Comment réaliser une cartographie des données correctement – ​​Guide étape par étape gratuit

Si vous avez déjà travaillé avec des données, vous avez probablement entendu parler du mappage de données. Le mappage Database
Mais comment fonctionne le mappage de données ? Quel est son impact sur la rapidité ? Les migrations de données rapides aujourd'hui ? Si vous débutez, consulter quelques exemples de mappage de données peut vous aider à mieux comprendre les besoins de votre propre configuration.

Qu'est-ce que le mappage de données ?

Le mappage de données consiste à faire correspondre les champs de données d'un système à des champs spécifiques d'un autre système. Lors de help desk migration , le mappage de données permet de déterminer comment transférer les tickets, les utilisateurs, les statuts, les priorités, les champs personnalisés et autres objets de la plateforme source vers la plateforme cible. Ce processus garantit la cohérence, l'exactitude et l'utilisabilité des données pendant et après la migration, permettant ainsi au nouveau système de fonctionner avec des informations correctement appariées et organisées.

Exemple de mappage de données :

Supposons que vous migriez de Zendesk vers Freshdesk. Dans le mappage des données, vous définissez comment chaque champ de Zendesk correspond à son champ correspondant dans Freshdesk.

Par exemple:

• Correspondance entre le champ « Sujet du ticket » de Zendesket le champ « Sujet » de Freshdesk.
• "Adresse e-mail du demandeur" comme "Adresse e-mail du client".
• Un ticket dont le statut est « Ouvert » dans Zendesk correspond au statut « Ouvert » de Freshdesk.
• Le champ personnalisé « Type de produit » Zendesk est équivalent au champ personnalisé « Catégorie de produit » d'une instance Freshdesk
• Le champ « Assigné à » Zendesk associé au champ « Agent » Freshdesk .

De cette manière, toutes les données critiques restent exactes et fonctionnelles après la migration.

Pourquoi avez-vous besoin d'une cartographie des données ?

Maintenant que nous avons abordé les bases du mappage des données, voyons pourquoi il s'agit d'une étape si cruciale lors d'une migration. Un mappage correct des données est important, mais ces trois raisons sont essentielles à une transition réussie.

Intégration des données

L'intégration de données est le processus qui consiste à combiner des données provenant de différents systèmes sources dans un système cible de manière intégrée et cohérente. Elle implique le mappage des données ou la corrélation des champs du système source avec les champs équivalents du système cible afin d'assurer une transformation correcte des données.

En cartographiant les données avec précision, vous garantissez le transfert correct des tickets, des utilisateurs, des champs, des pièces jointes et des balises, préservant ainsi l'intégrité, la cohérence et la pleine fonctionnalité du système cible.

Avant de commencer votre processus d'intégration, utilisez un modèle de mappage de données pour comprendre comment chaque champ de votre système source correspond aux champs de la plateforme cible.

Migration de données

Pour transférer des données entre plateformes , il est nécessaire de les adapter afin que le nouveau système puisse les reconnaître et les interpréter. Mais ce n'est que la moitié du chemin.
Le mappage des données joue un rôle crucial dans la migration en plaçant chaque information à son emplacement exact. Sans un mappage correct, vous risquez d'obtenir des résultats inexacts et d'endommager des informations précieuses, des problèmes longs et difficiles à résoudre.

Même en préservant l'intégrité des données, un mappage inadéquat peut entraîner des erreurs d'alignement, comme l'attribution de coordonnées client erronées ou la confusion entre Jane Doe et John Doe. En mettant en place un processus de mappage de données fiable, vous protégez vos données, garantissez la précision de vos opérations et assurez une transition fluide vers votre nouvelle plateforme.

Préservation des données

La préservation des données est cruciale et souvent plus complexe qu'il n'y paraît — analysons-la.

Au fil du temps, vous pouvez accumuler des données excédentaires dont vous n'avez pas besoin immédiatement, mais que vous devez conserver pour une utilisation ultérieure ou pour des raisons de conformité.
Dans ce cas, l'exportation vers un support de stockage externe, comme un disque dur ou le cloud, est une pratique courante. Cependant, sans une planification adéquate, la récupération de ces données peut s'avérer complexe. C'est pourquoi la préservation des données requiert la même approche stratégique qu'une migration active.

La préservation des données garantit que toutes les informations essentielles restent intactes et utilisables tout au long du processus de migration. Sans une cartographie précise, vous risquez de perdre, de modifier ou d'interpréter incorrectement des données importantes, ce qui compromet leur qualité et leur fiabilité.

Un mappage de données efficace permet de préserver l'historique des données, les métadonnées, les champs personnalisés et le contenu généré par les utilisateurs. En définissant clairement la migration de chaque élément de données vers un nouveau système, les organisations garantissent la continuité de leurs activités, réduisent les erreurs et assurent la conformité. En bref, un mappage précis protège la valeur de vos données lors de la transition.

Vous devez cartographier les données avec précision pour utiliser efficacement les outils de transfert et placer chaque élément à sa place, ce qui nous amène à la section suivante.

Types de techniques de cartographie des données

Examinons maintenant brièvement vos options. Il existe trois techniques de cartographie des données : manuelle, semi-automatique et automatique.

Figure 1 : Avantages et inconvénients

Méthode	Avantages	Cons
Automatique	Rapide	Coûte cher et est sujet aux erreurs
Semi-automatique	Plutôt rapide et assez précis	Cela coûte aussi de l'argent, mais un peu moins
Manuel	Précis Gratuit	Lent

Nous n'allons pas citer d'outils en particulier, mais nous allons détailler les avantages et les inconvénients généraux de chaque méthode. Car, soyons honnêtes, choisir la bonne approche dès lefront peut vous épargner des heures, voire des jours, de frustration par la suite.

Voici donc une comparaison côte à côte des stratégies de cartographie des données.

Cartographie manuelle

Il s'agit d'une approche manuelle traditionnelle. Elle consiste à prendre l'entière responsabilité du processus de migration en gérant manuellement chaque étape. Bien que cette méthode soit chronophage et exige une grande attention aux détails, elle peut s'avérer pratique pour les petits ensembles de données ou les structures de données très spécifiques. Son principal avantage réside dans le contrôle total de la migration : vous pouvez suivre chaque étape et approuver directement toutes les modifications.

Cartographie semi-automatique

Imaginez un scénario où vous disposez d'un assistant très compétent : le système prend en charge une partie des tâches, mais vous conservez l'entière autorité décisionnelle. Cette configuration accélère le processus sans compromettre le contrôle. De nombreuses plateformes permettent de créer et de modifier les correspondances en temps réel, offrant ainsi une grande flexibilité et évitant de vous contraindre à des configurations prédéfinies.

Cartographie automatique

Cette approche accélère le mappage des données : une fois le système configuré, il gère efficacement la charge de travail. En standardisant vos données et en alignant vos systèmes source et cible, vous simplifiez la migration et minimisez les erreurs. Toutefois, si vous utilisez des systèmes anciens ou moins courants, vous pourriez rencontrer des problèmes de précision ou de compatibilité.

Bien sûr, il ne s'agit pas de tous les avantages et inconvénients possibles — vous en découvrirez d'autres en fonction de votre cas particulier — mais cela vous donne une idée générale.

Si vous recherchez une solution rapide et que vos systèmes sont compatibles, l'option automatique est idéale. En revanche, si la précision est votre priorité absolue et que vous êtes prêt à y consacrer un peu plus de temps, une option manuelle ou semi-automatique sera peut-être plus appropriée.

Au final, il s'agit de bien peser le pour et le contre et de choisir la méthodologie de cartographie des données qui vous convient le mieux.

Comparaison des méthodes de cartographie des données

Fonctionnalité/Méthode	Cartographie manuelle	Cartographie semi-automatique	Cartographie automatique
Rapidité	Très lent	Modéré	Extrêmement rapide
Cas d'utilisation optimal	petits projets ou structures de données hautement personnalisées	Projets de taille moyenne	Transferts de données à grande échelle, répétitifs ou standardisés
Effort requis	Haut	Moyen	Faible – le système gère la quasi-totalité des opérations
Outils nécessaires	Aucun	Plateformes ou logiciels spécialisés	Outils/plateformes automatisés dédiés
Précision	Élevée (si l'on est prudent), mais sujette aux erreurs en raison de la saisie manuelle	Haut	Haut
Flexibilité	Très flexible – adapté aux besoins spécifiques	Modéré – mappages et règles modifiables	Limité – règles fixes, mais avec des options personnalisées
Évolutivité	Non évolutif	Assez évolutif	Hautement évolutif

Processus de cartographie des données : Décomposition étape par étape

Cartographier vos données ne doit pas être une corvée. Voici un guide rapide pour bien réaliser le processus de cartographie des données :

Étape 1 – Définir vos sources et cibles de données

Sachez précisément d'où viennent vos données et où elles doivent aller. Cette clarté est essentielle pour la suite.

Étape 2 – Analyser la structure des données

Vérifiez attentivement la structure des données sous-jacentes et assurez-vous de bien comprendre les types de champs, les formats et autres particularités ou incohérences propres au système, tant dans l'environnement source que dans l'environnement cible.

Étape 3 – Créer un document de cartographie

Indiquez comment chaque champ source correspond à un champ de destination et ajoutez les règles de transformation appliquées au cours du processus.

Étape 4 – Choisir la méthode de cartographie

Manuel, semi-automatique ou automatique ? Choisissez la méthode la plus adaptée à la taille et à la complexité de votre projet. Des outils comme Help Desk Migration simplifient grandement cette étape.

Étape 5 – Valider le mappage

Testez-le sur un petit lot. Assurez-vous que les données sont correctement transmises et qu'aucune erreur n'est commise lors de la conversion.

Étape 6 – Effectuer le mappage des données

Lancez la migration ou l'intégration complète en fonction de votre configuration testée (vous pouvez opter pour une migration de démonstration dans un premier temps).

Étape 7 – Examiner et optimiser

Après avoir cartographié les données, vérifiez s'il y a des problèmes, peaufinez votre configuration et documentez les améliorations pour la prochaine fois.

Quelles sont les meilleures pratiques en matière de cartographie des données ?

Suivez ces bonnes pratiques pour garantir que votre cartographie des données est propre, fiable et prête à l'emploi :

Établir des normes de données claires

Commencez par définir des conventions de nommage, des types de données et des formats standardisés pour l'ensemble du système. Cela simplifiera le travail et réduira les erreurs ultérieures.

Utilisez des outils automatisés lorsque cela est possible

La cartographie manuelle convient aux petits projets, mais les outils d'automatisation comme Help Desk Migration permettent de gagner du temps, de réduire les erreurs humaines et de s'adapter sans effort.

Test avec des données d'exemple

Effectuez toujours d'abord une petite migration de test. Cela vous permet de repérer les incohérences, les problèmes de formatage ou les champs manquants avant de finaliser la migration.

Valider la logique de mappage

Vérifiez attentivement vos règles de transformation et assurez-vous que chaque champ mappé fonctionne comme prévu dans le système de destination. Un deuxième avis est également utile.

Outils de cartographie des données à prendre en compte

Tous les outils de cartographie des données ne se valent pas, et c'est tant mieux. Transférer des milliers de tickets d'assistance, intégrer des informations clients ou créer une intégration d'entreprise complexe ne sont que quelques exemples de situations où le bon outil peut vous faire gagner des heures (voire des semaines) d'efforts.

Outil Help Desk Migration

Help Desk Migration est conçu pour effectuer des migrations de données rapides et précises sans aucune programmation.

Cet outil de migration de données automatisé vous permet de transférer toutes les données essentielles de votre service d'assistance avec précision et fiabilité. Vous pouvez transférer les champs standard tels que l'identifiant du ticket, l'objet, le statut et la priorité, ainsi que les utilisateurs (agents et clients), les organisations, les étiquettes, les pièces jointes, les notes internes et même les champs personnalisés. Le logiciel préserve l'intégralité de votre structure de données dans un environnement sécurisé, garantissant ainsi l'intégrité de vos données lors de la migration.

Vous conservez également un contrôle total sur le mappage de vos données. Le système vous permet de renommer les champs, d'ignorer ceux qui sont inutiles et d'affiner la configuration pour l'adapter à vos processus internes. Grâce à cette flexibilité, vos flux de travail ne sont pas modifiés pour la migration : le système s'adapte à vos besoins.

Help Desk Migration prend en charge le mappage des données sur toutes les principales plateformes, notamment Zendesk, Freshdesk, Salesforce, Jira Service Managementet bien d'autres. Aucun outil supplémentaire ni intervention manuelle n'est requis : tout est intégré au service.

Avant de procéder à une migration complète, vous pouvez effectuer une migration de démonstration gratuite. Celle-ci vous permet de visualiser clairement l'apparence de vos enregistrements mappés dans le nouveau système, afin d'en apprécier le résultat et d'apporter les ajustements nécessaires. Cette fonctionnalité rassurante vous permet d'effectuer des corrections avant tout transfert de données.

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Cartographie manuelle des données

Lors d'un mappage manuel des données, vous faites correspondre directement chaque champ de votre système source au champ correspondant de votre système cible. Vous déterminez précisément le mode de transfert, le formatage et l'affichage de chaque donnée sur la plateforme cible.
Vous maîtrisez ainsi totalement le processus, ce qui rend le mappage manuel idéal pour les migrations très spécifiques, notamment dans les secteurs réglementés ou pour les systèmes existants où la précision et la conformité sont primordiales.

Écriture de scripts API personnalisés

Lorsque vous rédigez un script API personnalisé pour le mappage de données, vous créez du code qui se connecte directement aux systèmes source et cible via leurs API. Vous contrôlez la manière dont le script extrait, transforme et transfère les données, ce qui vous permet d'appliquer une logique complexe, de fusionner des champs, de reformater des valeurs ou de vous adapter aux exigences spécifiques de chaque plateforme. Cette approche vous offre une flexibilité et une précision maximales.

Modèle de cartographie des données : présentation et mode d’emploi

Un modèle de mappage de données est votre guide indispensable pour aligner les champs entre deux systèmes. Il indique la provenance et la destination de vos données, ainsi que les éventuelles modifications à apporter. Que vous migriez d'une plateforme de support technique à une autre ou que vous synchronisiez des systèmes, un modèle clair vous fera gagner un temps précieux et vous évitera des erreurs coûteuses.

En résumé, pourquoi la cartographie des données est importante

Pour garantir l'exactitude des données lors de l'intégration, il est important de suivre les bonnes pratiques de cartographie des données.

Le mappage des données est essentiel à la réussite de tout processus de migration, d'intégration ou de transformation de données. Sans lui, vos données sont désorganisées : ce ne sont que des informations brutes qui circulent sans contexte. Un mappage de données bien réalisé permet de placer chaque donnée exactement à sa place, dans le format approprié et prête à l'emploi.

Une stratégie de mappage bien conçue préserve l'intégrité des données et améliore leur utilisation, réduisant ainsi le travail de nettoyage post-migration. Qu'il s'agisse de transférer des tickets, des utilisateurs ou des champs personnalisés, un mappage de données approprié contribue à assurer la continuité des activités et le bon déroulement des opérations quotidiennes.

Vous ne savez pas par où commencer pour la cartographie des données ?
Pas de souci ! Nos spécialistes sont là pour vous aider . Nous analyserons votre schéma actuel, identifierons les besoins en cartographie et mettrons en œuvre une solution personnalisée adaptée à vos besoins opérationnels.

FAQ sur le mappage des données (FAQ)