Guías de migración Zoho Desk

¿Cómo migrar desde Zoho Desk a través del Asistente de migración?

Para migrar desde o hacia Zoho Desk debe iniciar sesión en su cuenta:

1. Después de elegir Zoho Desk de la lista, haga clic en el botón Iniciar sesión con Zoho

2. Te redirigirá a la página de inicio de sesión. Allí deberás iniciar sesión en tu cuenta Zoho Desk . Introduce tu correo electrónico y contraseña.

3. Luego haga clic en Aceptar para permitir que nuestro servicio acceda a los datos:

4. Continúe configurando su migración.

¿Es compatible la migración de etiquetas en Zoho Desk?

Sí. Las etiquetas se migran al mover archivos HACIA o DESDE Zoho Desk.

¿Cómo comprobar el resultado de la migración de demostración para Zoho Desk?

Una vez completada la migración de demostración a Zoho Desk , verá el resumen de la tabla de los datos migrados. Este resumen contiene el número de porciones de datos de prueba migradas, junto con los informes accesibles de los registros migrados, omitidos y fallidos . Los informes contienen los ID de las entidades transferidas.

Haga clic en cualquier informe para ver la lista con todos los ID de registro de la migración de demostración desde la database de origen y los nuevos ID correspondientes en Zoho Desk. El archivo del informe se ve así:

Tanto en la migración de demostración como en la migración completa de datos, los tickets y los datos relacionados se importan de la misma manera. Por lo tanto, si algunos datos de tickets no se migraron o se transfirieron incorrectamente durante la migración de demostración, no se migrarán durante la migración completa de datos.

Por eso, revise cada ticket y verifique que todo, incluyendo el tipo, la fuente, el estado, la prioridad, los campos personalizados, el solicitante, el agente y las etiquetas, se haya migrado correctamente. Haga lo mismo con los artículos de la base de conocimientos.

Al finalizar la migración completa de datos, también verá la tabla con informes similares en los que puede hacer clic. Examine todo para obtener la mejor experiencia con Zoho Desk.

¿Cómo migrar agentes con diferentes estados desde/hacia Zoho Desk?

Para migrar agentes desde o hacia Zoho Desk, debe vincular los agentes de origen y destino. Sin embargo, solo puede vincular al personal activo: agentes y administradores.

No puedes hacer coincidir agentes Light. Los agentes no confirmados y desactivados no aparecerán en la ventana de coincidencia.

Si desea ver y hacer coincidir esos tipos de agentes, necesita:

• a) Activar agentes desactivados.
• b) Confirmar el correo electrónico para agentes no confirmados.
• c) Cambiar los agentes de luz a agentes.

¿Cómo deshabilitar las notificaciones por correo electrónico en Zoho Desk?

Antes de migrar a Zoho Desk, verifique si las notificaciones por correo electrónico para agentes y clientes están habilitadas. Si lo están, durante la migración, los clientes y agentes recibirán actualizaciones por correo electrónico a medida que se importen los tickets a Zoho Desk.

Recomendamos desactivar todas las notificaciones antes de iniciar la migración . Así es como se hace:

1. Vaya a Configuración :

2. En Automatización busque Notificar :

3. Desactiva todas las notificaciones de arriba a abajo. Debes desactivar las notificaciones en cuatro categorías: Contacto, Agente, Departamento y Equipo .

4. Una vez finalizada la migración, puede activar las notificaciones. Además, le recomendamos desactivar la Invitación al Portal de Autoservicio del Cliente . Si no lo hace, cada uno de sus contactos recibirá un correo electrónico de bienvenida durante la migración a Zoho Desk . Para ello, siga estos pasos:

1. Vaya a Configuración nuevamente y, en Canales, seleccione Centro de ayuda .

2. Vaya a la Configuración de acceso .

3. En Permisos de Invitación Automática , verá la opción "Invitar a los clientes automáticamente al enviar su primer ticket" . Debe desactivarla para evitar el envío de correos electrónicos innecesarios.

¿Cómo calcular el número de clientes en Zoho Desk?

Con las vistas de clientes de Zoho Desk, puede filtrar grupos específicos de clientes y conocer su recuento total.

1. Seleccione "Clientes" en el menú superior y elija la vista en el menú desplegable. Expanda el Todas las vistas" para ver más vistas.

2. Haga clic en Recuento total en la parte superior izquierda y verifique el número de clientes.

¿Cómo calcular el número de tickets en Zoho Desk?

Zoho Desk calcula la cantidad de tickets según la vista seleccionada.

1. En la barra de herramientas superior, vaya a Tickets y seleccione la vista de tickets. Puede obtener más vistas expandiendo " Todas las vistas" . Vea el número de tickets entre paréntesis.

2. Haga clic en Recuento total en la parte superior izquierda para ver el número total de tickets.

3. Haga clic en el icono de filtro para aplicar filtros a la lista de tickets.

¿Cómo calcular el número de artículos en Zoho Desk?

Zoho Desk cuenta la cantidad de artículos que agrega a su Centro de ayuda. Para conocer la cantidad total de artículos, consulte la guía a continuación.

1. Vaya al Centro de ayuda desde el menú superior y seleccione Artículos en la barra lateral.

2. Haga clic en Recuento total en la parte inferior derecha y verifique el número total de artículos.

3. Utilice el filtro en la parte superior derecha para buscar artículos específicos.

¿Cómo crear usuarios en Zoho Desk?

Para migrar y emparejar agentes al cambiar a Zoho Desk, cree manualmente sus perfiles. Así es como se hace:

1. Inicie sesión en su cuenta Zoho Desk o configure una si aún no lo ha hecho.

2. Haga clic en el de Configuración en la esquina superior derecha o simplemente haga clic en "S" en el teclado para abrir el de Configuración .

3. En la Usuarios y control , haga clic en Agentes :

4. Accederás a la página con todos los agentes de tu Zoho Desk . En la esquina superior derecha, haz clic en el "+" para agregar un nuevo agente .

5. Complete todos los datos, incluyendo nombre y apellidos, correo electrónico, departamento, rol del agente, etc. Tenga en cuenta que todos los agentes deben tener permisos de agente durante la migración. Puede cambiar esta configuración una vez finalizada la transición.

6. Guarde el perfil haciendo clic en el "Añadir nuevo agente" . Todos los agentes recibirán una notificación por correo electrónico para que acepten la invitación.

Aceptar invitaciones a Zoho Desk

Al invitar a usuarios a su cuenta Zoho Desk , debe considerar los dos escenarios posibles:

1. Si los usuarios son completamente nuevos en el sistema y no tienen una cuenta Zoho :

• Después de hacer clic en el enlace de invitación, serán redirigidos a de registro , donde deberán crear una cuenta con Zoho
• Durante la creación de la cuenta, haga clic en el botón Continuar iniciando sesión
• Luego, confirme la dirección de correo electrónico y el registro nuevamente haciendo clic en el enlace en el correo electrónico de confirmación .

2. Si los usuarios ya tienen una cuenta en Zoho , pero no tienen una en Zoho Desk :

• Luego de acceder al enlace de invitación, solo deberán hacer clic en el botón Continuar iniciando sesión y, posteriormente, iniciarán sesión en la Zoho Desk asociada a su empresa.

Volver a invitar a los usuarios

Si un usuario no ha aceptado una invitación, aparecerá como "No confirmado". Si envías una invitación a un usuario específico y no la ha aceptado en 7 días, puedes volver a enviarla. Para ello, sigue estos pasos:

1. Vaya al de Configuración y haga clic en Agentes en la Usuarios y control .

2. En la No confirmado , busque el agente requerido y haga clic en el Volver a invitar .

3. La nueva invitación se enviará a este usuario.

Activación/desactivación de usuarios

Si desea eliminar usuarios temporalmente, pero los necesitará más adelante, puede desactivarlos en lugar de eliminarlos. Así, podrá usar su licencia para otro usuario, por ejemplo.

Para volver a activar la cuenta desactivada, siga esta ruta:

1. Nuevamente, vaya al de Configuración y seleccione Agentes en la Usuarios y Control .

2. Vaya a la Agentes desactivados , busque el perfil de agente necesario en la lista y haga clic en el Activar .

3. En la ventana emergente, haga clic en Activar nuevamente para confirmar la acción.

¿Cómo crear equipos en Zoho Desk?

Lamentablemente, Help Desk Migration no puede transferir sus equipos al migrar a Zoho Desk. Sin embargo, podemos agregar los agentes a los equipos correspondientes durante el proceso de migración de datos. Para realizar esta tarea, los equipos necesarios ya deben existir en su cuenta Zoho Desk . Por lo tanto, deberá crearlos manualmente antes de iniciar la migración. A continuación, le explicamos cómo hacerlo:

1. Inicie sesión en su Zoho Desk con de Agentes y Equipos y vaya al de Configuración .

2. Seleccione Equipos en la Usuarios y control .

3. En el área superior derecha, haga clic en el Nuevo equipo .

4. Luego tendrás que ingresar el nombre y la descripción de tu equipo.

5. Haga clic en Guardar . Repita el proceso para cada equipo.

Además, deberá activar la opción "Asignación de Equipo". Esto es necesario para que nuestro Asistente de Migración asigne los tickets a sus equipos durante la migración de datos y así mantener la estructura de datos correcta. Para ello:

1. Siga el mismo procedimiento hasta que esté nuevamente en el de Teams .

2. Luego, en la esquina superior derecha, haga clic en el Más ( símbolo de tres puntos ).

3. Active el interruptor junto al texto Asignación de equipo.

¿Cómo restaurar categorías eliminadas en Zoho?

Si planea migrar desde Zoho Desk y desea mover todas las categorías, incluidas las eliminadas, a su nuevo servicio de asistencia, simplemente no podrá hacerlo. Solo podemos migrar registros reales desde Zoho Desk . Por eso, primero deberá restaurarlos y solo después proceder con la migración.

Restaurar categorías es una tarea sencilla, y ahora te diremos cómo hacerlo en unos pocos clics:

1. En primer lugar, inicie sesión en su Zoho Desk .

2. A continuación, acceda a la Papelera de reciclaje, donde se almacenan todos los registros eliminados. Para ello, haga clic en el "Configurar" .

3. En las opciones disponibles, busque la Papelera de reciclaje en ADMINISTRACIÓN DE DATOS .

4. Ahora, puedes ver todos los datos eliminados de tu cuenta Zoho Desk .

5. Para restaurar cualquier registro de la Papelera de reciclaje (incluidas las categorías), marque las casillas junto a los campos necesarios.

¿Cómo encontrar el nombre del portal en Zoho Desk?

Puede encontrar fácilmente el nombre del portal en Zoho Desk siguiendo esta guía:

1. Vaya a Configuración y elija Cambio de marca.

2. En el menú de la izquierda, seleccione Nombre del portal y busque el enlace necesario.

¿Cómo pueden los usuarios finales acceder a un portal en Zoho Desk después de la migración de datos?

Al acceder a un portal en Zoho Desk después de la migración de datos, incluso los usuarios experimentados se atascan. Para ayudarte, hemos preparado un artículo detallado que explica el proceso de principio a fin. Esperamos que te sea más claro.

Para que los usuarios reciban invitaciones del Portal, deberá habilitar previamente el permiso de invitación automática en Zoho Desk . Vaya a Configuración > Canales > Centro de ayuda > Configuración de acceso > Permiso de invitación automática .

Para abrir las invitaciones, inicia sesión en tu correo electrónico y abre el correo correspondiente. Luego, haz clic en el botón "Aceptar la invitación".

Serás redirigido a una nueva página donde deberás proporcionar tu correo electrónico y contraseña. Tras introducir las credenciales necesarias, verás la página "Editar perfil", donde podrás completar tus datos personales.

Una vez completados todos los pasos anteriores, el usuario final en Zoho Desk puede:

• Crear tickets
• Ver tickets (solo aquellos en los que es solicitante)
• Buscar entradas
• Actualizar ciertos campos en los tickets
• Comentar sobre las entradas
• Ver artículos, carpetas y secciones

¿Cómo migro campos personalizados desde Zoho Desk?

Al asignar campos de ticket, en la parte inferior del formulario encontrará todos los campos personalizados que nuestro servicio ha recuperado. Asigne los campos según sus necesidades. Tenga en cuenta que solo debe asignar campos del mismo tipo. Es decir, el campo de texto en Zoho Desk solo debe asignarse a un campo de texto en la plataforma de destino.