Liste de contrôle de migration des données Front

Vous souhaitez migrer vers Front ? Ne cherchez plus ! Help Desk Migration propose un service automatisé pour migrer en toute simplicité vos tickets, contacts, demandeurs, pièces jointes, commentaires et enregistrements associés. Associez et mappez vos enregistrements sans interruption de service et importez vos données vers Front en toute simplicité. Vérifiez vos droits d'administrateur sur vos comptes source et Front , puis effectuez une migration sans tracas en quelques clics !

L'assistant de migration transférera vers Front:

1. Billets (conversations)
   1. Date de création
   2. CCs
   3. Étiquettes
   4. Demandeurs
   5. Les pièces jointes
   6. Commentaires (Auteur, Dates de création et Visibilité)
   7. Notes publiques
   8. Notes privées
2. Clients (contacts)
3. Agents (coéquipiers)
   1. L'agent par défaut est le premier de la liste. Cette option permet de conserver les données des agents non affectés, inactifs ou supprimés.

Ce qui ne sera pas migré

• Organisations
• Champs personnalisés
• Images intégrées
• données de la base de connaissances
• Macros
• Déclencheurs
• Automatisations
• Autres paramètres

Avant de commencer une migration

Planification et stratégie migratoires

En matière de stratégie de migration de données , il n'existe pas de solution universelle. Forts de notre vaste expérience dans la gestion de migrations de données pour nos clients, nous avons identifié deux méthodes fiables qui donnent systématiquement d'excellents résultats :

1. Migration de données automatisée ou . Cette méthode consiste à utiliser l'assistant de migration et ses options personnalisées intégrées, ou à adapter le processus de migration aux besoins spécifiques de l'entreprise.
2. Approche combinée. Une autre approche consiste à combiner la migration de données automatisée ou personnalisée avec la migration delta . En ne migrant que les modifications apportées depuis la dernière migration, vous réduisez les risques d'erreurs et gagnez un temps précieux.

Pour déterminer la solution la plus adaptée à votre situation, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs, tels que le volume de vos données et la complexité de vos systèmes. Prenez le temps d'évaluer soigneusement vos besoins et choisissez la méthode qui vous convient le mieux.

Paramètres de pré-migration sur le compte Front

Pour une transition en douceur vers Front, quelques paramètres importants sont à prendre en compte. Voici les étapes à suivre :

1. Pour connecter votre Front , veuillez désactiver l'authentification à deux facteurs (2FA) dans les paramètres de votre Front . Si vous avez besoin d'aide, consultez l' article du centre d'aide de Front ou contactez notre équipe d'assistance.
2. Après avoir désactivé l'authentification à deux facteurs, vous devrez générer un jeton API dans Front . Cela nous permettra de transférer vos données en toute sécurité vers Front . Vous trouverez des instructions détaillées sur la génération d'un jeton API dans notre centre d'aide , ainsi qu'un tutoriel vidéo explicatif.
3. Ensuite, assurez-vous que tous les agents devant être transférés chez Front sont ajoutés à votre compte et qu'ils ont accepté leur invitation à rejoindre votre équipe. Pour simplifier au maximum cette procédure, nous vous recommandons de suivre les guides pratiques sur et l'invitation de nouveaux coéquipiers chez Front .

Si vous avez des questions ou rencontrez des difficultés avec ces étapes, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance.

Configuration de la migration des données vers Front

Pour une migration sans accroc, nous vous recommandons d'effectuer une migration de démonstration gratuite à l'aide de notre assistant de migration. Cela vous permet de tester les paramètres de migration et d'apporter les modifications nécessaires avant de lancer la migration complète. De plus, vous pouvez relancer la démonstration autant de fois que nécessaire pour obtenir le résultat souhaité.

Il est important de noter que chaque migration de démonstration créera un nouvel ensemble de tickets, et que l'ensemble précédent ne sera pas supprimé. Afin d'éviter les doublons, nous vous recommandons de supprimer les tickets migrés lors de la démonstration avant de lancer la migration complète.

Voici comment procéder pour configurer la migration de vos données vers Front:

Étape 1. Inscrivez-vous à un compte Help Desk Migration

Créez un Help Desk Migration en utilisant votre compte Google, Facebook, LinkedIn ou votre adresse courriel professionnelle. Si vous choisissez cette dernière option, vous devrez indiquer votre nom complet, votre adresse courriel professionnelle et choisir un mot de passe sécurisé.

Étape 2. Connectez vos plateformes source et cible

Les identifiants d'accès requis varient selon la plateforme de service client. Il peut s'agir d'une URL, d'un jeton API ou de la connexion à votre compte sur la plateforme source et de l'octroi des autorisations nécessaires.

L'assistant de migration fournit des conseils utiles pour vous assurer de saisir toutes les informations requises dans les champs appropriés.

Pour obtenir votre Front , accédez à Paramètres Front .

À partir de là, accédez à la section « Jetons API » et cliquez sur le « Créer un jeton API » .

Renseignez le nom du jeton API et cochez les options « Partagé » et « Privé » avant de cliquer sur « Créer ».

Votre jeton d'API nouvellement créé apparaîtra dans la liste de tous les jetons disponibles. Cliquez dessus pour l'afficher et le copier, puis retournez à l'assistant de migration pour poursuivre la configuration.

Étape 3. Sélectionnez Boîte de réception Front et Base de connaissances

Choisissez la boîte de réception Front et la base de connaissances dans lesquelles vous souhaitez importer les données de votre plateforme source.

Veuillez noter que vous ne pouvez exécuter qu'une seule migration complète par espace de travail/boîte aux lettres/boîte de réception. Si vous devez migrer des données vers différentes boîtes de réception, vous devrez configurer autant de migrations complètes que de boîtes aux lettres.

Selon la plateforme source, vous devrez peut-être filtrer les données sur le compte source et diriger différents lots de données vers différentes boîtes de réception.

Par exemple, si vous migrez de Help Scout vers Front , vous n'aurez pas besoin de filtrer les données pour transférer les tickets d'une Help Scout vers une Front . Le nombre de Help Scout correspond au nombre de migrations complètes à effectuer.

Toutefois, si vous migrez de Zendesk vers Front et souhaitez déplacer les tickets de différentes Zendesk vers des boîtes de réception distinctes, vous devrez demander un filtrage de données personnalisé afin de trier vos tickets par marque. Notre équipe peut vous accompagner dans cette démarche.

Étape 4. Choisir les objets de migration

Sélectionnez les entités de données que vous souhaitez migrer vers Front, puis procédez à l'association des coéquipiers et au mappage des champs entre votre plateforme source et Front.

Étape 5. Associer les coéquipiers

Cliquer sur « Associer les éléments » entre agents et coéquipiers affichera tous les agents disponibles. Si certains agents ne sont pas affectés, ont été supprimés ou sont inactifs, vous pouvez choisir parmi les coéquipiers disponibles celui qui sera désigné comme coéquipier par défaut et associé à toutes les données.

Cliquez sur « Enregistrer la correspondance » pour poursuivre avec l'étape de mappage des données.

Si vous avez apporté des modifications lors de la réexécution de votre démo, utilisez le bouton « Appariement automatique » pour associer vos coéquipiers en fonction de leurs noms.

Étape 6. Cartographie des billets

Cocher la case « Migration des tickets » ouvrira une fenêtre permettant de mapper les champs des tickets. Veuillez noter que certains champs système, tels que l'objet, les étiquettes, le responsable, le contact, les commentaires, ainsi que les dates de création, de mise à jour et de clôture, ne peuvent pas être mappés différemment. De plus, la date de création de tous les commentaires privés sera identique à la date de migration, ce qui entraînera la perte des dates de création originales lors du processus de migration.

Vous pouvez associer le champ « Statut du ticket » et choisir parmi les statuts disponibles, tels que « Attribué », « Ouvert » ou « Archivé ». Une fois les champs associés, cliquez sur « Enregistrer l’association » pour continuer.

Si vous préférez migrer les tickets non attribués, une personnalisation sera nécessaire. Afin de conserver les statuts d'origine de la plateforme source, nous pouvons ajouter une étiquette correspondant au nom du statut. Par exemple, si certains tickets ont le statut « En attente » sur la plateforme client, nous pouvons leur ajouter l'étiquette « En attente » lors de la migration, de manière personnalisée.

Pour importer les informations des champs personnalisés des tickets, nous pouvons les migrer vers un commentaire interne supplémentaire. Ainsi, toutes les informations des champs personnalisés sources apparaîtront dans les commentaires internes, y compris le nom du champ et les informations enregistrées.

Étape 7. Personnalisation : Importation des champs personnalisés de contact

L'entité de données « Contact » ne dispose pas d'option de mappage. Toutefois, si votre plateforme permet la récupération d'informations à partir de champs de contact personnalisés, notre équipe peut migrer ces données. Pour vérifier la faisabilité de cette opération, veuillez nous contacter à l'adresse contact@relokia.com.

Étape 8. Options de personnalisation prêtes à l'emploi

Personnalisez votre processus de migration grâce aux options intégrées de personnalisation des tickets. Le nombre d'options disponibles dépend de votre plateforme source.

Pour mieux organiser vos tickets migrés, ajoutez une étiquette pertinente afin de les retrouver facilement dans votre boîte de réception Front .

Optimisez votre migration : par défaut, nous migrons toutes les pièces jointes, mais si vous souhaitez économiser de l’espace de stockage ou migrer plus rapidement, vous pouvez choisir de les laisser de côté.

Les images intégrées provenant de la plupart des plateformes sources peuvent être migrées en tant que pièces jointes, mais ne peuvent pas être enregistrées comme images intégrées. Pour déterminer si les images intégrées peuvent être transférées en tant que pièces jointes, consultez la page de correspondance des objets.

Accédez aux enregistrements d'appels : migrez vos enregistrements d'appels en tant que pièces jointes, ce qui les rendra facilement accessibles pour consultation ultérieure.

Personnalisez votre migration : utilisez notre option « Démo avec données personnalisées » pour sélectionner jusqu’à 20 enregistrements par ID à importer et visualiser leur rendu sur Front. Vous avez le contrôle !

Une fois la mise en correspondance et le mappage terminés, cliquez sur le bouton « Continuer ». Si vous avez des informations de mappage ou de mise en correspondance non enregistrées, l’assistant de migration affichera une fenêtre de mappage pour vous permettre de les consulter et de les enregistrer.

Actions à entreprendre après la migration des données de démonstration

Évaluation des résultats de la démonstration

Il est essentiel d'examiner les résultats de votre migration de démonstration, car les données qui y figurent seront également migrées lors de la migration complète. Pour garantir l'exactitude des données, vérifiez dans le tableau les enregistrements disponibles pour la migration vers Front .

Ouvrez le rapport pour chaque entité et vérifiez que la migration est correcte sur les instances source et Front en consultant les enregistrements par ID.

Éléments à vérifier lors de la consultation d'enregistrements migrés

• Tous les commentaires ont été migrés, et si les auteurs des commentaires sont les mêmes
• Les billets sont attribués aux coéquipiers concernés
• Les contacts ont migré correctement
• Les pièces jointes ont été migrées avec les étiquettes
• Les règles d'automatisation n'ont mis à jour aucune de vos données de démonstration

Gestion des démos suspendues

Si votre migration de démonstration est suspendue, il existe deux raisons possibles : des enregistrements ayant échoué et/ou ignorés .

Pour les enregistrements manquants, il est préférable d'attendre que notre équipe d'assistance vous contacte pour vous aider à résoudre le problème.

Si vous constatez des enregistrements ayant échoué lors de votre migration de démonstration, examinez les identifiants d'enregistrement pour identifier les raisons de la suspension et prenez les mesures nécessaires pour résoudre le problème.

Une fois les erreurs corrigées, cochez la case « J'ai corrigé les erreurs » et cliquez sur le bouton « Redémarrer la démo » pour relancer votre migration.

Choisir le bon forfait d'assistance

Personnalisez votre migration de données vers Front en sélectionnant le forfait d'assistance qui correspond le mieux à vos besoins.

Parmi les avantages du forfait Signature qui nécessitent des explications plus détaillées, on peut citer :

• Remigration des données dans les 10 jours suivant la fin de votre migration complète.
• Migration par intervalles vous permettant d'interrompre la migration des données de votre service d'assistance pendant la semaine de travail et de la reprendre le week-end ou selon toute autre planification qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

• La migration delta permet de réintégrer les tickets mis à jour et de migrer également ceux créés lors de la migration complète. Si vous continuez à travailler sur la plateforme source et effectuez la migration delta immédiatement après, des doublons apparaîtront pour les tickets déjà migrés lors de la première migration et mis à jour sur la plateforme source.

  La migration delta vous permet de mettre à jour vos données existantes dans Front sans supprimer les tickets précédemment importés. Une fois la migration delta terminée, vous devrez toutefois supprimer manuellement les tickets obsolètes. L'assistant de migration ne supprime aucun ticket pendant la migration delta ; il met simplement à jour leur statut à « Supprimé ».

  C’est pourquoi notre équipe Help Desk Migration vous fournira une liste de ces tickets pour faciliter leur suppression. Ce processus simplifié garantit que vos données restent à jour et bien organisées, vous faisant ainsi gagner du temps et de l’énergie à long terme.

• Vérification des enregistrements ignorés/ayant échoué pour la migration personnalisée.

Détail des prix et modalités de paiement

Si vous avez des questions concernant le prix de la migration complète, n'hésitez pas à consulter le détail des prix pour obtenir une explication claire et transparente.

Lorsque vous serez prêt, procédez au paiement en remplissant vos informations de facturation et en cliquant sur « Soumettre la commande ».

Accordez l'accès à votre collègue et personnalisez le nom de la migration

Si vous devez apporter des modifications ou souhaitez une vérification rapide par un collègue, vous pouvez partager votre migration .

Vous pouvez accorder l'accès à votre collègue et choisir le niveau d'accès dont il disposera.

Si vous avez plusieurs migrations complètes, pensez à donner un nom personnalisé à chaque migration de données pour faciliter leur identification.

Lancer la migration complète des données

Une fois votre paiement confirmé, vous serez redirigé vers l'assistant de migration. Évitez toute modification de dernière minute afin de prévenir toute suspension de votre migration et tout retard dans le processus.

Si vous êtes prêt à entamer votre migration complète vers Front, vous pouvez le faire immédiatement.

Vous pouvez également le programmer à une heure qui vous convient en sélectionnant la date et l'heure, puis en cliquant sur « Enregistrer la planification ».

La durée de votre migration complète de données dépendra du nombre d'enregistrements importés. En règle générale, 2 000 tickets peuvent être importés par heure. Si vous souhaitez accélérer le processus, veuillez demander une augmentation du nombre de requêtes API auprès de votre fournisseur source et Front. Veuillez nous informer de tout changement avant de commencer votre migration complète de données afin de garantir une transition sans encombre.

Notre équipe d'assistance dédiée est toujours disponible pour vous aider en cas de problème ou de question.

Une fois la migration complète des données terminée

Une fois votre migration de données complète terminée, suivez les étapes suivantes.

Vérifier les résultats

Après la migration complète des données, vérifiez attentivement votre compte Front pour vous assurer que tous les enregistrements ont été correctement transférés. Vous disposez de cinq jours pour effectuer cette vérification ; ce délai peut varier selon votre forfait d’assistance.

Par défaut, Front affiche tous les tickets de la boîte de réception où vous avez importé vos données. Pour les consulter, accédez à la boîte de réception. Vous y trouverez les tickets classés par statut : Ouvert, Archivé, Corbeille et Spam . Vous pouvez également filtrer chaque onglet par étiquette et par responsable .

Si vous rencontrez un problème, vérifiez que vos filtres de tickets et vos paramètres horaires sont corrects. Si le problème persiste, contactez notre équipe d'assistance.

Configuration Front

1. Activez l'authentification à deux facteurs (2FA) dans Front.
2. Activez tous les canaux de communication.
3. Si vous utilisiez votre ancienne plateforme pendant la migration, veuillez rediriger les e-mails vers Front. Si vous êtes passé à Front pendant la migration, tout est en ordre.