Lista de verificação geral para migração de dados: Seu guia completo para uma importação de dados tranquila

A migração de dados do help desk pode ser assustadora, especialmente quando se lida com grandes volumes de chamados e informações de clientes. É uma tarefa monumental, frequentemente repleta de desafios em potencial. No entanto, em um mundo onde os dados são fundamentais, é um empreendimento crucial. Seja para atualizar seu sistema de help desk, trocar de plataforma ou migrar para a nuvem, a migração de dados é uma etapa necessária para a maioria das empresas. Para tornar esse processo mais tranquilo, preparamos listas de verificação detalhadas para migração de dados em diversas plataformas, que você encontra abaixo, cortesia da equipe Help Desk Migration .

A migração de dados é um processo complexo e desafiador que exige planejamento, coordenação e execução minuciosos. Se você busca um checklist de migração de dados específico para sua plataforma de atendimento ao cliente, nós preparamos um checklist geral para help desk migration que o guiará pelo processo de transferência de dados sem complicações.

Antes de iniciar a migração de dados do Help Desk

A migração de dados pode ser mais fácil do que você imagina, mas é preciso se preparar. Recomendamos fortemente que você responda às seguintes perguntas antes de iniciar a migração de dados:

1. Quando minha equipe de suporte deve começar a trabalhar em um sistema de help desk específico?
2. Que dados eu quero transferir?
3. Você precisa fazer alguma alteração nos seus registros ou eles podem permanecer como estão? Por exemplo, migrar todos os tickets para um único grupo ou transferir eventos de tickets como notas privadas, etc.

Plano de Migração de Dados em 6 Etapas

Plano de migração de dados + Migração Delta*

*Este fluxo funciona com o pacote de suporte Signature porque a migração Delta está disponível apenas nesta oferta de suporte.

Dica de especialista : Certifique-se de concluir as etapas 4, 5 e 6 em 30 a 60 minutos e fora do horário de trabalho. Digamos que você execute a Migração Completa de Dados na segunda-feira, após o expediente. Assim, sua equipe de suporte termina de trabalhar na Origem na segunda-feira e começa a trabalhar no Destino na manhã de terça-feira.

Plano de migração de dados sem migração delta

Dica de especialista : Este plano de transferência de dados é ideal para equipes de suporte que não precisam interagir com a fonte durante a migração completa de dados.

Configurar uma migração de demonstração gratuita

1. Marque um encontro

Ao planejar a migração de seus dados, considere os seguintes aspectos:

• Volume de trabalho relacionado ao help desk : Selecione o dia em que seus representantes de suporte tiveram interação mínima (ou nenhuma) com clientes e dados de suporte. Dessa forma, a transferência de dados do help desk será mais rápida e evitará interrupções no processo.
  Se precisar usar a Origem durante help desk migration , escolha o plano de suporte Signature com Migração Delta .
• Preparação : Você precisa planejar o tempo de preparação da origem e do destino. Certifique-se de ter tempo suficiente para limpar os registros, identificar quais dados precisam ser movidos, aprender os tipos de registros e como eles podem ser mapeados entre os sistemas de suporte atuais e futuros, e fazer backups .

2. Mantenha sua equipe atualizada

Converse com sua equipe de suporte e as partes interessadas sobre o plano de migração de dados. Se precisar de ajuda para configurar as plataformas atuais e de destino, compartilhe dicas relevantes e listas de verificação para a migração. Por exemplo, pode ser qualquer coisa: filtragem de dados, encerramento de chamados antigos ou análise dos dados do cliente após a migração completa.

Comece a integrar sua equipe de suporte ao novo sistema de help desk o mais rápido possível. Dessa forma, você garante que eles comecem a trabalhar imediatamente após a transição.

Dica de especialista : Envie um e-mail ou um lembrete para sua equipe antes da migração de dados .

3. Limpe seus registros no help desk da Source

• Analise os dados na sua plataforma atual de help desk . Certifique-se de verificar novamente os dados de atendimento ao cliente em busca de duplicatas ou campos vazios.
• Inspecione também seus dados de origem em busca de registros danificados ou corrompidos. Em seguida, decida se precisa mesclar, completar ou excluir esses registros.

O preço da migração completa de dados depende da quantidade de registros que você deseja migrar. Portanto, a auditoria de dados pode ajudar você a) a reduzir o custo da migração e b) a evitar ter que lidar com registros problemáticos no novo sistema de suporte.

4. Prepare sua plataforma de help desk da Target

O trabalho relacionado ao alvo geralmente depende do sistema de help desk para o qual você está migrando. Observe que alguns softwares de help desk têm requisitos e limitações específicos.

Antes da migração de demonstração, certifique-se de verificar estas listas de verificação de migração de dados:

• Listas de verificação especializadas para importação de dados
• Algumas dicas e informações sobre migração de dados.

4.1 Encontre as credenciais de acesso às plataformas atual e de destino

Para conectar sua origem e destino ao Assistente de Migração, você precisa fornecer as credenciais de acesso necessárias. Observe que essas informações variam dependendo da plataforma de suporte técnico.

As credenciais de acesso necessárias podem ser chave de API, token de API, endereço de e-mail, senha, URL, etc. Ou você pode simplesmente fazer login com sua conta do help desk.

Observe que as credenciais de acesso, como chaves de API, tokens de API e API REST, são temporárias. Por isso, você precisa executar a migração antes que elas expirem. Algumas centrais de atendimento já possuem chaves de API pré-configuradas, enquanto outras exigem que você gere uma. Não renove as chaves de API durante a demonstração ou a migração completa de dados, pois isso causará falha na migração.

Recomendamos enfaticamente que você obtenha as credenciais de acesso antes de configurar help desk migration. Consulte as seções da nossa Base de Conhecimento com listas de verificação para transferência de dados e colete as credenciais de acesso necessárias para a origem e o destino.

4.2 Desative as notificações e/ou automações

Se você desativar os gatilhos e as notificações antes de iniciar a transferência de seus registros, não será interrompido durante a migração de dados.

Para algumas plataformas, é necessário desativar as notificações por e-mail, as regras do Observer e os gatilhos. Normalmente, você pode pausar as notificações, os gatilhos etc. na seção Configurações ou Automação. Mas não se esqueça de reativá-los no seu destino após a conclusão da migração de dados.

Consulte as listas de verificação detalhadas para migração de dados da sua origem e destino na nossa Base de Conhecimento.

4.3 Faça o preparo específico para suas plataformas de origem e destino

Algumas plataformas exigem uma configuração específica para que a migração de dados ocorra sem problemas. Por exemplo:

• Desative a regra de duplicação de telefones ao migrar para o Salesforce Service Cloud
• Crie perfis de agentes no Teamwork Desk ao importar dados
• Crie uma visualização personalizada no Freshservice ao exportar dados

Você verá nas etapas de conexão de origem e destino se alguma preparação específica é necessária. No entanto, recomendamos que você se prepare antes da demonstração.

Antes da demonstração, revise as listas de verificação de migração para sua origem e destino.

5. Execute a Migração de Demonstração Gratuita

A demonstração gratuita permite que você veja como a migração de dados é feita e se precisa realizar algum trabalho na sua origem ou se deseja personalizar o processo de migração de acordo com suas necessidades específicas.

Antes de configurar sua demonstração, verifique se sua conta possui direitos de administrador nas instâncias do help desk atual e de destino. O fluxo de migração da demonstração possui 7 etapas:

1. Faça login/cadastre-se na sua conta do Assistente de Migração.
2. Conecte as centrais de atendimento de origem e destino.
3. Selecione os registros que deseja mover.
4. Agentes de correspondência.
5. Mapeie os bilhetes e as rotas dos artigos. Você também pode combinar grupos entre as plataformas de origem e destino.
6. Selecione as opções automatizadas *.
7. Inicie sua migração de demonstração gratuita.

*Algumas etapas variam dependendo da origem e do destino. Entre em contato com nossa equipe de suporte para obter mais detalhes sobre a help desk migration .

6. Verifique os resultados da sua migração de demonstração

Após a conclusão da migração de demonstração, você verá uma tabela com a contagem de registros:

• todos os registros disponíveis (para migração)
• registros migrados
• registros falhados
• registros ignorados

Não deixe de baixar os relatórios para avaliar os resultados da demonstração. O relatório de registros ignorados inclui os motivos pelos quais esses dados não foram transferidos. Para obter mais detalhes sobre os registros com falha, entre em contato com nossa equipe de suporte.

Após a demonstração, você receberá o preço total da migração de dados com uma discriminação detalhada dos custos. Aqui, você também poderá selecionar o pacote de suporte para aprimorar sua experiência de migração.

O que é personalização?

A equipe técnica Help Desk Migration pode personalizar a sua transferência de dados conforme a sua necessidade. Por exemplo, você pode querer mover registros específicos, filtrar dados históricos antes da migração, corresponder a registros preexistentes no seu destino ou migrar um registro específico para outro campo (desde que corresponda ao tipo de dados de entrada exigido).

Antes de solicitar a personalização de dados , inicie sua demonstração para descobrir o que o Assistente de Migração abrange automaticamente. Se você tiver alguma solicitação específica, envie um ticket ou inicie um chat ao vivo com nossa equipe de suporte para discutir suas necessidades.

Ainda tem dúvidas? Consulte nosso guia com as perguntas mais frequentes sobre migração de dados .

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Lista de personalizações recomendadas

Recomendamos vivamente que solicite essas personalizações para a sua plataforma Target:

• Filtre os dados do help desk por diferentes critérios (por exemplo, data de criação, tags, campos personalizados, grupos, organizações, responsáveis)
• Alterar o processo de migração padrão (ou seja, migrar objetos de alteração e problema como tickets, eventos de tickets como notas privadas, as informações relacionadas a usuários inativos)
• Migre as informações das integrações (ou seja, migre o ID ou URL da tarefa Jira vinculada)
• Adicione informações aos dados migrados (ou seja, marque os tickets com tags extras, adicione o ID do ticket antigo ao assunto do ticket)
• Migrar e-mails de usuários em cópia para um campo personalizado de texto ou de várias linhas, ou para um comentário privado, ou para a primeira nota privada
• Migrar campos personalizados de conta e contato
• Migre números de telefone ou e-mails adicionais para contatos
• Migre apenas os registros relacionados a outras entidades (disponíveis para migração do Dixa, Freshdesk, Freshservice, Front, Help Scout, HubSpot Service Hub, Intercom, Jira Service Managemente Reamaze).
• Atualizar registros existentes no Target para contatos e organizações (disponível apenas para Pylon)

Perguntas frequentes

Não consigo desativar as notificações e/ou a automação. O que devo fazer?

Existe uma solução alternativa para as situações em que não é possível desativar a automação .

• Solicite à equipe de suporte que adicione uma etiqueta a todos os tickets migrados.
• Selecione “Adicionar uma nova etiqueta aos tickets migrados” se essa opção automatizada estiver disponível para sua central de atendimento na etapa de mapeamento.

Depois disso, você precisa configurar regras específicas para notificações e automação, para que elas não sejam acionadas nos tickets com a tag adicionada.

Que dados são migrados em uma migração padrão?

Migração de Demonstração, o Assistente de Migração importa 20 tickets com dados relacionados (como comentários, anexos, tags, campos personalizados, imagens embutidas, notas públicas e privadas, etc.) e 20 artigos para a sua plataforma de destino . Outros registros disponíveis para transferência dependem da sua Origem e Destino.

Para verificar quais registros você pode migrar, siga este guia:

• Acesse as plataformas compatíveis .
• Escolha seus serviços de suporte de origem e destino.
• Desça a página até o bloco de registros que lista os dados disponíveis para este par de migrações.

Quanto tempo levará a migração completa dos dados?

Existem diversos fatores que influenciam a duração da Migração Completa de Dados :

1. Número total de registros que você deseja transferir
2. Número e tamanho dos acessórios
3. Limitações da API dos serviços de suporte de origem e destino
4. Especificações da API
5. Seu sistema de suporte técnico da Target

A migração de dados inclui a recuperação (leitura) de todos os registros do help desk de origem e a transferência (gravação) desses registros para o help desk de destino. Portanto, a velocidade da migração de registros também depende de como as APIs são construídas e dos limites de API oferecidos pelo seu fornecedor de help desk.

Algumas plataformas de help desk permitem obter um ticket com todos os comentários usando apenas uma requisição à API. Outras precisam enviar requisições separadas para obter cada registro – uma requisição para o ticket e outra para os anexos. Portanto, você também precisa saber quantas requisições à API são necessárias :

• Sua plataforma de origem usa para buscar e contar por registro
• A plataforma Target usa isso para pesquisar e criar registros individuais

Para calcular quanto tempo levará a sua Migração Completa de Dados, você precisa:

• Verifique quantas chamadas de API suas plataformas de origem e destino permitem por minuto
• Calcule quantas chamadas de API você precisará fazer para migrar um tipo específico de registro
• Calcule quantas chamadas de API você precisa fazer nas soluções de origem e destino para migrar todos os registros

O que é migração delta? Eu preciso dela?

A migração delta permite que sua equipe de suporte continue trabalhando com seu help desk atual durante a migração de dados: seu atendimento ao cliente não terá problemas e funcionará normalmente, enquanto os dados na plataforma de destino estarão limpos, sem nenhuma manipulação adicional.

Durante a migração Delta , o Assistente de Migração move apenas os dados novos e/ou os tickets atualizados criados durante a Migração Completa de Dados no seu sistema de help desk de origem.