Combien de temps prend une migration de données ?

C'est un fait : tôt ou tard, les entreprises prospères se développent, ce qui entraîne des changements radicaux dans l'organisation de leur charge de travail. Cela est lié à la croissance de leur clientèle et du nombre de dossiers clients. Par conséquent, les entreprises doivent migrer leurs données vers une plateforme de support client plus performante afin d'offrir un meilleur service.

Mais combien de temps faudra-t-il pour migrer les données du service d'assistance ? Et quelles sont les méthodes pour y parvenir sans perturber le flux de travail actuel ?

Tout d'abord, sachez que la migration de données ne prend ni quelques minutes ni même quelques heures. Ce processus est long et, dans une certaine mesure, imprévisible. Personne ne peut prédire avec exactitude la date de transfert de vos anciens enregistrements . Cependant, plusieurs facteurs peuvent influencer ce délai ; une estimation vous permettra d'anticiper la durée.

Facteurs influençant le temps de migration des données

La durée d'une migration de données dépend de plusieurs facteurs. Comprendre ces facteurs vous aidera à planifier votre projet de migration . Examinons de plus près ce qui influence cette durée.

1. La quantité de données migrées

En général, les possibilités de modifier le nombre d'enregistrements qu'une entreprise souhaite migrer sont limitées. La plupart étant essentiels pour assurer la continuité du service client sur le futur système d'assistance, quelques enregistrements peuvent être conservés, sans que cela n'entraîne de changement majeur. Si l'entreprise opte pour une migration de données , elle souhaite préserver la majeure partie de ses données de support client sur le nouveau système.

2. La structure des services d'assistance actuels et futurs

Ce point est également crucial, notamment lors du choix de la plateforme cible. La migration vers un système d'assistance dont la structure des données est similaire est plus aisée. Par conséquent, pour gagner du temps, les entreprises privilégient toujours le système d'assistance le plus proche possible de leur système actuel.

3. La mesure dans laquelle les données seront transformées au cours de la transition

Le troisième facteur est étroitement lié au précédent. Plus les services d'assistance cibles et actuels sont similaires, moins l'équipe informatique aura de modifications à apporter aux enregistrements lors de la migration.

Parfois, les entreprises souhaitent encore modifier certains éléments de la structure des données, ce qui nécessite un mappage supplémentaire et peut donc allonger le processus.

4. La survenue d'erreurs quelconques au cours du processus

Personne n'est à l'abri des erreurs pouvant survenir pendant ou après une migration de données . Bien sûr, même avec une préparation minutieuse et des vérifications répétées, des erreurs système ou autres problèmes peuvent subsister et se manifester ultérieurement. Certains peuvent être mineurs, d'autres peuvent compromettre l'ensemble du transfert et, par conséquent, sa durée.

5. La méthode de migration des données que vous choisissez

L'un des aspects les plus importants de la migration de données est le choix de la méthode de transfert. Ce facteur est déterminant pour la durée de la transition. Il est donc essentiel de bien choisir.

Compte tenu de tous ces éléments, le processus peut prendre de quelques jours à plusieurs mois. La migration des données ne peut se faire instantanément, même si vos fichiers sont parfaitement préparés.

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6. Limites d'API de vos plateformes source et cible

Lors d'une migration de données automatisée, deux processus sont nécessaires : la lecture (récupération) des enregistrements depuis une plateforme source et écriture (transfert) vers une plateforme cible. Le temps d'importation des données dépend de l'efficacité des API et des limites imposées par vos fournisseurs.

Par exemple, certaines plateformes permettent de récupérer un ticket avec tous ses commentaires en une seule requête API, tandis que d'autres peuvent nécessiter plusieurs requêtes pour chaque enregistrement. Il est donc essentiel de prendre en compte les points suivants :

• Le nombre de requêtes API nécessaires à votre plateforme Source pour récupérer un enregistrement.
• Le nombre de requêtes API nécessaires à votre plateforme cible pour la recherche et la création d'enregistrements.

Nous allons maintenant aborder le facteur le plus déterminant : la méthode de migration de vos données. Nous examinerons les méthodes les plus courantes et leurs spécificités qui vous permettront de réduire la durée de votre migration.

Comparaison de la migration de données manuelle et automatique

Voici donc les principales options que vous pouvez envisager pour choisir une méthode de transition de données :

1. Créez manuellement un script de migration vous-même.
2. Ou utilisez un outil conçu spécifiquement à cet effet.

Comparons-les maintenant et déterminons lequel sera le plus efficace, le plus rapide et le plus rentable pour votre entreprise.

Aspect	Migration manuelle des données	Migration automatisée des données
Expérience	Nécessite une expertise et des enquêtes de longue haleine	Aucune expertise préalable requise ; un processus plus rapide et plus fiable
Professionnalisme et responsabilité	Les travailleurs indépendants peuvent manquer d'expérience, ne pas signer de contrat et présenter des risques pour la sécurité	Les services automatisés comme Help Desk Migration sont fiables et ont fait leurs preuves
Dépenses	Coûts cachés, investissement en temps et détournement potentiel de ressources	Des coûts transparents et la gestion simultanée d'autres tâches
Particularités du codage	Absence de scénarios préparés, risque de problèmes inattendus	Scripts testés et prêts à l'emploi, et résolution immédiate des problèmes
Contribution du fournisseur	Cela dépend des capacités de l'API du fournisseur et de son temps de réponse	Indépendamment des problèmes de support et de documentation du fournisseur

Figure 1. Comparaison de la migration de données manuelle et automatisée

Expérience

Quel que soit l'angle d'approche, l'expérience en programmation est primordiale dans ce cas. Même avec une équipe informatique interne, rien ne garantit qu'elle réalisera cette tâche facilement et correctement. Il peut s'agir des meilleurs professionnels au monde, mais sans expertise spécifique en migration de données, des retards sont inévitables.

L'équipe inexpérimentée passera des jours, voire des semaines, à étudier l'API pour déterminer quelles données elle peut déplacer et comment les modifier. Ensuite, elle devra tout tester des milliers de fois pour s'assurer du bon fonctionnement de l'ensemble du système. Par conséquent, votre équipe informatique gaspillera un temps précieux sur ce problème au lieu de se consacrer à des tâches importantes qui peuvent survenir tout au long du processus de travail de l'entreprise.

En revanche, faire appel à un service de migration automatisé professionnel permet d'éviter ce genre de problème. En termes d'expérience, c'est bien plus avantageux que de s'en occuper soi-même.

Professionnalisme et responsabilité

Faire appel à un prestataire via une plateforme comme Upwork est possible si vous ne souhaitez pas solliciter votre équipe. Tout semble idéal : vous entrez en contact avec le développeur et il prend en charge toutes les tâches manuelles contre rémunération. Qu'est-ce qui pourrait mal tourner ?

En général, les personnes qui s'inscrivent à ce genre de services sont des professionnels capables de résoudre votre problème efficacement et rapidement. Mais que se passe-t-il si ce n'est pas le cas ? Peut-être manquent-elles d'expérience et espèrent-elles maîtriser rapidement la migration.

Qu'en est-il de la sécurité ? Sans contrat signé avec cette personne, impossible de garantir la qualité de son travail. Confier la partie la plus précieuse de votre service client à un inconnu sans contrat n'est pas sans risque.

Imaginons que le prestataire Upwork soit un excellent professionnel qui réalise un travail impeccable. Imaginez maintenant le salaire qu'il demanderait. Seriez-vous prêt à débourser une telle somme ?

Un service automatisé comme Help Desk Migration est plus sûr et garantit de meilleurs résultats. Nous sommes responsables de toutes les actions que nous entreprenons avec vos données. Concernant la sécurité, vous pouvez consulter notre SLA . De plus, nos ingénieurs ont développé un code pour la migration automatique des données ; notre entreprise est donc présente sur le marché depuis plus de 7 ans. Ainsi, vous ne prenez aucun risque en choisissant notre outil de migration de données automatisé .

Dépenses

Il peut sembler que tout faire soi-même ou avec son équipe informatique interne soit totalement gratuit. Cependant, à chaque étape, vous constaterez qu'une nouvelle facture ou fonctionnalité est à régler. N'oubliez pas que le temps de votre équipe, ou le vôtre, a aussi une valeur.

En vous concentrant uniquement sur le transfert de données, vous ne consacrez pas suffisamment de temps à d'autres questions importantes, ce qui représente également une perte de ressources personnelles. À l'inverse, vous pouvez automatiser la migration et vous consacrer aux problématiques spécifiques de votre entreprise.

Particularités du codage

Comme mentionné précédemment, lors d'une migration effectuée seul (et pour la première fois), vous ne disposez pas d'un script préétabli pour vous guider tout au long du processus. En revanche, notre outil de migration automatisé vous fournit un script prêt à l'emploi, déjà testé par des milliers de clients.

Bien sûr, il est possible que des imprévus ou des erreurs surviennent lors de la migration , même avec un code préparé. Cependant, le professionnel qui l'a réalisée pour vous pourra vous expliquer l'origine de tel ou tel problème et comment le résoudre.

Contribution du fournisseur

Tous les fournisseurs ne disposent pas d'une API bien documentée. Cela dépend tout d'abord de l'intérêt que votre plateforme actuelle porte à fournir des fonctionnalités supplémentaires pour son jeton d'API.

Par exemple, des entreprises comme Freshdesk ou Zendesk proposent une documentation complète pour leurs jetons d'API et leurs possibilités d'utilisation. Comptant des milliers de clients, elles fournissent une documentation API de qualité afin d'étendre les fonctionnalités de leur utilisation.

Toutefois, si votre fournisseur ne propose aucune option pour le jeton d'API, vos méthodes de migration de données seront limitées. Dans ce cas, vous ne pourrez pas migrer certains types de données avec le code utilisant ce jeton. Par exemple, le jeton peut ne pas permettre la migration de la date de création d'un ticket ou de ses pièces jointes.

La seule solution dans ce cas est de contacter votre fournisseur pour obtenir ces options. De toute façon, cela vous prendra beaucoup de temps, notamment à cause de la réponse de l'entreprise. Vous souhaitez cesser d'utiliser leurs services et faire appel à un autre fournisseur. Alors, pourquoi se précipiteraient-ils pour vous aider à obtenir ce que vous voulez ?

Qu’est-ce qu’un calendrier de migration de données ?

Dans le cadre d'une migration de données automatisée, le temps nécessaire au transfert des enregistrements du service d'assistance dépend de la durée de chaque étape de migration . Examinons en détail chaque étape du plan de migration.

Étape 1 : Migration de démonstration

Une démonstration gratuite dure généralement entre 15 et 30 minutes. Vous commencerez par connecter vos plateformes source et cible. Il vous faudra parfois configurer leurs connexions. Ensuite, choisissez les données à transférer. Suivez toutes les étapes obligatoires, notamment :

• agents et groupes de mise en relation
• cartographie des champs de l'organisation et des clients
• champs de billet de cartographie
• cartographie des champs d'articles*

Ensuite, vous pouvez choisir parmi les options automatisées prédéfinies pour personnaliser votre importation de données . Puis, lancez votre migration de démonstration pour voir comment un outil automatisé transfère un échantillon de vos données.

Toutefois, la migration de démonstration peut prendre plus de temps si vous n'avez pas encore effectué les étapes préalables nécessaires. En règle générale, vous devriez :

1. Collectez les identifiants d'accès pour les plateformes source et cible.
2. Créez les profils et groupes d'agents correspondants.
3. Configurez les champs personnalisés requis pour le billet.

Les étapes supplémentaires préalables à la migration peuvent varier en fonction de votre plateforme cible.

Étape 2 : Vérification des résultats de la migration des données

Prenez le temps d'optimiser le mappage des données et de relancer vos démonstrations autant de fois que nécessaire. Portez également une attention particulière aux types d'enregistrements migrés et à la manière dont ils le sont. La migration de démonstration est identique à la migration complète ; par conséquent, si un élément n'est pas migré lors de la démonstration, il le sera également lors de la migration complète.

Lors d'une démonstration gratuite, l'examen des données migrées peut prendre quelques minutes, tandis que vous devriez prévoir au moins 1 à 2 heures pour tester les résultats de la migration complète des données.

Durant cette étape, vous devez vérifier minutieusement l'exactitude et l'intégralité des données migrées. Concentrez-vous sur les aspects clés suivants :

• Veillez à ce que tous les commentaires soient transférés avec les auteurs corrects.
• Veuillez vous assurer que les billets sont attribués aux agents compétents.
• Vérifiez que les champs personnalisés ont été correctement migrés.
• Confirmez les sociétés de transfert et les clients exacts.
• Veillez à déplacer les accessoires en conservant leurs étiquettes intactes.
• Veuillez noter que les articles sont migrés avec leurs sections et catégories correspondantes.

Étape 3 : Préparation de l'équipe

La durée de l'intégration de l'équipe dépend du nombre d'agents et de la complexité de votre plateforme Target. Démarrez le processus d'intégration de vos agents de support dès que possible afin de garantir une transition fluide vers la plateforme Target immédiatement après la migration complète des données.

Après une démonstration gratuite, votre équipe doit préparer vos plateformes source et cible pour la migration finale. Ce processus comprend :

• Désactivation des automatisations sur la plateforme Target ou demande d'une étiquette (5 à 30 minutes)
• L'équipe de support cesse de travailler sur une plateforme Source (5 minutes)
• Désactivation de tous les canaux de communication sur une plateforme source (5 à 15 minutes)
• Activation de tous les canaux de communication sur une plateforme cible (15 minutes à 1 heure)

Étape 4 : Migration complète des données

La migration complète des données prend généralement de 15 minutes à quelques jours, selon le volume de données. Plus il y a d'enregistrements, plus le temps est long, mais des limites d'API élevées sur votre plateforme cible peuvent accélérer le processus.

Les pièces jointes, en revanche, sont plus longues à migrer et leur nombre est difficile à estimer. De plus, si vous possédez déjà des données sur votre plateforme cible, le service de migration a besoin de temps pour les comparer et éviter les doublons. Il est essentiel de tenir compte des limites et des spécifications de l'API, car chaque plateforme présente des capacités différentes à cet égard.

En résumé

Les délais de migration des données, qu'elle soit manuelle ou automatique, dépendent de plusieurs facteurs. En apportant certaines modifications, vous pouvez considérablement raccourcir le processus de migration, ou au contraire, le ralentir fortement. Par conséquent, réfléchissez bien à votre migration de données et prenez la décision la plus efficace et la plus adaptée à votre entreprise.

La migration automatisée des données est la solution idéale pour les entreprises souhaitant transférer leurs dossiers vers un nouveau service d'assistance. Si vous êtes prêt à migrer vos dossiers de support client vers une nouvelle plateforme, notre Help Desk Migration est à votre disposition. Demandez une démonstration gratuite sur notre site web ou contactez-nous pour toute question.

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