Com a maioria do mundo se movendo para o espaço digital, manter uma linha de suporte saudável é fundamental para manter uma base de clientes em crescimento. Empresas do setor de serviços usam várias ferramentas para manter seus clientes satisfeitos; as principais são soluções de atendimento ao cliente (também conhecidas como help desks).
À medida que uma empresa cresce, a necessidade de mudar para um novo software de serviço pode se tornar uma necessidade que não pode ser ignorada. Para muitos, o Zendesk é a escolha. O software tem tudo: uma robusta suíte de ferramentas de automação, análises e um extenso marketplace de aplicativos Zendesk.
No entanto, muitas vezes, o processo de migração impede as empresas de importar dados do Zendesk. Existem várias maneiras de importar dados para o Zendesk, que explicaremos aqui e agora.
Por Que Você Pode Precisar de uma Importação do Zendesk
Importar seus dados para o Zendesk é mais do que apenas um passo técnico; é um movimento estratégico que pode otimizar suas operações de atendimento ao cliente. Aqui está o motivo pelo qual a importação para o Zendesk pode ser crucial para o seu negócio:
- Transição Sem Costura: Mudando de outra plataforma de help desk? Importar seus dados existentes para o Zendesk garante que todas as suas informações de cliente, tickets de suporte e interações façam a jornada com você. Assim, sua equipe pode começar a trabalhar sem perder o ritmo.
- Operações de Suporte Centralizadas: O Zendesk permite que você concentre todos os seus dados de clientes em um só lugar. Ao importar dados de várias fontes, você cria um hub centralizado para gerenciar todas as suas interações com clientes. Isso leva a resoluções mais rápidas, suporte mais personalizado e uma experiência de cliente mais coesa.
- Preservação de Dados Históricos: Suas interações passadas com clientes são inestimáveis. Ao importar dados históricos para o Zendesk, você garante que seus agentes tenham o contexto completo necessário para fornecer um suporte informado e personalizado. Nenhum cliente começa do zero.
- Relatórios e Insights Aprimorados: Com todos os seus dados no Zendesk, você pode aproveitar poderosas ferramentas de relatórios e análises para obter insights mais profundos sobre suas operações de suporte. Acompanhe tendências, meça o desempenho e use insights baseados em dados para tomar decisões informadas que aumentem a satisfação do cliente.
- Conformidade Regulatória: Se seu setor exige que você mantenha registros de clientes, importar dados para o Zendesk ajuda a manter a conformidade. Todos os seus registros são armazenados de forma segura e facilmente acessíveis, garantindo que você atenda aos requisitos legais e mantenha a transparência.
- Ecosistema Integrado: As ricas capacidades de integração do Zendesk permitem que você conecte-se a outras ferramentas e plataformas essenciais. Importar seus dados para o Zendesk garante que seu ecossistema de atendimento ao cliente esteja totalmente sincronizado, criando uma experiência contínua tanto para sua equipe quanto para seus clientes.
- Escalável e Personalizável: Se sua empresa está crescendo ou se adaptando a novos desafios, ter seus dados no Zendesk permite que você escalone e personalize suas operações de suporte com facilidade. Importar dados significa que você não está começando do zero—você está construindo sobre uma base sólida.
Importação do Zendesk: Quais São as Diferenças Entre CSV e Ferramenta de Migração Automatizada
Qual é a primeira coisa que vem à sua mente quando você precisa importar dados para qualquer software? Apostamos que é o arquivo CSV. O Zendesk oferece o recurso de importação de CSV para todos os usuários. No entanto, suas capacidades são bastante limitadas. Se você precisa migrar grandes volumes de dados, a empresa incentiva o uso da API ou de um parceiro Zendesk como Help Desk Migration. Vamos mergulhar um pouco mais e ver a diferença entre os dois.
Importação CSV do Zendesk
Portanto, em vez de adicionar usuários e criar organizações no Zendesk manualmente, você pode fazê-lo em massa. No estado atual, você pode apenas importar dados essenciais de usuários. Mas como um bônus, você pode atribuir funções a usuários, atribuir organizações e uma marca. A lista completa de registros que você pode importar de CSV para o Zendesk é a seguinte:
- Nome, e-mail, telefone e número de telefone compartilhado;
- ID Externo (ID que não seja o endereço de e-mail);
- Detalhes e notas;
- Função (observe que é sensível a maiúsculas e minúsculas, e se você não atribuir uma função, o usuário será definido como Usuário Final);
- Restrição (permite definir privilégios do agente e é necessário para novos usuários);
- Organização, tags e marca;
- Campos personalizados.
Se você deseja usar o Zendesk Guide e importar artigos do centro de ajuda, sorte; você precisará usar a API. E se você for importar tickets para o Zendesk a partir de CSV, você também precisará usar a API.
Além disso, você precisa garantir que seu(s) arquivo(s) atendam aos requisitos. Por exemplo, o importador do Zendesk permite arquivos com até 2000 linhas. Se você tiver mais do que isso, terá que dividir seus dados em vários arquivos. Os requisitos não param por aí. No entanto, ter que dividir seus dados é provavelmente a parte mais demorada e frustrante.
Ferramenta de Migração Automatizada
Normalmente, uma ferramenta de migração automatizada usa uma API para mover dados entre sistemas. No nosso caso, isso significa que você pode migrar dados diretamente de um cliente de e-mail (como Gmail ou Outlook) ou de outro help desk. A API também tem mais capacidades quando se trata dos dados que você pode migrar. Ela não tem as limitações de um arquivo CSV para reter todo o histórico de suporte ao cliente.
O processo de movimentação dos seus dados também é muito mais direto e rápido. Quando você segue um script de migração estabelecido, leva menos tempo para configurar sua importação. Você também enfrenta muito menos desafios porque os comuns já foram resolvidos.
Para recapitular, optar por uma solução automatizada exige menos esforço e recursos humanos, economiza tempo e permite mudar para o Zendesk assim que desejar.
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Quais são os benefícios da ferramenta automatizada para importação do Zendesk
Vamos mostrar os benefícios do serviço de Migração de Help Desk.
- Eficiência e Velocidade. A Migração de Help Desk torna sua transição para o Zendesk segura, rápida e sem problemas. Nossa ferramenta de migração automatizada lida de forma eficiente com grandes volumes de dados, garantindo que você esteja pronto para usar rapidamente sem esforço manual.
- Precisão e Consistência. Quando se trata de migração de dados, a precisão é fundamental. A ferramenta automatizada da Migração de Help Desk fornece mapeamento completo dos dados para que você possa corresponder os dados da maneira que precisa. Isso garante que suas interações com clientes, históricos de tickets e detalhes dos casos sejam transferidos com precisão. Você pode confiar que seus dados chegarão intactos e consistentes.
- Minimização do Tempo de Inatividade. Você pode continuar trabalhando em sua Fonte enquanto a migração para o Zendesk está em andamento, sem tempo de inatividade. Após o início da Migração Completa, quaisquer registros novos ou atualizados que apareçam na Fonte podem ser movidos para o Destino. Uma vez que a Migração Completa esteja concluída, uma Migração Delta pode ser realizada para garantir que todos os dados restantes sejam transferidos com precisão. Este processo permite que sua equipe de suporte continue oferecendo um serviço excepcional sem interrupção, garantindo uma importação suave e completa para o Zendesk.
- Personalização e Flexibilidade. Cada empresa é única, e cada migração também. A Migração de Help Desk oferece opções de personalização flexíveis para atender às suas necessidades específicas. Seja para mapear campos de dados de maneira diferente, excluir certos registros, filtrar dados ou modificar tipos de campo, nossa equipe técnica pode adaptar o fluxo de trabalho padrão para atender aos seus requisitos.
- Segurança Reforçada. Sabemos o quão importante é a segurança durante uma migração de dados. A Migração de Help Desk oferece um portfólio robusto de conformidade de segurança, incluindo criptografia e controles de acesso seguros, para proteger seus dados durante todo o processo. Suas informações permanecem seguras e confidenciais do início ao fim.
- Relatividade de Custos. Migrar dados manualmente pode ser caro e demorado. A Migração de Help Desk oferece uma alternativa econômica ao automatizar o processo, reduzindo a necessidade de trabalho manual e liberando sua equipe para se concentrar em tarefas mais estratégicas.
- Suporte Especializado. Você não está sozinho no processo de migração para o Zendesk. A Migração de Help Desk conta com uma equipe de suporte dedicada pronta para ajudá-lo em cada etapa do caminho. Nossos especialistas estão aqui para garantir que sua migração seja tranquila, abordando quaisquer desafios e respondendo a suas perguntas à medida que surgem.
Por que considerar a Migração de Help Desk?
Primeiramente, você obtém todos os benefícios mencionados acima. Em segundo lugar, ao escolher a Migração de Help Desk, você opta por qualidade e suporte ao cliente responsivo. Sabemos com certeza que, ao realizar uma migração de dados, é melhor ter um parceiro confiável (um Desenvolvedor Autorizado Zendesk). Também sabemos que testes são cruciais. Portanto, nosso serviço oferece um teste gratuito que você pode realizar várias vezes.
Da mesma forma, a Zendesk oferece Serviços Profissionais para ajudar a gerenciar operações de experiência do cliente que podem passar despercebidas. Se você está implementando uma nova instância do Zendesk, otimizando recursos disponíveis ou migrando seus dados de clientes, os especialistas em CX têm você coberto.
Embora os Serviços Profissionais reduzam o tempo e o esforço, seu pacote Starter custa mais de $8K para um canal. Por outro lado, é bastante caro se sua empresa precisar de um serviço de migração automatizado. Então, quais são suas outras opções?
Seja para mover seus dados de clientes para o Zendesk ou consolidar duas instâncias de help desk, Help Desk Migration pode fazer ambos. Além disso, o preço da migração de dados é baseado no número de registros.
Para empresas que buscam consolidar suas instâncias de help desk Zendesk, a perspectiva de migrar macros e gatilhos pode ser intimidadora. No entanto, com o recurso de Migração de Regras de Negócios da Help Desk Migration, o processo se torna simplificado e sem complicações.
Este novo recurso permite que as empresas importem suas macros e gatilhos do Zendesk de forma contínua durante a consolidação de suas instâncias de help desk Zendesk.
Por fim, com a Migração de Help Desk, você pode personalizar sua importação do Zendesk. De fato, soluções padronizadas não funcionam para todos. Então, se você precisar de uma migração personalizada, nós temos a solução.
Resumo do processo de importação do Zendesk
Seja movendo-se de um cliente de e-mail ou de outro help desk, o Zendesk é a escolha certa. Com sua linha de recursos robusta, excelentes opções de personalização e a capacidade de integrar aplicativos de terceiros, é uma escolha óbvia.
A única coisa que gostaríamos de adicionar é que não há nada de errado em usar um arquivo CSV, mas lembre-se de que pode ser um processo desafiador. Em vez disso, use um serviço de migração automatizado para lidar com o processo para você. É mais seguro, mais rápido e é um investimento que vale a pena. Comece uma demonstração gratuita, e nós estaremos com você na jornada de importação para o Zendesk.
Perguntas Frequentes sobre o processo de importação no Zendesk
- Arquivo CSV: Prepare seus dados de usuário em arquivos separados, depois vá para Zendesk Admin Center > Pessoas > Importar, faça o upload do arquivo, mapeie os campos e inicie a importação.
- Ferramenta Automatizada: Use uma ferramenta de migração automatizada para gerenciar a importação em massa, o que pode agilizar o processo e lidar com volumes maiores de dados de forma eficiente.
