Perguntas gerais

Como migrar apenas os chamados fechados?

A migração de chamados fechados não está disponível em um processo automatizado. No entanto, você pode entrar em contato com nossa equipe de suporte e analisaremos a opção de transferir exclusivamente chamados fechados por meio de um processo de migração personalizado, adaptado às suas necessidades específicas.

Posso migrar tickets sem contatos?

Infelizmente, migrar tickets sem contatos não é possível. Para manter todos os relacionamentos entre os registros, incluindo tickets, agentes, contatos, grupos etc., você precisa migrar todos os objetos. Nosso serviço de migração garante que tudo seja transferido na mesma ordem em que estava no seu sistema de help desk antigo, permitindo que seus agentes trabalhem com registros precisos.

Por que os contatos são importantes?

Os contatos são cruciais porque servem como pontos de conexão entre todos os registros. Algumas plataformas, como Freshdesk, Freshservicee Kayako, não permitem a remoção completa de dados, especialmente de usuários (agentes e contatos), pois são essenciais para manter a integridade dos dados.

Por exemplo, no Freshdesk, quando um contato é excluído, ele não é completamente removido, mas marcado como "EXCLUÍDO". Se esse contato excluído enviar uma nova solicitação, o e-mail poderá ser tratado como spam ou enviado para a lixeira.

Importar contatos antecipadamente

Se você importou contatos anteriormente e deseja ignorá-los durante a migração, infelizmente, isso não é possível. A API não permite excluir contatos da migração, e o Assistente de Migração precisa verificar duplicatas migrando todos os dados para comparar as informações.

Opção de filtragem

Dependendo da sua plataforma de help desk atual, podemos aplicar filtros específicos para migrar um conjunto de dados específico. Além disso, se precisar reatribuir chamados entre agentes, informe-nos com antecedência. Por exemplo, podemos reatribuir os chamados dos agentes que não estarão mais presentes na plataforma de destino para os agentes disponíveis, conforme necessário. Caso contrário, os chamados serão atribuídos a um agente padrão.

Os bilhetes migrados manterão seus números de identificação?

Não, os bilhetes migrados não manterão seus números de identificação originais; novos IDs serão atribuídos a eles.

Cada plataforma de help desk possui seu próprio método para atribuir IDs de tickets. Por exemplo, os IDs Zendesk geralmente consistem em cinco dígitos, enquanto os IDs Help Scout têm quatro. Nossa ferramenta de migração segue as configurações da plataforma de help desk de destino para garantir a transferência precisa dos seus dados.

No entanto, se desejar manter os IDs dos tickets originais da sua plataforma de origem para referência futura, siga estes passos:

• Crie um campo de texto personalizado em seu sistema de suporte técnico.
• Durante o processo de mapeamento dos campos do ticket, localize a opção "ID" no menu suspenso e mapeie-a para o seu campo de texto personalizado.

Observação:

• Se você não vir a opção "ID", é provável que o campo personalizado no seu sistema de suporte de destino não seja um campo de texto, e é por isso que o Assistente de Migração oferece opções diferentes.
• Após mapear o campo de texto personalizado, clique em "Salvar mapeamento" e prossiga com a migração.

A ordem dos IDs dos tickets será preservada após a migração?

Não, a ordem dos IDs dos tickets não será preservada após a Migração Completa de Dados. A ordem dos tickets depende da plataforma de origem, e o Assistente de Migração transfere os tickets da plataforma antiga para a nova ou da nova para a antiga, dependendo da plataforma.

Consulte a tabela abaixo para a ordem dos bilhetes em cada plataforma:

Como migram os tickets não atribuídos?

Durante a migração de dados, os chamados não atribuídos do help desk de origem são automaticamente atribuídos a um agente padrão no help desk de destino. Esse processo é facilitado pelo mapeamento dinâmico de dados, que permite aos clientes personalizar o mapeamento dos campos dos chamados de acordo com suas preferências.

Os principais motivos para atribuir automaticamente tickets não atribuídos a um agente padrão incluem:

• Mapeamento dinâmico de dados : os clientes têm a flexibilidade de ajustar o mapeamento dos campos do ticket conforme necessário. No entanto, para garantir a precisão e manter o relacionamento entre os registros, os tickets não atribuídos são vinculados a um agente padrão.
• Limitações da plataforma : Na maioria dos sistemas de suporte técnico, não é possível criar um chamado sem atribuí-lo a um agente. Portanto, o processo de migração de dados exige a atribuição de chamados não atribuídos para que ocorra sem problemas.

Antes da migração de dados, os clientes podem especificar qual agente será o "padrão". Informar-nos com antecedência nos permite configurar as definições corretas de acordo com a necessidade.

Se preferir migrar os tickets não atribuídos sem atribuí-los a um agente padrão, você pode solicitar a personalização da sua migração de dados. Podemos adaptar o processo de migração para atender às suas necessidades específicas e transferir os tickets não atribuídos de acordo.

As plataformas que suportam a migração de tickets não atribuídos ou tickets não resolvidos/não fechados como não atribuídos incluem:

• Zendesk
• Freshdesk
• Jira Service Management
• Gorgias
• DeskPro

Observe que a migração de dados personalizada é uma opção paga, e você pode consultar os detalhes de preços com nossa equipe de suporte.

Posso migrar CC para os tickets?

Sim, você pode migrar os destinatários em cópia (CC) dos tickets durante o processo de migração de dados. Aqui estão alguns detalhes sobre o processo:

O que é CC?

CC, ou Cópia Carbono, é uma forma de enviar cópias de um e-mail ou ticket para destinatários adicionais que precisam ser informados ou mantidos a par da conversa. É comumente usado para garantir que as partes relevantes estejam cientes da comunicação, sem exigir que tomem qualquer ação específica ou respondam. Essas cópias geralmente contêm informações essenciais que não podem ser perdidas. Portanto, se você decidir se transferir para outro serviço de suporte, poderá levar o CC consigo.

Atualmente, oferecemos suporte completo à migração de dados de cartão de crédito para as seguintes plataformas:

• Zendesk
• Freshdesk
• Freshservice
• Deskpro
• Front
• Supportpal
• CSV

Peculiaridades

• O processo de migração de CC é complexo e exige um esforço considerável.
• Suporte adicional para exportação de dados CC está disponível para Help Scout, FreeScout, Jira Service Management, Salesforce Service Cloud, Outlookeivanti.
• São oferecidas opções de migração personalizadas para Gmail, HappyFox, HelpDesk, HubSpot, Kayako (incluindo importação), Manage Enginee Teamwork Desk.

Como funciona o processo

1. Configure a migração selecionando as plataformas de origem e destino e fornecendo as credenciais.
2. Selecione os objetos que deseja migrar e prossiga com o mapeamento.
3. Realize uma migração de demonstração para visualizar o processo.
4. Prossiga com a migração completa dos dados.
5. Nosso Assistente de Migração cuidará do mapeamento dos campos CC para você durante a Migração Completa de Dados.

Como posso mapear os status dos tickets?

Mapear os status dos tickets é uma etapa importante no processo de migração de dados para garantir que os status da plataforma de origem estejam alinhados corretamente com os da plataforma de destino. Abaixo, segue um exemplo de mapeamento de status de tickets para diversas plataformas:

Como baixar o mapeamento de dados?

Após concluir sua demonstração ou migração completa, você poderá baixar e revisar seu mapeamento de dados. Este arquivo contém todas as configurações de mapeamento salvas entre sua origem e destino.

Como faço para baixar o arquivo mappings.xlsx?

Após a conclusão da migração, você receberá um resumo dos registros migrados. Clique em "Baixar relatórios".

O arquivo será baixado para o seu dispositivo. Extraia-o para acessar o arquivo mappings.xlsx. Abra o arquivo em qualquer programa de planilha (por exemplo, Microsoft Excel, Google Sheets ou LibreOffice Calc).

O arquivo organiza os mapeamentos por tipo de entidade (por exemplo, ticket, contato, artigo) em planilhas separadas, incluindo campos padrão e personalizados.

Utilize este arquivo para revisar como os campos da entidade foram mapeados.

Como os agentes são migrados?

A migração de agentes com o serviço Help Desk Migration envolve a correspondência entre os agentes da plataforma de origem e os agentes da plataforma de destino. Com ele, você pode facilmente reatribuir chamados entre os agentes. Por exemplo, se um agente da central de atendimento de origem se aposentou, você pode escolher para qual agente da plataforma de destino os chamados serão atribuídos.

Como funciona o pareamento de agentes

Na página de mapeamento, você verá o botão "Combinar itens" Agentes .

Nesse caso, o cenário pode seguir um de dois caminhos. Se a central de atendimento de destino já tiver alguns perfis de agentes criados, você poderá mapear os e-mails deles clicando no menu suspenso.

Você pode adicionar agentes facilmente na plataforma de destino sem sair do Assistente de Migração. Na parte superior do formulário , selecione o e-mail que deseja criar no help desk de destino e clique em "Adicionar o mesmo funcionário em {target}". Aguarde alguns instantes enquanto a ferramenta cria o usuário.

Algumas plataformas de help desk não permitem a criação de agentes via API. Se você não vir a opção "Adicionar a mesma equipe em {target}" , será necessário criar os perfis de agente manualmente no help desk de destino.

Você migra links internos?

Ao migrar links para artigos da Base de Conhecimento, observe que eles não serão atualizados automaticamente. Por exemplo, a migração do Zendesk para Freshdesk mantém os links direcionando os usuários para Zendesk. Isso ocorre porque cada plataforma lida com links internos de maneira diferente, tornando impossível prever os novos IDs durante a migração.

Recomendamos realizar uma auditoria completa de links e atualizar manualmente os URLs para evitar possíveis interrupções. Embora isso possa causar inconvenientes, é crucial priorizar a cautela com links internos. Fique tranquilo, estamos comprometidos em resolver esse problema em futuras atualizações.

Como migrar tags para um help desk que não utiliza tags?

Nosso serviço Help Desk Migration permite migrar tags, mesmo que seu novo sistema de destino não suporte esse recurso.

O melhor método envolve a criação de campos de texto personalizados e o mapeamento deles com as tags correspondentes.

Qual é o status "Arquivado" da migração?

Seus dados são armazenados com segurança por 3, 5 ou 10 dias, dependendo do pacote de suporte escolhido, conforme nossos Termos de Serviço e Acordo de Nível de Serviço .

Para solicitar a exclusão dos seus dados, envie um e-mail para contact@help-desk-migration.com .

Assim que o período de armazenamento terminar ou após recebermos sua solicitação de exclusão, seu status de migração será atualizado para "Arquivado" e todos os dados associados serão removidos permanentemente do nosso sistema.

Observe que nenhuma modificação adicional poderá ser feita após o arquivamento da migração.

Por que minha migração de dados foi arquivada e como faço para reativá-la?

Dependendo do seu pacote de suporte, o sistema arquiva automaticamente as Migrações Completas três (3) ou dez (10) dias após a conclusão. A Migração de Demonstração é arquivada se você não a atualizar por 30 dias.

Você pode executar outra Migração de Demonstração a qualquer momento antes do término do período de arquivamento. Depois que uma Migração de Demonstração ou Completa for arquivada, você não poderá reativá- la, pois o aplicativo exclui todos os registros e o acesso às suas contas.

Para continuar os testes ou a transferência de dados, inicie uma nova migração no Assistente de Migração.

Como usar a autenticação de dois fatores e o monitoramento da atividade do usuário no Assistente de Migração?

Para reforçar a segurança dos seus dados no Assistente de Migração, Help Desk Migration introduziu duas novas funcionalidades de proteção: Autenticação de Dois Fatores (2FA) e Monitoramento da Atividade do Usuário.

Autenticação de dois fatores

Ative a autenticação de dois fatores seguindo estes passos:

1. Acesse Configurações da conta > Autenticação de dois fatores e ative a opção.

2. Baixe um aplicativo de verificação 2FA (por exemplo, Twilio Authy ou Google Authenticator)

3. Escaneie o código QR exibido na tela usando o aplicativo de verificação.

4. Insira o código de verificação do aplicativo.

5. Clique em Ativar autenticação de dois fatores.

Após ativar a autenticação de dois fatores, você precisará digitar o código de verificação sempre que fizer login na sua conta do Assistente de Migração.

A autenticação de dois fatores (2FA) oferece uma camada adicional de proteção para seus dados. Mesmo que sua senha seja comprometida ou você perca seu celular, seus registros permanecem seguros. A probabilidade de alguém acessar suas informações de autenticação de dois fatores é mínima, garantindo a segurança contínua dos seus dados.

O monitoramento das sessões de atividade do usuário

Monitore as sessões de atividade do usuário seguindo estes passos:

1. Acesse Configurações da conta > Sessões ativas.

2. Analise os detalhes da sessão, incluindo endereço IP, navegador e horário de login.

3. Opcionalmente, revogue qualquer sessão clicando no botão “Revogar”.

Essa funcionalidade não só permite o rastreamento de sessões ativas, como também possibilita a revogação de sessões para maior segurança.

Por que desativar as automações antes da migração?

É altamente recomendável desativar as automações na sua nova plataforma antes da migração para evitar alterações inesperadas nos tickets migrados, como alterações de status ou reatribuições.

Se desativar as automações não for possível, considere a seguinte solução alternativa:

a) Solicitar suporte para aplicar uma etiqueta a todos os tickets migrados.

b) Use a opção " Adicionar uma nova etiqueta aos tickets migrados ", se disponível na lista de automações predefinidas nas configurações de mapeamento.

Em seguida, estabeleça regras específicas para automações e notificações, evitando que sejam acionadas para tickets com a tag adicionada. Essa abordagem permite a migração de dados, mantendo as automações ativadas.

Quanto tempo demora a migração de dados?

Prever a duração exata da migração de dados é complexo devido a diversos fatores que afetam a velocidade.

A migração envolve duas etapas principais: leitura e gravação. A leitura recupera os registros do help desk de origem, enquanto a gravação os transfere para o help desk de destino.

Os fatores que afetam o tempo de migração incluem:

A duração necessária para concluir cada etapa depende de vários fatores, incluindo:

• Volume de registros : Quanto maior o número de registros, maior o tempo de migração.
• Acessórios : Acessórios grandes ou numerosos podem prolongar o tempo de recuperação.
• Limites da API : Os serviços de suporte de origem e destino impõem limites às solicitações.
• Arquitetura de API : Algumas plataformas exigem várias solicitações por registro.

Veja como cada aspecto se relaciona com o seu processo de migração

Registros : A quantidade de registros impacta o tempo de migração. Mais registros significam durações mais longas, embora limites altos de API possam atenuar esse problema.

Anexos : A presença e o tamanho dos anexos influenciam o tempo de migração, sendo que anexos maiores ou em maior número prolongam o processo. Estimar com precisão é um desafio sem o conhecimento prévio da quantidade de anexos.

Limites e especificações da API : Os limites da API determinam o número máximo de solicitações permitidas dentro de um determinado período, variando de acordo com a plataforma e o plano de assinatura. Compreender as nuances da arquitetura da API é fundamental para otimizar as estratégias de migração.

Neste cenário hipotético, vamos considerar a migração do Zendesk para Freshdesk. Abaixo, segue um resumo da funcionalidade de cada API e o número correspondente de chamadas necessárias para uma migração de dados eficaz:

Considerações sobre o Help Desk da Target:

• Central de Ajuda de Destino Vazia : Migrar para uma central de ajuda de destino limpa geralmente leva menos tempo.
• Dados existentes : Se o seu sistema de suporte de destino já possuir chamados, contatos ou outros dados, o Assistente de Migração alocará tempo adicional para verificar e evitar duplicação.

O que você pode fazer para resolver isso?

• Solicite um aumento nos limites da API : Entre em contato com o novo provedor da plataforma para solicitar um aumento temporário nos limites da API. Isso pode acelerar significativamente o processo de migração. Certifique-se de tratar disso com bastante antecedência da data da migração para evitar atrasos.
• Calcule a duração da migração : Reúna informações sobre os limites da API tanto para o help desk de origem quanto para o de destino. Isso ajudará você a estimar com precisão o tempo necessário para o processo de migração.

Como acelerar a migração completa de dados?

A migração completa de dados é um processo complexo que não pode ser concluído rapidamente; requer uma análise cuidadosa devido ao volume substancial de dados envolvido.

Com o tempo, à medida que você utiliza sua plataforma de help desk atual, seus dados se acumulam significativamente. Portanto, ao migrar para um novo sistema de help desk, o objetivo é preservar todos os dados de forma abrangente, e não apenas registros individuais.

A duração da migração completa de dados pode variar significativamente, de algumas horas a até uma semana. No entanto, a velocidade da migração depende de diversos fatores, incluindo:

1. O número e o tamanho dos acessórios.
2. Limitações de API nas plataformas de origem e destino.
3. Especificações da API.
4. Características do seu help desk ideal.
5. A velocidade de processamento de dados pela infraestrutura do servidor.

Para acelerar a migração completa de dados, diversas estratégias podem ser empregadas. Por exemplo, considere migrar os chamados abertos e fechados separadamente ou excluir os dados históricos. No entanto, essas medidas podem oferecer apenas melhorias marginais, e você ainda poderá enfrentar tempos de espera durante o processo de migração.

Uma medida altamente recomendada é aumentar os limites da API tanto na plataforma de origem quanto na de destino. Entre em contato com as equipes de suporte de ambas as soluções com bastante antecedência da migração para solicitar aumentos temporários nos limites da API.

Além disso, você pode optar por uma abordagem automatizada selecionando a opção "Ignorar anexos". Isso simplifica o processo de migração, concentrando-se exclusivamente na transferência dos dados principais do cliente, que podem ser selecionados durante a Migração de Demonstração na etapa "Selecionar Objeto".

A opção automatizada está disponível se a sua plataforma de origem for: Zendesk, Freshdesk, Freshservice, Jira Service Management, Help Scout, Gorgias, Zoho Desk, Reamaze, Intercom, Kayako, ServiceNowou HubSpot Service Hub. Outras plataformas também são suportadas.

Como limpar os dados antes da migração?

A limpeza dos dados antes da migração é uma etapa crucial para aumentar a eficiência e reduzir os custos do processo. O volume de dados no seu sistema de suporte de origem impacta diretamente o tempo de processamento e as despesas totais da migração.

O que fazer antes da limpeza dos dados?

1. Identificar dados desnecessários:

• Analise todos os registros e exclua os dados que não são essenciais para a migração. Nossa ferramenta de transferência de dados exclui automaticamente os tickets marcados como spam, mas certifique-se de remover manualmente quaisquer tickets de spam que tenham sido ignorados.
• Considere remover dados históricos que não foram utilizados por um longo período.
• Elimine os tickets duplicados para evitar falhas na migração.

2. Validar a integridade dos dados : Verificar a validade das informações, especialmente em registros mais antigos. Excluir ou atualizar detalhes desatualizados ou irrelevantes.

3. Complete os dados em falta : Certifique-se de que todos os campos do bilhete contenham as informações necessárias, especialmente os campos obrigatórios em determinadas plataformas.

4. Faça backup dos seus dados : Mantenha um backup para se proteger contra perdas acidentais e garantir que registros importantes possam ser restaurados, se necessário.

Recomendações específicas para cada plataforma sobre a exclusão de dados

Excluindo dados no Zendesk

• Certifique-se de que todos os chamados em aberto associados a um usuário sejam resolvidos, fechados e arquivados antes de tentar excluir a conta dele.
• Excluir a conta de um usuário é uma ação permanente e irreversível. É fundamental lembrar que essa ação é definitiva e não pode ser desfeita.

Excluindo dados no Freshdesk

• A exclusão permanente da conta de um contato não é possível, a menos que se utilize Freshdesk Mint.
• Os contatos excluídos são movidos para a pasta "Contatos excluídos", mas permanecem no sistema.
• Os tickets originados de um contato excluído serão direcionados para a pasta de Spam.
• Excluir agentes converte suas contas em contatos e quaisquer chamados atribuídos deixam de ser atribuídos.

Excluindo dados no Help Scout

• A exclusão de agentes resulta na remoção da atribuição dos tickets que lhes foram atribuídos.
• Os fluxos de trabalho criados por agentes excluídos serão desativados.
• Os comentários dos usuários excluídos ainda serão exibidos em nome deles na plataforma de origem, mas, após a migração, serão atribuídos ao usuário padrão na plataforma de destino.

Excluindo dados no Kayako

• Ao excluir um usuário, todas as conversas, anotações e outros dados vinculados associados são removidos permanentemente da central de ajuda.
• Usuários excluídos não podem ser encontrados na busca do Kayako após a exclusão.
• A exclusão de dados no Kayako é irreversível, portanto, avalie cuidadosamente a necessidade dos dados antes de prosseguir com a exclusão.

Seguindo essas recomendações específicas da plataforma, você pode gerenciar a exclusão de dados de forma eficaz e garantir uma transferência tranquila durante o processo de migração.

Transferir dados de um sistema de emissão de bilhetes auto-hospedado ou local

O serviço Help Desk Migration oferece assistência na exportação de dados de sistemas de emissão de tickets hospedados localmente ou em servidores próprios. Para facilitar esse processo, siga estas etapas:

Adicione o endereço IP à lista de permissões : Certifique-se de que o endereço IP 18.198.164.195 esteja na lista de permissões para permitir o acesso ao seu sistema.

Abra as portas 80 e 443 : Essas portas precisam estar abertas para permitir a comunicação com o Assistente de Migração.

Configuração Database MySQL : Se você estiver migrando do MySQL, consulte o guia sobre como configurar a exportação do MySQL e adicionar o endereço IP à lista de permissões para obter instruções detalhadas.

Ao concluir essas etapas, o Assistente de Migração buscará e migrará seus dados sem problemas.

Posso fechar a janela do navegador depois que a migração tiver começado?

Sim, você pode. Tanto a migração de dados de demonstração quanto a completa são realizadas na nuvem, eliminando a necessidade de manter a janela do navegador aberta.

A duração da sua transição pode variar dependendo do volume de registros a serem transferidos. Fique tranquilo, você receberá uma notificação por e-mail assim que o processo de migração for concluído.

Posso fazer alterações durante a migração?

Após o início da Migração Completa de Dados, é recomendável evitar alterações. Evite modificar ou excluir registros durante o processo de importação. Editar ou excluir registros enquanto a migração está em andamento pode causar interrupções e consequências potencialmente irreversíveis.

Caso precise refinar seus registros, recomendamos que o faça antes ou depois do processo de importação.

Posso usar meus sistemas de suporte técnico durante a migração de dados?

Durante o processo de migração de dados, você pode continuar usando tanto a plataforma de origem quanto a de destino. No entanto, as considerações variam dependendo da plataforma que sua equipe utiliza principalmente durante a transferência.

Utilizando a plataforma Target:

Se optar por usar a plataforma de destino enquanto os dados estão sendo transferidos, esteja ciente de que alguns sistemas de suporte técnico podem exigir a desativação temporária de gatilhos e notificações. Essa abordagem tem seus prós e contras:

Vantagens: Redução do fluxo de mensagens durante a migração de dados.

Contras: Certifique-se de que seu fluxo de trabalho funcione sem problemas, sem gatilhos e notificações, durante todo o período da migração.

Utilizando a plataforma Source:

Se optar por continuar a usar a sua plataforma de origem durante a migração, siga estes passos:

1. Verifique os resultados da Migração Completa de Dados.
2. Transfira todas as mensagens e canais de comunicação recebidos (chamadas, chats, e-mails) para a plataforma de destino.
3. Inicie uma migração Delta.
4. Transfira o uso para a plataforma de destino exclusivamente.

O que é migração Delta?

A migração delta envolve a transferência de tickets atualizados e recém-criados para a plataforma de destino. Esse processo elimina registros duplicados, pois nosso serviço detecta e gerencia automaticamente os dados novos e atualizados.

Quando e por que você precisa de uma migração Delta?

A migração delta torna-se necessária ao utilizar a plataforma de origem durante a migração. Ela garante que os tickets atualizados e recém-criados durante o processo de migração de dados sejam transferidos sem problemas para a plataforma de destino. Nosso pacote de suporte Signature oferece essa opção especializada para uma transição tranquila.

O que acontece se um cliente responder a um chamado aberto durante a migração?

Help Desk Migration não captura as respostas dos clientes nem as encaminha para o help desk de destino durante a migração. Nosso serviço não verifica a existência de novos dados enquanto a migração está em andamento.

Eis alguns cenários possíveis:

• Plataforma de destino ativa : Se o novo sistema estiver ativo e o cliente responder após a importação do ticket, a resposta será encaminhada para a nova central de atendimento.
• Sistema de origem em uso : Se o ticket ainda não tiver sido importado e o sistema antigo estiver ativo, a resposta permanecerá no sistema antigo. No entanto, o serviço de migração de dados não a incluirá na importação.
• Plataforma de destino em uso : Se o ticket ainda não tiver sido importado e você estiver usando o novo sistema de suporte, a resposta do cliente criará um novo ticket no novo sistema.

Para mitigar tais situações, recomendamos agendar a migração durante os períodos de menor demanda de suporte.

Para onde será enviada a resposta referente a um ticket migrado?

Após concluir a migração de dados, você pode se perguntar para onde as respostas aos tickets migrados serão direcionadas. Existem dois cenários principais:

• Responder ao ticket migrado : A resposta pode ser direcionada de volta para o ticket original que foi migrado para a nova plataforma.
• Criação de um novo ticket : Alternativamente, a resposta pode resultar na criação de um novo ticket.

Para oferecer uma compreensão abrangente, realizamos testes usando e-mail e o Portal de Autoatendimento para responder a chamados migrados em diversas plataformas populares. Eis o que descobrimos:

Se você encontrar um sinal de '-' (travessão), isso indica que não foi possível realizar testes de respostas devido a restrições específicas da plataforma.

Você exclui dados da plataforma de origem?

Não, o Assistente de Migração não exclui nenhum dado da plataforma de origem. O serviço de migração foi projetado para não modificar os dados de forma alguma. Em vez disso, ele segue um processo estruturado:

• Fonte de leitura : O Assistente de Migração lê os dados do database sem fazer nenhuma alteração nos registros originais.
• Fazer uma cópia : Em seguida, cria uma cópia dos registros a serem migrados para a plataforma de destino. Essa cópia é usada durante o processo de migração.
• Importar para o destino : Os registros copiados são importados para a plataforma de destino, garantindo que os dados originais na plataforma de origem permaneçam inalterados.
• Sem exclusão ou modificação : Em nenhum momento o Assistente de Migração exclui ou modifica quaisquer dados na plataforma de origem. Os registros originais são mantidos e acessíveis na plataforma de origem mesmo após a migração.

Você pode acessar seus dados na plataforma antiga a qualquer momento, sem qualquer preocupação.

Faça backup dos dados do seu help desk

Para quem gerencia a migração de dados do help desk, um backup confiável dos dados de origem é essencial. O processo de migração exige preparativos específicos com base nos sistemas de help desk de origem e destino. Implementar um backup dos dados de origem do help desk proporciona uma camada extra de segurança à sua política.

Em nosso compromisso contínuo em atender às necessidades dos clientes, a equipe Help Desk Migration tem o orgulho de apresentar uma nova opção destinada a simplificar o processo de backup dos dados do seu help desk.

O que é um backup de dados?

O backup de dados é o processo de criar uma cópia duplicada dos seus dados originais, geralmente em formato JSON. Os dados do seu help desk servem como base para as operações de atendimento ao cliente, e preservá-los após a transição para um novo software de help desk é crucial. Isso garante a conformidade com os protocolos de segurança e atende às obrigações legais específicas do seu setor ou localização da empresa. Portanto, manter um backup completo dos dados do help desk é indispensável para equipes de todos os tamanhos.

Como funciona o backup dos dados de origem?

Após a conclusão da migração dos dados do help desk, o backup dos dados de origem estará disponível para download. É fundamental compreender que os arquivos de backup fornecidos estarão no formato JSON.

Por que fazer backup dos dados do help desk em JSON?

Aqui estão alguns motivos pelos quais o backup de dados concluído em formato JSON é importante:

1. O formato JSON é compatível com grandes volumes de dados, garantindo que você receba uma cópia completa dos seus dados de origem.
2. A flexibilidade do SON permite uma integração perfeita com APIs, facilitando a escalabilidade e a interoperabilidade com diversos sistemas.
3. A estrutura SON suporta dados hierárquicos e relacionais, preservando a integridade e a organização das informações do seu help desk.
4. O JSON é particularmente adequado para gerenciar databasegrandes e complexos, garantindo processos eficientes de backup e recuperação.

Por que as empresas decidem fazer backup dos dados do help desk?

Atualmente, as empresas lidam com grandes volumes de informações, desde dados pessoais até perguntas frequentes e solicitações de suporte. A possível perda desses dados representa um risco significativo para as operações de suporte ao cliente, o que reforça a importância de estratégias robustas de segurança e backup de dados.

A segurança de dados é fundamental para manter a continuidade dos negócios, e um aspecto crítico disso é o backup dos dados do help desk. As empresas adotam essa prática para mitigar diversos riscos, incluindo corrupção de dados, falhas de software, falhas de hardware, erros humanos e outros eventos imprevistos. Ao implementar backups de dados, elas garantem a disponibilidade de uma cópia completa dos dados atuais do help desk, pronta para ser restaurada em caso de perda de dados.

Fazer backup dos dados do help desk é crucial, principalmente durante a preparação para processos de migração ou atualizações de sistema. Serve como uma etapa inicial vital, permitindo que as empresas capturem e sincronizem um instantâneo em um determinado momento, possibilitando a restauração dos dados ao estado anterior quando necessário.

Quais são os benefícios do backup dos dados de origem?

O backup de dados de origem oferece diversas vantagens convincentes:

• Ao fazer backups regulares dos seus dados de origem, você transmite confiança na capacidade da sua empresa de proteger informações críticas, tranquilizando clientes e partes interessadas.
• Com um sistema de backup abrangente implementado, você pode acessar os dados do cliente a qualquer momento, facilitando operações contínuas e um suporte ao cliente ágil.
• O backup dos dados de origem ajuda a garantir que sua empresa permaneça em conformidade com as regulamentações e normas relevantes, mitigando o risco de penalidades por não conformidade.
• As soluções de backup atuam como uma rede de segurança, protegendo contra erros inadvertidos ou manuseio incorreto de dados por membros da sua equipe, preservando assim a integridade dos dados.
• Em caso de perda ou corrupção de dados, uma estratégia de backup robusta permite a restauração rápida ao estado original, minimizando o tempo de inatividade e as interrupções operacionais.
• Práticas proativas de backup de dados podem dar à sua empresa uma vantagem competitiva, demonstrando confiabilidade e preparo, fomentando a confiança entre os clientes e superando os concorrentes.
• Antes de migrar de uma plataforma de origem, fazer backup dos dados permite a criação de arquivos abrangentes, garantindo a continuidade das informações e minimizando os riscos de transição.
• Ao preservar o histórico de dados dos clientes por meio de backups, as empresas obtêm informações valiosas sobre as preferências, comportamentos e preocupações dos clientes, facilitando a tomada de decisões informadas e estratégias de marketing direcionadas.

A proatividade na preparação para a migração de dados é crucial para garantir a continuidade dos negócios e a satisfação do cliente. Mantenha-se informado sobre novas opções de backup e atualizações acompanhando nossas notícias de produtos, pois buscamos constantemente oferecer soluções de ponta para suas necessidades de gerenciamento de dados.

Como posso obter ajuda para migrar dados entre plataformas de help desk?

Você pode obter suporte de acordo com suas necessidades. Se tiver dúvidas ao configurar uma Migração de Demonstração, agende uma de treinamento sobre a ferramenta de Migração pelo Calendly. Se ocorrerem problemas durante uma Migração de Demonstração ou Completa, use o chat no Assistente de Migração ou agende uma chamada para solução de problemas de Migração

Para obter orientação completa em cada etapa, agende uma de Consultoria de Migração e receba assistência personalizada da nossa equipe.

Por que não consigo iniciar a migração completa de dados após uma migração de demonstração bem-sucedida?

Se a sua migração completa não começar imediatamente após uma demonstração bem-sucedida, um dos seguintes motivos pode ser o caso:

1. Pagamento não concluído : Você ainda não pagou pela Migração Completa ou seu pagamento ainda está em processamento.
2. Personalização solicitada : Você solicitou tarefas de migração personalizadas e nossa equipe precisa de tempo para concluí-las antes do início da Migração Completa.
3. Migração agendada : você define uma data de início específica para sua Migração Completa, e o processo começará nessa data.

Assim que o pagamento for concluído, o trabalho personalizado finalizado ou a data agendada for atingida, a Migração Completa começará automaticamente.

Onde encontro as credenciais necessárias para conectar minha conta de suporte técnico ao Assistente de Migração?

Para conectar sua conta de suporte técnico ao Assistente de Migração, geralmente você precisa de credenciais de administrador ou um token de API das suas plataformas de origem e destino. Você pode encontrar essas informações nas configurações da sua conta de suporte técnico ou na seção de desenvolvedor/API: por exemplo, no Zendesk em Administração - Canais - API, no Freshdesk em Administração - API ou nas configurações de desenvolvedor de outras plataformas. Se sua plataforma usa SSO ou restrições de IP, talvez seja necessário gerar um token de API dedicado ou uma conta alternativa e garantir que todos os endereços IP necessários estejam na lista de permissões.

Quais são os problemas mais comuns de login e cadastro na plataforma Help Desk Migration ?

• Credenciais incorretas: Inserir o e-mail, a senha ou o token da API errados pode impedir o login. Sempre verifique suas credenciais e certifique-se de estar usando a conta correta.
• Conflitos de SSO ou OAuth: Se sua plataforma usa Single Sign-On (SSO) ou OAuth, o login padrão pode ser bloqueado. Use o token de API ou a conta dedicada que ignora o SSO para Help Desk Migration .
• Problemas com o navegador: navegadores desatualizados, cookies desativados ou extensões de navegador podem interferir no login ou no cadastro. Limpar o cache ou tentar um navegador diferente geralmente resolve o problema.
• Verificação de conta: Contas novas podem exigir verificação por e-mail antes do login. Verifique sua caixa de entrada (e a pasta de spam) para encontrar o e-mail de confirmação.
• Restrições de IP ou firewalls: Se sua rede bloquear IPs externos, a plataforma poderá impedir o login. Certifique-se de que os endereços IP do Help Desk Migration

Por que minha migração de demonstração está parando em diferentes etapas?

• Volume ou tamanho dos dados: Um grande número de tickets, anexos ou campos personalizados pode tornar a migração da demonstração temporariamente mais lenta ou até mesmo interrompê-la em determinados pontos.
• Filtragem e mapeamento de campos: Filtros e mapeamentos de campos complexos ou incompatíveis podem interromper a demonstração para evitar erros.
• Problemas de conectividade: Interrupções temporárias na rede entre as plataformas de origem e destino podem causar a pausa do processo.
• Limitações e proteções da plataforma: As migrações de demonstração podem ser pausadas ou desaceleradas porque plataformas como Zendesk , Freshdesk ou Jira limitam o número de solicitações que uma ferramenta pode fazer simultaneamente, e o sistema inclui pontos de verificação para testar com segurança as transferências de dados.

Como faço para iniciar e concluir uma migração de demonstração gratuita com Help Desk Migration Service?

Para iniciar uma migração de demonstração gratuita com Help Desk Migration Service, inscreva-se, faça login e conecte suas plataformas de origem e destino usando as credenciais ou tokens de API necessários. Para a Migração de Demonstração, você pode permitir que o sistema transfira automaticamente 20 tickets aleatórios com seus respectivos dados. Como alternativa, você pode solicitar a migração de tickets específicos de sua escolha.

Após selecionar a opção desejada, basta clicar para iniciar a Migração de Demonstração gratuita e, em poucos minutos, você poderá conferir os resultados na plataforma de destino.

Como posso verificar o status e os resultados da minha migração de demonstração?

Você pode acompanhar o status da sua migração em tempo real com a barra de progresso, que normalmente é concluída em poucos minutos.
Ao finalizar, você receberá uma lista detalhada dos tickets migrados para revisar e confirmar o sucesso da transferência.

Como faço para planejar, configurar e testar migrações de tickets, incluindo migrações delta e de campos personalizados, usando Help Desk Migration?

1. Planeje a migração: defina o que você deseja migrar (tickets, usuários, empresas, anexos, campos personalizados) e decida o escopo (todos os dados ou filtrados por data/status). Crie um cronograma de migração e planeje o tempo de inatividade, se necessário.
2. Configure a instalação: Conecte suas plataformas de origem e destino, selecione os tipos de dados e mapeie os campos. Dê atenção especial aos mapeamentos de campos personalizados para que fluxos de trabalho, tags ou status exclusivos sejam preservados corretamente.
3. Execute uma migração de demonstração: teste com um número limitado de tickets para verificar a formatação, o mapeamento de campos e os relacionamentos. Ajuste os filtros ou mapeamentos se algo parecer incorreto.
4. Ativar Migração Delta: Após a migração completa, utilize a Migração Delta para capturar os chamados novos ou atualizados que foram criados durante o período de transição, garantindo que não haja lacunas de dados.
5. Verificar e refinar: audite os tickets migrados no sistema de destino, verifique os campos personalizados, anexos e status e execute os testes novamente, se necessário, antes de finalizar.

Como posso passar pelas auditorias de segurança e conformidade exigidas por terceiros para trabalhar com Help Desk Migration?

Você pode passar pelas auditorias de segurança e conformidade exigidas por terceiros ao trabalhar com Help Desk Migration seguindo estas práticas:

• Confie em infraestrutura certificada: Todas as transferências de dados são executadas em servidores de nuvem seguros que atendem aos padrões do setor, como GDPR .
• Utilizamos criptografia: os dados são criptografados tanto em trânsito (via HTTPS/SSL) quanto em repouso, garantindo a proteção de informações confidenciais.
• Utilize o acesso baseado em funções: somente membros autorizados da equipe e pessoal de migração podem acessar seus dados.
• Solicitar documentação: Help Desk Migration fornece detalhes sobre suas políticas de segurança, práticas de tratamento de dados e certificações de conformidade, que podem ser apresentadas durante auditorias de fornecedores.
• Opte por medidas de segurança adicionais: Com pacotes de suporte avançados, você pode solicitar medidas de segurança personalizadas ou assinar acordos de confidencialidade (NDAs) para atender aos requisitos mais rigorosos de terceiros.

Como posso verificar minha migração de dados e identificar possíveis problemas rapidamente após usar Help Desk Migration, especialmente com tempo limitado e potencial perda de registros de migração?

Após concluir a migração com Help Desk Migration , execute uma auditoria pós-migração verificando uma amostra de tickets, usuários e anexos na plataforma de destino para confirmar a precisão. Se você tiver pouco tempo ou registros ausentes, use o relatório de resumo da migração em sua conta ou entre em contato com o suporte para identificar e resolver rapidamente possíveis problemas.
Problemas comuns:

• Credenciais ou permissões inválidas: Certifique-se de estar usando uma conta de administrador e, se necessário, um token de API para suas plataformas de origem e destino.
• Restrições de IP ou conflitos de SSO: Permita os endereços IP do Help Desk Migration
• Mapeamento de campos incorreto: verifique novamente os campos dos tickets, os campos personalizados e os status para garantir que estejam alinhados entre as plataformas antes de executar uma migração completa.
• Grandes volumes de dados ou limites de API: Se a migração pausar ou ficar mais lenta, divida-a em lotes ou use a opção de Migração Delta.
• Registros vazios ou duplicados: Aplique filtros para ignorar tickets em branco e mesclar ou excluir duplicados durante a configuração.

Como posso saber se as solicitações de migração de dados, demonstrações ou melhorias na classificação da Chrome Web Store são legítimas para minha extensão Zoho Desk, Zoho Books, Zendeskou Jira ?

• Verifique o remetente: Certifique-se de que a solicitação se origina de uma fonte confiável, como Help Desk Migration , Zoho , Zendesk ou Atlassian/ Jira .
• Verifique links e anexos: Evite clicar em links desconhecidos ou baixar anexos. Solicitações oficiais geralmente direcionam você para a Help Desk Migration .
• Confirme através do painel de controle: Para solicitações de migração ou demonstração, faça login na sua Help Desk Migration ou no painel de controle da plataforma relevante para verificar o status da solicitação.
• Cuidado com golpes de avaliações/comentários: plataformas legítimas não solicitam avaliações ou comentários em troca de serviços. Consulte as Políticas para Desenvolvedores da Chrome Web Store do Google para obter orientações.
• Em caso de dúvida, entre em contato com o suporte: Entre em contato com o canal oficial Help Desk Migration para confirmar a legitimidade de qualquer solicitação.

Por que estou recebendo solicitações de reembolso repetidas com o mesmo endereço de e-mail e descrições vazias/duplicadas?

• Submissões múltiplas por usuários: Os clientes podem ter reenviado solicitações durante o processo de migração, criando duplicatas.
• Artefatos de migração: Durante a transferência de dados, Help Desk Migration pode importar várias versões do mesmo ticket se os registros não tiverem sido totalmente desduplicados ou filtrados.
• Campos vazios ou ausentes: Alguns tickets podem não ter tido descrições na plataforma de origem, resultando em campos vazios após a migração.

Medidas preventivas: Utilize opções de filtragem e mapeamento durante a migração para mesclar tickets duplicados, ignorar entradas vazias e manter os dados limpos.

Por que estou recebendo erros durante a configuração e as migrações de demonstração, incluindo problemas de conexão database , erros de formato CSV , acesso insuficiente Kustomer e falhas de migração?

Erros durante a configuração ou migração da demonstração podem ocorrer por diversos motivos:

• Problemas de conexão Database a ferramenta de migração pode não conseguir se conectar à sua plataforma de origem ou destino devido a credenciais incorretas, restrições de rede/firewall ou requisitos de lista de permissões de IP.
• Erros de formato CSV Ao importar CSV , problemas de formatação, como cabeçalhos ausentes, caracteres não suportados ou delimitadores incorretos, podem causar falhas na migração.
• Acesso insuficiente Kustomer Se sua Kustomer não tiver as permissões de administrador ou de API necessárias, a ferramenta de migração não poderá ler ou gravar os dados necessários.
• Falhas gerais de migração: Outras causas comuns incluem mapeamento de campos incorreto, exceder os limites de taxa da API e conflitos de SSO.

Parceria com o Serviço Help Desk Migration

Se você é um fornecedor de help desk, convidamos você a colaborar conosco como um provedor autorizado de serviços de migração de dados, beneficiando-se de condições exclusivas de migração para seus potenciais clientes.

Para especialistas em implementação, a parceria conosco representa uma oportunidade fantástica de ampliar sua oferta de serviços e atender com eficácia a uma gama diversificada de clientes por meio Help Desk Migration.

Para explorar oportunidades de parceria ou discutir colaborações mais a fundo, preencha o formulário . Como alternativa, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco diretamente por e-mail, no endereço contact@help-desk-migration.com .

Aguardamos com expectativa a possibilidade de trabalharmos juntos e oferecermos soluções de migração excepcionais aos nossos clientes em comum.

Limitações da migração do Zendesk para Freshdesk

Segue um resumo do que Help Desk Migration não consegue importar para o Freshdesk:

• Se o tamanho do anexo por nota/resposta ou artigo de solução for superior a 15 MB, nenhum dos anexos será migrado;
• tickets de spam no Zendesk;
• Configurações de canal, Macros, Gatilhos, Notificações por e-mail, Respostas predefinidas e Configurações de integração;
• Etiquetas em contatos ou tickets com mais de 32 caracteres serão truncadas;
• Contatos excluídos no Zendesk e os respectivos tickets;
• Comentários sobre o artigo no Zendesk;
• Idiomas não suportados (se o suporte multilíngue estiver ativado no Zendesk);
• Se o suporte multilíngue estiver ativado no Zendesk, todas as traduções de artigos poderão ser migradas para o Freshdesk usando a opção Migrar traduções de conteúdo;
• Não oferecemos suporte a métricas de relatórios para tickets exportados do Zendesk. Recomendamos que você documente seus números de relatórios Zendesk para evitar problemas com dados antigos e use o sistema de relatórios Freshdesk para todos os seus novos tickets.

Quais são os custos, limitações e funcionalidades da migração de dados do Freshdesk, Zendeskou Hubspot para o ConnectWise ou Freshworks Customer Service Suite?

Ao migrar do Freshdesk, Zendeskou HubSpot, a abordagem depende da plataforma de destino.

1. Como migrar para ConnectWise?

Ao migrar dados do Freshdesk, Zendeskou HubSpot para ConnectWise, você pode transferir:

• Membros, contatos, empresas e ingressos
• Conversas paralelas e gravações de chamadas Zendesk (se aplicável)

Você também pode:

• Ignore os anexos ou migre as imagens embutidas como anexos
• Selecione IDs de tíquete específicos para uma Migração de Demonstração

2. Como migrar para o Freshworks Customer Service Suite?

existe uma opção de migração direta para o Freshworks Customer Service Suite, que integra Freshdesk e Freshchat . Você deve escolher sua abordagem com cuidado:

• Importação baseada em tickets : Utilize Freshdesk como plataforma de destino para preservar os dados estruturados dos tickets.
• Migração baseada em conversas : Use Freshchat como plataforma de destino para replicar interações e conversas baseadas em chat.

Por que não consigo me conectar a uma plataforma de origem ou destino durante a migração?

Existem vários motivos comuns pelos quais você pode não conseguir conectar sua plataforma de origem ou destino durante a migração:

1. Direitos de administrador : Você precisa de acesso de administrador nas plataformas de origem e destino. Sem as permissões adequadas, o Assistente de Migração não poderá acessar os dados.
2. Disponibilidade da plataforma : Se sua equipe desativou a plataforma de origem muito cedo ou se a plataforma de destino estava em um período de avaliação que expirou, a conexão falhará.
3. Credenciais e tokens : Verifique se você inseriu as credenciais de login corretas. Para plataformas que usam tokens de API, certifique-se de que o token não expirou; gere um novo, se necessário.

Se nenhuma dessas razões se aplicar, entre em contato com nossa equipe de suporte. Eles podem ajudá-lo a identificar o problema e orientá-lo para uma solução, para que sua migração possa continuar sem problemas.

Por que continuo recebendo notificações de alteração de eventos do Google Agenda em contact@help-desk-migration.com mesmo após me inscrever para receber atualizações da agenda?

Se você continuar recebendo notificações, isso geralmente ocorre porque o Google Agenda envia atualizações de eventos para o endereço de e-mail original associado ao convite da agenda, mesmo que você tenha se inscrito para receber atualizações usando uma conta diferente.

Para deixar de receber notificações, entre em contato pelo e-mail contact@help-desk-migration.com:

1. Verifique o convite do calendário – Certifique-se de que a assinatura foi aplicada à conta do Google correta.
2. Atualize suas configurações de notificação – Abra o Google Agenda, localize a agenda à qual você se inscreveu e ajuste ou desative as notificações para eventos específicos.
3. Remova o e-mail original das notificações – Se o convite original incluía o endereço contact@help-desk-migration.com, talvez seja necessário removê-lo das configurações de compartilhamento do evento ou do calendário.

Se o problema persistir, entre em contato com nossa equipe de suporte.

Como faço para cancelar a inscrição nas notificações de gravação de reuniões do Fireflies.ai relacionadas à Help Desk Migration?

Se você recebeu notificações por e-mail da Fireflies.ai sobre gravações de reuniões relacionadas a chamadas Help Desk Migration , pode cancelar a inscrição facilmente.

O Fireflies.ai é o assistente de reuniões que usamos para capturar anotações e transcrições durante as chamadas. Se você não deseja mais receber esses e-mails, abra qualquer notificação do Fireflies.ai e role até o final da página. Lá, você encontrará um link " Cancelar inscrição " que permite optar por não receber mais notificações.

Lembre-se de que cancelar a assinatura não afetará sua capacidade de acessar os serviços Help Desk Migration ou de se comunicar com nossa equipe — apenas impedirá que a Fireflies.ai envie atualizações relacionadas a gravações.