Lista de verificación para la migración de datos Freshdesk

Para una migración de datos Freshdesk sin problemas, dos cosas son cruciales:

1. Una guía completa, paso a paso, que lo guiará a través de cada etapa.
2. Una solución segura como Help Desk Migration puede automatizar y simplificar el proceso de principio a fin.

El éxito de la migración comienza mucho antes de la transferencia de datos. Estudios recientes muestran que el 80 % de los proyectos de migración de datos superan el presupuesto y no se completan a tiempo. Para garantizar una migración correcta a Freshdesk , siga estos pasos clave:

Etapa 1: ¿Qué debo hacer antes de configurar una migración Freshdesk ?

1. ¿Cómo creo una estrategia de migración Freshdesk ?

Siga estos pasos para una migración sin problemas:

• Seleccione el momento óptimo para transferir sus datos para minimizar las interrupciones.
• Informe a su equipo el cronograma de migración.
• Decide si seguirás usando tu plataforma de origen durante la transferencia.
• Configure Freshdesk con los campos, macros y configuraciones correctos de antemano.

Esto hace que la migración sea más fácil y organizada.

2. ¿Cómo debo preparar a mi equipo para la migración Freshdesk ?

Asegúrese de que su equipo sepa qué esperar:

• Comparte la cronología de la migración.
• Informar a los agentes cuándo dejar de utilizar el sistema antiguo.
• Dales tiempo para que se acostumbren a Freshdesk.

Además, informe a su director ejecutivo sobre el estado de la migración y envíe un recordatorio (por correo electrónico o evento del calendario) un día antes de la migración completa de datos.

3. ¿Cómo preparo Freshdesk para la migración de datos?

Antes de migrar datos a Freshdesk , asegúrese de que su cuenta esté configurada correctamente para que todos los campos, agentes y artículos se transfieran sin problemas. Siga estos pasos:
Personalice su Freshdesk con opciones avanzadas.

• Migre etiquetas, archivos adjuntos e imágenes en línea como archivos adjuntos.
• Transferir campos personalizados (asegúrese de que existan en Freshdesk )
• Importar artículos de la base de conocimientos ( Freshdesk debe estar activo)
• Asignar agentes y grupos , o asignar tickets a un agente predeterminado
• Aplicar filtros para migrar solo datos relevantes
• Omitir eventos del sistema o correos electrónicos para una importación más limpia
• Ejecute una migración Delta para transferir solo registros nuevos o actualizados más tarde

¿Cómo creo campos personalizados en Freshdesk?

Tienes dos opciones:

Opción 1: Crear campos personalizados manualmente en Freshdesk
Para agregar campos personalizados en Freshdesk , vaya a Administrador > Flujos de trabajo > Campos de ticket .

• Arrastre y suelte un tipo de campo (como texto, menú desplegable o casilla de verificación) en el formulario de ticket.
• Personalice el campo configurando su etiqueta, marcador de posición y otras opciones, luego guárdelo.

También puede crear campos personalizados para contactos, cuentas y otros módulos dentro de sus respectivas secciones en la configuración de administración.

Opción 2: Crear campos personalizados mediante el Asistente de migración

• Al asignar campos, elija el campo de origen.
• Haga clic en Agregar el mismo campo en Freshdesk.
• Espere unos segundos hasta que se cree el campo.
• Una vez que aparezca el campo, asigne sus valores en consecuencia.

Verificar agentes y grupos
Asegúrese de crear todos los agentes y grupos en Freshdesk y hacerlos coincidir correctamente con los de su plataforma de origen.

¿Qué debo saber sobre los perfiles de agente durante la migración de datos?

El Asistente de migración configura perfiles de agentes utilizando los puestos disponibles en su cuenta Freshdesk .

1. Si tiene agentes no asignados, inactivos o eliminados:

→ Establezca un agente predeterminado durante el mapeo. De esta manera, todos los tickets se vincularán correctamente a un agente.

2. ¿Necesito activar el centro de ayuda antes de importar artículos?

Sí. Si desea importar artículos de la Base de conocimientos, el centro de ayuda debe estar activo.

Sólo el propietario de la cuenta puede hacer esto:

1. Vaya a Guía → Configuración en la barra lateral.
2. Haga clic en Activar.

¿Puedo filtrar los datos de mi mesa de ayuda antes de la migración?

Sí, con Help Desk Migration , puede ajustar el filtrado de datos para ahorrar tiempo y garantizar la relevancia de los registros transferidos.
Cabe destacar que el filtrado de API puede reducir el precio, pero las capacidades de filtrado varían según la plataforma.

Después de la migración de demostración, puede agregar filtros para elegir qué tickets mover.

• Por fecha: migra los tickets creados o actualizados dentro de un rango de fechas específico.
• Por estado del ticket: filtre los tickets por estado, como abierto, cerrado o pendiente.
• Por agente: seleccione los tickets asignados a agentes o equipos específicos.
• Por marca: filtra los tickets según la marca asociada (para configuraciones multimarca).

Los filtros se pueden combinar mediante AND/OR y agrupar para una selección más precisa.

¿Necesita opciones de filtrado más avanzadas?

Reserve una llamada para explorar opciones de filtrado de datos personalizados.

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4. ¿Qué limitaciones debo conocer antes de migrar a Freshdesk?

1. Coincidencia de agentes: Puede crear agentes con la herramienta de migración, a menos que trabaje con una cuenta de Customer Service Suite; en ese caso, deberá crearlos manualmente. Los agentes se crean con todos los derechos, pero sin asignaciones de grupo. Durante la migración de tickets, la herramienta comprueba si cada agente asignado pertenece al grupo adecuado y añade agentes a los grupos según las asignaciones de tickets y la asignación de grupos. Si Freshdesk es la cuenta de destino, puede vincular tanto agentes como administradores de cuenta (incluidos los ocasionales). Si Freshdesk es la cuenta de origen, todos los tipos de agentes están disponibles para la vinculación.
2. Migración de contactos: Si un contacto existe tanto en la cuenta de origen como en la de destino, se vinculan por correo electrónico. En este caso, los campos personalizados de los contactos no se actualizan. Los contactos se actualizarán con sus empresas migradas asociadas. Si el contacto y la empresa existen en la cuenta de destino, pero no están vinculados, la herramienta los vinculará según los datos del ticket.
3. Migración de empresas: Si existen empresas tanto en la cuenta de origen como en la de destino, se vinculan por nombre. No se actualizan sus campos personalizados durante la migración, pero sí se agregan contactos a las empresas vinculadas como parte del proceso.
4. Migración de tickets: Si la plataforma de origen no proporciona una descripción correcta del ticket, utilizamos el cuerpo del mensaje. Dado que Freshdesk no permite que los agentes sean autores de la descripción del ticket, añadimos la descripción como primer comentario. Además, si Freshdesk es la plataforma de destino, migramos el asunto del ticket al campo de descripción.
5. Contactos eliminados temporalmente: Los tickets asociados a contactos eliminados temporalmente se migran a la carpeta de correo no deseado. Para garantizar una migración correcta, estos contactos deben reactivarse manualmente o eliminarse permanentemente con antelación.
6. Tickets archivados: puede migrar tickets archivados si se proporciona el ID del último ticket archivado.
7. Comentarios: Todos los comentarios migran como notas privadas o notas públicas (no respuestas).
8. Opciones de origen: API, correo electrónico, portal, teléfono, chat, widget de comentarios, WhatsApp
9. Solicitante del ticket: si el solicitante es un contacto en la fuente, pero un agente en Freshdesk : (el agente aparecerá como el solicitante del ticket). Si el solicitante es un colaborador: (se crea un nuevo contacto con +colaborador en el correo electrónico (por ejemplo, test+collaborator@gmail.com gmail ).
10. Portales: Por defecto, los artículos migran desde un único portal. Si necesita migrar varios portales, el proceso debe personalizarse.

5. Cómo mejorar la migración a FreshDesk con opciones prediseñadas adicionales

Para optimizar su migración a Freshdesk, puede aprovechar las opciones adicionales predefinidas que ofrece el servicio Help Desk Migration . Estas funciones ayudan a agilizar el proceso, reducir el trabajo manual y garantizar que sus datos se transfieran de forma precisa y limpia.

• Mapeo automatizado de datos. El servicio mapea automáticamente campos estándar como asunto, estado y prioridad, lo que minimiza el tiempo de configuración. Puede revisar y ajustar estas asignaciones según sea necesario.
• Coincidencia de campos personalizados. Compare los campos personalizados de su plataforma de origen con los de Freshdesk
• Filtros de tickets prediseñados. Filtra los tickets por fecha, estado, agente, etiquetas o valores personalizados para migrar solo los datos que necesitas. Esto te ayuda a evitar registros obsoletos, spam o innecesarios.
• Mapeo de agentes y equipos. Mapee agentes y grupos de su sistema anterior a Freshdesk . Esto mantiene la propiedad y las asignaciones de tickets consistentes después de la migración.
• Migración de la base de conocimientos. Transfiera el contenido de su centro de ayuda (incluidos artículos, carpetas y categorías) a la sección de soluciones de Freshdesk
• Imágenes integradas como archivos adjuntos. Migra archivos y formato junto con los tickets para mantener todo el contenido intacto y legible.
• Migración delta. Tras la migración completa, ejecute una migración delta para transferir solo los datos nuevos o actualizados. Esto resulta útil si realiza pruebas o cambia de plataforma por etapas.
• Prevención de duplicación. El sistema verifica si hay contactos y empresas duplicados durante la migración para garantizar que los datos se mantengan limpios y organizados.
• Migración de demostración gratuita. Obtenga una vista previa de una muestra de sus datos migrados en Freshdesk antes de ejecutar la migración completa.

Estas opciones prediseñadas ayudan a optimizar la migración Freshdesk , haciéndola más rápida, más confiable y alineada con sus flujos de trabajo de soporte.

6. ¿Puedo personalizar mi migración de datos Freshdesk ?

Sí. Puede personalizar completamente su migración Freshdesk con las opciones integradas y la configuración avanzada. Esto le permite controlar cómo se transfieren sus datos y garantizar que se ajusten a las necesidades específicas de su negocio.

1. ¿Qué opciones de personalización están disponibles?

Utilice estas funciones integradas en el Asistente de migración :

• Agregue etiquetas a los tickets migrados para identificar los datos migrados en Freshdesk. Ideal si está migrando a una instancia que ya tiene tickets.
• Omite los archivos adjuntos para migrar datos más rápido. Los archivos adjuntos pueden ser pesados. Si crees que ya no los necesitas, considera omitirlos.
• Migre grabaciones de llamadas como archivos adjuntos de tickets para mantenerlas en Freshdesk. (actualmente compatible solo para importar desde Zendesk )
• Migrar las traducciones de contenido para conservar las versiones en idioma de los artículos de la Base de conocimientos.
• Demostración única con transferencia de datos personalizada, tickets específicos e ID de artículos.

• Migración de imágenes en línea como archivos adjuntos de tickets
• Asignar tickets solo a un grupo, no a un agente (se puede aplicar solo a tickets con estado "Abierto")
• Migrar números de teléfono o correos electrónicos adicionales para los contactos
• Migrar el ID del ticket de origen al asunto del ticket
• Cambiar el proceso de migración predeterminado (migración de objetos de cambio y problemas como tickets, migración de eventos de tickets como notas privadas, migración de la información relacionada con usuarios inactivos)

¿Necesitas un trabajo personalizado específico? Contacta con nuestro equipo de soporte para hablar sobre tus necesidades y obtener una migración personalizada completa.

2. ¿Qué personalizaciones avanzadas puedo solicitar?

Nuestro equipo puede personalizar su migración para adaptarla a sus necesidades:

• Filtrar datos por etiquetas, fechas, campos, grupos y más.
• Modificar configuraciones predeterminadas, como convertir objetos de cambio o problema en tickets.
• Mejore los registros migrados agregando identificaciones de tickets originales o etiquetas adicionales.

Etapa 2: ¿Qué debo hacer justo antes de comenzar la migración de demostración a Freshdesk?

Realice algunos pasos rápidos antes de iniciar la migración de demostración para evitar errores o cambios inesperados.

¿Debo desactivar las automatizaciones Freshdesk antes de la migración?

Sí, se recomienda desactivar las automatizaciones Freshdesk antes de la migración para evitar que se activen acciones (como correos electrónicos, actualizaciones de tickets o asignaciones) en los datos importados.

¿Por qué apagarlos?

• Evita el envío de notificaciones a clientes o agentes sobre tickets antiguos
• Evita cambios de tickets no deseados durante la importación
• Garantiza una migración limpia y controlada

¿Cómo deshabilitar las automatizaciones en Freshdesk?

1. Automatizaciones de creación de tickets

• Vaya a Administración > Flujos de trabajo > Automatizaciones > Creación de tickets
• Deshabilitar o desmarcar las reglas que se activan en los nuevos tickets

2. Automatizaciones activadas por tiempo

• Vaya a Administración > Flujos de trabajo > Automatizaciones > Desencadenadores de tiempo
• Pausar o deshabilitar cualquier regla que actúe sobre tickets abiertos o pendientes

3. Automatizaciones de escenarios

• Vaya a Administración > Flujos de trabajo > Automatizaciones de escenarios
• Deshabilite temporalmente cualquier acción masiva si pudiera activarse durante la migración.

Documente todos los escenarios y luego elimínelos.

Una vez que se complete y verifique la migración, podrá volver a habilitar estas automatizaciones.

¿Debo desactivar los tickets entre padres e hijos?

El sistema de tickets padre-hijo de Freshdesk(disponible en los planes Estate y Forest) puede causar errores de migración. Esto se debe a que todos los tickets de tipo "Tarea" requieren el campo de relación padre-hijo. Si este campo falta, el Asistente de Migración no migrará el ticket.

1. Inicie sesión como administrador y navegue a la Administrador .

2. Desplácese hacia abajo hasta Productividad Helpdesk y haga clic en Tickets avanzados .

3. Desactive la opción de tickets entre padres e hijos en la esquina superior derecha.

4. Confirme la acción haciendo clic en Desactivar .

5. Recibirá una notificación confirmando la desactivación de la función, lo que le permitirá continuar con la migración de datos.

2. ¿Qué credenciales de acceso necesito para configurar la migración?

Para conectar Freshdesk con nuestra herramienta, necesitas:

• URL: Freshdesk freshdesk empresa Formato : https://domain.freshdesk.com/
• Clave API: Vaya al ícono de Perfil -> Configuración de perfil -> Su clave API

3. ¿Cómo puedo ejecutar una migración de demostración gratuita a Freshdesk?

Inicie una migración de demostración para probar el posible resultado de la migración completa de datos. Durante esta transferencia de datos, nuestra herramienta transfiere 20 tickets aleatorios de su helpdesk a Freshdesk . Puede ejecutarla tantas veces como necesite. Siga los pasos a continuación:

1. Inicie sesión en su Asistente de migración.
2. Conecte sus soluciones de origen y destino.
3. Seleccione los datos que desea importar.
4. Mapas, tickets y artículos.
5. Recoger opciones automatizadas .
6. Comience su migración de demostración gratuita.

Una migración de demostración gratuita le permite probar la configuración antes de la migración completa. Transfiere 20 tickets aleatorios y 20 artículos del centro de ayuda (si están disponibles).

¿La migración de demostración funciona igual que la migración completa?

Sí, el Asistente de migración procesa las migraciones de demostración y completas de la misma manera.

Si faltan datos del ticket o son incorrectos durante la demostración, es probable que ocurra el mismo problema en la migración completa.

Cómo comprobarlo:

• Descargue los informes de migración de demostración
• Revisar los registros migrados, fallidos y omitidos
• Comuníquese con el soporte si nota algún problema antes de comenzar la migración completa

Etapa 3. ¿Qué debo verificar después de la migración de demostración a Freshdesk

Tras completar la migración de demostración gratuita, revise los resultados en Freshdesk para confirmar que todo se transfirió correctamente. El proceso de migración de demostración es idéntico al de la migración completa. Utiliza la misma lógica y configuración, pero con una muestra más pequeña (normalmente 20 tickets y 20 artículos).

• Puede revisar los resultados en el panel del Asistente de Migración. El panel muestra los registros migrados, fallidos y omitidos.
• Puede descargar informes de migración. Estos informes proporcionan información detallada sobre lo que se migró, lo que se omitió o lo que falló.

Debes verificar en Freshdesk:

• Comentarios y notas con autores correctos
• Asignación de tickets a los agentes correctos
• Campos personalizados, contactos y empresas
• Archivos adjuntos, etiquetas e imágenes en línea (si se seleccionaron durante la configuración)
• Artículos del Centro de ayuda en las carpetas/categorías correctas (si el módulo Base de conocimientos Freshdesk está activo)

Etapa 4: ¿Qué debo saber al ejecutar una migración completa de datos a Freshdesk?

Antes de la migración completa de datos a Freshdesk, verifique lo siguiente:

1. Freshdesk considera los contactos inactivos o eliminados como spam. Verifique si los tiene.
2. Las imágenes en línea Base64 en los artículos de la Base de conocimientos se migrarán a archivos adjuntos.
3. Cree el contacto y la empresa personalizados necesarios.
4. Asegúrese de tener derechos de administrador en sus cuentas en la plataforma de origen y Freshdesk.
5. Solo el solicitante puede crear el primer comentario en Freshdesk. Si un agente crea el primer comentario en la plataforma de origen, este se atribuirá al solicitante durante la migración, cambiando el autor en la descripción. Para evitar este problema, nuestra herramienta duplica el asunto del ticket en la descripción y transfiere el primer comentario a la primera nota pública.

Al migrar datos a plataformas donde las notificaciones, los activadores y las automatizaciones se activan durante la importación, es fundamental desactivar estas configuraciones previamente. De lo contrario, el uso de la cuenta de destino durante la migración puede resultar difícil o incluso imposible. Recomendamos realizar primero la migración con la cuenta de origen y, posteriormente, una migración Delta (disponible con el plan de soporte Signature ). Este enfoque garantiza una transición más fluida, sin interrupciones causadas por activadores o notificaciones no deseadas en la cuenta de destino.

Es mejor evitar actualizar los tickets migrados en la cuenta de destino antes de completar la migración Delta. Esto se debe a que cualquier cambio realizado antes de la migración Delta podría sobrescribirse o perderse durante el proceso.
Si las actualizaciones se realizaron prematuramente, no se preocupe: podemos realizar la migración Delta sin eliminar los duplicados. En otras palabras, incluso si se nos escaparon algunos ajustes, hay una solución alternativa.

Tenga esto en cuenta:

• Realice un seguimiento del progreso en el panel de migración completa.
• Le notificaremos cuando se complete la migración.
• La migración Freshdesk generalmente procesa alrededor de 2000 tickets por hora.
• Para acelerarlo, solicite Freshdesk y a su herramienta de origen que aumenten los límites de la API y notifíquenos antes de comenzar.

¿Se pueden realizar cambios durante la migración completa?

Si aún trabaja en el sistema de origen y planea una migración delta, puede continuar enviando y gestionando tickets como de costumbre. Si ya ha migrado al sistema de destino, el procesamiento de tickets también puede continuar allí. Tenga en cuenta que la configuración, los campos, los agentes y los grupos deben permanecer sin cambios durante esta fase.

¿Cómo iniciar una migración completa de datos a Freshdesk?

Asegúrese de que:

• Confirme su pago.
• Aprobar la lista de verificación previa a la migración en la barra lateral derecha.

Después, el Asistente de Migración comenzará a transferir registros a la nube; no necesita mantener abierto el navegador. Puede seguir el progreso en la página de Migración Completa o esperar nuestra notificación.
Las migraciones suelen tardar entre 20 minutos y varios días, dependiendo del tamaño de sus datos.

Etapa final: ¿Qué debo verificar después de la migración completa de datos Freshdesk ?

Después de completar la migración completa de datos Freshdesk , revise sus datos cuidadosamente para asegurarse de que todo se transfiera correctamente:

• Verifique que todos los tickets, contactos y conversaciones aparezcan como se espera.
• Verifique que los campos personalizados, las etiquetas y los archivos adjuntos estén en su lugar.
• Confirme que los perfiles y permisos del agente estén asignados correctamente.
• Pruebe sus flujos de trabajo y automatizaciones para asegurarse de que funcionen correctamente.
• Busque registros faltantes o duplicados y anote cualquier problema.

¿Encontró un problema?

Envíenos un mensaje y volveremos a ejecutar la migración.

Configurar una demostración

Por último, notifique a su equipo que la migración está completa y lista para usarse.

1. ¿Qué debo hacer una vez completada la migración completa de datos?

¡Felicitaciones por completar la migración completa de datos! Lo primero es verificar los resultados de la migración para asegurar que todo se transfiera correctamente.

2. ¿Por qué no puedo ver todos los tickets en Freshdesky cómo los veo?

De forma predeterminada, Freshdesk no muestra todos los tickets automáticamente.
Para verlos, vaya a Tickets > Filtros > Aplicar los filtros necesarios. Puede ver los tickets por fecha, agente, grupo, etc.

Si no encuentra algo, compruebe si los filtros de búsqueda están configurados para todos los tickets. Si no ha resuelto el problema, escriba a nuestro equipo de soporte.

3. ¿Cómo puedo actualizar mis enlaces?

Una vez completada la migración completa de datos, configure su cuenta Freshdesk :

• Actualice los enlaces de la Base de conocimientos y disfrute de su nuevo servicio de asistencia.
• Asegúrese de actualizar sus artículos en la Base de Conocimiento, prestando especial atención a los archivos adjuntos. Debido a ciertas peculiaridades de la plataforma (codificación Base64), en algún momento deberá volver a subir las imágenes de los artículos, ya que, en cuanto caduque su servicio de asistencia original, las imágenes de la Base de Conocimiento desaparecerán.

¿Tienes preguntas o necesitas que revisemos tu configuración? Contáctanos ; estamos aquí para ayudarte.