Comment exporter tous les e-mails depuis Outlook - Guide étape par étape

Posté par
Tetiana Belevska

Mis à jour November 5, 2023

Que vous passiez d' Outlook à une solution de centre d'assistance ou que vous souhaitiez simplement changer de système de messagerie, il est fort probable que vous souhaitiez transférer toutes vos données actuelles vers votre nouvel espace. Si c'est le cas, nous avons exactement ce qu'il vous faut. Aujourd'hui, nous allons vous montrer comment exporter les e-mails d'Outlook vers Excel en utilisant la méthode native, ainsi que vous montrer ce que vous pouvez faire sans outil. Donc, sans plus attendre, commençons à déplacer ces données.

Formats de fichier Outlook - Les bases

Avant de plonger dans le processus, nous aimerions parler des formats de fichier, car ils joueront un rôle essentiel plus tard. En général, la plupart des gens souhaitent exporter les e-mails d'Outlook vers Excel, mais peu savent que le système n'exporte que dans le format de fichier .pst. Même s'il prend techniquement en charge d'autres extensions, elles ne couvrent pas tout.
"Mais HDM, qu'est-ce que .pst ?" vous pourriez vous demander. Et la réponse à cela est assez simple, .pst est essentiellement un fichier de stockage personnel et c'est un format de fichier propriétaire développé pour le système de messagerie Outlook. Microsoft lui-même recommande d'utiliser ce type de fichier car il est conçu pour stocker toutes vos données de manière compressée afin de réduire l'espace de stockage.

Maintenant que vous savez ce qu'est .pst, regardons le format de fichier .CSV. Pourquoi ? Parce que c'est l'extension de fichier la plus courante et qu'elle peut être utilisée de nombreuses manières différentes. Maintenant, .CSV signifie Valeur Séparée par des Virgules, et nous savons que cela n'explique pas grand-chose. Essentiellement, c'est un format de fichier qui ne peut pas être modifié, mais qui est accepté par pratiquement n'importe quel système, y compris Outlook.

Comme il n'y a pas grand-chose à discuter dans cette section, passons à la façon de télécharger des e-mails depuis Outlook.

Exporter des e-mails depuis Outlook - La méthode native

Comme nous l'avons déjà mentionné, nous commencerons ce tutoriel en décrivant la méthode native. Donc, première chose, rendez-vous sur le site web d'Outlook et connectez-vous à votre compte. Une fois là-bas, ouvrez le menu en haut à droite en cliquant dessus et sélectionnez le menu Fichier. Ensuite, vous devez choisir le sous-menu Ouvrir et Exporter et sélectionner Importer/Exporter.

Une fois là-bas, vous verrez une fenêtre qui vous demandera de choisir une option d'exportation, dans notre cas, choisissez la méthode "Exporter vers un fichier". Vous devrez alors choisir le format de fichier que vous souhaitez utiliser.

Source des images : Lifewire

Vous verrez à la fois CSV et PST, cliquez sur PST et appuyez sur le bouton Suivant. Vous devrez ensuite sélectionner le type de données que vous souhaitez stocker. Choisissez la dossier que vous avez besoin d'exporter et appuyez sur le bouton Suivant. Ensuite, choisissez un emplacement de sauvegarde pour le fichier et sélectionnez Terminer. Et c'est à peu près tout.

Exporter des e-mails depuis Outlook - Notre méthode

Maintenant, parlons de notre méthode. Mais avant cela, nous tenons à souligner que c'est une solution payante, contrairement à la méthode native. Le processus est assez simple et ne prend pas beaucoup de temps. Alors, rendez-vous sur la page de migration.

Une fois là-bas, sélectionnez simplement Outlook dans le menu déroulant, puis faites de même dans le champ suivant, mais ne sélectionnez que CSV. Ensuite, on vous demandera de fournir des identifiants (sans eux, il est impossible d'effectuer l'exportation), de sélectionner ce que vous souhaitez déplacer et de lancer le processus. Attendez que le processus se termine, téléchargez votre fichier et continuez votre travail.

Avantages de notre méthode

Pour que vous compreniez mieux les avantages de notre méthode, nous avons décidé de mettre en avant les avantages de notre outil. Et la première chose que vous pouvez faire, c'est que vous n'êtes pas limité de quelque manière que ce soit. Toutes vos données passeront en une seule fois et vous n'avez pas à vous inquiéter que certains éléments soient perdus ou nécessitent une exportation manuelle.
Le deuxième avantage est qu'en utilisant notre outil d'exportation, vous pouvez exporter les e-mails d'Outlook directement vers le centre d'assistance de votre choix. Pas besoin de s'embêter avec des fichiers ni d'écrire un script API dédié à des fins de transfert. En d'autres termes, c'est entièrement automatisé. Ensuite, il y a le fait que tout est à 100 % sécurisé. Vous n'avez pas à vous inquiéter des violations de données et/ou de la perte de ces données.

Enfin, notre solution peut adapter vos informations à la plate-forme cible. En pratique, cela transformera tous vos e-mails problématiques en tickets, les contacts deviendront des clients et les propriétaires de compte deviendront des agents. Plutôt pratique.

En conclusion

Si vous cherchez une méthode viable pour télécharger des e-mails Outlook, ne cherchez pas plus loin. Notre assistant de migration déplacera toutes vos données en seulement quelques clics, ce qui signifie que vous n'avez pas à vous embêter avec différents fichiers et à manipuler le processus d'importation. De plus, il est bien plus fiable, car l'outil copie techniquement vos données vers le nouveau système, ce qui signifie qu'il ne les expose à rien du tout. En fin de compte, si vous êtes intéressé par le transfert de vos données, vous pouvez nous laisser un message et nous vous mettrons en route en un rien de temps. Mais pour l'instant, c'est tout ce que nous avons. À bientôt dans notre prochain article.

Questions fréquentes