Guías de migración de HubSpot Service Hub
¿Cómo desactivar la asociación automática de contactos y empresas en HubSpot Service Hub?
Descubre cómo desactivar la asociación automática de contactos y empresas en HubSpot en nuestra guía en video para evitar sorpresas post-migración y duplicación de datos. Sigue pasos sencillos para asegurar una migración fluida.
Si tienes habilitada la opción Crear y asociar automáticamente empresas con contactos, HubSpot verificará los dominios de las direcciones de correo electrónico de los contactos y creará empresas si no encuentra una coincidencia existente. Con esa opción habilitada, después de la migración, verás nuevas empresas que HubSpot ha creado automáticamente.
Cómo desactivar la configuración "Crear y asociar empresas automáticamente"
Paso 1. En la esquina superior derecha, selecciona Configuración.
Paso 2. En Configuración, ve a Gestión de datos.
Paso 3. Abre un menú desplegable y haz clic en Empresas.
Paso 4. Busca Crear y asociar empresas con contactos automáticamente y desactiva el interruptor (sabrás que está desactivado si está en gris).
HubSpot guardará tus cambios automáticamente. Ahora, puedes continuar con la migración de tus datos.
¿Cómo desactivar las automatizaciones de estado de tickets en HubSpot Service Hub?
HubSpot Service Hub tiene varias Automatizaciones que pueden cambiar el estado de todos los tickets a "Esperando contacto" si están activadas. Para mantener el estado original de los tickets al migrar a HubSpot, desactiva estas automatizaciones antes de comenzar la migración de datos.
Aquí tienes la instrucción para desactivar estas Automatizaciones:
1. Inicia sesión en tu cuenta de HubSpot Service Hub.
2. Ve a Configuración en la barra de navegación principal.
3. Elige Tickets en Objetos en la barra lateral izquierda.
4. Haz clic en la pestaña Procesos de ventas.
5. En la sección *Selecciona un proceso de ventas*, elige el proceso de ventas de tickets requerido.
6. Luego ve a la pestaña Automatizar.
7. Pulsa Automatización de estado adicional para expandir más configuraciones de automatización.
8. Revisa todas las *acciones de activación cuando un ticket alcanza un cierto estado*.
9. Luego, haz clic en Abrir en flujos de trabajo debajo de una acción de activación específica.
10. Selecciona el nombre del flujo de trabajo.
11. Luego desactiva el interruptor "Flujo de trabajo ACTIVO" ubicado en la esquina superior derecha.
12. Repite este proceso para cada acción de activación y su flujo de trabajo.
Ahora, puedes continuar con tu migración de datos a HubSpot.
¿Cómo calcular contactos en HubSpot Service Hub?
HubSpot Service Hub te permite rastrear el número total de contactos y aplicar filtros y vistas para contar contactos específicos.
1. Abre el menú desplegable Contactos y selecciona Contactos.
2. Busca 'Ver contactos en el Modelo de Datos.'
3. Haz clic y Abre Modelo de Datos.
4. Haz clic en Contactos y encuentra el número total de contactos.
5. Utiliza vistas y filtros para calcular contactos específicos.
¿Cómo calcular las conversaciones en HubSpot Service Hub?
Una vez que filtras las conversaciones por estado, canal, contacto, asignado o fecha, HubSpot las cuenta por ti.
1. Ve a CRM y elige Bandeja de entrada.
2. Aplica filtros para encontrar conversaciones específicas.
3. Comprueba el número de conversaciones encima de la lista de conversaciones.
¿Cómo verificar el resultado de la Migración de Demostración en HubSpot Service Hub?
Después de que la Migración de Demostración a HubSpot Service Hub esté completa, verás una tabla con los informes de todos los tipos de registros migrados. Incluyen los ID de las entidades transferidas en la plataforma de origen y HubSpot Service Hub. Por ejemplo, los informes disponibles pueden ser para los datos migrados, fallidos o omitidos.
Una vez que hagas clic en el botón al lado de un tipo de registro específico, se abrirá un archivo CSV. Intenta encontrar y verificar cada registro en tu nuevo sistema de asistencia. El informe debería verse así:
La Migración de Demostración y la Migración Completa de Datos migran todos los registros de la misma manera. Esto significa que si la Migración de Demostración no logra migrar algunos datos, la Migración Completa tampoco lo hará.
Por eso es necesario que revises cada ticket y verifiques si todo junto con Tipo, Estado, Prioridad, Fuente y Campos Personalizados, Solicitante, Agente y Etiquetas.
Informes similares también aparecerán después de la Migración Completa de Datos, así que asegúrate de revisarlos también.
¿Por qué no puedo ver Etiquetas en HubSpot Service Hub?
Al migrar desde tu plataforma de origen a HubSpot Service Hub, necesitas configurar etiquetas de tickets para tus procesos de ventas. De esta manera, Migration Wizard puede conservar las etiquetas de origen en tu cuenta de HubSpot.
Ten en cuenta las siguientes particularidades:
- Para crear etiquetas de tickets, necesitas una suscripción a Service Hub. Las suscripciones Starter permiten etiquetas que se aplican a todos los procesos de ventas, mientras que las suscripciones Professional o Enterprise permiten crear etiquetas para procesos de ventas individuales.
- Cada cuenta puede tener un máximo de 10 etiquetas por objeto, y se requieren permisos de superadministrador para crear o editar etiquetas de objeto.
Aquí te explicamos cómo crear etiquetas de tickets en HubSpot:
1. Colócate sobre el icono de Configuración en la barra de navegación principal.
2. Ve a Objetos > Tickets en el menú de la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en la pestaña Procesos de ventas.
4. Selecciona Personalizar etiquetas de tickets.
5. Haz clic en Añadir etiqueta para crear una nueva etiqueta de objeto.
6. En el panel derecho, configura la configuración de la etiqueta de objeto:
- Ingresa un nombre y una descripción opcional para la etiqueta de objeto.
- Elige un color del menú desplegable para asignar a la etiqueta de objeto.
- Por defecto, una etiqueta de objeto se aplica a todas las tuberías. Para tuberías específicas (solo Professional o Enterprise), selecciona Tuberías específicas y elige las casillas de verificación para las tuberías donde deseas que aparezca la etiqueta de objeto.
7. Haz clic en Siguiente: Agregar Filtros.
8. Configura filtros para cuándo debería aparecer la etiqueta de objeto en una tarjeta de ticket:
- Haz clic en +Agregar filtro para agregar el primer grupo de filtros.
- Busca y selecciona una propiedad, luego establece los criterios basados en esa propiedad.
- Haz clic en +Agregar filtro para agregar criterios adicionales dentro de un grupo. Todos los criterios en un grupo deben cumplirse para que aparezca la etiqueta de objeto (lógica AND).
- Haz clic en +Agregar filtro grupo para crear un nuevo grupo con sus propios criterios. Al menos se debe cumplir un grupo de criterios para que aparezca la etiqueta de objeto (lógica OR).
9. Tus cambios se guardan automáticamente. Para deshacer cambios, haz clic en Descartar cambios. Para nuevas etiquetas de objeto, esto borra todos los filtros, y para etiquetas de objeto existentes, revierte a los filtros establecidos previamente.
10. Haz clic en Siguiente: Revisar Etiqueta.
11. Previsualiza cómo aparecerá la etiqueta de objeto en una tarjeta de negocio o ticket, revisa la configuración y los filtros.
12. Finalmente, haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
¿Cómo crear usuarios en HubSpot Service Hub?
Para crear nuevos usuarios en HubSpot Service Hub, primero, asegúrate de tener el permiso necesario de Añadir y editar usuarios. Los administradores tienen este permiso por defecto. A todos los demás usuarios se les debe conceder este permiso para poder añadir nuevos usuarios. Por lo tanto, si no eres un administrador, aquí te explicamos cómo otorgar el permiso de Añadir y editar usuarios:
1. Ve a Configuración.
2. Ve a la pestaña Usuarios y equipos y haz clic en el nombre del usuario al que deseas habilitar el permiso.
3. En la lista desplegable Acciones, elige Editar.
4. Selecciona Hacer superadministrador y haz clic en Guardar.
Ahora tienes los permisos de Administrador necesarios para añadir nuevos usuarios a tu Service Hub.
Así que, veamos finalmente cómo añadir un nuevo usuario al sistema:
1. De nuevo, en tu cuenta de HubSpot, ve a Configuración y luego a Usuarios y equipos.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en Crear usuario.
3. Puedes introducir manualmente una o varias direcciones de correo electrónico para todos los usuarios que deseas añadir a tu Service Hub. O, puedes importar varios usuarios a la vez con un archivo CSV haciendo clic en el botón correspondiente. Cuando estés listo, haz clic en Siguiente.
4. En este paso, concede el acceso y los permisos que te gustaría darle a este usuario.
Puedes leer un desglose completo de los permisos de HubSpot aquí. Cuando estés listo, haz clic en Siguiente de nuevo.
5. Finalmente, haz clic en Enviar en la última página, para enviar un correo electrónico de bienvenida a los usuarios y darles acceso a tu cuenta. Cada correo electrónico debe contener su contraseña de HubSpot. Ahora, los usuarios pueden iniciar sesión en HubSpot y configurar sus cuentas.
¿Puedo migrar tickets y conversaciones del HubSpot Service Hub a un solo ticket?
Cambiar de plataforma de soporte no debería significar dejar atrás interacciones valiosas con los clientes. Con Help Desk Migration, puedes migrar tickets y conversaciones desde HubSpot Service Hub a una única entidad de ticket—sin complicaciones.
Cada consulta, seguimiento y conversación histórica se mantiene conectada, para que tu equipo de soporte tenga una imagen completa desde el primer día. Sin fusiones de datos desordenadas. Sin perder contexto. Solo una migración fluida y estructurada que mantiene todo justo donde lo necesitas.
Y como Help Desk Migration automatiza todo el proceso de transferencia, te ahorras el trabajo manual, reduces errores y ahorras horas de esfuerzo. Ya sea que estés cambiando a un nuevo helpdesk para obtener mejores funcionalidades o escalando para crecer, esta función hace que la migración sea más rápida, fácil y sin estrés.
¿Listo para verlo en acción? Prueba una Migración Demo gratuita y descubre lo fácil que es transferir tickets y conversaciones desde HubSpot Service Hub.