Liste de contrôle de migration des données eDesk
Vous prévoyez de transférer vos données clients vers eDesk ? Nous sommes là pour vous aider. Help Desk Migration est un outil de migration de données automatisé qui transfère en toute transparence vos tickets, contacts, pièces jointes et bien plus encore. Aucune interruption de service : quelques clics suffisent pour un transfert sécurisé de vos données vers eDesk . Assurez-vous simplement de disposer des droits d'administrateur sur vos comptes Source et eDesk , et le tour est joué !
Ce que l'assistant de migration transférera vers eDesk:
1. Billets
- Créé à des dates
- Mis à jour aux dates
- Demandeurs
- Commentaires (Auteur, Dates de création et Visibilité)
- Notes publiques
- Notes privées
2. Contacts
3. Agents*
Considérez les particularités
- Les pièces jointes aux tickets supérieures à 10 Mo ne peuvent pas être transférées vers eDesk.
- L'outil de migration peut transférer les champs personnalisés d'une note privée en utilisant une approche personnalisée.
- Vous pouvez importer des données dans eDesk uniquement avec un essai gratuit ou un forfait Entreprise.
- Si un ticket a deux demandeurs, toutes les réponses seront attribuées au demandeur initial.
- Si un contact est supprimé sur la plateforme source, l'outil de transfert de données déplace son nom +without-email.com vers eDesk.
Quelles données ne seront pas répliquées ?
Notre application de migration de données automatisée ne peut pas importer les groupes, les organisations, les images intégrées, les balises, les champs personnalisés, les macros, les déclencheurs, l'automatisation et autres paramètres.
Avant de commencer la migration des données
Pour garantir une réplication réussie des données eDesk , passons en revue quelques étapes de préparation essentielles.
Planification du processus de migration des données
Chaque processus de migration de données de centre d'assistance dépend des plateformes source et cible. Il n'existe donc pas de solution universelle pour réussir tous les transferts de données. D'après notre expérience en matière de migration de données d'entreprise (ELT), deux méthodes principales se dégagent :
1. Migration automatisée ou personnalisée
L'approche automatisée consiste en une migration de données que vous pouvez réaliser vous-même : vous mappez et transférez les enregistrements compatibles à l'aide de l'assistant de migration. Vous pouvez également personnaliser la réplication de vos données grâce aux options automatisées.
L'approche personnalisée est idéale pour les entreprises ayant des besoins spécifiques en matière de migration. Notre équipe d'assistance élabore une solution sur mesure afin d'adapter le processus à vos exigences. Vous pouvez demander des filtres personnalisés, la déduplication des données ou la correspondance avec les données existantes sur votre plateforme cible.
2. Approche combinée
La combinaison de la migration de données automatisée et de la migration delta. Vous exécutez la migration delta après le déplacement principal des données et ne transférez que les enregistrements nouveaux et mis à jour, afin d'obtenir des données propres et cohérentes sur votre nouveau helpdesk.
Tenez compte du volume de données et de la complexité du système d'assistance ou de service pour trouver la meilleure approche pour votre transfert de données.
Paramètres de pré-migration sur le compte eDesk
Pour un transfert de données eDesk fluide, suivez ces étapes :
- Pour connecter votre compte eDesk , saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe. Assurez-vous d'avoir accès au compte administrateur.
- Ajoutez tous les profils d'agents sources que vous devez transférer vers eDesk et assurez-vous qu'ils ont accepté l'invitation à rejoindre l'équipe. Accédez à Paramètres → Paramètres de l'entreprise → Utilisateurs → + Inviter des utilisateurs .
Si vous avez des questions concernant ces étapes, contactez notre équipe d'assistance — nous sommes là pour vous aider.
Configuration de la migration des données vers eDesk
Avec le service Help Desk Migration , le transfert de données commence par une démonstration gratuite vous permettant de tester l'outil de migration et de voir comment vos dossiers de service client peuvent être importés. Une migration de démonstration est idéale pour tester différents paramètres avant la migration complète. Vous pouvez exécuter votre démonstration autant de fois que nécessaire.
Voici comment démarrer le transfert de vos données vers eDesk:
Étape 1. Inscrivez-vous au compte de l'assistant de migration
Créez un compte Assistant de migration avec Google, Microsoft ou votre adresse e-mail professionnelle. Si vous choisissez votre adresse e-mail professionnelle, vous devrez la confirmer en suivant les instructions qui vous seront envoyées.
Étape 2. Connectez vos plateformes source et cible
Les différents services d'assistance nécessitent des identifiants d'accès différents. Il peut s'agir d'une URL, d'un jeton API ou d'une connexion à votre compte de plateforme source suivie de l'octroi des autorisations d'accès.
L'assistant de migration propose des conseils pratiques pour optimiser le processus de connexion à la plateforme.
Pour connecter eDesk comme plateforme Target, veuillez fournir votre adresse e-mail et votre mot de passe.
Étape 3. Configurer le canal eDesk
Sélectionnez le canal eDesk dans lequel vous souhaitez transférer les données depuis votre plateforme source.
Par défaut, une migration complète permet de transférer un espace de travail, une boîte aux lettres ou une boîte de réception. Pour certaines plateformes de support technique sources, il est nécessaire de filtrer les données du compte source et d'envoyer des lots de données distincts vers différentes boîtes de réception. Par conséquent, si vous disposez de plusieurs boîtes aux lettres, configurez une migration complète pour chacune d'elles.
Si votre plateforme Source dispose d'une boîte aux lettres unifiée, vous pouvez demander un filtrage de données personnalisé pour trier vos tickets pour chaque canal.
Étape 4. Choisissez l'objet de données à transférer
Sélectionnez les enregistrements du service d'assistance que vous souhaitez importer dans eDesk, puis faites correspondre les utilisateurs et mappez les champs des tickets.
Étape 5. Associer les utilisateurs
Sélectionnez « Associer les éléments » pour permettre aux utilisateurs de faire correspondre les profils des agents entre les plateformes source et cible. Si vous avez des tickets non attribués, des agents supprimés ou inactifs, vous pouvez choisir un agent par défaut pour ces enregistrements.
Cliquez sur « Enregistrer la correspondance » pour passer à l'étape suivante. Utilisez la « Correspondance automatique » pour les utilisateurs si vous relancez votre démo gratuite.
Étape 6. Cartographier les entités de billetterie
Cocher la case « Ticket » ouvre une fenêtre permettant d'associer les champs du ticket. Les champs système (sujet, responsable, contact, commentaires et dates) sont associés automatiquement. Accédez ensuite à l'association des champs « Statut » et « Type » du ticket. Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer l'association » pour continuer.
Le mappage des champs personnalisés est disponible pour l'importation dans eDesk . Cependant, ces champs ne peuvent être répliqués que dans les notes privées. Vous conservez toutes les informations relatives au service client dans les commentaires internes de votre eDesk.
Étape 7. Options de personnalisation prêtes à l'emploi
La liste des personnalisations prédéfinies disponibles dépend de votre paire de données à migrer. Par exemple, si vous migrez de Zendesk vers eDesk, vos options de personnalisation sont les suivantes :
- Intégrez les images directement dans le ticket . Conservez l'historique complet de vos échanges avec vos clients, même si votre plateforme source est indisponible.
- Ignorer les pièces jointes . Par défaut, l'Assistant de migration transfère toutes les pièces jointes. Toutefois, si vous souhaitez économiser de l'espace de stockage ou accélérer la migration des données, choisissez cette option.
- Transférez vos enregistrements d'appels sous forme de pièces jointes, ce qui les rendra facilement accessibles pour consultation ultérieure.
- Utilisez la fonction « Démo avec données personnalisées » pour déplacer les 20 enregistrements sélectionnés. Vous pouvez les choisir par leur identifiant et vérifier comment ils apparaîtront dans eDesk .
- Transférez les conversations parallèles sous forme de notes privées afin de préserver le contexte des échanges avec les clients.
Une fois le mappage des données terminé, cliquez sur « Continuer ». S'il reste des détails de mappage ou de correspondance non enregistrés, l'assistant de migration affichera la fenêtre de mappage pour que vous puissiez les vérifier.
Que faire après la migration des données de démonstration
Une fois votre démonstration gratuite d' eDesk terminée, suivez les étapes suivantes.
Évaluation des résultats de la démonstration
Il est essentiel d'examiner les résultats de la migration de démonstration, car le processus de migration des données est identique à celui de la migration complète. Si certains enregistrements n'ont pas été importés lors de la démonstration, ils ne seront pas répliqués lors de la migration complète.
Ouvrez chaque rapport pour les enregistrements migrés, ignorés et ayant échoué et vérifiez chacun en contrôlant les ID sur la plateforme source et eDesk.
Éléments à vérifier lors de la consultation d'enregistrements migrés
- Tous les commentaires ont été transférés, et ce, même si les auteurs des commentaires sont les mêmes.
- Les billets sont attribués aux utilisateurs concernés.
- Les contacts ont été transférés avec précision.
- Les pièces jointes ont été déplacées comme prévu.
- Les règles d'automatisation n'ont modifié aucune donnée de démonstration.
Gestion des démos suspendues
Si votre migration de démonstration est suspendue, veuillez patienter et laisser notre équipe d'assistance vous aider à résoudre le problème. Assurez-vous d'avoir accordé à notre équipe d'assistance l'accès à votre transfert eDesk .
Si vous constatez des rapports en échec, vérifiez les identifiants d'enregistrement pour identifier la cause du problème. Si possible, corrigez-le, cochez la case « J'ai corrigé les erreurs » et redémarrez la démo.
Choisissez votre forfait d'assistance
Chaque processus de migration de données est unique ; certains transferts se contentent du support de base, tandis que d’autres nécessitent des fonctionnalités supplémentaires comme la migration delta, la remigration des données ou la migration par intervalles. Choisissez le plan de support qui correspond à vos besoins lors de votre passage à eDesk .
Consultez plus de détails sur les fonctionnalités supplémentaires disponibles dans les forfaits Premium et/ou Signature :
Remigration des données : Déplacez à nouveau vos données dans les 10 jours suivant la migration complète.
Interrompez la migration pendant la semaine de travail et reprenez-la le week-end ou selon un horaire qui vous convient.
Mettez à jour ou ajoutez les tickets créés après la migration complète. Attention aux doublons potentiels si vous continuez à travailler sur la plateforme source.
Vérification des enregistrements ignorés/ayant échoué : utile pour une migration personnalisée complète.
Détail des prix et modalités de paiement
Consultez le détail des prix pour une explication claire du coût d'une migration complète.
Une fois que vous êtes prêt, saisissez vos informations de facturation et cliquez sur « Soumettre la commande » pour finaliser le paiement.
Accordez l'accès à vos coéquipiers et personnalisez le nom de la migration
L'étape de mappage peut s'avérer délicate ; si vous avez besoin de l'aide d'un collègue, utilisez l'option permettant de partager votre migration eDesk .
Vous pouvez contrôler le niveau d'accès. Accordez-leur un accès complet ou restreint, ou révoquez-le.
Si vous effectuez plusieurs migrations de données, donnez un nom à chacune pour faciliter leur identification.
Lancer la migration complète des données
Une fois votre paiement confirmé, vous serez redirigé vers l'assistant de migration. N'oubliez pas d'éviter les modifications de dernière minute pour un déroulement sans accroc.
Si vous êtes prêt à lancer votre migration complète, allez-y. Sinon, planifiez-la à l'heure souhaitée et cliquez sur « Enregistrer la planification » .
La durée de la migration des données dépend du nombre d'enregistrements à transférer. En moyenne, environ 2 000 tickets sont transférés par heure. Pour une migration plus rapide, vous pouvez demander à vos fournisseurs d'augmenter les limites de votre API. Veuillez nous informer de tout changement avant de lancer votre migration complète de données.
Si vous avez besoin d'aide ou si vous avez des questions pendant la migration de vos données, notre équipe d'assistance est là pour vous. Nous tenons à ce que votre transfert eDesk se déroule sans accroc.