Guides de migration Freshdesk

Comment obtenir la clé API Freshdesk ?

Pour obtenir votre clé API Freshdesk , suivez ces étapes :

1. Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite de l'écran :

2. Accédez aux paramètres du profil :

3. Vous y trouverez votre clé API :

4. Copiez la clé API et poursuivez votre migration .

Comment vérifier le résultat de la migration de démonstration dans Freshdesk?

Pour vérifier le résultat de votre migration de démonstration dans Freshdesk, suivez ces étapes :

1. Une fois votre migration gratuite vers Freshdesk terminée, un tableau affichera les données de test migrées. Chaque type d'enregistrement comprend des rapports indiquant les données migrées, celles ayant échoué ou celles ignorées. De plus, chaque rapport contient les identifiants exacts des entités transférées.

2. Cliquez sur le bouton « Afficher les enregistrements » pour ouvrir la liste des identifiants des enregistrements dans la source et leurs nouveaux identifiants respectifs dans Freshdesk . Localisez et vérifiez chaque enregistrement. Le rapport devrait ressembler à ceci :

3. Lors de la migration de démonstration et de la migration complète des données, les tickets et les données associées migrent de la même manière. Par conséquent, si certaines données de tickets n'ont pas été migrées ou ont été transférées incorrectement lors de la migration de démonstration, elles ne seront pas déplacées lors de la migration complète des données.

Veuillez vérifier que tous les tickets ont bien été migrés, ainsi que leur type, leur statut, leur priorité, leur source, leurs champs personnalisés, le demandeur, l'agent et les étiquettes.

4. De plus, si vous importez également les données de la base de connaissances, assurez-vous que chaque article possède un statut et un emplacement corrects.

Des rapports similaires intitulés « Résultats de la migration » apparaîtront également après la migration complète des données ; assurez-vous de les consulter tous.

Pourquoi désactiver les automatisations pour la migration Freshdesk ?

Oui, il est crucial de désactiver toutes les règles d'automatisation, les automatisations de scénarios et les notifications par e-mail dans votre compte Freshdesk avant de migrer vers cette plateforme.

Freshdesk propose des automatisations performantes pour simplifier les tâches et optimiser la productivité. Cependant, lors de la migration vers Freshdesk avec des règles d'automatisation actives, il est possible que les clients et les agents reçoivent des mises à jour pendant l'importation des tickets. Pour éviter cela, désactivez toutes les règles d'automatisation avant de commencer la migration.

Voici comment :

1. Connectez-vous à Freshdesk et accédez au d'administration .

2. Accédez à Automatisations et désactivez toutes les règles d'automatisation actives en cliquant sur le bouton curseur vert.

Le bouton deviendra gris si la règle est désactivée.

3. De même, accédez à Automatisations de scénarios .

Documentez tous les scénarios et supprimez-les ensuite.

4. Enfin , dans l'onglet Notifications par e-mail, désactivez Agent et Demandeur en cliquant sur les boutons coulissants verts situés à côté de chaque notification.

Désactivez toutes les notifications en suivant les mêmes étapes que pour les règles d'automatisation. Cliquez sur le bouton vert en forme de curseur à côté de chaque notification ; s'il devient gris, la notification est désactivée.

Maintenant, rendez-vous dans la Notifications du demandeur et effectuez exactement les mêmes actions.

Comment désactiver la gestion des tickets parent-enfant dans Freshdesk?

Dans Freshdesk, les utilisateurs disposant des abonnements Estate et Forest peuvent diviser les tickets complexes en sous-tickets plus petits afin de résoudre les problèmes plus rapidement. Cependant, cette fonctionnalité peut poser problème lors de la migration, car le champ « Relation parent-enfant » est obligatoire pour les tickets de type « Tâche ». Si un ticket de ce type ne contient pas les informations nécessaires dans ce champ, l'assistant de migration ne pourra pas le transférer, ce qui entraînera un échec de la migration.

Pour éviter cela, nous vous recommandons de désactiver cette fonctionnalité dans votre compte Freshdesk . Voici comment procéder :

1. Connectez-vous en tant qu'administrateur et accédez à la Admin .

2. Faites défiler vers le bas jusqu'à la Productivité Helpdesk et cliquez sur Gestion avancée des tickets .

3. Désactivez la billetterie parent-enfant en haut à droite.

4. Confirmez l'action en cliquant sur Désactiver .

5. Vous recevrez une notification confirmant la désactivation de la fonctionnalité, vous permettant de procéder à la migration des données.

Comment calculer le nombre de tickets dans Freshdesk?

Pour calculer le nombre de tickets dans Freshdesk, suivez ces étapes :

1) Allez dans l' Billets :

2) Triez les billets par date de création , définissez l'heure de création sur « Toute heure », et vous verrez immédiatement le nombre total de billets dans le coin supérieur droit :

Remarque : Vous pouvez rapidement calculer le nombre de vos tickets et estimer le coût du transfert de données lors de notre migration de démonstration gratuite .

Comment calculer les contacts dans Freshdesk?

Pour calculer le nombre de contacts dans votre Freshdesk, suivez ce guide :

1. Survolez l' Contacts dans la Freshdesk et sélectionnez Contacts .

2. Cliquez sur l'icône de filtre pour calculer un type de client spécifique.

3. Ou appliquez les filtres à droite.

4. Trouvez le nombre de contacts filtrés en haut à droite.

Comment calculer le nombre d'articles de la base de connaissances dans Freshdesk?

Freshdesk calcule automatiquement le nombre d'articles de la base de connaissances pour chaque catégorie. Pour trouver cette information, suivez les étapes suivantes.

1. Ouvrez l' Solutions dans la barre latérale.

2. Vérifiez le nombre d'articles dans chaque catégorie de la base de connaissances. Cliquez sur le bouton de filtre pour afficher le nombre d'articles relatifs à des groupes spécifiques, tels que Brouillons ou Approuvés.

3. Le nombre d'articles sera affiché à côté de chaque groupe.

Comment créer des rapports de filtrage personnalisés dans Freshdesk?

Vous allez créer un rapport personnalisé pour exporter les tickets Freshdesk avec des filtres spécifiques. Ceci est indispensable si vous souhaitez transférer les tickets en fonction de critères tels que le statut ou la date. Notre équipe ne peut pas utiliser de filtres personnalisés avancés en raison des limitations de l'API de Freshdesk.

Suivez ces étapes pour créer un rapport personnalisé :

1. Accédez à votre compte Freshdesk .

2. Sélectionnez « Billets » dans le menu de navigation de gauche.

3. Sur la droite, accédez au menu « Filtres », choisissez le paramètre souhaité que vous souhaitez utiliser comme filtre, puis cliquez sur « Appliquer ».

4. Après avoir appliqué le filtre, cliquez sur le bouton « Exporter ».

5. Dans le menu d'exportation, choisissez « CSV ».

6. Sélectionnez les champs de ticket requis, comme « ID du ticket » et vos critères de filtrage.

7. Cliquez sur « Exporter », et le fichier sera envoyé à votre adresse e-mail.

8. Transmettez le fichier CSV exporté à nos experts en migration.

Suite à cette étape, notre équipe se chargera du filtrage des tickets. Pour toute question, n'hésitez pas à contacter notre service client.

Pourquoi ne puis-je pas voir les pièces jointes aux articles non publiés dans mon Freshdesk?

Si vous ne parvenez pas à visualiser les pièces jointes des articles non publiés dans votre compte Freshdesk , il est important de noter les raisons suivantes :

Freshdesk fonctionne sur des serveurs AWS et les pièces jointes y sont hébergées exclusivement. Cependant, elles ne sont stockées sur AWS qu'après la publication d'un article. L'API donnant accès uniquement à la database Freshdesk sur les serveurs AWS, les pièces jointes restent inaccessibles via l'API tant que l'article associé n'est pas publié.