Quando se trata de oferecer um suporte ao cliente impecável , a automação é um divisor de águas. Ao automatizar a criação de tickets a partir de e-mails , você garante que nenhuma solicitação do cliente passe despercebida. Isso não só agiliza a comunicação, como também aumenta a velocidade de resposta e melhora a eficiência geral da sua equipe de suporte . Neste guia, mostraremos como configurar a automação de e-mail para ticket em algumas das principais plataformas de suporte ao cliente: Zendesk , Freshdesk , Freshservice , Intercom , Jira Service Management , ServiceNow , Front , HelpDesk , Zoho Desk , Kayako e Salesforce Service Cloud .
Zendesk
Zendesk oferece uma maneira intuitiva de converter e-mails em tickets. Siga estes passos:
- Acesse o Centro de Administração no Zendesk e vá para Canais > E-mail .
- Adicione seu endereço de e-mail de suporte e encaminhe-o para o endereço de e-mail fornecido Zendesk(por exemplo,zendesk).
- Configure o encaminhamento de e-mails no seu provedor de e-mail ( Gmail , Outlook , etc.) para redirecionar os e-mails para Zendesk .
- Use gatilhos no Zendesk para automatizar fluxos de trabalho, como atribuir tarefas ou notificar equipes.
Fonte: Zendesk
Automatizando tarefas no Gmail e Outlook:
- Gmail : No Gmail , acesse Configurações > Encaminhamento e POP/IMAP , adicione seu Zendesk como endereço de encaminhamento e verifique-o. Em seguida, clique em "Adicionar um endereço de encaminhamento" e insira seu Zendesk . Confirme o código enviado para sua Zendesk para ativar o encaminhamento. Opcionalmente, crie filtros para encaminhar apenas e-mails específicos.
- Outlook : No Outlook , acesse Regras e Alertas , crie uma nova regra para emails recebidos e configure o encaminhamento para o Zendesk . Certifique-se de especificar condições como remetente, assunto ou palavras-chave para refinar a regra, se necessário.
Freshdesk
Freshdesk simplifica a conversão de e-mails em tickets. Veja como configurá-lo:
- Faça login na sua Freshdesk e acesse Configurações de administrador > E-mail .
- Adicione seu endereço de e-mail de suporte e Freshdesk fornecerá um endereço de encaminhamento.
- Configure o encaminhamento de e-mails no seu cliente de e-mail para enviar todos os e-mails para o endereço de encaminhamento do Freshdesk.
- Utilize regras de automação no Freshdesk para atribuir tarefas, definir prioridades ou enviar e-mails de confirmação.
Fonte: Freshdesk
Automatizando tarefas no Gmail e Outlook:
- Gmail : Configure o encaminhamento acessando Configurações > Encaminhamento e POP/IMAP , adicione o Freshdesk e confirme. Após a confirmação, escolha se deseja manter uma cópia do e-mail encaminhado na sua caixa de entrada ou arquivá-lo.
- Outlook : Crie uma regra em Regras e Alertas , selecione "Aplicar regra às mensagens que eu receber" e defina o endereço de encaminhamento fornecido pelo Freshdesk . Especifique os critérios para garantir que apenas os e-mails relevantes sejam encaminhados.
Freshservice
Freshservice oferece suporte ao gerenciamento de serviços de TI por meio de chamados enviados por e-mail. Para habilitar esse recurso:
- Acesse Configurações de administrador > Configurações de e-mail na sua conta Freshservice
- Adicione seu endereço de e-mail de suporte de TI e configure-o para encaminhamento para o endereço de e-mail fornecido pelo Freshservice.
- Na Automação, para encaminhar os chamados a agentes ou departamentos específicos.
Fonte: Freshservice
Automatizando tarefas no Gmail e Outlook:
- Gmail : Adicione o Freshservice como endereço de encaminhamento em Configurações > Encaminhamento e POP/IMAP. Confirme usando o e-mail de verificação enviado para sua Freshservice .
- Outlook : Use Regras e Alertas para encaminhar e-mails com base em condições predefinidas. Por exemplo, encaminhe e-mails que contenham "Suporte de TI" na linha de assunto diretamente para Freshservice .
Intercom
Intercom garante um sistema de tickets eficiente. Veja como fazer:
- Acesse as Configurações de E-mail no Intercom e conecte seu endereço de e-mail.
- Configure o encaminhamento de e-mails no seu provedor de e-mail para redirecionar as mensagens para o endereço de e-mail gerado Intercom.
- Use as Regras da Caixa de Entrada para etiquetar ou atribuir automaticamente os tickets recebidos à equipe correta.
Fonte: Intercom
Automatizando tarefas no Gmail e Outlook:
- Gmail : Adicione Intercom à lista de encaminhamento em Configurações > Encaminhamento e POP/IMAP , verifique e ative o encaminhamento automático.
- Outlook : Crie uma regra de encaminhamento em Regras e Alertas , selecionando o endereço de e-mail do Intercom
Jira Service Management
Para o Jira Service Management , siga estes passos para ativar a criação de tickets a partir de e-mails:
- Nas Configurações do Projeto , navegue até Solicitações por E-mail .
- Configure um gerenciador de e-mails recebidos e associe-o ao seu projeto de suporte.
- Configure o encaminhamento de e-mails no seu provedor de e-mail para direcionar as mensagens para o endereço de e-mail do Jira.
- Utilize regras de automação para categorizar e priorizar chamados com base no conteúdo do e-mail.
Fonte: Jira Service Management
Automatizando tarefas no Gmail e Outlook:
- Gmail : Adicione o Jira como um endereço de encaminhamento em Configurações > Encaminhamento e POP/IMAP . Após a verificação, configure filtros para encaminhar e-mails com base em critérios específicos, como "suporte" no assunto.
- Outlook : Configure uma nova regra em Regras e Alertas para encaminhar e-mails para o endereço do manipulador do Jira
ServiceNow
ServiceNow pode ser configurada da seguinte forma:
- Na ServiceNow , acesse Caixas de correio do sistema > Entrada .
- Crie uma ação de e-mail de entrada para analisar e-mails recebidos e criar incidentes ou tarefas.
- Configure seu servidor de e-mail para encaminhar mensagens para a instância ServiceNow .
- Utilize regras de negócio para aprimorar fluxos de trabalho e automatizar o gerenciamento de tickets.
Fonte: ServiceNow
Automatizando tarefas no Gmail e Outlook:
- Gmail : Configure o encaminhamento em Configurações > Encaminhamento e POP/IMAP , direcionando os e-mails para o endereço de entrada do ServiceNow ServiceNow .
- Outlook : Utilize regras e alertas para encaminhar e-mails relevantes para o ServiceNow . Defina regras adicionais para assuntos como "Relatório de Erro" para agilizar a criação de incidentes.
Front
Front permite a conversão perfeita de e-mails em tickets. Para configurá-lo:
- Adicione seu endereço de e-mail ao Front acessando Configurações > Caixas de entrada > Adicionar caixa de entrada .
- Escolha o provedor de e-mail e siga os passos para conectar seu e-mail de suporte.
- Utilize regras para automatizar a atribuição de tickets e aplicar tags para melhor organização.
Fonte: Front
Automatizando tarefas no Gmail e Outlook:
- Gmail : Encaminhe e-mails para o endereço do Front Configurações > Encaminhamento e POP/IMAP . Confirme o endereço e ative o encaminhamento automático.
- Outlook : Crie uma regra em Regras e Alertas para redirecionar e-mails para a caixa de entrada do Front
HelpDesk
do HelpDesk é fácil de configurar:
- Faça login no HelpDesk e acesse Configurações > Canais de e-mail .
- Adicione seu endereço de e-mail de suporte e HelpDesk fornecerá um endereço de encaminhamento.
- Configure o encaminhamento de e-mails no seu cliente de e-mail para direcionar as mensagens para HelpDesk.
- Utilize regras de automação para agilizar a atribuição e categorização de tickets.
Fonte: HelpDesk
Automatizando tarefas no Gmail e Outlook:
- Gmail : Adicione o endereço de e-mail do HelpDesk Encaminhamento e POP/IMAP nas Gmail . Verifique o endereço de encaminhamento e ative-o.
- Outlook : Crie uma nova regra de encaminhamento em Regras e Alertas para HelpDesk . Inclua condições para palavras-chave como "urgente" na linha de assunto.
Zoho Desk
O recurso de emissão de tickets por e-mail do Zoho Desk é robusto. Veja como ativá-lo:
- No Zoho Desk , acesse Configuração > Canais > E-mail .
- Adicione seu endereço de e-mail de suporte e configure o encaminhamento de e-mails para o endereço fornecido Zoho Desk.
- Crie fluxos de trabalho para automatizar e priorização de tickets
Fonte: Zoho Desk
Automatizando tarefas no Gmail e Outlook:
- Gmail : Configure o encaminhamento em Configurações > Encaminhamento e POP/IMAP , inserindo o endereço de encaminhamento do Zoho Desk
- Outlook : Configure o encaminhamento para o Zoho Desk Regras e Alertas . Adicione critérios personalizados para filtrar e-mails relacionados ao suporte.
Kayako
Kayako permite a configuração eficiente de tickets a partir de e-mails. Siga estas instruções:
- Faça login na sua Kayako e navegue até Configurações de administrador > Configurações de e-mail .
- Adicione seu e-mail de suporte e configure o encaminhamento para o endereço de e-mail fornecido Kayako.
- Utilize macros e fluxos de trabalho para automatizar respostas e encaminhamento de tickets.
Fonte: Kayako
Automatizando tarefas no Gmail e Outlook:
- Gmail : Adicione o endereço da Kayako Encaminhamento e POP/IMAP nas Gmail . Confirme o e-mail de verificação enviado para sua Kayako .
- Outlook : Configure uma nova regra em Regras e Alertas para Kayako . Especifique condições como remetente ou palavras-chave para encaminhar apenas mensagens relevantes.
Salesforce Service Cloud
A funcionalidade de conversão de e-mail em caso do Salesforce Service Cloud
- No Salesforce , acesse Configuração e pesquise por Email para Caso .
- Ative o recurso e gere o endereço de e-mail fornecido Salesforce.
- Configure seu servidor de e-mail para encaminhar e-mails para o endereço fornecido Salesforce.
- Utilize as Regras de Atribuição de Casos para encaminhar os casos para as filas ou agentes apropriados.
- Personalize fluxos de trabalho para automatizar respostas, escalonamentos ou atualizações em novos casos.
Fonte: Salesforce Service Cloud
Automatizando tarefas no Gmail e Outlook:
Gmail:
- Acesse Configurações > Encaminhamento e POP/IMAP no Gmail .
- Clique em Adicionar um endereço de encaminhamento , insira o Salesforce e salve.
- Salesforce enviará um e-mail de verificação para o endereço. Faça login na Salesforce para confirmar.
- Após a verificação, selecione "Encaminhar uma cópia das mensagens recebidas para" no Gmail e ative o encaminhamento.
- Use os filtros Gmail para encaminhar tipos específicos de e-mails, como aqueles que contêm determinadas palavras-chave ou que vêm de remetentes específicos.
Outlook:
- No Outlook , abra Arquivo > Gerenciar regras e alertas .
- Selecione Nova Regra , escolha "Aplicar regra às mensagens que eu recebo" e clique em Próximo .
- Defina condições como domínios de remetente específicos (por exemplo, @customer.com) ou palavras-chave na linha de assunto.
- Na Ações , escolha "Redirecionar para pessoas ou grupo público" e insira o Salesforce .
- Salve e ative a regra para iniciar o encaminhamento.
Aprimorando o suporte com a automação de e-mail para tickets
Configurar a automação de e-mails para tickets é uma maneira poderosa de aumentar a eficiência da sua equipe de suporte , reduzir os tempos de resposta e garantir que nenhuma dúvida do cliente fique sem resposta. Seja usando Zendesk , Freshdesk ou qualquer outra plataforma que abordamos, o processo é simples e eficaz. Ao automatizar essa tarefa, você pode fornecer um serviço melhor e mais rápido aos seus clientes, liberando sua equipe de suporte para se concentrar em questões mais complexas que exigem um toque humano. Aproveite o poder da automação e transforme a experiência do seu atendimento ao cliente hoje mesmo!
