Guías de migración Freshservice

¿Cómo deshabilitar las notificaciones por correo electrónico en Freshservice?

Al configurar su flujo de trabajo de correo electrónico en Freshservice, puede habilitar notificaciones automáticas para que sus clientes sean notificados de que se creó su ticket, los agentes sean notificados sobre nuevos comentarios, etc. Al migrar a Freshservice, debe deshabilitar todas las notificaciones por correo electrónico para que ni sus clientes ni sus agentes reciban correos electrónicos mientras se importan los tickets a Freshservice.

Aquí te explicamos cómo hacerlo:

1. Inicie sesión en su Freshservice.

2. Luego vaya al de administración en la barra lateral izquierda.

3. Seleccione Notificaciones por correo electrónico en Configuración de la cuenta .

4. Desactive todas las notificaciones por correo electrónico para tickets.

¿Cómo crear informes de filtrado personalizados en Freshservice?

Para exportar tickets Freshservice con filtros específicos, deberá crear un informe personalizado. Esto es esencial si desea transferir tickets según criterios como el estado o la fecha. Nuestro equipo no puede usar filtros personalizados avanzados debido a limitaciones de la API de Freshservice.

Siga estos pasos para crear un informe personalizado:

1. Vaya a su cuenta Freshservice .

2. Seleccione “ Entradas ” en el menú de navegación izquierdo.

3. En el lado derecho, navegue hasta el menú "Filtros", elija el parámetro que desea usar como filtro y haga clic en "Aplicar"

4. Después de aplicar el filtro, presione el botón " Exportar ".

5. En el menú de exportación, elija " CSV ".

6. Seleccione los campos de ticket que necesita, como " ID del ticket " y sus criterios de filtro.

7. Haga clic en " Exportar " y el archivo se enviará a su correo electrónico.

8. Reenvíe el archivo CSV exportado a nuestros expertos en migración.

Tras este paso, nuestro equipo se encargará del filtrado de tickets. Si tiene alguna pregunta, no dude en contactar con nuestro equipo de soporte.

¿Cómo habilitar el permiso de clave API en nuevas cuentas Freshservice ?

En las nuevas Freshservice , la clave API no está visible de forma predeterminada en la configuración del perfil del agente, incluso para el propietario de la cuenta.

Para habilitarlo:

1. Vaya a Admin > Usuarios .

2. Haga clic en el nombre del agente para abrir su configuración.

3. Habilite el permiso "Acceso a la clave API" para ese usuario.

Una vez habilitado, el agente puede ir a Configuración de perfil ahora estará visible la .

¿Cómo obtener la clave API Freshservice ?

Dado que Freshdesk y Freshservice tienen interfaces de usuario similares, la ruta para encontrar la clave API en ambas plataformas es idéntica.

1. Haz clic en tu foto de perfil en la esquina superior derecha de la pantalla:

2. Vaya a Configuración de perfil :

3. Allí encontrarás tu clave API :

4. Copie la clave API y continúe con la migración .

¿Por qué deshabilitar el flujo de trabajo, las automatizaciones de escenarios, las reglas de cierre y el ciclo de vida del cambio en Freshservice?

Al migrar a Freshervice, debe desactivar ajustes como el Ciclo de vida de cambios, las Reglas de cierre, el Automatizador de flujo de trabajo y las Automatizaciones de escenarios. De esta forma, sus representantes de soporte no recibirán notificaciones innecesarias durante el proceso de migración.

¿Cómo desactivar Workflow Automator y las automatizaciones de escenarios?

Freshservice cuenta con Workflow Automator (anteriormente Observer) y automatizaciones de escenarios que ayudan a agilizar las tareas rutinarias y aumentar la productividad.

Sin embargo, si migra a Freshservice, que ya tiene reglas de automatización activas, el centro de asistencia enviará notificaciones por correo electrónico a sus clientes y agentes durante la importación de tickets. Puede evitarlo desactivando todas las automatizaciones de flujo de trabajo y escenario antes de iniciar la migración.

Aquí te explicamos cómo hacerlo:

1. Inicie sesión en Freshservice .

2. Coloque el cursor sobre el de administración en la barra lateral izquierda.

3. Vaya a Automatizaciones y productividad .

4. Elija Workflow Automator y desactive todas las reglas de automatización activas.

5. Abra Automatizaciones de escenarios y documente todos los escenarios y luego elimínelos.

Puede mantener todos los escenarios activos, pero recuerde que incluso si deshabilita las notificaciones del agente, Freshservice aún podría enviar actualizaciones durante la migración.

Alternativamente, puede comunicarse con el equipo de soporte Freshservice y solicitar que desactive todas las notificaciones de solicitantes y agentes.

¿Cómo desactivar las reglas de cierre?

Además, si no desea que sus tickets cambien de estado después de la migración completa de datos, desactive las reglas de cierre. De esta manera, tendrá la seguridad de que todo lo que ha mapeado se mantendrá igual. Para ello:

1. Vaya al panel de administración.

2. Desplácese hacia abajo hasta Gestión de servicios > Configuración de la mesa de servicio .

3. Haga clic en Reglas de cierre .

4. Deshabilite todas las reglas de cierre para evitar cambios inesperados en el estado de los tickets.

5. Haga clic en Guardar .

¿Cómo desactivar el ciclo de vida del cambio?

Para garantizar una migración fluida de la categoría Cambio, es fundamental deshabilitar el tipo Cambio Menor. Esto evita errores o problemas durante el proceso de migración. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:

1. Abra el panel de administración.

2. Vaya a Gestión de servicios > Configuración de la mesa de servicio .

3. Seleccione Cambiar ciclo de vida .

4. Deshabilite el de Cambio menor para que el proceso de migración de su cambio se realice sin problemas.

¿Qué es la Matriz de Prioridades Freshservice y por qué es necesario desactivarla?

La Matriz de Prioridades es una función de Freshservice que asigna automáticamente una prioridad a un problema. Ayuda a eliminar el factor humano al priorizar los tickets.

Dejando a un lado la practicidad, esta característica puede afectar el resultado de su migración.

Si tiene activada la Matriz de Prioridades durante la migración, Freshservice establecerá las prioridades según ella. Por lo tanto, los estados de prioridad serán diferentes a los del soporte técnico de origen. Si esto no le supone un problema, puede dejar activada la Matriz.

Sin embargo, si desea mantener todas las prioridades como estaban en la mesa de ayuda de origen, entonces debe deshabilitar la Matriz antes de comenzar la demostración y la migración completa de datos.

Aquí te explicamos cómo hacerlo:

• Abra su cuenta Freshservice .
• Vaya a Admin > Matriz de prioridades (en Gestión de servicios ).

• Desactive la opción Habilitar matriz de prioridad .

Una vez finalizada la migración, puedes volver a este menú y reactivar la Matriz de Prioridades.

¿Cómo comprobar el resultado de la migración de demostración en Freshservice?

Una vez completada la migración de demostración a Freshservice , verá un resumen en forma de tabla con varios registros migrados, incluyendo los informes de registros migrados, omitidos y fallidos . Estos informes contienen los ID de los registros en la plataforma de origen y los nuevos ID en Freshservice .

Haga clic en el botón para abrir una lista de ID de registros y localizar y verificar cada entidad migrada. El informe se ve así:

Los tickets y otros registros se transfieren de forma similar a una plataforma de destino durante la migración de demostración y la migración completa de datos. Por lo tanto, si algunos datos no se migraron durante la migración de demostración, tampoco se transferirán durante la migración completa de datos.

Por eso, debe verificar si el Tipo, la Fuente, el Estado, la Prioridad, los Campos Personalizados, el Solicitante, el Agente y las Etiquetas se migraron correctamente. Luego, repita el mismo proceso para los artículos de la Base de Conocimiento. Si todo se migró correctamente, inicie la Migración Completa de Datos.

¿Cómo calcular contactos en Freshservice?

Freshservice calcula automáticamente la cantidad de todos sus contactos (solicitantes) y los divide en grupos, como Verificado , No verificado , Desactivado y Bloqueado .

1. Abra la de administración en la barra lateral.

2. Seleccione Solicitantes en la Gestión de usuarios .

3. Consulta la cantidad de contactos junto a cada grupo. Puedes ordenarlos por nombre y correo electrónico.

¿Cómo calcular el número de tickets en Freshservice?

Puede calcular la cantidad de tickets en Freshservice utilizando filtros.

1. Vaya a la pestaña de Entradas
2. En el menú Creado seleccione Cualquier momento
3. Luego seleccione Todas las entradas.
4. Encuentra el número de tus Tickets.

Nota: puede calcular rápidamente la cantidad de sus Tickets y estimar el costo de la transferencia de datos durante nuestra Migración de Demostración Gratuita .

¿Cómo calcular artículos de la base de conocimientos en Freshservice?

Para calcular listas específicas de artículos Freshservice , como todos los artículos, borradores y artículos publicados, siga estos pasos:

1. Abra la Soluciones en la barra lateral.

2. Consulta el número de todos los artículos entre paréntesis junto a " Todos los artículos" . Haz clic en "Todos los artículos" para filtrar tus borradores o artículos publicados y consultar su número entre paréntesis.

¿Cómo encontrar el ID de vista de ticket en Freshservice?

1. Seleccione la Vista necesaria en el menú desplegable.
2. Copia los últimos dígitos de la URL.

¿Cómo crear una vista personalizada en Freshservice?

Al migrar desde Freshservice, puede decidir qué tickets migrar mediante el uso de filtros y la creación de la vista personalizada en Freshservice.

Tenga en cuenta que el campo "ID de vista personalizada" es obligatorio . Sin el ID de vista, no podrá continuar con la migración.

A continuación se explica cómo crear una vista personalizada:

1. Inicie sesión en su Freshservice y vaya a la pestaña Lista de tickets .

2. Abra el menú con todas las vistas y elija Todos los tickets :

3. Vaya al filtro y especifique sus requisitos. Por ejemplo, para migrar tickets de hace 6 meses, desplácese hasta el menú desplegable " Creado"

4. Cuando haya terminado, vuelva a la parte superior de la página y haga clic en Guardar como :

5. Nombra y guarda la vista:

6. Verifique el número total de tickets en la vista:

7. Copie el ID de vista de la barra de direcciones y ejecute la demostración gratuita de migración. Una vez finalizada la demostración, asegúrese de que el Asistente de migración muestre la misma cantidad de tickets que en su Freshservice