Agentenplanung: Was, Warum und Vorteile für den Kundenservice

Stell dir Folgendes vor: Ein nahtloser Tanz der Koordination, bei dem der richtige Agent immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist, bewaffnet mit dem richtigen Wissen, um Kunden zu begeistern. Es geht nicht nur darum, Zeitfenster zu füllen; es geht darum, eine Symphonie aus Effizienz und Zufriedenheit zu dirigieren.

Also, worum geht es bei der Agentenplanung? Nun, sie ist das Rückgrat für außergewöhnlichen Kundenservice. Es geht darum sicherzustellen, dass jede Interaktion eine Chance ist, zu glänzen, Loyalität aufzubauen und Kunden zu Markenbefürwortern zu machen. Aber es geht nicht nur darum, Kunden zufrieden zu stellen; es geht auch darum, Agenten zu ermächtigen. Ein gut durchdachter Zeitplan fördert die Moral, reduziert Burnout und kultiviert eine Kultur der Exzellenz.

Warum ist die Agentenplanung wichtig? Weil Zeit Geld ist. Jeder ungenutzte Moment ist eine verpasste Gelegenheit, und jede unpassende Zuweisung ist ein potenziell verlorener Kunde. Zum Beispiel musste Chime, einst ein renommiertes Fintech-Unternehmen, im Jahr 2021 aufgrund unzeitgemäßer und mangelhafter Bearbeitung von Kundenbeschwerden $2,5 Millionen Strafe zahlen.

Aber genug von den Warums; lassen Sie uns über die Vorteile sprechen. Stell dir eine Welt vor, in der sich jeder Kunde fühlt, als ob er deine oberste Priorität wäre. Das ist die Kraft einer effektiven Agentenplanung. Es geht darum, Wartezeiten zu verkürzen, Probleme schneller zu lösen und personalisierte Erlebnisse zu bieten, die Kunden immer wieder zurückkommen lassen. Es geht darum, Transaktionen in Transformationen und Interaktionen in Erinnerungen zu verwandeln.

Die Sicherstellung einer vollständigen Kundenbetreuung ist ein mehrstufiger Prozess. Es kann die Einstellung weiterer Agenten, zusätzliche Schulungen, die Implementierung von Automatisierungstools oder eine Kombination dieser Ansätze erfordern. Aber Sie können mit Ihren vorhandenen Ressourcen beginnen. So kann beispielsweise die Überprüfung Ihrer Agentenplanungsstrategie ein guter Ausgangspunkt sein.

TL;DR

    • Die Planung von Agenten ist ein entscheidender Bestandteil der Kundenbetreuung, der sicherstellt, dass die richtigen Agenten zu den richtigen Zeiten für Kundenanfragen und -unterstützung verfügbar sind. Sie spielt eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Kundenzufriedenheit, der Maximierung der betrieblichen Effizienz und der Förderung eines positiven Arbeitsumfelds für Mitarbeiter.
    • Effektive Agentenplanung ist entscheidend für die Optimierung von Ressourcen und die Verhinderung von Umsatzverlusten. Eine ineffiziente Planung kann zu verpassten Chancen, Kundenzufriedenheit und sogar zu Geldstrafen für regelwidriges Verhalten führen.
    • Vorteile einer effektiven Planung:
      • Verbesserte Mitarbeitererfahrung und reduzierte Fluktuation: Durch die Verhinderung von Burnout und die Sicherstellung einer fairen Arbeitslastverteilung steigert eine effektive Planung die Moral der Mitarbeiter und reduziert die Fluktuationsrate.
      • Erhöhte betriebliche Effizienz: Eine ordnungsgemäße Planung führt zu einer besseren Nutzung von Ressourcen, was zu einer gesteigerten Produktivität und reduzierten betrieblichen Kosten führt.
      • Verbesserte Kundenerfahrung: Gut geplante Zeitpläne helfen dabei, Wartezeiten zu verkürzen, Probleme schneller zu lösen und personalisierte Erfahrungen zu bieten, was die Kundenloyalität und -zufriedenheit fördert.
      • Skalierbarkeit und langfristige Planung: Strategische Planung ermöglicht es Unternehmen, zukünftiges Wachstum vorauszusehen und die Personalbestände entsprechend anzupassen, um eine nachhaltige Skalierbarkeit sicherzustellen.
      • Optimierte Ressourcennutzung: Eine effiziente Planung stellt sicher, dass die Personalbestände mit den schwankenden Nachfragemustern übereinstimmen, wodurch Leerlaufzeiten minimiert und Arbeitskosten kontrolliert werden.
      • Erhöhte betriebliche Flexibilität: Effektive Planungspraktiken ermöglichen es Unternehmen, schnell auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren, wie z.B. Spitzen in Kundenanfragen oder unerwartete Agentenabwesenheiten.
      • Datenbasierte Einblicke und kontinuierliche Verbesserung: Die Analyse von Planungsdaten und Leistungsmetriken hilft bei der Identifizierung von Trends, Mustern und Verbesserungsbereichen, was zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Kundenserviceleistung und der organisatorischen Leistung führt.
  • Ausgewogene Planungskomponenten:
  • Personalprognosen umfassen die Analyse historischer Daten und Trends, um das erwartete Volumen von Kundenanfragen oder -unterstützungsanfragen zu antizipieren.
  • Schichtplanung beinhaltet die Zuweisung der richtigen Anzahl von Agenten basierend auf den Personalanforderungen, unter Berücksichtigung individueller Fähigkeiten, Präferenzen und Bedürfnisse der Work-Life-Balance.
  • Echtzeit-Teamüberwachung: Kontinuierliche Überwachung der Mitarbeiterauslastung, Anrufvolumina und anderer wichtiger Metriken, um potenzielle Probleme zu identifizieren und zeitnahe Anpassungen an den Zeitplänen vorzunehmen.
  • Best Practices für die Agentenplanung:
  • Priorisieren Sie offenen Dialog mit Agenten: Binden Sie Agenten in den Planungsprozess ein, um ihre Bedürfnisse, Präferenzen und Einschränkungen zu verstehen.
  • Berücksichtigen Sie die Fähigkeiten der Agenten für eine bessere Einbindung: Weisen Sie Rollen zu, die den Fähigkeiten und Präferenzen der Agenten entsprechen, um die Einbindung und Leistung zu verbessern.
  • Integrieren Sie Flexibilität: Lassen Sie Platz für unvorhergesehene Ereignisse, indem Sie flexible Zeitpläne beibehalten und Notfallpläne bereithalten.
  • Überwachen Sie die Leistung und das Wohlbefinden der Agenten: Überwachen Sie kontinuierlich die Leistung und das Wohlbefinden der Agenten, um Burnout zu verhindern und eine optimale Produktivität sicherzustellen.
  • Berücksichtigen Sie das Kundenfeedback: Sammeln und analysieren Sie regelmäßig Kundenfeedback, um Planungsstrategien anzupassen und die Servicebereitstellung zu verbessern.
  • Verwenden Sie Helpdesk-Software: Investieren Sie in Helpdesk-Software mit Planungsfunktionen oder integrieren Sie sich mit eigenständigen Workforce-Management-Tools für eine effiziente Planung und Leistungserfassung.
  • Die Liste der Top-Helpdesks mit Planungsfunktionen umfasst Zendesk, Freshdesk, Salesforce Service Cloud, ServiceNow, Jira Service Management, HappyFox, Deskpro, Zoho Desk, LiveAgent und Spiceworks.

 

  • Durch die Implementierung effektiver Agentenplanungspraktiken können Unternehmen ihre Kundenbetreuungsoperationen optimieren, außergewöhnlichen Service bieten und nachhaltiges Wachstum erreichen.

 

Durch die Implementierung effektiver Agentenplanungspraktiken können Unternehmen ihre Kundenbetreuungsoperationen optimieren, außergewöhnlichen Service bieten und nachhaltiges Wachstum erreichen.

Was ist Agentenplanung?

Die Agentenplanung ist der komplexe Prozess, jedem Kundendienstmitarbeiter spezifische Schichten zuzuweisen. Es geht darum, die richtige Anzahl der richtigen Agenten zur richtigen Zeit zu balancieren.

Denken Sie einen Moment über die damit verbundenen Feinheiten nach. Ein Kundendienstmanager muss Spitzenzeiten, Personalbestände und die einzigartigen Fähigkeiten jedes Agenten jonglieren. Berücksichtigen Sie Mitarbeiterpausen, Urlaubsanfragen und das unvorhersehbare Auf und Ab der Kundennachfrage, und Sie stehen vor einem regelrechten Puzzle, das gelöst werden muss. Darüber hinaus fügen die unvorhergesehenen Herausforderungen von Agentenabwesenheiten aufgrund von Krankheit oder anderen unerwarteten Umständen eine weitere Ebene der Komplexität hinzu. Und vergessen wir nicht die Notwendigkeit, die Personalkosten im Griff zu behalten.

In der Tat ist die Beherrschung der Kunst der effizienten Agentenplanung keine leichte Aufgabe. Doch diejenigen, die diese Herausforderungen mit Finesse meistern, werden feststellen, dass sie ihr Geschäft zu schwindelerregenden Höhen des Erfolgs vorantreiben. Denn in der Kundenbetreuung ist eine einwandfreie Planung nicht nur eine Notwendigkeit, sondern der Eckpfeiler für die Bereitstellung von unvergleichlichem Service und die Förderung dauerhafter Kundenzufriedenheit.

7 Vorteile einer effektiven Agentenplanung

Eine angemessene Arbeitskräfteplanung trägt durch die folgenden Vorteile zur Verbesserung der Unternehmensbilanz bei. Lassen Sie uns analysieren, wie diese Praxis die organisatorische Leistung über verschiedene Dimensionen hinweg erhöhen kann:

Bewährte Praktiken für die Agentenplanung

1 Verbesserte Mitarbeitererfahrung und reduzierte Fluktuation

Effektive Planung reduziert die Mitarbeiterfluktuation.

Die Forschungsergebnisse unterstreichen, dass erstaunliche 79% der Mitarbeiter ihre Zeitpläne stark bei der Entscheidung, bei einem Arbeitgeber zu bleiben, berücksichtigen. Eine faire Verteilung der Arbeitsbelastung verhindert Burnout und senkt damit hohe Fluktuationsraten. Durch die Förderung eines unterstützenden Umfelds durch effektive Planung fördern Unternehmen eine loyale und engagierte Belegschaft, was zu einer gesteigerten Produktivität und höheren Bindungsraten führt.

2 Erhöhte betriebliche Effizienz

Glückliche Support-Agenten sind produktive Mitarbeiter. Die Auswirkungen verantwortungsbewusster Mitarbeiterplanung zeigen sich in allen Betriebsbereichen. Das Retail-Experiment von The Gap zeigt ein greifbares Beispiel, mit einem Anstieg der Mitarbeiterproduktivität um 5,1% und einem Anstieg des Umsatzes um 3,3% nach der Einführung solcher Praktiken.

Mit einer Agentenplanung, die alle Variablen berücksichtigt, stehen die idealen Anzahl von Agenten mit den erforderlichen Fähigkeiten zur Verfügung, um Kunden zu unterstützen, ohne zu überbesetzen oder zu unterbesetzen.

3 Erhöhte Kundenerfahrung

Kunden verzeihen keinen schlechten Service. Negative Erfahrungen führen dazu, dass 60% der Kunden eine Marke nach nur einer oder zwei schlechten Interaktionen verlassen. Hier kommt die effektive Agentenplanung ins Spiel: ein leistungsstarkes Werkzeug zur Reduzierung von Wartezeiten und zur Verbesserung der Lösungsquoten. Durch die Priorisierung der Kundenzufriedenheit fördern Unternehmen die Markenloyalität, verstärken Mundpropaganda-Empfehlungen und stärken ihren Wettbewerbsvorteil.

4 Skalierbarkeit und langfristige Planung

Erfolgreiche Unternehmen wachsen, aber es macht keinen Sinn, eine riesige Kundenbasis zu haben, wenn Sie sie nicht richtig betreuen können.

Ein vorausschauender Ansatz zur Planung geht über die unmittelbaren Bedürfnisse hinaus und ermöglicht es Unternehmen, zukünftiges Wachstum nahtlos zu bewältigen. Eine genaue Nachfrageprognose ermöglicht proaktive Anpassungen der Personalbestände und stellt sicher, dass die Ressourcen mit den sich entwickelnden Geschäftsanforderungen übereinstimmen. Ob für nächste Woche oder nächstes Jahr, eine strategische Planung ist der Angelpunkt für nachhaltige Skalierbarkeit und Erfolg.

5 Optimale Ressourcennutzung

Effiziente Agentenplanung stellt sicher, dass die Personalbestände mit den schwankenden Nachfragemustern übereinstimmen und über- oder unterbesetzte Szenarien vermieden werden. Durch die Optimierung der Ressourcenzuweisung können Unternehmen Leerlaufzeiten minimieren, die Produktivität maximieren und die Personalkosten kontrollieren. Darüber hinaus rüsten agile Planungspraktiken Unternehmen aus, um unvorhergesehene Störungen mühelos zu bewältigen und einen unterbrechungsfreien Service und operationelle Widerstandsfähigkeit sicherzustellen.

6 Erhöhte betriebliche Flexibilität

Effektive Planungspraktiken ermöglichen es Unternehmen, sich schnell an unvorhergesehene Ereignisse anzupassen, wie plötzliche Spitzen in Kundenanfragen oder unerwartete Agentenabwesenheiten. Durch die Bereitstellung von Notfallplänen und die Nutzung von Planungstools und -technologien können Unternehmen Servicelevels aufrechterhalten, Störungen minimieren und die Kontinuität der Operationen auch unter herausfordernden Bedingungen gewährleisten.

7 Datengetriebene Einblicke und kontinuierliche Verbesserung

Durch die Analyse von Planungsdaten und Leistungsmetriken können Unternehmen Trends, Muster und Verbesserungsbereiche identifizieren. Dieser datengetriebene Ansatz ermöglicht eine kontinuierliche Optimierung der Planungsprozesse, Anpassung der Personalbestände und Verfeinerung der Schulungsprogramme, was zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Kundenservicebereitstellung und der organisatorischen Leistung im Laufe der Zeit führt.

Gute Planung gleicht die Bedürfnisse von Unternehmen, Kunden und Mitarbeitern aus und führt zu Effizienz und Kostenreduzierung. Dieses Gleichgewicht zu erreichen, umfasst drei Komponenten.

3 Schritte zur ausgewogenen Agentenplanung

Effiziente Planung im Kontaktcenter umfasst drei Schritte:

3 Schritte der ausgewogenen Agentenplanung

Schritt 1: Personalprognose

Die Grundlage für eine effektive Agentenplanung liegt in einer genauen Personalprognose. Dies umfasst die Analyse historischer Daten und Trends, um das Volumen von Kundenanfragen oder Supportanfragen zu verschiedenen Zeiten vorherzusagen. Durch die Nutzung datengesteuerter Erkenntnisse können Manager fundierte Entscheidungen über Personalbestände treffen, um eine ausreichende Abdeckung zur Deckung der Nachfrage zu gewährleisten, ohne zu überbesetzen.

Schritt 2: Schichtplanung

Zu wissen, wie viele Agenten benötigt werden, ist nur die halbe Miete. Sobald die Personalanforderungen festgelegt sind, konzentriert sich der Fokus auf die Schichtplanung. Dies umfasst nicht nur die Zuweisung der richtigen Anzahl von Agenten, sondern auch die Berücksichtigung ihrer individuellen Fähigkeiten und Bedürfnisse hinsichtlich der Work-Life-Balance. Manager müssen Pausen, Mahlzeiten, Urlaube, Krankheitsurlaube und andere persönliche Vorlieben berücksichtigen, um die Effizienz zu optimieren und das Risiko von Mitarbeiterburnout zu mindern. Durch die Priorisierung des Wohlbefindens der Agenten und die Ausrichtung der Zeitpläne auf die Geschäftsanforderungen können Organisationen eine gesündere und produktivere Belegschaft fördern.

Schritt 3: Echtzeit-Teamüberwachung

Trotz sorgfältiger Planung können unvorhergesehene Ereignisse selbst die umfassendsten Zeitpläne stören. Eine Echtzeit-Teamüberwachung ist unerlässlich, um schnell auf unerwartete Änderungen in der Kundennachfrage, technische Ausfälle oder andere Notfälle reagieren zu können. Durch die kontinuierliche Überwachung von Mitarbeiterauslastungsraten, Anrufvolumina und anderen wichtigen Kennzahlen können Manager potenzielle Probleme identifizieren und zeitnahe Anpassungen an den Zeitplänen vornehmen. Diese Agilität minimiert Störungen und stellt sicher, dass die Kundenservicelevels auch in dynamischen Umgebungen konstant hoch bleiben.

Obwohl diese drei Komponenten für die Agentenplanung am wichtigsten sind, steckt der Teufel im Detail. Lassen Sie uns die wichtigsten Best Practices für die Agentenplanung genauer betrachten.

6 Best Practices für die Agentenplanung

Die Implementierung effektiver Agentenplanungspraktiken ist entscheidend für die Optimierung der betrieblichen Effizienz, die Steigerung der Mitarbeiterbindung und die Bereitstellung außergewöhnlichen Kundenservice. Hier sind sechs bewährte Verfahren, um Ihren Ansatz zu leiten:

Bewährte Praktiken für die Agentenplanung

1 Sprechen Sie mit Ihren Agenten

Priorisieren Sie offene Gespräche mit Ihren Agenten, bevor Sie Zeitpläne finalisieren. Nehmen Sie sich Zeit, um ihre Bedürfnisse, Vorlieben und Einschränkungen zu verstehen. Laut einer Umfrage von Shiftboard schätzen 80% der Mitarbeiter die Möglichkeit, ihren Zeitplan zu beeinflussen. Durch die Einbindung von Agenten in den Planungsprozess können Sie die Arbeitszufriedenheit, das Engagement und die Bindungsraten steigern.

2 Berücksichtigen Sie die Fähigkeiten der Agenten für eine bessere Agenteneinbindung

Neben der Berücksichtigung von Nachfrage und Agentenpräferenzen sollten auch die Fähigkeiten der Agenten berücksichtigt werden. Schließlich werden Ihre Agenten in Rollen, die ihren Fähigkeiten entsprechen und ihre spezialisierten Fähigkeiten am besten nutzen, im Vergleich zu Rollen, die dies nicht tun, engagierter sein und besser arbeiten. Neben der Leistungssteigerung führt sinnvolle Arbeit zu einer höheren Arbeitszufriedenheit.

Und ein Bonus: Die American Heart Association nennt die Übereinstimmung zwischen Fähigkeiten und Arbeitsaufgaben als eine der neun Arbeitsplatzrichtlinien, die das Wohlbefinden fördern und Burnout reduzieren.

3 Flexibilität einbeziehen

Auch hier kann nicht alles vorhergesehen werden. Ein Mitarbeiter kann krankheitsbedingt ausfallen oder es kann einen erwarteten Anstieg der Kundenanfragen aufgrund eines Systemausfalls, einer Naturkatastrophe oder eines Cyberangriffs geben.

Um Ihre Kunden davor zu bewahren, ewig auf eine Antwort Ihres Unternehmens zu warten, sollten Sie die Zeitpläne nicht zu straff gestalten - lassen Sie immer Spielraum für Manöver. Notfallpläne zur Abdeckung der wahrscheinlichsten Szenarien und ein Pool von Bereitschaftsmitarbeitern sind ein Muss.

4 Leistung und Wohlbefinden der Agenten überwachen

Dieser Tipp ergänzt den vorherigen. Die Echtzeitüberwachung des Anfragevolumens und des Systemzustands kann Ihnen helfen, die Auswirkungen von höherer Gewalt zu minimieren, wie oben beschrieben.

Darüber hinaus ist es entscheidend, die KPIs der Agenten wie Erstreaktionszeit, durchschnittliche Bearbeitungszeit, Erstkontaktlösungen und mehr zu überwachen. Ein Rückgang der Leistung der Agenten ohne offensichtlichen Grund kann auf Mitarbeiterburnout hinweisen. Daher können Sie neben der Gewährleistung, dass ein optimierter Zeitplan alle Anforderungen erfüllt, durch die Überwachung der Leistung Mitarbeiterermüdung voraussehen und rechtzeitig Anpassungen vornehmen.

5 Kundenfeedback berücksichtigen

Ihre Annahmen über guten Service können von den Erwartungen Ihrer Kunden abweichen. Calabrio hat einen starken Kontrast aufgezeigt: Obwohl 79% der Kundensupport-Manager glaubten, dass die Reaktionszeit ihrer Teams den Kundenerwartungen entspr ach, teilten nur 45% der Kunden diese Meinung.

Um diese Diskrepanz zu vermeiden, vergleichen Sie Ihre KPIs mit den Kundenbedürfnissen und passen Sie Ihre Agentenplanungsstrategien entsprechend an. Da sich die Kundenanforderungen im Laufe der Zeit ändern, sollten Sie dies regelmäßig tun.

6 Verwenden Sie Helpdesk-Software

Es ist unmöglich, einen effizienten Zeitplan zu erstellen und wichtige Kennzahlen in Echtzeit zu verfolgen, wenn Sie nur Tabellenkalkulationsprogramme verwenden. Kein Wunder, dass 25% der Führungskräfte in der Umfrage von Quinyx dringend leistungsfähige Planungssoftware benötigten.

Eine robuste Workforce-Management-Lösung erfasst wichtige Kundennachfrage- und Teamleistungsdaten, um genaue Zeitpläne für jede Arbeitslast zu erstellen. Neben der Effizienz steigern automatisierte Schichtplanungslösungen, insbesondere KI-gestützte Tools, die Genauigkeit: Quinyx berichtete auch, dass ältere Planungsoptionen nur eine Genauigkeit von 70% lieferten, während KI-gesteuerte Planungssoftware praktisch fehlerfrei ist.

Darüber hinaus erwarten 81% der Mitarbeiter, dass sie von überall aus auf ihre Zeitpläne zugreifen können. Automatisierte Mitarbeiterplanungslösungen ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Zeitpläne zu überprüfen, Änderungen vorzunehmen und ihre Verfügbarkeit den Managern mitzuteilen. Solche Funktionen können die Mitarbeitererfahrung erheblich verbessern.

Aber mit minderwertiger Technologie können Sie keine sublime Genauigkeit und Effizienz erreichen.

10 Top-Helpdesks und ihre Agentenplanungsfähigkeiten

Wenn es darum geht, die Agentenplanung zu optimieren, haben Sie im Wesentlichen zwei Möglichkeiten: die Bereitstellung einer eigenständigen Workforce-Management-Lösung oder die Auswahl einer Helpdesk-Software mit Schichtplanungsfunktionalität.

Während die zweite Option wie ein Schlag mit einer Klappe erscheint, variieren die Agentenplanungsfähigkeiten von einer Helpdesk-Lösung zur anderen. Selbst einige der besten Tools für das Kunden-Support-Management lassen in Bezug auf Planungsfunktionen zu wünschen übrig.

Um Ihre Suche nach der richtigen Plattform für den Kundenservice zu vereinfachen, haben wir die beliebtesten Support-Service-Tools und ihre wichtigsten Workforce-Management-Fähigkeiten zusammengestellt.

Zendesk

Die Planungsfunktion von Zendesk verwendet KI, um Schichten basierend auf der prognostizierten Arbeitslast, dem erforderlichen Kundenschutz und den Standortanforderungen zu planen. Komplett mit Pausen und kanalspezifischen Anforderungen können bei Zendesk Schichten für einen einzelnen Agenten oder eine Gruppe von Agenten generiert werden, basierend auf spezifischen Standortdetails des Teams.

Darüber hinaus können Manager, die Zendesk verwenden, die Verfügbarkeit von Agenten einsehen und Urlaubsanfragen verfolgen.

Zendesk Agent Zeitplan Ansicht

Quelle: Zendesk

Freshdesk

Freshdesk ermöglicht es Kundensupport-Teams, verschiedene Agentenschichten einzurichten, Urlaub zu planen und Schichtwechsel zu verwalten, um sicherzustellen, dass Anfragen nur an verfügbare Agenten zugewiesen werden.

Darüber hinaus können Sie mit der Helpdesk-Lösung die Verfügbarkeit Ihres Teams verfolgen und Personalentscheidungen basierend auf der prognostizierten Ticketmenge und der Leistung der Agenten treffen.

Freshdesk-Agent-Schicht

Quelle: Freshworks

Salesforce Service Cloud

Unter den Workforce-Management-Tools von Salesforce Service Cloud ermöglicht die Funktion "Schichten" Organisationen, verschiedene Schichtmuster basierend auf der Kundenanfrage zu erstellen. Zu den gängigen Schichttypen gehören regulär, Überstunden, Pause und Bereitschaftsdienst.

Salesforce Service Cloud bietet auch Funktionen zur Überwachung der Agentenleistung und bietet Prognosefähigkeiten für das Personal.

Salesforce-Agent-Schicht

Quelle: Salesforce

ServiceNow

Das Customer Service Management (CSM)-Modul von ServiceNow für das Workforce Management verfügt über eine Agentenplanung, mit der Sie Zeitpläne basierend auf SLA-Vereinbarungen und Zeitunterschieden erstellen und verwalten können. Sie können Pausen, Freizeit, Besprechungen und andere Ereignisse hinzufügen und die Nachfrage prognostizieren, um die Agentenabdeckung entsprechend zu planen.

Servicemanager können auch die Einhaltung des Zeitplans in Echtzeit überwachen.

ServiceNow Terminplanung

Quelle: ServiceNow

Jira Service Management

Jira Service Management bietet keine dedizierten Funktionen für die Agentenplanung oder das Schichtmanagement. Sie können es jedoch in Verbindung mit anderen Atlassian-Tools wie Jira Work Management verwenden, um Planungsbedürfnisse zu adressieren.

Diese Service-Desk-Plattform ermöglicht es Ihnen, die auf Tickets verbrachte Zeit, die von jedem Agenten protokollierte Zeit und die verbleibende Zeit zur Lösung des Tickets zu verfolgen. Sie überwacht auch die Leistung der Agenten, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren.

Agenten-Dispatcher Jira Service Management

Quelle: Atlassian

HappyFox

HappyFox bietet eine umfassende Suite von Workforce-Management-Funktionen, einschließlich Agentenplanung, Schichtplanung und Zeiterfassung.

Es ermöglicht Unternehmen, Agentenschichten in Echtzeit zu erstellen und zu verwalten, die Verfügbarkeit von Agenten zu verfolgen (einschließlich Urlaubstagen, Feiertagen und anderen Freizeitanfragen) und Berichte über die Nutzung von Agenten, die Einhaltung des Zeitplans und Leistungstrends zu generieren.

Happyfox Agent Terminplanung

Quelle: HappyFox

Deskpro

Obwohl Deskpro keine integrierten Funktionen für die Agentenplanung bietet, integriert es sich mit Workforce-Planungstools wie Schedule It und Papershift. Aber die Helpdesk-Lösung ist nicht völlig ohne Workforce-Management-Fähigkeiten. Zum Beispiel ermöglicht eine kürzlich hinzugefügte Funktion namens Shifts Benutzern, die Arbeitsstatus der Agenten zu verwalten und Routenregeln für Tickets basierend auf der Verfügbarkeit von Agenten festzulegen.

Deskpro enthält auch Berichts- und Analysefunktionen, um die Effizienz der Planung zu verbessern.

Deskpro Agentenplanung

Quelle: Deskpro

Zoho Desk

Zoho Corporation bietet in seiner Suite einige Lösungen für die Schichtplanung an, die sich mit Zoho Desk integrieren lassen. Zum Beispiel ermöglicht Zoho Shifts Benutzern, Schichten basierend auf ihrer Verfügbarkeit und ihren Fähigkeiten zuzuweisen und Updates an das Team zu kommunizieren.

Die Kundenservice-Software ermöglicht es Agenten auch, sich in und aus Schichten einzuloggen, Freizeit anzufordern und ihren Zeitplan von jedem Gerät aus einzusehen.

Zoho Desk Zeitplan erstellen

Quelle: Zoho Desk

LiveAgent

Obwohl LiveAgent keine dedizierten Funktionen für die Agentenplanung bietet, bietet es Integrationen mit Workforce-Planungslösungen von Drittanbietern an. Diese Kundenservice-Plattform verfügt über eine Funktion, die die Anrufverfügbarkeit für bestimmte Geräte automatisch entsprechend ausgewählter Zeiten und Daten ein- und ausschaltet.

Darüber hinaus kann der Linienmanager die Verfügbarkeit der Agenten überwachen und die Leistung jedes Support-Mitarbeiters verfolgen (z. B. Arbeitszeit, Anzahl der beantworteten Tickets, Chats und Anrufe), was es Managern ermöglicht, die Arbeitsbelastung der Agenten zu optimieren.

LiveAgent Anrufplanung

Quelle: LiveAgent

Spiceworks

Spiceworks ist eine umfassende Helpdesk-Lösung, die grundlegende Funktionen für die Agentenplanung bietet. Obwohl es möglicherweise keine fortschrittlichen Funktionen wie KI-gesteuerte Planung oder Echtzeitüberwachung gibt, hilft es, Agentenschichten zu verwalten, die Verfügbarkeit zu verfolgen und Freizeitanfragen innerhalb der Plattform zu koordinieren.

Spiceworks bietet grundlegende Berichtsfunktionen zur Überwachung der Arbeitsbelastung der Agenten. Darüber hinaus integriert es sich mit anderen Workforce-Management-Tools, um die Planungsfähigkeiten zu verbessern.

Spiceworks-Ticket

Quelle: Spiceworks

Brauchen Sie tatsächlich eine Agentenplanung?

Effektive Planung ist das Rückgrat Ihrer Kundensupport-Operationen. Sie wirkt sich auf Ihre Einnahmen aus, indem sie die Mitarbeitererfahrungen verbessert, die operationelle Effizienz steigert, eine ausgezeichnete Kundenerfahrung bietet und das Skalierungspotenzial verbessert.

Best Practices für die Agentenplanung erfordern eine sorgfältige Abwägung verschiedener Faktoren, von der erwarteten Anzahl von Supportanfragen bis hin zu den Fähigkeiten und Bedürfnissen jedes Agenten. Sich auf Tabellenkalkulationen oder andere veraltete Methoden der Mitarbeiterplanung zu verlassen, ist unzureichend. Glücklicherweise bieten viele der besten Helpdesk-Softwaretools Schichtplanungsfunktionen oder verfügen über APIs mit Workforce-Management-Lösungen.

Wenn Ihr aktueller Helpdesk oder Service Desk keine Funktionen für die Agentenplanung bietet und Sie sich nicht für eine eigenständige Workforce-Management-Tool entscheiden möchten, kann Ihnen Help Desk Migration helfen, Kundendienstdaten zu einem neuen Helpdesk zu migrieren. Entdecken Sie unbedingt die Fähigkeiten unseres automatisierten Datenimporttools mit einer kostenlosen Demo.








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