Muitas vezes, as empresas subestimam a quantidade de trabalho que impõem a si mesmas. A migração é um processo complexo que envolve muita carga de trabalho antecipada. De fato, é difícil até mesmo encontrar um início, pois há tantas coisas a considerar. E é aqui que a HDM entra em jogo. Nós, como especialistas em migração, consideramos natural ajudar você com sua mudança para o Help Scout.
Neste artigo, abordaremos os fundamentos da migração, incluindo a preparação de dados, preparação de exemplos, algumas dicas gerais em relação à gestão, e muito mais. Portanto, pegue uma caneta e um pedaço de papel, pois estamos prestes a começar com seu plano de migração do Help Scout!
As Muitas Etapas da Migração
Como já observamos em nossa introdução, a migração é complexa. É tão complexa de fato, que fazê-la em um dia em sua primeira tentativa é praticamente impossível. Todo o seu projeto está repleto de trabalho preparatório e múltiplas fases de tomada de decisão.
Vamos dar uma olhada em detalhes em cada um deles para entender melhor o trabalho.
Fase #1 - Preparando os Dados
Este é talvez o aspecto mais importante de sua migração, uma vez que ele afeta duas coisas de cada vez, que são o tempo e a qualidade. Essencialmente, nesta fase, você precisa abrir sua plataforma atual de help desk (ou sistema de e-mail) e classificar seus dados. Veja se você tem informações que estão desatualizadas ou dados que não tenha utilizado há anos.
Além disso, procure por registros duplicados e quebrados. Por quê? Tudo isso não é essencial e pode ser classificado como extra. Se você não tiver usado coisas por mais de um ano, não as usará novamente. A limpeza das gavetas também acelerará a migração, pois quanto menos registros você mover, mais rápido será o processo.
A melhor maneira de descobrir o que você precisa e o que não precisa é usar as capacidades de filtragem de sua plataforma. Ordene os dados por data e veja o que você pode remover, e uma vez feito, tente verificar se sua plataforma atual oferece um filtro "Última modificação". Isto lhe mostrará dados que você não usa de forma alguma.
Fase #2 - Preparando as Instâncias
A menos que você esteja passando do Help Scout para o Help Scout (por que você faria isso?), você precisa absolutamente ter certeza de que ot Help Scout tem todos os campos e perfis de agentes necessários como seu antigo sistema. Isto é fundamental para a precisão de seu plano de migração. Se você não tiver campos e perfis de agentes adequados, você não será capaz de mapeá-los, o que tornará seu projeto de migração ineficaz.
Mas como você faz isso corretamente? Alguns de vocês podem se perguntar. Bem, esta é uma pergunta complicada. Você precisa preparar ambas as plataformas para a próxima migração, mas fazer isso pode ser difícil, pois você precisa escolher uma data onde você menos precisa dos sistemas. A melhor maneira seria estabelecer uma data limite definitiva. Ao ter um prazo, tanto seus clientes quanto seus funcionários saberão quando terminar seu trabalho e qual tarefa fechar mais rapidamente.
Este passo também garantirá que ambas as partes estejam na mesma página, o que significa que você não terá tantos clientes zangados (ainda haverá alguns até certo ponto) e funcionários sobrecarregados.
Fase #3 Trabalho de Gerenciamento
E por último, mas certamente não menos importante, o trabalho de gestão. Isto não é exatamente uma fase, mas a forma como se divide o trabalho é importante. Você não pode saber todos os detalhes insignificantes sobre os dados que seus agentes usam, o que significa que você não pode realizar uma análise qualitativa rápida do que você precisa e do que você pode se livrar. Deixe esse trabalho ser feito pelas pessoas que utilizam esses dados diariamente. Elas saberão exatamente quais entidades podem ser deixadas para trás.
Da mesma forma, é melhor que você deixe o processo de migração para alguém que esteja ciente de como funcionam as duas instâncias. Se você tiver uma equipe de engenheiros, será uma boa ideia deixar o lado técnico das coisas com eles. Entretanto, tenha em mente o fato de que se seus engenheiros de software tiverem que aprender tudo do zero, isso levará algum tempo. Se você estiver com pressa ou não tiver a experiência técnica para fazer isso por conta própria, considere o uso de nossa solução personalizada.
Usando Nosso Serviço
Como já mencionamos, se você não tiver os recursos humanos para fazer a migração por conta própria, considere o uso de nosso assistente de migração. É um sistema totalmente automatizado, altamente configurável, que o ajudará a mover todos os seus registros de uma só vez. A maneira como ele funciona também é bastante simples, tudo o que você precisa fazer é o seguinte:
1. Visite a página de migração e registre-se.
2. Selecione a plataforma de onde você está migrando no campo "Fonte" e Help Scout no campo "Destino".
3. Coloque todas as credenciais necessárias (isto é necessário para estabelecer uma conexão entre os dois sistemas, sem elas a migração é impossível, pois o acesso será bloqueado).
4. Escolha os dados necessários para a migração e combine os grupos e usuários.
5. Mapeie os campos de tickets, se necessário.
6. Será realizada uma migração demo.
7. Se tudo estiver bem, você pode optar pelo processo completo de migração.
E isso é tudo. Alguns de vocês podem se perguntar o que é migração Demo? Nosso sistema pega um pequeno pedaço de seus dados, os copia e tenta migrá-los para o destino. Isto é feito para garantir que o processo de migração seja possível e que não surjam erros. Além disso, isso o ajudará a identificar se seus registros não estão desajustados.
Benefícios Que Você Obtém Conosco
Além de obter um serviço de migração totalmente automatizado, nossos clientes também podem esperar muitos benefícios agradáveis. Para começar, ao longo de todo o processo de migração, nossos especialistas estarão do seu lado. Se as coisas correrem mal, você não terá que se preocupar em ficar sozinho para lidar com o desconhecido.
Outro benefício que oferecemos é o sistema de preços que empregamos. Não cobramos de nossos clientes pelo trabalho que realizamos. Você só paga pelo número de registros que movimentou, nada mais, nada menos. Finalmente, conosco, você não precisa desenvolver nenhuma solução personalizada ou contratar um desenvolvedor, e pode ter uma ideia de que você vai atingir todos os seus prazos.
Vamos Migrar Juntos
Se você precisar de ajuda com seu plano de migração do Help Scout, ou talvez queira saber mais sobre nossa ferramenta, estamos a apenas alguns cliques de distância. Basta entrar em contato conosco e enviaremos nosso melhor pessoal para ajudar a resolver seu problema de migração, mas por enquanto, obrigado por participar e nos veremos na próxima.
