Das manuelle Importieren und Exportieren von Helpdesk-Daten ist fehleranfällig und ein zeit- und budgetaufwändiger Prozess. Glücklicherweise weiß Help Desk Migration, wie man diesen Prozess rationalisieren kann.
Für jedes Unternehmen sind Helpdesk-Daten wie erworbenes Firmeneigentum, das man sicher aufbewahrt, gut pflegt, um seine Qualität zu gewährleisten, nur befugten Personen zugänglich macht und im Falle eines Umzugs mitnehmen muss. Aber im Gegensatz zu erworbenem Eigentum lassen sie sich nicht einfach einpacken und mitnehmen.
Abgesehen von der Allegorie sind Kundendaten, die Sie im Rahmen des Kundensupports gesammelt haben, ein wichtiger Teil der Geschichte Ihres Unternehmens und, wenn sie strukturiert sind, wertvolles Material für Analysen. Aber wie können Sie diese Daten aufbewahren und migrieren, wenn Ihre aktuelle Lösung das Volumen nicht bewältigen kann, Ihr Kundenserviceteam vom Datenchaos frustriert ist oder Sie die Daten z. B. für Akquisitionszwecke einreichen müssen? Kurz gesagt, wie können Sie Helpdesk-Daten bei Bedarf importieren und exportieren?
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wann ein Datentransfer stattfinden kann, welche gängigen Lösungen Unternehmen verwenden und wie Helpdesk-Migration dieses Problem angeht.
Wann muss ein Unternehmen seine Daten exportieren oder importieren?
Es gibt vier häufige Gründe, warum ein Unternehmen Helpdesk-Daten importieren oder exportieren möchte:
- Ihre vorhandene Lösung (Google Mail, Outlook oder andere gemeinsam genutzte Postfächer) kann das Volumen der Kundenanfragen nicht bewältigen
- Sie möchten zu einem effizienteren Helpdesk-Anbieter wechseln
- Sie wollen Ihre Daten sichern, um die gesetzlichen Bestimmungen zur Datenverarbeitung einzuhalten
- Sie müssen Helpdesk-Daten exportieren oder importieren, weil Sie ein anderes Unternehmen übernommen haben oder Ihr Unternehmen übernommen wurde
Welcher Fall auch immer zutrifft, eines haben sie gemeinsam: Sie müssen alle vorhandenen Daten schnell, effizient und intakt migrieren. Jedes dieser Szenarien hat jedoch seine eigenen Besonderheiten. Schauen wir sie uns an.
Begrenzter gemeinsamer Posteingangsspeicher
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die ihren Kundenstamm erweitern und Auslandsmärkte erschließen, kommen an einen Punkt, an dem sie mit immer mehr Kundenproblemen konfrontiert werden. Und da gemeinsam genutzte Posteingangslösungen wie Gmail und Outlook eine begrenzte Anzahl von Tickets/Speicherplätzen haben, suchen diese Unternehmen nach Möglichkeiten, Daten aus dem gemeinsam genutzten Posteingang in Helpdesks zu exportieren, um ihrem Kundensupportteam mehr Tools zur Verfügung zu stellen, mit denen es Ansprüche verwalten und eine hohe Kundenzufriedenheit aufrechterhalten kann.
Ihre aktuelle Helpdesk-Lösung ist nicht leistungsfähig genug
Die Software für den Kundensupport wird auf der Grundlage der Anforderungen der Kundendienstmitarbeiter ständig verbessert. Zendesk, Freshdesk, Jira Service Management, Freshworks, ServiceNow, Intercom sind nur einige der Marktteilnehmer, von denen Sie vielleicht schon gehört haben, und es werden wahrscheinlich in naher Zukunft noch mehr hinzukommen. Wie jedes andere Unternehmen auch, kämpfen sie um Kunden, indem sie bessere Preise, neue Funktionen und integrierte Software anbieten, die zu gut ist, um nicht zu wechseln. Und wenn Sie sich für einen Wechsel entscheiden, müssen Sie Ihre vorhandenen Daten in das neue Helpdesk-System migrieren.
Die Notwendigkeit eines Backups der Daten
Die Sicherung von Kundendaten ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie eine Kopie davon aufbewahren möchten, bevor Sie sie an einen anderen Ort verlagern, oder aus anderen geschäftlichen Gründen (Audits, gesetzliche Vorschriften usw.). Aber dazu müssen Sie die Daten aus der ursprünglichen Quelle in ein Format exportieren, das mit der Ziel-Helpdesk-Datenstruktur kompatibel ist.
Datenmigration bei Akquisitionen
Unabhängig davon, ob Sie akquirieren oder akquiriert werden, müssen Sie Kundeninformationen austauschen. Dies sollte jedoch auf eine Weise geschehen, die nicht gegen Datenverarbeitungsgesetze und Datenschutzrichtlinien verstößt. So müssen beispielsweise Unternehmen, die in Australien registriert sind, sicherstellen, dass bestimmte Datensätze innerhalb der Grenzen des Landes bleiben. Dies kann den Prozess des Datenaustauschs erschweren, vor allem, wenn an der Unternehmensübernahme eine Partei aus dem Ausland beteiligt ist.
Nachdem wir nun die wichtigsten Gründe für den Export und Import von Helpdesk-Daten erläutert haben, wollen wir uns ansehen, wie Unternehmen diesen Prozess normalerweise handhaben.
Datenmigration: Vorgehensweisen, Probleme, Lösungen
In der Vergangenheit haben Unternehmen den Datenmigrationsprozess manuell durchgeführt. Dies bedeutete in der Regel, dass ein internes Team damit betraut wurde oder ein spezialisiertes Unternehmen damit beauftragt wurde. Sie schrieben ein Skript, um die aus den gemeinsam genutzten Posteingängen/Datenbanken/anderen Helpdesks abgerufenen Daten in das vom Ziel-Helpdesk-System verwendete Format zu konvertieren.
Die Nachteile dieses Ansatzes sind die zusätzlichen Kosten, lange Wartezeiten und mögliche Engpässe bei den Hauptaufgaben des Teams. Aus diesem Grund haben sich viele Unternehmen für automatische Lösungen entschieden, als diese aufkamen.
Help Desk Migration ist eine dieser Lösungen. Sie erledigt den Datenimport oder -export innerhalb weniger Stunden oder Tage, je nach Umfang der Datensätze. Sie wird mit einem Migrationsassistenten und einer Schritt-für-Schritt-Anleitung auf dem Bildschirm geliefert, um Daten aus Helpdesk-Plattformen, Datenbanken oder gemeinsam genutzten Postfächern zu exportieren und sie automatisch in CSV-Dateien oder andere Helpdesk-Systeme zu importieren.
Aber wie genau löst Help Desk Migration Probleme beim Datenimport und -export?
Problem Nr. 1: Manuelles Verschieben von Daten ist zu zeitaufwändig
Unabhängig davon, ob Sie sich entscheiden, Google Mail- oder Outlook-Datensätze manuell in eine CSV-Datei zu exportieren oder sie von einem Helpdesk-System in ein anderes zu migrieren, müssen Sie zunächst die Quelldaten abrufen, sie in das erforderliche Format konvertieren und dann auf die Zielplattform hochladen. Je mehr Daten Sie haben, desto schwieriger ist es, CSV-Dateien mit allen ursprünglich vorhandenen Etiketten und Tags zu importieren. Wenn sich das schon zu zeitaufwändig anhört, können Sie beruhigt sein - es ist so.
Problem Nr. 2: Datenformat-Chaos
Ein weiteres Problem, das bei der Verlagerung auftritt, ist die Formatbelastung. Gmail, Outlook oder jede andere gemeinsam genutzte Posteingangslösung hat ihr eigenes Format, das für Exporte verwendet wird - ebenso wie jede andere Helpdesk-Plattform. Wenn letztere über ein integriertes Import-Tool verfügt, wird es das Problem für Sie lösen. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie sich auf eine manuelle Migration einstellen, die wiederum zeitaufwändig ist.
Problem Nr. 3: Möglichkeit von Fehlern
Die manuelle Migration einer großen Datenmenge erfordert viel Kopieren und Einfügen, was oft fehleranfällig ist und ein Datenchaos verursacht. Mehrere Kopien ein und desselben Kundendatensatzes, mangelnde Struktur und fehlende Dateien sind unvermeidlich, wenn Sie Ihre Datensätze im Ziel-Helpdesk manuell übertragen und strukturieren. Und wozu führt das?
- Falsche Analysen
- Wertvolle Daten gehen verloren
- Rechtliche Verantwortung für den Verlust von Daten, zu deren sicherer Aufbewahrung Sie verpflichtet waren
Problem Nr. 4: Strenge gesetzliche Anforderungen an die Datenmigration
Die Richtlinien für die Datenverarbeitung variieren von Land zu Land. In einigen Fällen sollte die Datenmigration innerhalb des Landes stattfinden, in dem das Unternehmen eine Lizenz besitzt, um den rechtlichen Schutz zu gewährleisten. Fälle mit internationalen Datenmigrationen können daher besonders komplex sein.
Problem Nr. 5: Eigenheiten des Ziel-Helpdesks
Datenmigration kann auf Hindernisse stoßen, die durch spezifische Merkmale Ihrer Zielplattform entstehen. Einige Helpdesks und Service Desks verfügen nicht über eine integrierte "Agenten/Gruppen erstellen"-Funktion in ihrer API, daher müssen Sie diese manuell einrichten. Andere Kundenservicetools und ITSMs erlauben keine duplizierten Daten, was die Migration beeinträchtigen kann, wenn identische Kontakte oder Unternehmen auf Ihren aktuellen und nächsten Plattformen existieren.
Warum sollten Sie die Arbeit, für die Sie vielleicht Wochen brauchen, nicht in wenigen Stunden von einer Software erledigen lassen?
Der Datenmigrationsprozess ist auf dem Weg zur Automatisierung. Anstatt zusätzliche Zeit und Geld zu investieren und das technische Team von seinen Hauptaufgaben abzulenken, um das Rad neu zu erfinden, verlassen sich viele Unternehmen auf gebrauchsfertige Helpdesk-Datenmigrationslösungen, um die Arbeit innerhalb von Stunden oder Tagen zu erledigen.
Help Desk Migration unterstützt Ihr Unternehmen dabei, eine transparente und gut strukturierte Historie der Kundenanfragen zu erhalten, und ermöglicht es Ihnen, die Daten, die Ihnen Ihre Kunden anvertrauen, zu nutzen, um ein besseres Kundenerlebnis zu schaffen. Vereinbaren Sie einen kostenlosen Gesprächstermin, um mehr darüber zu erfahren, wie unsere Lösung Ihnen helfen kann, das Chaos in Ihren Kundendienstakten zu beseitigen und Ihre Daten in eine geeignetere Helpdesk-Software zu migrieren.
