Explicación de las opciones de importación de Zendesk

Afiŝita de
Tetiana Belevska

Actualizado August 14, 2024

Con la mayoría del mundo moviéndose hacia el espacio digital, mantener una línea de soporte saludable es clave para mantener una base de clientes en crecimiento. Las empresas en el sector de servicios utilizan varias herramientas para mantener a sus clientes felices; entre ellas, las soluciones de servicio al cliente (también conocidas como mesas de ayuda).

A medida que una empresa crece, la necesidad de migrar a un nuevo software de servicio puede convertirse en una necesidad que no se puede ignorar. Para muchos, Zendesk es la opción. El software lo tiene todo: un robusto conjunto de herramientas de automatización, análisis y un extenso mercado de aplicaciones de Zendesk.

Sin embargo, a menudo, el proceso de migración impide que las empresas importen datos de Zendesk. Existen varias formas de importar datos en Zendesk, que explicaremos aquí y ahora.

Por qué podrías necesitar una importación de Zendesk

Importar tus datos en Zendesk es más que solo un paso técnico; es un movimiento estratégico que puede agilizar tus operaciones de servicio al cliente. Aquí está el por qué importar a Zendesk podría ser crucial para tu negocio:

• Transición sin problemas: ¿Pasar de otra plataforma de mesa de ayuda? Importar tus datos existentes a Zendesk asegura que toda tu información de clientes, tickets de soporte e interacciones te acompañen en el camino. De esta manera, tu equipo puede comenzar sin problemas desde el primer momento.
• Operaciones de soporte centralizadas: Zendesk te permite reunir todos tus datos de clientes en un solo lugar. Al importar datos de diversas fuentes, creas un centro centralizado para gestionar todas tus interacciones con clientes. Esto conduce a resoluciones más rápidas, soporte más personalizado y una experiencia del cliente más cohesionada.
• Preservación de datos históricos: Tus interacciones pasadas con los clientes son invaluables. Al importar datos históricos en Zendesk, aseguras que tus agentes tengan el contexto completo necesario para proporcionar un soporte informado y personalizado. Ningún cliente comienza desde cero.
• Informes y análisis mejorados: Con todos tus datos en Zendesk, puedes aprovechar herramientas poderosas de informes y análisis para obtener perspectivas más profundas sobre tus operaciones de soporte. Rastrea tendencias, mide el rendimiento y utiliza conocimientos basados en datos para tomar decisiones informadas que mejoren la satisfacción del cliente.
• Cumplimiento normativo: Si tu industria requiere que mantengas registros de clientes, importar datos en Zendesk te ayuda a mantener el cumplimiento. Todos tus registros están almacenados de manera segura y son fácilmente accesibles, asegurando que cumplas con los requisitos legales y mantengas la transparencia.
• Ecosistema integrado: Las ricas capacidades de integración de Zendesk te permiten conectar con otras herramientas y plataformas esenciales. Importar tus datos a Zendesk asegura que tu ecosistema de servicio al cliente esté completamente sincronizado, creando una experiencia sin fisuras tanto para tu equipo como para tus clientes.
• Escalable y personalizable: Ya sea que tu negocio esté creciendo o adaptándose a nuevos desafíos, tener tus datos en Zendesk te permite escalar y personalizar tus operaciones de soporte con facilidad. Importar datos significa que no estás comenzando desde cero, estás construyendo sobre una base sólida.

Importación de Zendesk: ¿Cuál es la diferencia entre CSV y la herramienta de migración automatizada?

¿Qué es lo primero que te viene a la mente cuando necesitas importar datos en cualquier software? Apostamos a que es el archivo CSV. Zendesk ofrece la función de importación CSV a todos los usuarios. Sin embargo, sus capacidades son bastante limitadas. Si necesitas migrar grandes volúmenes de datos, la empresa te anima a usar la API o un socio de Zendesk como Help Desk Migration. Vamos a profundizar un poco más y ver la diferencia entre los dos.

Importación de CSV en Zendesk

Así que, en lugar de agregar usuarios y crear organizaciones en Zendesk manualmente, puedes hacerlo en masa. Tal como está, solo puedes importar datos esenciales de usuarios. Pero como un bono, puedes asignar roles a los usuarios, asignar organizaciones y una marca. La lista completa de registros que puedes importar de CSV a Zendesk es la siguiente:

• Nombre, correo electrónico, teléfono y número de teléfono compartido;
• ID externo (ID que no sea la dirección de correo electrónico);
• Detalles y notas;
• Rol (nota que es sensible a mayúsculas y minúsculas, y si no asignas un rol, el usuario se configura como Usuario final);
• Restricción (permite establecer privilegios de agente y es requerida para nuevos usuarios);
• Organización, etiquetas y marca;
• Campos personalizados.

Si quieres usar Zendesk Guide y importar artículos del centro de ayuda, mala suerte; necesitarás usar la API. Y si vas a importar tickets a Zendesk desde CSV, también necesitarás usar la API.
Además, debes asegurarte de que tu(s) archivo(s) cumpla(n) con los requisitos. Por ejemplo, el importador de Zendesk permite archivos de hasta 2000 filas. Si tienes más de eso, tendrás que dividir tus datos en varios archivos. Los requisitos no terminan ahí. Sin embargo, tener que dividir tus datos probablemente es lo más agotador y frustrante.

Herramienta de Migración Automatizada

Normalmente, una herramienta de migración automatizada usa una API para mover datos entre sistemas. En nuestro caso, esto significa que puedes migrar datos directamente desde un cliente de correo electrónico (como Gmail u Outlook) o desde otra mesa de ayuda. La API también tiene más capacidades cuando se trata de los datos que puedes migrar. No tiene las limitaciones de un archivo CSV para retener todo el historial de soporte al cliente.
El proceso de mover tus datos también es mucho más sencillo y rápido. Cuando sigues un script de migración establecido, toma menos tiempo configurar tu importación. También enfrentas muchos menos desafíos porque los problemas comunes ya han sido resueltos.
En resumen, optar por una solución automatizada requiere menos esfuerzo y recursos humanos, ahorra tiempo y permite cambiar a Zendesk tan pronto como lo desees.

¿Cuáles son los beneficios de la herramienta automatizada para la importación a Zendesk?

Mostremos los beneficios del servicio de Help Desk Migration.

• Eficiencia y Velocidad. Help Desk Migration hace que tu transición a Zendesk sea segura, rápida y fluida. Nuestra herramienta de migración automatizada maneja eficientemente grandes volúmenes de datos, asegurando que estés en funcionamiento rápidamente sin el esfuerzo manual.
• Precisión y Consistencia. Cuando se trata de migración de datos, la precisión es clave. La herramienta automatizada de Help Desk Migration ofrece un mapeo de datos integral para que puedas alinear los datos como lo necesitas. Esto garantiza que tus interacciones con clientes, historiales de tickets y detalles de casos se transfieran con precisión. Puedes confiar en que tus datos llegarán intactos y consistentes.
• Minimización del Tiempo de Inactividad. Puedes seguir trabajando en tu Fuente mientras la migración a Zendesk está en progreso, sin tiempo de inactividad. Después de que haya comenzado la Migración Completa, cualquier nuevo o actualizado registro que aparezca en la Fuente puede ser movido al Objetivo. Una vez completada la Migración Completa, se puede realizar una Migración Delta para asegurar que todos los datos restantes se transfieran con precisión. Este proceso permite a tu equipo de soporte seguir brindando un servicio excepcional sin interrupciones, asegurando una importación fluida y completa a Zendesk.
• Personalización y Flexibilidad. Cada negocio es único, y cada migración también lo es. Help Desk Migration ofrece opciones de personalización flexibles para satisfacer tus necesidades específicas. Ya sea que necesites mapear campos de datos de manera diferente, excluir ciertos registros, filtrar datos o modificar tipos de campos, nuestro equipo técnico puede adaptar el flujo de trabajo estándar para satisfacer tus requisitos.
• Seguridad Mejorada. Sabemos lo importante que es la seguridad durante una migración de datos. Help Desk Migration proporciona un robusto portafolio de cumplimiento de seguridad, incluyendo cifrado y controles de acceso seguros, para proteger tus datos durante todo el proceso. Tu información permanece segura y confidencial de principio a fin.
• Relación Calidad-Precio. Migrar datos manualmente puede ser costoso y llevar mucho tiempo. Help Desk Migration ofrece una alternativa rentable al automatizar el proceso, reduciendo la necesidad de trabajo manual y liberando a tu equipo para que se concentre en tareas más estratégicas.
• Soporte Experto. No estás solo en el proceso de migración a Zendesk. Help Desk Migration cuenta con un equipo de soporte dedicado listo para asistirte en cada paso del camino. Nuestros expertos están aquí para asegurar que tu migración sea fluida, abordando cualquier desafío y respondiendo tus preguntas a medida que surjan.

¿Por qué considerar Help Desk Migration?

Primero, obtienes todos los beneficios mencionados anteriormente. En segundo lugar, al elegir Help Desk Migration, eliges calidad y soporte al cliente receptivo. Sabemos con certeza que cuando haces algo como migración de datos, es mejor tener un socio confiable (un Desarrollador Autorizado de Zendesk). También sabemos que las pruebas son cruciales. Por lo tanto, nuestro servicio ofrece una prueba gratuita que puedes realizar múltiples veces.

De manera similar, Zendesk ofrece Servicios Profesionales para ayudarte a gestionar operaciones de experiencia del cliente que podrían pasar por alto. Ya sea que estés implementando una nueva instancia de Zendesk, optimizando las funciones disponibles o migrando tus datos de clientes, los expertos en CX están a tu disposición.

Aunque los Servicios Profesionales reducen el tiempo y el esfuerzo, su paquete Starter cuesta más de $8K por un canal. Sin embargo, es bastante costoso si tu negocio requiere un servicio de migración automatizado. Entonces, ¿qué otras opciones tienes?

Ya sea que quieras mover tus datos de clientes a Zendesk o consolidar dos instancias de help desk, Help Desk Migration puede hacer ambas cosas. Además, el precio de la migración de datos se basa en el número de registros.

Para las empresas que buscan consolidar sus instancias de help desk en Zendesk, la perspectiva de migrar macros y disparadores puede ser desalentadora. Sin embargo, con la función de Migración de Reglas de Negocio de Help Desk Migration, el proceso se vuelve fluido y sin complicaciones.

Esta nueva función permite a las empresas importar sus macros y disparadores de Zendesk sin problemas durante la consolidación de sus instancias de help desk en Zendesk.

Por último, con Help Desk Migration, puedes personalizar tu importación a Zendesk. De hecho, las soluciones universales no sirven para todos. Así que, si necesitas una migración personalizada, te tenemos cubierto.

Resumen del proceso de importación a Zendesk

Ya sea que estés migrando desde un cliente de correo electrónico o desde otro help desk, Zendesk es la elección correcta. Con su robusta línea de funciones, excelentes opciones de personalización y la capacidad de conectar aplicaciones de terceros, es una elección evidente.

Lo único que nos gustaría añadir es que no hay nada de malo en usar un archivo CSV, pero recuerda que puede ser un proceso desafiante. En su lugar, usa un servicio de migración automatizado para manejar el proceso por ti. Es más seguro, más rápido y es una inversión que vale la pena. Empieza una Demo gratuita, y te acompañaremos en tu viaje de importación a Zendesk.

Preguntas frecuentes sobre el proceso de importación en Zendesk