医療現場の Help Desk Migration サービス（痛みのないサービス）

Compliancy Groupは、病院をはじめ、医療コンプライアンスソリューションをお探しのすべての方にとってワンストップソリューションです。当社のツールは、ポリシーの導入、トレーニングの提供、リスクアセスメントの実施を通じて、組織がコンプライアンスを遵守し、監督体制を維持できるよう設計されています。医療コンプライアンスの観点から必要なすべてのステップが揃っています。.

活用方法についてですが HubSpot、請求チームとサポートチームはそれぞれチケットを使用して別々のパイプラインで業務を行っています。請求先アドレスに送信されたメールは請求キューに、サポートアドレスに送信されたメールはサポートキューに送られます。この設定により、 、チケットを エンジニアリングチームに効率的にエスカレーションできます。

現在、システムの成熟度はまだ高いですが、基本的には、私たちのチームが基本的なチケット管理、チケットごとの特定のプロパティを HubSpot に記録し、そのデータに基づいてレポートとダッシュボードを作成しています。.

社内の全員が Freshdeskを利用していたわけではありません。閲覧ライセンスしか持っていない社員もいましたが、タグ付けされていたため、システム間を移動する必要がありました。そのため、すべてを1か所で追跡できているわけではありませんでした。CSMは HubSpot でアカウント情報を確認しているかもしれませんが、 Freshdeskも確認していないと、サポートや請求に関する情報を見逃してしまう可能性がありました。.

現段階では、 Salesforce とGainsightは過剰でした。私たちのチームは、情報を記録するためにそれらを利用しているだけで、これらのプラットフォームの強力な機能である自動化や高度な機能を活用していませんでした。.

ために、複数のシステムを統合したいと考えていました より良い体験を提供する 。運用面では、私と2人の同僚だけで管理していたため、専任の運用チームを置かなくても拡張可能なシステムが必要でした。

HubSpot に必要な広範な資格取得を必要とせず、よりシンプルで保守しやすいソリューションを提供してくれました Salesforceには慣れていた HubSpotのチケットシステムからの移行も Freshdesk スムーズでした。

その後、すべてのプロパティを構築し、システムの骨組みを作りました。HubSpot HubSpot 観点から見ると、自動化の準備、プロパティの設定、フォローアップアンケートなど、あらゆる準備作業が必要でした。準備が整ったら、スイッチを入れるだけで済むようにするためです。.

1. ナレッジベースの移行

Freshdesk 側では、ナレッジベース移行は自分たちで対応できるため、 Help Desk Migration は使用しませんでした。すべての記事を確認し、移行する記事を決定し、新しいカテゴリとサブカテゴリを作成し、その過程で整理を行いました。.

2. チケットの移行

最大の努力はチケット管理に着手した時に始まりました。 最初の見積もりをもらった後、大量の不要なチケットがあることに気づき、数週間かけて53,000件もの古くて無関係なチケットを整理しました。これは本当に良い結果でしたし、コストを抑え、重要なデータだけを移行するという賢明な判断でもありました。

3. 連絡先と会社の移行

両方から企業情報と連絡先情報をエクスポートし FreshdeskFreshdeskFreshdeskFreshdesk と FreshdeskFreshdeskFreshdeskFreshdesk 、統合しました。そのため、移行ツールを使い始めた時点で、企業情報と連絡先データに関して非常に良好な状態になっていました。

正直なところ、大きな問題に遭遇したわけではありません。最初の課題は、 Freshdeskでした。チケットに付随するすべてのプロパティはエクスポートできましたが、私たちが本当に必要としていたのはメールの内容そのものでした。これは「どうしよう！」と途方に暮れた瞬間で、それが御社のようなツールを探すきっかけとなりました。

しかし、いざ実際の移行作業に入ると、非常にスムーズに進みました。実際、ここ数週間で少なくとも10人から「 移行は、 FreshdeskHubSpotHubSpot HubSpotHubSpotHubSpotHubSpot HubSpotHubSpot 当社史上最もスムーズなシステム移行だった」を挙げました Help Desk Migration 作業が非常に簡単になったのです。確かに、準備作業はたくさん行いましたが、50,000件のチケットを整理した後でも、65,000件以上のチケットを移行するのは、気が遠くなるような作業だったでしょう。

デモ移行を完了し、すべてを確認してから本格的な移行に進んだところ、あまりにもスムーズに進んだので、「何か裏があるんじゃないか？」と何度も考えてしまいました。あまりにも出来すぎているように感じました。

それ以来、私が話をした人は皆、感銘を受けています。正直言って、これほど手間のかからないシステム移行は初めてでした。機会が あればいつでも御社のことを褒め称えています。

ツールが期待通りの働きをしてくれることに加え、サポート体制も大きな理由でした。誰が返信してくれるか分からずいつも笑っていましたが、返信してくれた人は皆一流で、いつもとても迅速でした。.

移行作業中は、その対応の速さが重要になります。私はテクノロジーを理解できる年齢ですが、一見良すぎるものには懐疑的になる年齢でもあります。ですから、 HubSpot マーケットプレイスでこのツールを見つけたとき、私の最初の反応は「よし、もう少し調べてみよう」

レビューは良好で、ウェブサイトの内容もすべて確認済みでしたが、それでも最初は不安でした。しかし、サポートチームと何度もやり取りし、移行前に実際に連絡を取って手順を確認していくうちに、サポートとカスタマーサービスの質の高さにすぐに不安は解消されました。.

と疑問に思ったり、何が起こっているのか分からなくなったりする瞬間は一度もありませんでした彼らは今どこにいるのだろう？。すべてが明確に伝えられ、適切に処理されました。

私にとって、素晴らしいツールを構築できたとしても、優れたサポートとカスタマー サービスが付属していなければ、意味がありません。.

皆さんはウクライナに拠点を置いていると承知していますが、ここ米国では、多くの企業がもう本当のサポートを提供していません。.

サポートはこうあるべきですが、残念ながら最近はそうではありません。だからこそ、このレベルのサービスを維持してくださっている皆様に心から感謝いたします。.

1. 準備作業を行う

まず、両方のシステムのスナップショットを作成し、気に入っている点、移行したい点、気に入らない点、そして残すべき点を明確に把握します。どのデータが本当に重要で、どのデータがそうでないかを理解することで、すべてがスムーズになります。移行を開始する前に、こうした準備作業を行うことは非常に重要です。.

で適切なプロパティとフィールドを設定していなければ HubSpot 、マッピング作業ははるかに複雑になっていたでしょう。すべてが既に整っていたので、作業は簡単でした。「サポートタグ」を「サポートタグ」に瞬時に対応させることができました。 つまり、成功の大きな鍵は、「移行」をクリックする前にしっかりと準備しておくことなのです。

2. デモ移行を実行する

準備作業が完了したら、時間をかけてデモ移行を実施しましょう。まずは少量のデータから始め、結果を確認し、早めに調整を加えてください。6万件ものチケットの問題を修正するよりも、50件や100件のチケットを整理する方がはるかに簡単です。事前にしっかりと準備をしておけば frontツールはフル移行をスムーズに進めてくれるはずです。 しかし、最終的な結果がどのようなものであるべきかを定義していなければ、どんなに優れたツールでも限界があります。

ですから、私にとって重要なのは、事前にしっかりと準備することです。そうすれば、移行ウィザードの仕組みのおかげで、誰にとっても移行はシームレスに行われるはずです。しかし、準備作業、つまり、何を望んでいるのか、どのような見た目にしたいのかを明確に定めていないと、このようなツールを使う上で問題が発生する可能性もあると思います。一度基礎が固まれば、あとは必要な情報を組み合わせて送信するだけです。.

3. チームをプロセスに参加させる

私は、チームをプロセスに巻き込むタイプのリーダーとして、このプロジェクトに取り組むように心がけました。準備段階を通して、サポート担当者は常に私のそばにいてくれました。「エリックはこうやって構築するんだと尋ねました皆さんの課題は何ですか？うまくいっている点は何ですか？。そして、 HubSpot 良い点を維持しつつ、悪い点を改善点として捉えるように Freshdesk 。

準備作業は技術的な面だけではありません。日々システムを利用する人々も巻き込む必要があります。サポートエージェントはチケット対応に追われているため、新しいシステムの構築状況を可視化することで、全体像を把握しやすくなります。また、セットアップの背後にある理由と方法を理解することで、より効果的なトラブルシューティングが可能になります。.

誰かが問題とそれに対する考えられる解決策を持って相談に来てくれるのは、私にとってとても嬉しいことです。「何が問題なのか分からない」というだけではなく、具体的な解決策を提示してくれるのです。 このようなプロジェクトは、チームの成長、コラボレーションの向上、そして日々の業務で使用するツールへの理解を深めるのに役立ちます。