C'est un fait: tôt ou tard, les entreprises prospères se développent, ce qui signifie des changements drastiques dans l'organisation du travail. Cela est lié à la croissance de leur base de clients et du nombre d'enregistrements clients. En conséquence, les entreprises doivent migrer le backlog de données vers une plateforme de helpdesk plus efficace afin de fournir un meilleur service client.
Mais combien de temps faut-il pour migrer les données du helpdesk? Et quelles sont les méthodes pour le faire sans affecter le flux de travail actuel?
Tout d'abord, vous devez savoir dès le départ que la migration des données ne se fait pas en quelques minutes, voire quelques heures. Ce processus est chronophage et, dans une certaine mesure, imprévisible. Personne ne peut dire avec précision quand vous devrez déplacer vos anciens enregistrements. Cependant, plusieurs facteurs peuvent influencer cette durée, et vous pouvez les évaluer approximativement pour savoir à quoi vous attendre.
Facteurs influençant la durée de la migration des données
La durée de la migration des données dépend de divers facteurs. Comprendre l'impact de ces facteurs vous aide à planifier votre projet de migration de données. Plongeons dans ce qui influe sur la durée de la migration des données.
1. La quantité de données migrées
Généralement, il n'y a pas de larges opportunités pour changer le nombre d'enregistrements qu'une entreprise souhaite migrer. Principalement parce que la plupart d'entre eux sont importants pour continuer à travailler avec les clients sur le futur helpdesk, quelques enregistrements peuvent être laissés derrière, cependant, cela ne change pas de manière drastique. Si l'entreprise décide de migrer les données, elle souhaite préserver la majeure partie de ses données de support client sur le nouveau helpdesk.
2. La structure des helpdesks actuels et futurs
C'est également très important, surtout lors du choix de la plateforme cible. La migration vers un helpdesk avec une structure d'organisation de données similaire est plus facile. Ainsi, si les entreprises veulent gagner du temps, il est toujours préférable de choisir le helpdesk qui ressemble le plus à celui actuel.
3. Le degré de transformation des données lors de la transition
Le troisième facteur est étroitement lié au précédent. Plus les helpdesks cible et actuel sont similaires, moins l'équipe informatique doit apporter de modifications aux enregistrements lors de la migration.
Parfois, les entreprises veulent encore modifier quelque chose dans la structure des données, ce qui nécessite une cartographie supplémentaire, ce qui peut prolonger le processus.
4. La survenue d'erreurs pendant le processus
Personne n'est à l'abri des erreurs qui peuvent survenir pendant ou après la migration des données. Bien sûr, vous pouvez être le mieux préparé et tout vérifier des milliers de fois, mais il peut y avoir des erreurs système cachées ou d'autres problèmes qui peuvent devenir visibles plus tard. Certaines peuvent être insignifiantes, et d'autres peuvent influencer tout le transfert. Ainsi, elles influencent également la durée de votre migration de données.
5. La manière dont vous choisissez la migration des données
Une des parties les plus importantes de la migration des données est le choix de la manière dont vous allez déplacer ces données. Ce facteur est l'un des plus significatifs dans la détermination de la durée de la transition des données. Alors, choisissez judicieusement.
En prenant tout cela en considération, le processus peut durer de quelques jours à plusieurs mois. La migration des données ne peut pas se produire en un instant, même lorsque vos enregistrements sont entièrement préparés.
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6. Limites d'API de vos plateformes source et cible
Dans le cadre d'une migration automatisée des données, il y a deux processus: la lecture (récupération) des enregistrements depuis une plateforme source et leur écriture (transfert) vers une plateforme cible. Le temps nécessaire à l'importation des données dépend de l'efficacité des API et des limites d'API définies par vos fournisseurs.
Par exemple, certaines plateformes peuvent récupérer un ticket avec tous les commentaires en une seule demande d'API, tandis que d'autres peuvent nécessiter de multiples demandes pour chaque enregistrement. Il est essentiel de prendre en compte:
- Le nombre de demandes d'API nécessaires à la récupération d'un enregistrement par votre plateforme source.
- Le nombre de demandes d'API requises par votre plateforme cible pour la recherche et la création d'enregistrements.
Et maintenant, nous allons aborder le facteur le plus influent: comment vous choisissez de migrer vos données. Nous discuterons des options les plus populaires et des particularités qui vous aideront à réduire la durée de votre migration de données.
La comparaison de la migration des données manuelle et automatique
Voici donc les principales options que vous pouvez envisager lorsque vous choisissez un mode de transition des données:
1. Créez manuellement un script de migration vous-même.
2. Ou utilisez un outil spécialement conçu à cet effet.
Maintenant, comparons-les et décidons laquelle sera la plus efficace, vous fera gagner du temps et sera rentable pour votre entreprise.
Aspect | Migration de données manuelle | Migration de données automatisée |
| Expérience | Exige de l'expertise et des enquêtes chronophages | Aucun besoin d'expertise préalable ; un processus plus rapide et plus fiable |
| Professionnalisme et Responsabilité | Les freelancers peuvent manquer d'expérience, ne pas signer de contrat et présenter des risques en matière de sécurité | Les services automatisés tels que Help Desk Migration sont responsables et ont un bilan établi |
| Dépenses | Coûts cachés, engagement en temps et détournement potentiel de ressources | Coûts transparents et gestion simultanée d'autres tâches |
| Particularités de codage | Pas de scripts préparés, sujets à des problèmes inattendus | Scripts prêts à l'emploi testés et résolution immédiate des problèmes |
| Contribution du Fournisseur | Dépend des capacités d'API du fournisseur et du temps de réponse | Indépendant des problèmes de support du fournisseur et de la documentation |
Figure 1. Comparaison de la migration manuelle par rapport à la migration automatisée des données
Expérience
Peu importe comment on le regarde, l'expérience en codage est très importante dans un tel cas. Et même si vous avez une équipe informatique interne, cela ne signifie pas pour autant qu'ils aborderont facilement et correctement une tâche comme celle-ci. Ils peuvent être les meilleurs professionnels du monde. Mais s'ils n'ont pas d'expertise en migration de données, cela causera des retards.
Une équipe inexpérimentée passera des jours et des semaines à enquêter sur l'API pour déterminer quelles données elles peuvent déplacer et comment les modifier. Ensuite, ils doivent tout tester des milliers de fois pour s'assurer que tout se passe bien. En conséquence, votre équipe informatique gaspillera son précieux temps sur ce problème au lieu de travailler sur des tâches importantes qui peuvent survenir tout au long du flux de travail de l'entreprise.
Utiliser un service professionnel de migration automatisée, en revanche, signifie éviter ce genre de problème. En termes d'expérience, c'est bien mieux que d'investir vos propres efforts.
Professionnalisme et Responsabilité
Embaucher quelqu'un d'un service comme Upwork est possible si vous ne souhaitez pas utiliser votre propre équipe. Tout semble parfait - vous entrez en contact avec le développeur et vous obtenez tout le travail manuel fait moyennant finances. Que pourrait-il arriver?
En général, les personnes inscrites à des services de ce type sont des professionnels et peuvent aider à résoudre votre problème efficacement et rapidement. Mais que se passe-t-il s'ils ne le font pas? Peut-être qu'ils ne sont pas expérimentés mais espèrent résoudre rapidement la migration au cours du processus.
Qu'en est-il de la sécurité? Si vous ne signez pas de contrat avec cette personne, vous ne pouvez pas être sûr de la qualité du travail effectué. Il n'est pas très sûr de confier la partie la plus précieuse de votre flux de travail de support client entre les mains d'une personne aléatoire à moins que vous ne signiez un contrat avec elle.
OK, imaginons que la personne d'Upwork soit un excellent professionnel et qu'elle fasse un travail excellent. Maintenant, imaginez le salaire qu'elle demanderait. Êtes-vous prêt à dépenser une telle somme d'argent?
Un service automatisé comme Help Desk Migration est plus sécurisé et garantit de meilleurs résultats. Nous sommes responsables de toutes les actions que nous entreprenons avec vos données. En ce qui concerne la sécurité, vous pouvez consulter notre SLA. De plus, nos ingénieurs en technologie ont développé un code pour la migration automatique des données, notre société étant sur le marché depuis plus de 7 ans. Ainsi, vous ne prenez aucun risque en choisissant notre outil de migration automatisée des données.
Dépenses
Il peut sembler que tout faire vous-même ou avec votre équipe informatique personnelle soit entièrement gratuit. Cependant, à chaque étape que vous franchissez, vous remarquerez qu'une nouvelle facture ou fonctionnalité doit être payée. N'oubliez pas que le temps de votre équipe ou le vôtre a également de la valeur.
Quand vous vous concentrez uniquement sur le transfert de données, vous ne consacrez pas suffisamment de temps à d'autres questions importantes, ce qui représente également une perte de vos ressources personnelles. En revanche, vous pouvez effectuer la migration à l'aide d'un outil automatisé et travailler sur des problèmes spécifiques de votre entreprise.
Particularités du codage
En référence à l'un des points précédents, lorsque vous migrez seul (et pour la première fois), vous n'avez pas de script préparé pour vous aider à tout migrer en une fois. Cependant, lorsque vous utilisez notre outil de migration automatisé, vous obtenez un script prêt à l'emploi déjà testé par des milliers de clients.
Bien sûr, il est possible que certaines urgences ou erreurs se produisent pendant la migration, même avec un code préparé. Cependant, le professionnel qui l'a construit pour vous peut expliquer pourquoi tel ou tel problème s'est produit et comment le résoudre.
Apport du fournisseur
Tous les fournisseurs ne disposent pas d'une API bien documentée. Tout dépend d'abord de la volonté de votre plateforme actuelle de fournir des installations supplémentaires pour son jeton d'API.
Par exemple, des entreprises comme Freshdesk ou Zendesk proposent une bonne documentation pour leurs jetons d'API et les opportunités pour leur utilisation. Ayant des milliers de clients, ils fournissent de meilleures API Docs pour permettre des capacités étendues d'utilisation.
Cependant, si votre fournisseur ne propose aucune opportunité pour le jeton d'API, vous disposerez de méthodes limitées de migration des données. Dans ce cas, vous ne pourrez pas déplacer certains types de données avec le code écrit en fonction d'un tel jeton d'API. Par exemple, le jeton peut ne pas disposer de méthodes pour la date de création du ticket ou ses pièces jointes.
La seule issue dans ce cas est de contacter votre fournisseur pour obtenir l'accès à ces méthodes. Et vous perdrez de toute façon beaucoup de temps, en particulier en ce qui concerne la réponse de l'entreprise. Vous souhaitez cesser d'utiliser leurs services et commencer à payer un autre fournisseur. Alors, pourquoi se presseraient-ils pour vous aider à obtenir ce que vous voulez?
Qu'est-ce qu'une chronologie de migration de données?
Dans la migration automatisée des données, le temps nécessaire pour transférer les enregistrements du help desk dépend de la durée de chaque étape de la migration des données. Plongeons dans chaque étape du plan de migration des données.
Étape 1: Migration de démonstration
En général, une démonstration gratuite prend de 15 à 30 minutes pour être complétée. Vous commencerez par connecter vos plateformes Source et Cible. Parfois, vous devrez également configurer leurs connexions. Ensuite, choisissez les données que vous souhaitez transférer. Suivez toutes les étapes obligatoires, notamment:
- correspondance des agents et des groupes
- correspondance des champs d'organisation et de client
- correspondance des champs de ticket
- correspondance des champs d'article*
Ensuite, vous pouvez choisir parmi des options automatisées préconstruites pour personnaliser votre importation de données. Ensuite, lancez votre Migration de démonstration pour vérifier comment un outil automatisé transfère un échantillon de vos données.
Cependant, la migration de démonstration peut prendre plus de temps si vous n'avez pas encore accompli les étapes pré-migratoires nécessaires. En règle générale, vous devriez :
- Collecter les informations d'accès pour les plateformes Source et Cible.
- Créer les profils d'agents correspondants et les groupes.
- Configurer les champs de ticket personnalisés nécessaires.
Les étapes pré-migratoires supplémentaires peuvent varier en fonction de votre plateforme Cible.
Étape 2: Vérification des résultats de la migration des données
Prenez le temps d'ajuster la correspondance des données et de réexécuter vos démonstrations autant de fois que nécessaire. Faites également attention aux types d'enregistrements qui sont migrés et à la manière dont ils sont migrés. La migration de démonstration reflète la migration complète, donc si quelque chose ne se migre pas en démonstration, il en ira de même dans la migration complète.
Dans une démonstration gratuite, la vérification des données migrées peut prendre quelques minutes, tandis que vous devriez prévoir au moins 1 à 2 heures pour tester les résultats de la migration complète des données.
Pendant cette étape, vous devriez vérifier minutieusement les données migrées en ce qui concerne leur précision et leur exhaustivité. Concentrez-vous sur ces aspects clés :
- Assurez-vous que tous les commentaires sont transférés avec les auteurs corrects.
- Vérifiez que les tickets sont attribués aux bons agents.
- Vérifiez que les champs personnalisés sont migrés correctement.
- Confirmez le transfert précis des entreprises et des clients.
- Assurez-vous que les pièces jointes sont déplacées avec leurs étiquettes intactes.
- Vérifiez que les articles sont migrés avec leurs sections et catégories correspondantes.
Étape 3: Préparation de l'équipe
La durée de l'intégration de l'équipe dépend du nombre d'agents et de la complexité de votre plateforme Cible. Démarrez le processus d'intégration de vos représentants du support dès que possible pour assurer une transition en douceur vers la plateforme Cible immédiatement après la migration complète des données.
Après une démonstration gratuite, votre équipe devrait préparer vos plateformes Source et Cible pour le basculement final. Ce processus comprend:
- Désactivation des automatisations sur la plateforme Cible ou demande d'une étiquette (5-30 minutes)
- L'équipe de support cesse de travailler sur la plateforme Source (5 minutes)
- Désactivation de tous les canaux de communication sur la plateforme Source (5 à 15 minutes)
- Activation de tous les canaux de communication sur la plateforme Cible (15 minutes à 1 heure)
Étape 4: Migration complète des données
La migration complète des données varie généralement de 15 minutes à quelques jours, en fonction de votre volume de données. Plus il y a d'enregistrements, plus cela prend de temps, mais des limites élevées de l'API sur votre plateforme Cible peuvent accélérer le processus.
Cependant, les pièces jointes prennent plus de temps à migrer, et leur nombre est difficile à estimer. De plus, si vous avez déjà des données existantes sur votre plateforme Cible, le service de migration nécessite du temps pour comparer et éviter les doublons. Il est essentiel de tenir compte des limites et des spécifications de l'API, car chaque plateforme a des capacités différentes à cet égard.
En résumé
Les délais de migration des données manuelle et automatique dépendent de plusieurs facteurs. Vous pouvez apporter des modifications et raccourcir considérablement le processus de migration, ou vice versa, le ralentir complètement. Par conséquent, réfléchissez soigneusement à votre migration des données et prenez une décision qui sera la plus efficace et la plus pratique pour votre entreprise.
La migration automatisée des données est une meilleure option pour les entreprises qui souhaitent déplacer leurs enregistrements vers une nouvelle plateforme d'assistance. Si vous êtes prêt à transférer vos enregistrements de support client vers une nouvelle plateforme, le service de migration de Help Desk Migration est toujours là. Il vous suffit de configurer une démonstration gratuite sur notre site web ou de nous contacter en cas de questions supplémentaires.
Questions fréquemment posées
La durée de la migration des données du service d'assistance dépend de facteurs tels que le nombre d'enregistrements, la taille des pièces jointes, les limites de l'API de la plateforme Source et Cible, les spécifications de l'API et le système de service d'assistance Cible. Des limites d'API faibles et de grandes pièces jointes peuvent prolonger la migration complète des données sur plusieurs jours.
Après la migration complète des données, examinez les données de votre service d'assistance et de votre base de connaissances sur la plateforme Cible. Comparez-les avec les données sources. Si tout semble en ordre, activez tous les déclencheurs, l'automatisation et les notifications nécessaires sur votre plateforme Cible. Vos agents de support peuvent alors commencer à travailler sur la nouvelle plateforme.
Pour accélérer le processus de migration, envisagez de sauter les pièces jointes (*si cette option automatisée est disponible pour votre plateforme Source) et demandez à votre fournisseur de plateforme de service d'assistance Cible d'augmenter temporairement vos limites d'API.
Lors d'une migration de démonstration, les Magiciens de Migration affichent une barre de progression, indiquant le pourcentage de données d'échantillon transférées. Dans la migration complète des données, vous pouvez suivre un tableau de données fournissant des données sur les enregistrements récupérés et transférés. Vous recevrez une notification par e-mail à la fin de votre migration de démonstration ou de votre migration complète des données.
Assurez le succès de la migration des données grâce à des tests et à une validation approfondis. Vérifiez la précision, l'exhaustivité et la cohérence des données. Recueillez les commentaires de votre équipe et comparez les données migrées aux données sources, en veillant à ce qu'elles correspondent aux exigences de l'entreprise.
