Wie Sie alle E-Mails aus Outlook exportieren - Schritt-für-Schritt-Anleitung

Geschrieben von
Tetiana Belevska

Aktualisiert November 5, 2023

Ob Sie von Outlook zu einer Helpdesk-Lösung wechseln oder einfach nur Ihr E-Mail-System austauschen möchten, es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie alle Ihre aktuellen Daten in Ihr neues Zuhause übertragen möchten. Wenn dem so ist, haben wir genau das Richtige für Sie. Heute werden wir uns ansehen, wie Sie Outlook-E-Mails in Excel exportieren können, und zwar mithilfe der nativen Methode, und Ihnen zeigen, was Sie ohne Werkzeug tun können. Also, ohne weitere Verzögerung, lassen Sie uns mit der Datenübertragung beginnen.

Outlook-Dateiformate - Die Grundlagen

Bevor wir in den Prozess eintauchen, möchten wir über Dateiformate sprechen, da sie später eine wichtige Rolle spielen werden. In der Regel möchten die meisten Menschen Outlook-E-Mails in Excel exportieren, aber sie wissen möglicherweise nicht, dass das System die Daten nur im .pst-Dateiformat exportiert. Obwohl es technisch gesehen auch andere Erweiterungen unterstützt, decken sie einfach nicht alles ab.
"Aber HDM, was ist .pst?" fragen Sie sich vielleicht. Die Antwort darauf ist ziemlich einfach, .pst ist im Grunde eine persönliche Speicherdatei und es handelt sich um ein proprietäres Dateiformat, das für das Outlook-E-Mail-System entwickelt wurde. Microsoft selbst empfiehlt, diesen Dateityp zu verwenden, da er dazu ausgelegt ist, alle Ihre Daten in einem komprimierten Zustand zu speichern, um den Speicherplatzbedarf zu reduzieren.

Nun, da Sie wissen, was .pst ist, werfen wir einen Blick auf das .CSV-Dateiformat. Warum? Weil dies die gebräuchlichste Dateierweiterung ist und auf viele verschiedene Arten verwendet werden kann. .CSV steht für "Durch Komma getrennte Werte" und wir wissen, dass das nicht viel erklärt. Im Wesentlichen handelt es sich um ein Dateiformat, das nicht bearbeitet werden kann, aber von praktisch jedem System akzeptiert wird, einschließlich Outlook.

Da es in diesem Abschnitt nicht viel zu besprechen gibt, lassen Sie uns fortfahren und sehen, wie Sie E-Mails von Outlook herunterladen können.

E-Mails aus Outlook exportieren - Die natürliche Methode

Wie bereits erwähnt, werden wir dieses Tutorial damit beginnen, die natürliche Methode zu skizzieren. Also, zuerst einmal, gehen Sie zur Website von Outlook und melden Sie sich in Ihrem Konto an. Sobald Sie dort sind, öffnen Sie das Menü oben rechts, indem Sie darauf klicken, und wählen Sie das Menü Datei aus. Dann müssen Sie das Unteremenu Öffnen und Exportieren auswählen und Importieren/Exportieren auswählen.

Sobald Sie dort sind, sehen Sie ein Fenster, das Sie auffordert, eine Exportoption auszuwählen, in unserem Fall wählen Sie die Methode "In eine Datei exportieren". Sie werden dann aufgefordert, das Dateiformat auszuwählen, das Sie verwenden möchten.

Bildquelle: Lifewire

Sie sehen sowohl CSV als auch PST, klicken Sie auf PST und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Anschließend werden Sie aufgefordert, auszuwählen, welche Art von Daten Sie speichern möchten. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie exportieren müssen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Danach wählen Sie einen Speicherort für die Datei und wählen Sie Fertig stellen. Und das ist so ziemlich alles.

E-Mails aus Outlook exportieren - Unsere Methode

Lassen Sie uns nun über unsere Methode sprechen. Bevor wir das tun, möchten wir betonen, dass es sich um eine kostenpflichtige Lösung handelt, im Gegensatz zur natürlichen Methode. Der Prozess ist ziemlich einfach und nimmt nicht viel Zeit in Anspruch. Gehen Sie also zur Migrationsseite.

Sobald Sie dort sind, wählen Sie Outlook aus dem Dropdown-Menü aus und tun Sie dasselbe im nächsten Feld, aber wählen Sie nur CSV aus. Danach werden Sie aufgefordert, Anmeldedaten bereitzustellen (ohne diese ist es unmöglich, den Export durchzuführen), auszuwählen, was Sie verschieben möchten und auf Ausführen zu klicken. Warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist, laden Sie Ihre Datei herunter und fahren Sie mit Ihrer Arbeit fort.

Vorteile unserer Methode

Damit Sie die Vorteile unserer Methode besser verstehen, haben wir beschlossen, die Vorteile der Verwendung unseres Tools aufzulisten. Und das erste, was Sie tun können, ist, dass Sie in keiner Weise eingeschränkt sind. All Ihre Daten werden in einem einzigen Durchgang übertragen, und Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass einige Elemente verloren gehen oder manuell exportiert werden müssen.
Der zweite Vorteil besteht darin, dass Sie mit unserem Export-Tool Outlook-E-Mails direkt in Ihr gewünschtes Helpdesk-System exportieren können. Sie müssen sich nicht mit Dateien herumschlagen oder ein dediziertes API-Skript für Transferzwecke schreiben. Mit anderen Worten, es ist vollautomatisiert. Dann gibt es die Tatsache, dass alles zu 100 % sicher ist. Sie müssen sich keine Sorgen um Datenverstöße und/oder den Verlust dieser Daten machen.

Schließlich kann unsere Lösung Ihre Informationen an die Zielplattform anpassen. In der Praxis werden alle problematischen E-Mails zu Tickets, Kontakte zu Kunden und Kontoinhaber zu Agenten. Ziemlich praktisch.

Fazit

Wenn Sie nach einer lebensfähigen Methode suchen, um Outlook-E-Mails herunterzuladen, suchen Sie nicht weiter. Unser Migrations-Assistent verschiebt all Ihre Daten in nur wenigen Klicks, sodass Sie sich nicht mit verschiedenen Dateien herumschlagen und den Importprozess manipulieren müssen. Es ist auch weitaus zuverlässiger, da das Tool Ihre Daten technisch gesehen in das neue System kopiert, was bedeutet, dass es sie überhaupt nicht gefährdet. Alles in allem, wenn Sie daran interessiert sind, Ihre Daten zu verschieben, können Sie uns eine Nachricht hinterlassen, und wir werden Sie in kürzester Zeit startklar machen. Aber vorerst ist das alles, was wir haben. Bis zum nächsten Artikel.

Häufig gestellte Fragen