Ya sea que trabajes con un presupuesto limitado o simplemente necesites una solución más potente y robusta, Hubspot Service Hub es una excelente opción para empresas que buscan expandirse. Esta herramienta es muy valorada y se considera una de las mejores soluciones de atención al cliente. Por ello, hemos creado una guía completa que puedes usar para preparar la migración de datos a Hubspot Service Hub. ¡Comencemos!
Ahora puedes migrar tickets y conversaciones de HubSpot Service Hub e Intercom a una única entidad de tickets unificada en tu nueva plataforma. Se acabaron los registros desconectados. Se acabó el caos. Una migración limpia y estructurada que mantiene todo en su lugar.
Su equipo obtiene un historial completo de las interacciones de soporte, flujos de trabajo optimizados y una mejor comprensión de los clientes desde el principio. Todo se mantiene conectado, organizado y de fácil acceso.
¿Quieres ver cómo funciona? Comienza hoy mismo tu y descubre lo fácil que puede ser transferir tickets y conversaciones.
Preparación para la migración de datos
Como siempre, antes de hacer nada, es necesario prepararse para los cambios que se van a realizar. En nuestro caso, se trata de preparar a la empresa para la migración. Lo primero que debe hacer es definir qué entidades se trasladarán y cuáles se pueden conservar. Esto ayudará a agilizar la importación de datos y, además, a ahorrar dinero durante el proceso.
A continuación, debes comparar la estructura de las plataformas de origen y destino. Esto agilizará el proceso, ya que no tendrás que lidiar con incompatibilidades.
Por último, pero no menos importante, debe anunciar el proyecto de migración de datos a sus agentes y demás personal relacionado. Es recomendable que todos cierren todos los tickets necesarios y atiendan todas las solicitudes.
Preparando las instancias
Ahora que está listo para el proceso de migración, debe preparar sus instancias. Esto es algo complicado, ya que podría encontrar problemas de compatibilidad. En concreto, si tiene instancias personalizadas que no se pueden recrear en la nueva herramienta debido a la falta de una implementación similar del sistema, se enfrentará a algunos problemas. Para migrar sus etiquetas personalizadas a HubSpot, por ejemplo, también deberá solicitar este tipo de migración al proveedor con antelación. De lo contrario, esta opción estará restringida. Preparar las instancias le ayudará a evitar estos problemas y le permitirá comprender mejor las ventajas y desventajas de la herramienta.
También debe configurar los perfiles de los agentes con antelación para garantizar una incorporación fluida. A continuación, debe comprobar si todos los perfiles de los agentes tienen el mismo correoelectrónico que en la plataforma de origen. Es importante que tenga acceso al panel de administración en ambas plataformas. Si no está seguro, verifique este proceso de importación de datos antes de realizar cualquier migración para evitar posibles problemas. Finalmente, debe desactivar todas las automatizaciones y notificaciones para evitar cambios o actualizaciones de última hora.
¿Qué puedes migrar a HubSpot?
Antes de emprender un proyecto de migración completo, es necesario saber qué se puede migrar y qué se debe excluir. Como siempre, la siguiente lista no es definitiva y está sujeta a cambios. En general, cuanto más se actualice la herramienta, más entidades se podrán migrar.
- Tickets con archivos adjuntos, notas públicas y privadas, creadas en, actualizadas en y cerradas en fechas
- Contactos
- Organizaciones
- Agentes
- Campos personalizados
Sin embargo, tenga en cuenta que hay algunas entradas que no podemos mover:
- Campos de auditoría
- Usuarios de CC
- Etiquetas
- Imágenes en línea
- Base de conocimientos
Ahora que ya sabes qué se puede mover y qué no, veamos algunas cosas (recomendadas) que debes hacer antes de comenzar el proceso completo. No te preocupes; solo quedan dos pasos.
Configuración de la migración y pruebas
Realice una migración de prueba. Este es quizás el paso más importante, ya que le ayudará a identificar posibles problemas y discrepancias. La idea básica de este proceso es que nuestra herramienta realiza una migración de muestra. Copia una pequeña parte e intenta migrarla a Hubspot Service Hub Hubspot Hubspot Service Hub. En general, no corre ningún riesgo, ya que se copian los datos y usted aprende de antemano qué podría fallar.
Compruebe los resultados de la demostración. Esto es bastante autoexplicativo, pero si tiene curiosidad, le sugerimos que lea nuestra guía sobre cómo comprobar el resultado de la migración de demostración en HubSpot Service Hub. Y si eso no es suficiente, normalmente pedimos a nuestros clientes que verifiquen lo siguiente: estado del ticket, asignación de agente, campos y etiquetas de auditoría, resultados de personalización, si se realizó alguna acción de automatización y si se enviaron notificaciones por correo electrónico.
Migración en vivo
Una vez finalizada la fase de configuración, puede iniciar el proceso de migración. Todo el proceso será rápido y prácticamente no requerirá esfuerzo, ya que todo está automatizado. Para iniciar la migración, siga estos pasos:
1. Dirígete a la página de migración;
2. Elige la plataforma de origen y verifica que la plataforma de destino sea correcta (en nuestro caso es HubSpot Service Hub);
3. A continuación, accederás a la página de credenciales, donde deberás proporcionar las credenciales necesarias para ambos sistemas (sin ellas, la herramienta no funcionará, ya que todo estará bloqueado);
4. Tan pronto como la herramienta pueda acceder tanto al origen como al destino, podrá seleccionar los datos que desea mover, así como hacer coincidir los usuariosy cambiar la asignación de los campos del ticket si es necesario;
5. Cuando estés listo, realiza una migración de demostración;
6. En aproximadamente 5 minutos, obtendrás una vista previa de tu migración de demostración a HubSpot. La herramienta migrará 20 registros aleatorios con los datos relacionados a HubSpot para que veas cómo se desarrolla el proceso. Ahora debes verificar los resultados de la transferencia de demostración;
7. Si estás satisfecho con todo, puedes proceder con la migración completa de datos.
Además, si es necesario, puede realizar una migración de datos delta. Este servicio adicional le permite actualizar los tickets en el nuevo sistema mientras sigue usando su antigua solución de soporte técnico. Si necesita más información, consulte nuestra página dedicada a la migración de datos delta.
Opciones de personalización adicionales
Entendemos que no todos los negocios son iguales y que cada necesidad es única. Por eso, nos aseguramos de que pueda personalizar sus datos. Estas son las opciones de personalización para la migración de datos desde y hacia la plataforma:
- Migrar etiquetas y campos de auditoría: solo es posible moverlos a campos personalizados. Sin embargo, lo haremos gratis (es una ventaja, lo mires como lo mires)
- Los usuarios de CC no migran. La solución sería migrar los correos electrónicos de los usuarios de CC a un campo personalizado.
Esta lista no es definitiva, ya que añadimos nuevas funciones con cada actualización de la herramienta. Si no encuentra la opción que busca, contáctenos por correo electrónico o chat. Nuestros ingenieros analizarán su solicitud y le ofrecerán una solución personalizada.
¿Necesitas más ayuda?
Y eso es todo. Esperamos que nuestra guía les ayude a realizar una transición fluida y sin problemas a Hubspot Service Hub. Si necesitan más ayuda o asistencia durante el proceso, ya saben cómo hacerlo. Simplemente llamen a nuestro servicio de atención al cliente o envíennos un mensaje, y nos aseguraremos de que su solicitud sea atendida. Por ahora, gracias por participar y nos vemos la próxima vez.
