados en la primera migración y actualizados en la plataforma de origen.
La migración delta le permite actualizar sus datos existentes en Front sin eliminar los tickets importados previamente. Sin embargo, una vez completada la migración delta, deberá eliminar manualmente los tickets obsoletos. El Asistente de Migración no elimina ningún ticket durante la migración delta; simplemente actualiza su estado a Eliminado.
Por eso, nuestro equipo Help Desk Migration le proporcionará una lista de estos tickets para que pueda eliminarlos fácilmente. Este proceso simplificado garantiza que sus datos se mantengan actualizados y ordenados, ahorrándole tiempo y esfuerzo a largo plazo.
- Verificación de registros omitidos/fallidos para migración personalizada.
Desglose de precios y pago
Si tiene alguna pregunta sobre el precio de la migración completa, asegúrese de consultar el desglose de precios para obtener una explicación detallada y transparente.
Cuando esté listo, proceda al pago completando su información de facturación y haciendo clic en "Enviar pedido".
Otorgue acceso a su colega y personalice el nombre de la migración
Si necesita realizar cambios o desea una revisión rápida de un colega, puede compartir su migración .
Puedes conceder acceso a tu colega y elegir el nivel de acceso que tendrá.
Si tiene varias migraciones completas, considere dar un nombre personalizado a cada migración de datos para facilitar su identificación.
Iniciar la migración completa de datos
Una vez confirmado el pago, se le redirigirá al Asistente de Migración. Evite realizar cambios de última hora para evitar la suspensión de la migración y retrasos en el proceso.
Si está listo para iniciar su migración completa a Front, puede hacerlo de inmediato.
Alternativamente, puede programarlo para un momento conveniente seleccionando la fecha y la hora y haciendo clic en "Guardar programación".
La duración de su migración completa de datos dependerá del número de registros que se importen. Normalmente, se pueden importar 2000 tickets por hora. Si desea agilizar el proceso, solicite un aumento en el número de solicitudes de API tanto a su proveedor de origen como Front. Por favor, notifíquenos cualquier cambio antes de comenzar su migración completa de datos para garantizar una transición fluida.
Nuestro equipo de soporte dedicado siempre está disponible para ayudarlo si encuentra algún problema o tiene alguna pregunta.
Una vez realizada la migración completa de datos
Una vez completada la migración completa de datos, siga los siguientes pasos.
Compruebe los resultados
Tras la migración completa de datos, revise detenidamente su cuenta Front para asegurarse de que todos los registros se hayan transferido correctamente. Dispone de cinco días para esta comprobación, cuya duración puede variar según su paquete de soporte.
De forma predeterminada, Front muestra todos los tickets en la Bandeja de entrada , donde has importado todos tus datos. Para verlos, ve a la Bandeja de entrada. Allí verás los tickets divididos en pestañas por estado: Abiertos, Archivados, Papelera y Spam . Además, puedes filtrar cada pestaña por Etiquetas y Asignado .
Si te falta algo, asegúrate de que los filtros de tus tickets y la configuración horaria sean correctos. Si el problema persiste, contacta con nuestro equipo de soporte.
Configurar Front
- Activar la autenticación de dos factores (2FA) en Front.
- Activa todos los canales de comunicación.
- Si usabas tu plataforma anterior durante la migración, reenvía los correos a Front. Si cambiaste a Front durante la migración, ya está todo listo.