Es un hecho: tarde o temprano, las empresas exitosas crecen, lo que implica cambios drásticos en la organización de su carga de trabajo. Esto está relacionado con el crecimiento de su base de clientes y el número de registros de clientes. Como resultado, las empresas deben migrar la acumulación de datos a una plataforma de soporte técnico más eficaz para brindar un mejor servicio al cliente.
Pero ¿ cuánto tiempo llevará migrar los datos del servicio de asistencia? ¿Y qué métodos existen para hacerlo sin afectar el flujo de trabajo actual?
Primero, debe saber desde el principio que la migración de datos no toma minutos ni horas. Este proceso lleva mucho tiempo y, hasta cierto punto, es impredecible. Nadie puede predecir con exactitud cuándo tendrá que migrar sus registros antiguos . Sin embargo, varios factores pueden afectar este tiempo; evalúelo aproximadamente para saber qué esperar.
Factores que influyen en el tiempo de migración de datos
El tiempo de migración de datos depende de varios factores. Comprenderlos le ayudará a planificar su proyecto de migración de datos . Analicemos qué influye en el tiempo de migración de datos.
1. La cantidad de datos migrados
Por lo general, no existen muchas posibilidades de modificar la cantidad de registros que una empresa desea migrar. Dado que la mayoría son importantes para seguir trabajando con los clientes en el futuro servicio de asistencia, es posible que se dejen algunos registros; sin embargo, esto no supone un cambio drástico. Si la empresa decide migrar datos , desea conservar la mayor parte de sus datos de atención al cliente en el nuevo servicio de asistencia.
2. La estructura de los help desks actuales y futuros
Esto también es muy importante, especialmente al elegir la plataforma de destino. La migración a un servicio de asistencia con una estructura de organización de datos similar es más sencilla. Por lo tanto, si las empresas quieren ahorrar tiempo, siempre es mejor elegir el servicio de asistencia más similar al actual.
3. El grado en que se transformarán los datos durante la transición
El tercer factor está estrechamente relacionado con el anterior. Cuanto más similares sean el objetivo y los servicios de asistencia actuales, menos cambios tendrá que realizar el equipo de TI en los registros durante la migración.
A veces, las empresas aún desean cambiar algo en la estructura de datos, lo que requiere un mapeo adicional, por lo que el proceso puede demorar más.
4. La ocurrencia de cualquier error durante el proceso
Nadie está a salvo de los errores que pueden surgir durante o después de la migración de datos . Claro que puede estar bien preparado y revisar todo miles de veces, pero existen errores ocultos del sistema u otros problemas que pueden hacerse visibles más adelante. Algunos pueden ser insignificantes y otros pueden afectar toda la transferencia. Por lo tanto, también influyen en el tiempo que tomará la migración de datos.
5. La forma que elija para la migración de datos
Uno de los aspectos más importantes de la migración de datos es elegir cómo se moverán. Este factor es uno de los más importantes para determinar el tiempo de transición. Por lo tanto, es mejor elegir con cuidado.
Considerando todo esto, el proceso puede tardar desde unos días hasta varios meses. La migración de datos no puede realizarse en un instante, incluso cuando sus registros estén completamente preparados.
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6. Límites de la API de sus plataformas de origen y destino
En una migración de datos automatizada, hay dos procesos: leer (recuperar) registros de una plataforma de origen y escribirlos (transferirlos) a una plataforma de destino. El tiempo necesario para la importación de datos depende de la eficiencia de las API y de los límites de API establecidos por sus proveedores.
Por ejemplo, algunas plataformas pueden recuperar un ticket con todos los comentarios en una sola solicitud de API, mientras que otras pueden requerir varias solicitudes para cada registro. Es fundamental considerar lo siguiente:
- La cantidad de solicitudes de API que necesita su plataforma de origen para recuperar un registro.
- La cantidad de solicitudes de API que su plataforma de destino requiere para la búsqueda y creación de registros.
Y ahora, abordaremos el factor más influyente: cómo elige migrar sus datos. Analizaremos las opciones más populares y las particularidades que le ayudarán a acortar el tiempo de migración.
Comparación entre la migración de datos manual y automática
Entonces, aquí están las principales opciones que puedes considerar al elegir una forma de transición de datos:
1. Cree usted mismo manualmente un script para la migración.
2. O utilice una herramienta diseñada específicamente para este propósito.
Ahora, comparémoslos y decidamos cuál será más eficiente, ahorrará más tiempo y será más rentable para su empresa.
|
Aspecto |
Migración manual de datos |
Migración de datos automatizada |
| Experiencia | Requiere experiencia e investigaciones que consumen mucho tiempo | No necesita experiencia previa; un proceso más rápido y confiable |
| Profesionalismo y Responsabilidad | Los autónomos pueden carecer de experiencia, no firmar un contrato y suponer riesgos de seguridad | Los servicios automatizados como Help Desk Migration son responsables y tienen un historial establecido |
| Gastos | Costos ocultos, compromiso de tiempo y posible desviación de recursos | Costes transparentes y gestión simultánea de otras tareas |
| Peculiaridades de la codificación | Sin guiones preparados, propenso a problemas inesperados | Scripts probados y listos para usar y resolución inmediata de problemas |
| Aporte del proveedor | Depende de las capacidades de API del proveedor y del tiempo de respuesta | Independiente de los problemas de soporte y documentación del proveedor |
Figura 1. Comparación entre la migración de datos manual y automatizada
Experiencia
Se mire como se mire, la experiencia en programación es fundamental en este caso. Y aunque se cuente con un equipo de TI interno, esto no significa que puedan realizar dicha tarea con facilidad y precisión. Pueden ser los mejores profesionales del mundo. Pero si no tienen experiencia específica en migración de datos, se producen retrasos.
El equipo inexperto dedicará días y semanas a investigar la API para determinar qué datos pueden transferir y cómo modificarlos. Después, deberán probarlo todo miles de veces para garantizar que todo funcione correctamente. Como resultado, su equipo de TI desperdiciará su valioso tiempo en este problema en lugar de dedicarlo a tareas importantes que pueden surgir en el flujo de trabajo de la empresa.
Por otro lado, usar un servicio profesional de migración automatizada evita este problema. En términos de experiencia, es mucho mejor que usar tus propios esfuerzos.
Profesionalismo y Responsabilidad
Contratar a alguien de un servicio como Upwork es posible si no quieres usar a tu equipo. Todo parece perfecto: contactas con el desarrollador y te encargas de todo el trabajo manual por una pequeña cantidad. ¿Qué puede salir mal?
Normalmente, quienes contratan este tipo de servicios son profesionales y pueden ayudarte a resolver tu problema de forma rápida y eficaz. ¿Pero qué pasa si no es así? Quizás no tengan experiencia, pero esperan resolver la migración rápidamente durante el proceso.
¿Y qué hay de la seguridad? Si no firma el contrato con esta persona, no puede estar seguro de la calidad del trabajo realizado. No es seguro confiar la parte más valiosa de su flujo de trabajo de atención al cliente a una persona cualquiera a menos que firme un contrato con ella.
Bien, imaginemos que la persona de Upwork es un gran profesional y hace su trabajo de forma excelente. Ahora imagina el salario que pediría. ¿Estás dispuesto a gastar semejante cantidad de dinero?
Un servicio automatizado como Help Desk Migration es más seguro y garantiza mejores resultados. Somos responsables de todas las acciones que realizamos con sus datos. En cuanto a seguridad, puede consultar nuestro Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) . Además, nuestros ingenieros técnicos desarrollaron un código para la migración automática de datos, por lo que nuestra empresa lleva más de 7 años en el mercado. Así, no corre ningún riesgo al elegir nuestra herramienta de migración automatizada de datos .
Gastos
Puede parecer que hacerlo todo tú mismo o con tu equipo de TI es completamente gratis. Sin embargo, a cada paso que des, notarás que hay que pagar una nueva factura o función. No olvides que el tiempo de tu equipo o el tuyo propio también vale la pena.
Al concentrarse únicamente en la transferencia de datos, no dedica suficiente tiempo a otros asuntos importantes, lo que también supone una pérdida de recursos personales. Por el contrario, puede ejecutar la migración con una herramienta automatizada y centrarse en los problemas específicos de su empresa.
Peculiaridades de la codificación
En referencia a uno de los puntos anteriores, al migrar solo (y por primera vez), no se cuenta con un script preparado que permita migrar todo de una vez. Sin embargo, al usar nuestra herramienta de migración automatizada, se obtiene un script listo para usar, ya probado por miles de clientes.
Por supuesto, existe la posibilidad de que ocurran emergencias o errores durante la migración , incluso con un código preparado. Sin embargo, el profesional que lo desarrolló puede explicarle por qué ocurrió tal o cual problema y cómo solucionarlo.
Aportación del proveedor
No todos los proveedores tienen una API bien documentada. En primer lugar, depende del interés de su plataforma actual en ofrecer funciones adicionales para su token de API.
Por ejemplo, empresas como Freshdesk o Zendesk cuentan con una buena documentación sobre sus tokens API y las oportunidades de uso. Al contar con miles de clientes, ofrecen una mejor documentación de API para ampliar sus capacidades de uso.
Sin embargo, si su proveedor no ofrece ninguna oportunidad para el token de API, tendrá métodos de migración de datos limitados. En este caso, no podrá transferir algunos tipos de datos con el código escrito con dicho token de API. Por ejemplo, el token puede carecer de métodos para la fecha de migración de la creación del ticket o sus archivos adjuntos.
La única salida en este caso es contactar a tu proveedor para acceder a estos métodos. De todas formas, perderás mucho tiempo, sobre todo en la respuesta de la empresa. Quieres dejar de usar sus servicios y empezar a pagar a otro proveedor. Entonces, ¿por qué se apresurarían a ayudarte a conseguir lo que quieres?
¿Qué es un cronograma de migración de datos?
En la migración automatizada de datos, el tiempo necesario para transferir los registros del servicio de asistencia técnica depende de la duración de cada etapa . Analicemos cada paso del plan de migración de datos.
Paso 1: Migración de demostración
Normalmente, una demostración gratuita tarda entre 15 y 30 minutos en completarse. Comenzará conectando sus plataformas de origen y destino. En ocasiones, también deberá configurar sus conexiones. Luego, elija los datos que desea transferir. Siga todos los pasos obligatorios, incluyendo:
- agentes y grupos coincidentes
- Mapeo de la organización y de los campos de los clientes
- Mapeo de campos de tickets
- Asignación de campos de artículos*
A continuación, puede elegir entre opciones automatizadas predefinidas para personalizar la importación de datos . A continuación, inicie la migración de demostración para comprobar cómo una herramienta automatizada transfiere una muestra de sus datos.
Sin embargo, la migración de demostración podría tardar más si aún no ha completado los pasos necesarios previos a la migración. Como regla general, debería:
- Recopilar credenciales de acceso para las plataformas de origen y destino.
- Cree los perfiles y grupos de agentes correspondientes.
- Configure los campos personalizados del ticket requeridos.
Los pasos previos a la migración adicionales pueden variar según su plataforma de destino.
Paso 2: Verificación de los resultados de la migración de datos
Tómese su tiempo para optimizar el mapeo de datos y vuelva a ejecutar sus demostraciones tantas veces como sea necesario. Además, preste atención a los tipos de registros que se migran y cómo se migran. La migración de demostración refleja la migración completa, por lo que si algo no se migra en la demostración, también se migrará en la migración completa.
En una demostración gratuita, revisar los datos migrados puede tomar un par de minutos, mientras que debe destinar al menos 1 o 2 horas para probar los resultados de la migración de datos completa.
Durante esta etapa, debe verificar minuciosamente la precisión e integridad de los datos migrados. Concéntrese en estos aspectos clave:
- Asegúrese de que todos los comentarios se transfieran a los autores correctos.
- Es muy importante que los tickets sean asignados a los agentes adecuados.
- Verifique que los campos personalizados se migren correctamente.
- Confirmar las empresas de transferencia y clientes precisos.
- Asegúrese de que los archivos adjuntos se muevan con sus etiquetas intactas.
- Muy bien que los artículos sean migrados con sus secciones y categorías correspondientes.
Paso 3: Preparación del equipo
La duración de la incorporación del equipo depende del número de agentes y de la complejidad de su plataforma Target. Inicie el proceso de incorporación de sus representantes de soporte lo antes posible para garantizar una transición fluida a la plataforma Target inmediatamente después de la migración completa de datos.
Tras una demostración gratuita, su equipo deberá preparar sus plataformas de origen y destino para la migración definitiva. Este proceso implica:
- Desactivar automatizaciones en la plataforma Target o solicitar una etiqueta (5 a 30 minutos)
- El equipo de soporte deja de trabajar en una plataforma Source (5 minutos)
- Desactivación de todos los canales de comunicación en una plataforma de origen (de 5 a 15 minutos)
- Activación de todos los canales de comunicación en una plataforma Target (15 minutos a 1 hora)
Paso 4: Migración completa de datos
La migración completa de datos suele tardar entre 15 minutos y varios días, dependiendo del volumen de datos. Más registros implican más tiempo, pero los altos límites de API en la plataforma de destino pueden acelerar el proceso.
Sin embargo, la migración de archivos adjuntos tarda más y es difícil estimar su cantidad. Además, si ya tiene datos en su plataforma de destino, el servicio de migración requiere tiempo para comparar y evitar duplicados. Es fundamental considerar los límites y especificaciones de la API, ya que cada plataforma tiene capacidades diferentes en este aspecto.
Resumiendo
Los plazos de migración de datos, tanto manual como automática, dependen de varios factores. Puede realizar algunos cambios y acortar significativamente el proceso de migración, o viceversa, ralentizarlo por completo. Por lo tanto, analice detenidamente su migración de datos y tome la decisión más eficaz y conveniente para su empresa.
La migración automatizada de datos es una mejor opción para las empresas que buscan migrar sus registros a un nuevo servicio de asistencia. Si está listo para migrar sus registros de atención al cliente a una nueva plataforma, el Help Desk Migration siempre está disponible. Simplemente solicite una demostración gratuita en nuestro sitio web o contáctenos si tiene alguna pregunta.
Preguntas frecuentes
La duración de la migración de datos del Help Desk depende de factores como la cantidad de registros, el tamaño de los archivos adjuntos, los límites de la API de las plataformas de origen y destino, las especificaciones de la API y el sistema del Help Desk de destino. Los límites bajos de la API y los archivos adjuntos de gran tamaño pueden prolongar la migración completa de datos a varios días.
Tras la migración completa de datos, revise los datos de su servicio de asistencia y base de conocimientos en la plataforma de destino. Compárelos con los datos de origen. Si todo funciona correctamente, active todos los activadores, la automatización y las notificaciones necesarias en su plataforma de destino. Sus agentes de soporte podrán entonces empezar a trabajar en la nueva plataforma.
Para acelerar el proceso de migración, considere omitir los archivos adjuntos (*si esta opción automatizada está disponible para su plataforma de origen) y solicite a su proveedor de soporte técnico de destino que aumente temporalmente sus límites de API.
Durante una migración de demostración, el asistente de migración muestra una barra de progreso que indica el porcentaje de datos de muestra transferidos. En la migración de datos completa, puede supervisar una tabla de registros que proporciona métricas sobre los registros recuperados y transferidos. Recibirá una notificación por correo electrónico al finalizar la migración de demostración o completa.
Garantice el éxito de la migración de datos mediante pruebas y validaciones exhaustivas. Compruebe la precisión, integridad y consistencia de los datos. Recopile la opinión de su equipo y compare los datos migrados con los de origen, garantizando así la conformidad con los requisitos del negocio.
