Para cualquier empresa, los datos del servicio de asistencia son como bienes adquiridos, algo que debe almacenarse en un lugar seguro, mantenerse en buen estado para garantizar su calidad, permitir el acceso solo a personas autorizadas y llevarse consigo en caso de mudanza. Pero, a diferencia de los bienes adquiridos, no se pueden empacar y trasladar fácilmente.
Dejando a un lado la alegoría, los datos de clientes recopilados a través del servicio de atención al cliente son una parte vital de la historia de su empresa y, si están estructurados, un material valioso para el análisis. Pero ¿cómo puede conservarlos y migrarlos cuando su solución actual no puede gestionar su volumen, su equipo de atención al cliente está frustrado por el caos de datos o necesita enviarlos, por ejemplo, para asuntos de adquisición? En resumen, ¿cómo puede importar y exportar datos del servicio de asistencia cuando los necesite?
Continúe leyendo para saber cuándo puede tener lugar la transferencia de datos, qué soluciones comunes utilizan las empresas y cómo Help Desk Migration aborda este problema.
¿Cuándo necesita una empresa exportar o importar sus datos?
Hay cuatro razones comunes por las que una empresa puede querer importar o exportar datos de la mesa de ayuda:
- Su solución actual (Gmail, Outlooku otras bandejas de entrada compartidas) no puede hacer frente al volumen de solicitudes de clientes
- Quiere cambiar a un proveedor de soporte técnico más eficiente
- Desea realizar una copia de seguridad de sus datos para cumplir con las legalidades del procesamiento de datos
- Necesita exportar o importar datos de la mesa de ayuda porque ha adquirido otra empresa o su empresa ha sido adquirida
Sea cual sea el caso, todos tienen algo en común: es necesario migrar todos los datos existentes de forma rápida, eficiente e intacta. Sin embargo, cada escenario tiene sus propias particularidades. Analicémoslas.
Almacenamiento limitado en la bandeja de entrada compartida
Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) que han comenzado a ampliar su cartera de clientes y a explorar mercados internacionales se encuentran con un aumento en los problemas de sus clientes. Dado que las soluciones de bandeja de entrada compartida, como Gmail y Outlook tienen límites de tickets y almacenamiento, estas empresas buscan maneras de exportar los datos de la bandeja de entrada compartida a los centros de ayuda para proporcionar a su equipo de atención al cliente más herramientas para gestionar las reclamaciones y mantener un alto índice de satisfacción del cliente.
Su solución actual de soporte técnico no rinde lo suficiente
El software de atención al cliente mejora constantemente según las necesidades de los agentes. Zendesk, Freshdesk, Jira Service Management, Freshworks, ServiceNowIntercom son solo algunos de los actores del mercado de los que quizás haya oído hablar, y es probable que se sumen más en un futuro próximo. Como cualquier otra empresa, compiten por sus clientes ofreciendo mejores precios, funciones innovadoras y un software integrado que es demasiado bueno como para no cambiar. Y cuando decida cambiar, deberá migrar sus datos existentes al nuevo sistema de soporte técnico.
La necesidad de realizar copias de seguridad de los datos
Hacer una copia de seguridad de los datos de los clientes es especialmente útil cuando desea almacenar una copia antes de trasladarla a otro lugar o para otras necesidades comerciales (auditorías, requisitos legales para hacerlo, etc.). Pero para hacer esto, debe exportarla desde la fuente original en un formato compatible con la estructura de datos de la mesa de ayuda de destino.
Migración de datos durante las adquisiciones
Tanto si adquieres una empresa como si te adquieren a ti, necesitas compartir información de tus clientes. Sin embargo, esto debe hacerse de forma que no contravenga las leyes de protección de datos ni las políticas de privacidad. Por ejemplo, las empresas registradas en Australia deben garantizar que ciertos conjuntos de datos permanezcan dentro del territorio australiano. Esto puede complicar el proceso de intercambio de datos, especialmente si la adquisición de la empresa involucra a una parte extranjera.
Ahora que hemos cubierto las principales razones para exportar e importar datos de la mesa de ayuda, revisemos cómo las empresas suelen manejar este proceso.
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Migración de datos: enfoques, problemas y soluciones
Tradicionalmente, las empresas gestionaban el proceso de migración de datos manualmente. Esto solía implicar asignar un equipo interno o subcontratar a una empresa especializada. Esta creaba un script para convertir los datos recuperados de las bandejas de entrada compartidas,databaseu otros servicios de asistencia al formato utilizado por el sistema de asistencia de destino.
Las desventajas de este enfoque son el costo adicional, los largos tiempos de espera y los posibles cuellos de botella en las tareas principales del equipo. Por eso, cuando surgieron las soluciones automatizadas, muchas empresas decidieron adoptarlas.
Help Desk Migration es una de esas soluciones. Gestiona la importación o exportación de datos en cuestión de horas o días, según el volumen de registros. Incluye un asistente de migración y una guía paso a paso en pantalla para exportar datos desde plataformas de soporte técnico, databaseo bandejas de entrada compartidas e importarlos automáticamente a CSV u otros sistemas de soporte técnico.
Pero, ¿cómo exactamente resuelve Help Desk Migration los problemas de importación y exportación de datos?
Problema n.° 1: la reubicación manual de datos consume demasiado tiempo
Ya sea que decida exportar Gmail u Outlook a un CSV o migrarlos de un sistema de soporte técnico a otro, primero debe recuperar los datos de origen, convertirlos al formato requerido y luego cargarlos a la plataforma de destino. Cuantos más datos tenga, más difícil será importar CSV con todas las etiquetas originales. Si esto ya le parece demasiado laborioso, tenga la seguridad de que lo es.
Problema n.° 2: Caos en el formato de datos
Otro problema que surge durante la reubicación es la carga de formato. Gmail, Outlooko cualquier otra solución de bandeja de entrada compartida utiliza su propio formato para las exportaciones, al igual que cualquier otra plataforma de soporte técnico. Si esta última cuenta con una herramienta de importación integrada, solucionará el problema. Si no la tiene, prepárese para la migración manual, que, de nuevo, requiere mucho tiempo.
Problema n.° 3: Posibilidad de errores
Migrar manualmente un gran volumen de datos requiere copiar y pegar constantemente, lo que suele ser propenso a errores y genera caos en los datos. Múltiples copias de los datos del mismo cliente, falta de estructura y la pérdida de algunos archivos son inevitables al transferir y estructurar manualmente los registros en el servicio de asistencia de destino. ¿Y a qué consecuencias lleva esto?
- Análisis incorrecto
- Se están perdiendo datos valiosos
- Responsabilidad legal por la pérdida de datos que usted estaba obligado a almacenar de forma segura
Problema n.° 4: Requisitos legales estrictos en materia de migración de datos
Las políticas de procesamiento de datos varían según el país. En algunos casos, la migración de datos debe realizarse dentro del país donde la empresa tiene licencia para operar a fin de garantizar la protección legal. Por lo tanto, los casos de migración internacional de datos pueden ser especialmente complejos.
Problema n.° 5: Peculiaridades del servicio de asistencia técnica de Target
La migración de datos puede encontrar obstáculos debido a las características específicas de la plataforma de destino. Algunos centros de ayuda y de servicio al cliente carecen de la función integrada para crear agentes/grupos en su API, por lo que es necesario configurarlos manualmente. Otras herramientas de atención al cliente y gestores de servicios de TI no permiten datos duplicados, lo que puede afectar la migración si existen contactos o empresas idénticos en su plataforma actual y en las próximas.
¿Por qué no dejar que el software haga el trabajo que a usted le llevaría semanas en tan solo unas horas?
La automatización es el camino hacia la migración de datos. En lugar de invertir tiempo y dinero extra y distraer al equipo técnico de sus responsabilidades principales, muchas empresas dependen de soluciones de migración de datos de soporte listas para usar para completar el trabajo en cuestión de horas o días.
Help Desk Migration está aquí para ayudar a su empresa a mantener un historial de solicitudes de clientes transparente y bien estructurado, permitiéndole utilizar los datos que sus clientes le confían para crear una mejor experiencia. Programe una llamada gratuita para obtener más información sobre cómo nuestra solución puede ayudarle a eliminar el caos en sus registros de atención al cliente y migrar sus datos a un software de soporte técnico más adecuado.
