Es un hecho: tarde o temprano, las empresas exitosas crecen, lo que significa cambios drásticos en la organización de la carga de trabajo. Esto está relacionado con el crecimiento de su base de clientes y el número de registros de clientes. Como resultado, las empresas deben migrar la acumulación de datos a una plataforma de servicio de asistencia más efectiva para brindar un mejor servicio al cliente.
Pero, ¿cuánto tiempo llevará migrar los datos del servicio de asistencia? ¿Y cuáles son los métodos para hacerlo sin afectar el flujo de trabajo actual?
En primer lugar, debes saber desde el principio que la migración de datos no lleva minutos ni horas. Este proceso es consumidor de tiempo y, en cierto modo, impredecible. Nadie puede decir con precisión cuándo tendrás que mover tus registros antiguos. Sin embargo, varios factores pueden afectar este tiempo, y evaluarlo aproximadamente te ayudará a saber qué esperar.
Factores que influyen en el tiempo de migración de datos
El tiempo de migración de datos depende de varios factores. Comprender cómo estos factores afectan ayuda a planificar tu proyecto de migración de datos. Profundicemos en lo que influye en el tiempo de migración de datos.
1. Cantidad de datos migrados
Normalmente, no existen amplias oportunidades para cambiar la cantidad de registros que una empresa desea migrar. Principalmente porque la mayoría de ellos son importantes para continuar trabajando con los clientes en el futuro servicio de asistencia; algunos registros pueden quedar atrás, sin embargo, esto no supone un cambio drástico. Si la empresa decide realizar una migración de datos, desean preservar la mayor parte de sus datos de soporte al cliente en el nuevo servicio de asistencia.
2. Estructura de los servicios de asistencia actuales y futuros
Este también es muy importante, especialmente al elegir la plataforma de destino. La migración a un servicio de asistencia con una estructura de organización de datos similar es más sencilla. Por lo tanto, si las empresas desean ahorrar tiempo, siempre es mejor elegir el servicio de asistencia que sea más similar al actual.
3. El grado en que los datos se transformarán durante la transición
El tercer factor está estrechamente relacionado con el anterior. Cuanto más similares sean el servicio de asistencia de destino y el servicio de asistencia actual, menos cambios tendrá que realizar el equipo de TI en los registros durante la migración.
En ocasiones, las empresas aún desean cambiar algo en la estructura de los datos, lo que requiere un mapeo adicional y puede alargar el proceso.
4. Aparición de errores durante el proceso
Nadie está exento de errores que pueden surgir durante o después de la migración de datos. Por supuesto, puedes estar muy preparado y revisar todo miles de veces, pero existen errores ocultos del sistema u otros problemas que pueden hacerse visibles más tarde. Algunos pueden ser insignificantes y otros pueden influir en toda la transferencia. Por lo tanto, también influyen en el tiempo que llevará tu migración de datos.
5. La forma en que eliges para la migración de datos
Una de las partes más significativas de la migración de datos es la elección de cómo moverás estos datos. Este factor es uno de los más importantes para determinar el tiempo de transición de datos. Así que, elige sabiamente.
Teniendo en cuenta todo esto, el proceso puede llevar aproximadamente desde unos días hasta varios meses. La migración de datos no puede ocurrir en un instante, incluso cuando tus registros estén completamente preparados.
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6. Límites de la API de tus plataformas de origen y destino
En una migración de datos automatizada, existen dos procesos: lectura (recuperación) de registros de una plataforma de origen y escritura (transferencia) a una plataforma de destino. El tiempo requerido para la importación de datos depende de la eficiencia de las APIs y de los límites de la API establecidos por tus proveedores.
Por ejemplo, algunas plataformas pueden recuperar un ticket con todos los comentarios en una sola solicitud de API, mientras que otras pueden requerir múltiples solicitudes para cada registro. Es crucial tener en cuenta:
- La cantidad de solicitudes de API necesarias por parte de tu plataforma de origen para la recuperación de un registro.
- La cantidad de solicitudes de API que tu plataforma de destino requiere para la búsqueda y creación de registros.
Y ahora pasaremos al factor más influyente: cómo eliges migrar tus datos. Discutiremos las opciones más populares y las peculiaridades que te ayudarán a reducir el tiempo de migración de datos.
Comparación de la Migración de Datos Manual y Automática
Entonces, aquí están las principales opciones que puedes considerar al elegir una forma de transición de datos:
1. Crear manualmente un script para la migración.
2. O utilizar una herramienta específicamente diseñada para este propósito.
Ahora, comparemos y decidamos cuál será más eficiente, ahorrará tiempo y será rentable para tu empresa.
Aspecto | Migración de Datos Manual | Migración de Datos Automatizada |
| Experiencia | Requiere experiencia e investigaciones que consumen tiempo | No requiere experiencia previa; un proceso más rápido y confiable |
| Profesionalismo y Responsabilidad | Los freelancers pueden carecer de experiencia, no firmar un contrato y representar riesgos de seguridad | Los servicios automatizados como Help Desk Migration son responsables y tienen un historial establecido |
| Costos | Costos ocultos, compromiso de tiempo y posibles desvíos de recursos | Costos transparentes y manejo simultáneo de otras tareas |
| Peculiaridades de la Codificación | No hay scripts preparados, propensos a problemas inesperados | Scripts listos para usar y probados, y resolución inmediata de problemas |
| Participación del Vendedor | Dependiente de las capacidades de la API del vendedor y el tiempo de respuesta | Independiente de problemas de soporte y documentación del vendedor |
Figura 1. Comparación de migración de datos manual vs. automatizada
Experiencia
No importa cómo lo veas, la experiencia en codificación es muy importante en este caso. Y aunque puedas contar con un equipo de TI interno, no garantiza que aborden esta tarea fácil y correctamente. Pueden ser los mejores profesionales del mundo. Pero si no tienen experiencia en migración de datos, eso provoca retrasos.
El equipo sin experiencia pasará días y semanas investigando la API para determinar qué datos pueden mover y cómo cambiarlos. Luego, deben probar todo miles de veces para asegurarse de que todo salga bien. Como resultado, su equipo de TI desperdiciará su valioso tiempo en este problema en lugar de trabajar en tareas importantes que puedan surgir en todo el flujo de trabajo de la empresa.
Usar un servicio automatizado de migración profesional, por otro lado, significa evitar este problema. En términos de experiencia, es mucho mejor que usar sus propios esfuerzos.
Profesionalismo y Responsabilidad
Contratar a alguien de un servicio como Upwork es posible si no desea utilizar su equipo. Todo parece perfecto: se conecta con el desarrollador y se hace todo el trabajo manual a cambio de algo de dinero. ¿Qué podría salir mal?
Por lo general, las personas que se inscriben en servicios como este son profesionales y pueden ayudar a resolver su problema de manera efectiva y rápida. Pero, ¿qué pasa si no pueden? Tal vez no tienen experiencia, pero esperan resolver la migración rápidamente durante el proceso.
¿Y en cuanto a la seguridad? Si no firma un contrato con esta persona, no puede estar seguro de la calidad del trabajo realizado. No es seguro confiar la parte más valiosa de su flujo de trabajo de atención al cliente en manos de una persona aleatoria a menos que firme un contrato con ella.
De acuerdo, imaginemos que la persona de Upwork es un gran profesional y realiza su trabajo excelentemente. Ahora imagina el salario que pediría. ¿Está dispuesto a gastar esa cantidad de dinero?
Un servicio automatizado como Help Desk Migration es más seguro y garantiza mejores resultados. Somos responsables de todas las acciones que realizamos con sus datos. En cuanto a la seguridad, puede consultar nuestro SLA. Además, nuestros ingenieros de tecnología desarrollaron un código para la migración automática de datos, por lo que nuestra empresa lleva más de 7 años en el mercado. Entonces, no corre riesgos al elegir nuestra herramienta de migración de datos automatizada.
Gastos
Puede parecer que hacer todo usted mismo o con su equipo de TI personal es completamente gratuito. Sin embargo, en cada paso que da, notará que hay una nueva factura o función que debe pagarse. No olvide que el tiempo de su equipo o el suyo propio también tiene un valor en dinero.
Cuando se concentra solo en la transferencia de datos, no dedica suficiente tiempo a otros asuntos importantes, lo que también representa una pérdida de sus recursos personales. En contraste, puede ejecutar la migración utilizando una herramienta automatizada y trabajar en los problemas específicos de su empresa.
Particularidades de la codificación
Refiriéndose a uno de los puntos anteriores, cuando migra solo (y la primera vez), no tiene un script preparado que le ayude a migrar todo de una vez. Sin embargo, cuando utiliza nuestra herramienta de migración automatizada, obtiene un script listo para usar que ya ha sido probado por miles de clientes.
Por supuesto, existe la posibilidad de que ocurran algunas emergencias o errores durante la migración, incluso con un código preparado. Sin embargo, el profesional que lo ha construido para usted puede explicar por qué ocurrió este o aquel problema y cómo resolverlo.
Contribución del proveedor
No todos los proveedores tienen una API bien documentada. En primer lugar, depende de cuánto le interese a su plataforma actual proporcionar instalaciones adicionales para su token de API.
Por ejemplo, empresas como Freshdesk o Zendesk tienen una buena documentación para sus tokens de API y las oportunidades para su uso. Teniendo miles de clientes, ofrecen mejores documentos de API para habilitar capacidades extendidas de uso.
Sin embargo, si su proveedor no ofrece oportunidades para el token de API, tendrá métodos limitados de migración de datos. En este caso, no podrá mover algunos tipos de datos con el código escrito en base a dicho token de API. Por ejemplo, el token puede carecer de métodos para la migración de la fecha de creación del ticket o sus adjuntos.
La única salida en este caso es ponerse en contacto con su proveedor para obtener acceso a estos métodos. Y de todos modos, pasará mucho tiempo, especialmente en lo que respecta a la respuesta de la empresa. Usted desea dejar de usar sus servicios y comenzar a pagar a otro proveedor. Entonces, ¿por qué se apresurarían a ayudarlo a obtener lo que desea?
¿Qué es una Línea de Tiempo de Migración de Datos?
En la migración automatizada de datos, el tiempo necesario para transferir registros de un centro de asistencia depende de la duración de cada etapa de migración de datos. Profundicemos en cada paso del plan de migración de datos.
Paso 1: Migración de Demostración
Por lo general, una Demostración Gratuita tarda de 15 a 30 minutos en completarse. Comenzarás conectando tus plataformas de Origen y Destino. A veces, también debes configurar sus conexiones. Luego, elige qué datos deseas transferir. Pasa por todos los pasos obligatorios, que incluyen:
- coincidencia de agentes y grupos
- mapeo de campos de organización y clientes
- mapeo de campos de tickets
- mapeo de campos de artículos*
A continuación, puedes elegir entre opciones predefinidas automatizadas para personalizar tu importación de datos. Luego, inicia tu Migración de Demostración para verificar cómo una herramienta automatizada transfiere una muestra de tus datos.
Sin embargo, la Migración de Demostración puede llevar más tiempo si aún no has completado los pasos previos a la migración necesarios. Como regla general, debes:
- Recopilar credenciales de acceso para las plataformas de Origen y Destino.
- Crear los perfiles de agentes y grupos correspondientes.
- Configurar los campos personalizados de tickets necesarios.
Los pasos previos a la migración adicionales pueden variar según tu plataforma de Destino.
Paso 2: Verificación de los Resultados de la Migración de Datos
Tómate tu tiempo para ajustar el mapeo de datos y ejecutar tus Demostraciones tantas veces como sea necesario. Además, presta atención a qué tipos de registros se migran y cómo se migran. La migración de Demostración refleja la Migración Completa, por lo que si algo no se migra en la Demostración, tampoco se migrará en la Migración Completa.
En una Demostración Gratuita, revisar los datos migrados puede llevar un par de minutos, mientras que debes reservar al menos 1-2 horas para probar los resultados de la Migración Completa de Datos.
En esta etapa, debes verificar minuciosamente los datos migrados en cuanto a precisión y completitud. Presta atención a estos aspectos clave:
- Asegúrate de que todos los comentarios se transfieran con los autores correctos.
- Verifica que los tickets estén asignados a los agentes correctos.
- Comprueba que los campos personalizados se migren correctamente.
- Confirma la transferencia precisa de empresas y clientes.
- Asegúrate de que los archivos adjuntos se muevan con sus etiquetas intactas.
- Asegúrate de que los artículos se migren con sus secciones y categorías correspondientes.
Paso 3: Preparación del Equipo
La duración de la incorporación del equipo depende del número de agentes y la complejidad de tu plataforma de Destino. Comienza el proceso de incorporación para tus representantes de soporte lo antes posible para garantizar una transición sin problemas a la plataforma de Destino inmediatamente después de la Migración Completa de Datos.
Después de una Demostración Gratuita, tu equipo debe preparar tus plataformas de Origen y Destino para el cambio final. Este proceso implica:
- Apagar las automatizaciones en la plataforma de Destino o solicitar una etiqueta (5-30 minutos)
- El equipo de soporte deja de trabajar en la plataforma de Origen (5 minutos)
- Apagar todos los canales de comunicación en la plataforma de Origen (5 a 15 minutos)
- Activar todos los canales de comunicación en la plataforma de Destino (15 minutos a 1 hora)
Paso 4: Migración Completa de Datos
La Migración Completa de Datos generalmente varía de 15 minutos a varios días, dependiendo de tu volumen de datos. Más registros significan más tiempo, pero los límites altos de API en tu plataforma de Destino pueden acelerar las cosas.
Los archivos adjuntos, sin embargo, tardan más en migrarse, y su número es difícil de estimar. Además, si ya tienes datos existentes en tu plataforma de Destino, el servicio de migración requiere tiempo para comparar y evitar duplicados. Es esencial considerar los límites y especificaciones de la API, ya que cada plataforma tiene capacidades diferentes en este aspecto.
Resumiendo
Los plazos de la migración de datos manual y automática dependen de varios factores. Puedes realizar algunos cambios y acortar significativamente el proceso de migración o, por el contrario, ralentizarlo por completo. Así que piensa detenidamente en tu migración de datos y toma una decisión que sea más efectiva y conveniente para tu empresa.
La migración de datos automatizada es una mejor opción para las empresas que desean trasladar sus registros a un nuevo centro de asistencia. Si estás listo para trasladar los registros de soporte al cliente a una nueva plataforma, el servicio de Migración de Help Desk siempre está disponible. Simplemente configura una Demostración Gratuita en nuestro sitio web o contáctanos en caso de preguntas adicionales.
Preguntas Frecuentes
La duración de la migración de datos del centro de asistencia depende de factores como la cantidad de registros, el tamaño de los archivos adjuntos, los límites de API de la plataforma de Origen y Destino, las especificaciones de la API y el sistema de tu centro de asistencia de Destino. Los límites bajos de la API y los archivos adjuntos grandes pueden extender tu Migración Completa de Datos a varios días.
Después de la Migración Completa de Datos, revisa los datos en tu centro de asistencia y base de conocimientos en la plataforma de Destino. Compáralos con los datos de origen. Si todo parece estar en orden, activa todos los desencadenantes, la automatización y las notificaciones necesarias en tu plataforma de Destino. Tus agentes de soporte pueden comenzar a trabajar en la nueva plataforma.
Para acelerar el proceso de migración, considera omitir los archivos adjuntos (*si esta opción automatizada está disponible para tu plataforma de Origen) y solicita a tu proveedor del centro de asistencia de Destino que aumente temporalmente tus límites de API.
Durante una Demostración de Migración, los Asistentes de Migración muestran una barra de progreso que indica el porcentaje de datos de muestra transferidos. En la Migración Completa de Datos, puedes supervisar una tabla de registros que proporciona métricas sobre registros recuperados y transferidos. Recibirás una notificación por correo electrónico al completarse tu Demostración o Migración Completa de Datos.
Asegura el éxito de la migración de datos a través de pruebas y validación exhaustivas. Comprueba la precisión, integridad y coherencia de los datos. Recopila comentarios de tu equipo y compara los datos migrados con los datos de origen, asegurándote de que se ajusten a los requisitos comerciales.
