Todos queremos ser productivos. Pero… (Siempre hay un “pero”.) Nos distraemos cuando hay menos estructura en nuestra vida. Los últimos dos años han traído más tiempo no estructurado para nuestras mentes. Eso nos hace saltar a la siguiente tarea antes de haber terminado realmente la primera. Eso es un problema.
¿Pueden los productivity hacks ayudar aquí? Hasta cierto punto: sí. Pero para cambiar eso, deberías crear una estructura o rutina. Por ejemplo, usa una agenda, evita los correos los fines de semana o designa tiempo para reuniones laborales y personales. Mira estas cosas como bloques de certeza. Se supone que te mantendrán atento durante mucho tiempo.
¿Por qué el tiempo es tan valioso?
La gestión del tiempo es esencial. Sin dudas. Hoy en día, la gente usa diferentes aplicaciones, escribe sus planes del día o busca en Google cómo encontrar un método de productividad ideal que les ayude a mantenerse productivos pase lo que pase.
Siendo cofundador de una empresa de desarrollo de software, ya puedo identificar el momento en que mi equipo empieza a dirigirse hacia el burnout. Cada equipo tiene un miembro que comienza a rendir menos o simplemente se queja de la vida en general. Esa es la primera señal de que las personas necesitan apoyo de un líder de equipo y del departamento de RR. HH. para superar esos momentos.
Además, mis palabras están respaldadas por el informe de Asana que muestra estadísticas de 2020: el 71 % de los encuestados experimentó burnout, el 87 % trabajó hasta tarde y el 26 % siguió incumpliendo plazos.
Independientemente del rol o puesto, muchos de nosotros tendemos a dejar las cosas para el último momento. ¿Por qué? Seamos honestos, todos estamos bombardeados de información. Eso genera ideas, pero también nos hace perdernos entre ellas. Por eso la pregunta “¿Cómo ser más productivo?” preocupa tanto a CEOs, fundadores, directivos, ingenieros de software, gerentes de contabilidad y especialistas en marketing.
Los productivity hacks funcionan. ¿Verdadero o falso? Vamos a averiguarlo.
Post pandemia y Productivity Hacks
Covid-19 y la pandemia en sí misma son a menudo presentadas de manera complicada o manipulada. Intenta mirarlo desde la distancia. Tendemos a hablar de ella como una experiencia colectiva y cómo la superamos. Sí, muchas personas fueron enviadas de las oficinas a sus casas una semana de marzo en todo el mundo. ¿Fue realmente colectivo? No del todo. Mi experiencia seguro que difiere de la tuya.
Además, volver a la oficina es bastante único para cada uno de nosotros. Algunos se sienten emocionados; otros están abrumados, distraídos, menos productivos o molestos. ¿Pero extrañaste a tus compañeros?
Sí, alternar entre aislamiento en casa y socialización en la oficina puede ser desconcertante. Pero ya hemos demostrado que podemos evolucionar y adaptarnos rápidamente. Y estoy seguro de que muchas empresas como la nuestra apoyan una estrategia híbrida: trabajar desde casa o desde la oficina, o mezclar los horarios. Esto busca facilitar el regreso al trabajo en la oficina sin quedar atrapado en el modo «siempre conectado». Estar alerta y estresado no te hace productivo.
Mi agenda también es mixta. A veces trabajo en la oficina; a veces desde casa. Y uno de los líderes de equipo me preguntó: 'Dima, parece que siempre estás en movimiento. Hoy trabajas desde casa y mañana en la oficina. ¿Dónde eres más productivo?' Pensé un segundo o dos y respondí: 'El lugar en sí no importa. Simplemente elige el lugar donde las distracciones se minimicen y puedas concentrarte. Si la música te ayuda a entrar en tu ritmo de trabajo, escúchala mientras trabajas.'
Oficina vs Teletrabajo: ¿Cuál es mejor? El lugar en sí no importa. Cualquier lugar es perfecto mientras no haya factores de distracción. Bien, te escucho decir que:
A. trabajar desde casa significa que tu pareja, hijos o mascotas te interrumpirán de alguna manera, y
B. en la oficina, podrían ser tus compañeros con muchas preguntas laborales o personales.
¿Qué hacer? (No, una isla desierta no es la solución rápida.) Elige el lugar donde las distracciones se minimicen y puedas concentrarte. La música puede ayudarte a entrar en tu ritmo de trabajo personal. Así, tendrás 3-4 horas productivas, lo cual es mucho para un día.
Cómo ser productivo
La productividad es una cualidad admirable y una habilidad que muchas personas intentan desarrollar. ¿Con qué frecuencia piensas en cómo hacer más sin sacrificar el rendimiento? Mucho, supongo. El multitasking está muerto, ¿verdad? Pero seguimos manejando demasiadas tareas, a menudo a costa de nuestras familias y vida social.
Rituales para el trabajo prometen reforzar buenos hábitos, superar los bloqueos de productividad, crear relaciones con los compañeros y motivarte. Estos rituales pueden ser bastante creativos, y hay mucha información sobre ellos en Internet.
¿Sabes qué? Esos rituales suelen ser muy simples: tomar una taza de café por la mañana, poner el teléfono en blanco y negro, vestirse para trabajar o escuchar las listas de reproducción “música en el trabajo”, etc. Para decirlo suavemente: simplemente no funcionan.
Como las técnicas de productividad personalizadas que sugieren “comer la rana” o dividir un elefante, aplicar el principio 80/20 o agrupar tareas. Todas son pasivas y se agotan más rápido de lo que las incorporas en tu rutina.
Hábitos digitales. Esta es una parte integral y realmente impacta en el rendimiento y los resultados. Nada revolucionario, solo algunos hábitos digitales que vale la pena adoptar.
- Haz tu lista de recursos fiables (no bloggers, sino expertos de tu sector o nicho) para estar al tanto de las últimas noticias y tendencias.
- Define límites para revisar y responder correos, Slack y redes sociales.
- Silencia las notificaciones mientras trabajas.
- Planifica reuniones más cortas o mueve las menos importantes a un hilo de correo.
- Elige el lugar donde las distracciones se minimicen y puedas concentrarte.
Consejo de Productividad de un Experto en CX
Stacy Sherman, una experimentada experta en CX, comparte una forma simple pero eficaz de mantenerse al día con tareas laborales y personales sin sentirse abrumado.
Una de mis aplicaciones favoritas se llama Things (T-H-I-N-G-S). Me encanta porque es simple y segura para gestionar listas de tareas. Puedes categorizar las tareas en algunas secciones específicas: Hoy, Próximamente, En cualquier momento y Algún día.
La razón por la que funciona es que a menudo ponemos todo en “hoy” o en una lista larga, lo que se vuelve abrumador. Con Things, puedo organizar las tareas—ya sean laborales o personales, como una recomendación de película o documental—en el lugar correcto. Cada día me concentro solo en unas pocas tareas para “Hoy”. Idealmente solo tres, aunque a veces sobrecargo hasta diez, lo cual no es genial porque puede resultar abrumador.
Comparto esto porque incluso en experiencia del cliente, escucho a colegas y clientes decir que no tienen tiempo para leer todos los comentarios o incorporar la opinión del cliente en las reuniones. Yo les digo: 'Sí, lo tienes.' Con un enfoque metódico, puedes completar todo de manera eficiente.
Qué técnicas de productividad funcionan
Asumimos más proyectos, miramos cada notificación de nuestros laptops y smartwatches, y creemos firmemente que todo lo que hacemos es de suma importancia. Y eso suena bien, ¿verdad? Por otro lado, incluso los más ambiciosos, inteligentes y apasionados no pueden generar minutos de la nada.
¿Qué tal si pensamos en nuestro tiempo como un recurso finito? Aplica tu mentalidad de presupuesto y acepta la realidad de asignar tus horas. O decir “No” a algunos proyectos, reuniones y tareas. Suena un poco aterrador, ¿no? Pero resulta ser eficaz y productivo a largo plazo.
Entre las numerosas técnicas de productividad, te sugiero probar:
- Bloqueo de tiempo. Encuentra un momento y un lugar donde puedas trabajar al menos 3 horas sin ninguna distracción de familia o compañeros.
- Registrar tus planes, metas y tareas para una semana/mes/trimestre/etc. Suena trivial, pero realmente funciona. Visualizas, rastreas y controlas tus tareas, reduces horas extras y previenes el burnout.
La gestión del tiempo no es solo para individuos. Las empresas deberían identificar áreas donde sus empleados están desperdiciando tiempo significativamente (por ejemplo, reuniones ineficaces o colaboraciones fallidas). Si comenzamos a mejorar la gestión del tiempo a nivel individual, veremos mejoras en cada equipo y departamento.
¿Por qué fallan muchas técnicas de productividad?
Los productivity hacks prometen mejor gestión del tiempo. Bueno, no hay garantía de que tu trabajo se vuelva completamente libre de estrés después de usar herramientas o técnicas como “bloqueo de tiempo” o “comer la rana”. Pero completar algunos pendientes te pone en el camino correcto. Un buen punto de partida.
¿Pueden los productivity hacks evitar que llegues al final de tu utilidad? Esa es en realidad una buena pregunta.
Muchos consejos, rituales y trucos fallan por una razón simple: se enfocan en una técnica o sistema particular. Obtienes la idea general de un sistema de productividad que se supone que resolverá todos tus problemas. Pero también deberían guiarte sobre cómo cambiar tu percepción del tiempo y comportamiento. Si no captas cada elemento, el rompecabezas no está completo y el hack no funciona.
Resumen
Enfoca tu tiempo como enfocas tu dinero. Es un recurso finito y bastante limitado. Gestionar tu tiempo en el trabajo puede ser difícil, especialmente si tienes que alternar entre oficina y trabajo desde casa con frecuencia. Puedes cambiar de escenario, pero mantener los estándares.
En cuanto a los productivity hacks, a veces no hay solución directa que pueda abordar adecuadamente el problema. Así que, en lugar de aprender por las malas qué hack funciona, intenta crear hábitos digitales estrictos y mantenerlos. Ten cuidado con crear rituales, ya que pueden llevarte en la dirección equivocada.
