Si alguna vez te preguntaste cómo exportar tickets desde Zendesk , no eres el único. Sin duda, Zendesk es una excelente plataforma con algunas de las mejores funciones de gestión de tickets del sector. La opción de exportación de datos también está disponible para que la aproveches. ¡Pero hay una novedad!
En este artículo, explicaremos todas las maneras de extraer tus datos de Zendesk . ¡Comencemos!
Entonces, ¿cuáles son sus opciones?
En general, puede elegir entre tres opciones. Primero, exportar los datos de los tickets directamente desde Zendesk Support. Sin embargo, esta opción solo está disponible para quienes optaron por los planes de nivel superior. Segundo, puede usar Zendesk y ejecutar la exportación de datos usted mismo. Tercero, optar por una solución preconfigurada como Help Desk Migration Service. Analicemos cada opción en detalle para ver sus ventajas y desventajas y cómo puede solucionarlas.
Obtener un plan profesional o empresarial
Si tienes el plan Profesional, primero debes habilitar la exportación de datos, ya que no está activada por defecto. Para ello, como administrador, ve a la sección de atención al cliente y envía una solicitud por el método que prefieras para habilitar la función.
Cómo habilitar
Como ya mencionamos, simplemente llame al servicio de atención al cliente Zendesk para activar la opción. Además, confirme que incluyó su nombre de subdominio de Zendesk Support.
En caso de que necesites editar tu dominio de correo electrónico para exportar datos, esto es lo que debes hacer:
1. Haga clic izquierdo en el icono del engranaje , ubicado en la barra lateral, y seleccione la Administrar > Informes . Si desea cambiar las opciones de exportación, simplemente haga clic en la pestaña Exportar. Tenga en cuenta que algunas versiones de Zendesk muestran las opciones de exportación en una pestaña aparte.
2. Restablezca el dominio en la "Dominio de correo electrónico aprobado" . Si no la marca, la opción dejará de ser exclusiva para los administradores de ese dominio.
Fuente: Zendesk
3. Pulse Guardar .
Para deshabilitar las exportaciones de datos
1. Haga clic en el ícono de engranaje que se encuentra en la barra lateral.
2. Una vez abierto, seleccione la opción Administrar > Informes .
3. Seleccione la opción Deshabilitar exportaciones .
Fuente: Zendesk
4. Haga clic en Aceptar para confirmar.
Una vez activada la opción de exportación, puede elegir entre tres formatos de exportación, incluyendo los convencionales, como un archivo CSV , uno JSON y una exportación completa en XML. En la mayoría de los casos, el tipo de formato no importa, pero como regla general, le sugerimos exportar los tres por si desea importarlos en el futuro. Tenga en cuenta que solo puede realizar una exportación a la vez.
Una vez que hayas seleccionado los campos que quieres mover, pulsa el botón de exportación . Esto iniciará un proceso que "cocinará" el archivo y, una vez finalizado, recibirás una notificación por correo electrónico. Al finalizar, recibirás un enlace al archivo (disponible solo durante tres días). El archivo es prácticamente el mismo, así que no te preocupes.
Ventajas
- No tienes que escribir un guión
- No es necesario realizar el proceso de cocción de archivos
- Varias extensiones de archivo para elegir
Contras
- La opción está bloqueada detrás de un nivel específico
- El proceso de exportación de datos puede tardar un tiempo en completarse
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Escribiendo tu propio guión
Si tienes los planes Essential o Team, aún puedes exportar datos desde Zendesk . Sin embargo, requiere tiempo y quizás algo de dinero. Cuentan con una API bien documentada que quieren que aproveches. Puedes usar la API para exportar los datos que necesitas al archivo o a otro sistema. Sin embargo, esta opción no es la ideal para quienes tienen poca o ninguna experiencia en exportación de datos o programación en general. Incluso a muchos profesionales les cuesta distinguir las importantes desventajas.
Ventajas
- No es necesario actualizar para exportar sus datos
- Usted tiene el control de todo el proceso de exportación de datos
- Puedes empaquetar tus datos en cualquier formato que desees
- Obtenga acceso a integraciones
- Transferir datos donde sea necesario
Contras
- Dependiendo de los objetivos, se pierde mucho tiempo y dinero en lo que es un script de un solo uso
- El proceso de desarrollo no es fácil y será costoso, necesitará un desarrollador interno o contratar a un especialista
- Los planes inferiores tienen límites de velocidad de API más bajos, por lo tanto, si tiene una gran cantidad de datos de exportación, se verá obligado a esperar debido a los límites de velocidad del plan .
Optando por una solución lista para usar
Muy bien, ahora que sabes cómo mover tus cosas de la manera tradicional, es hora de que respondamos la pregunta "cómo exportar tickets desde Zendesk de la manera fácil".
En primer lugar, queremos destacar que nuestro servicio está completamente automatizado y no requiere contratación. Además, funciona sin problemas en cualquier nivel. Lo mejor de nuestro servicio es su gran flexibilidad, lo que le permite elegir a dónde, cómo y qué migrar.
Exportar a un archivo
Si es necesario, puede exportar sus Zendesk (tanto tickets como registros de la base de conocimientos) al CSV . Esta opción no es gratuita, pero tampoco es cara. La diferencia con la Zendesk es que el proceso de migración es bastante rápido, lo que significa que no afectará su flujo de trabajo habitual.
Exportar a un servicio de asistencia
Puede migrar sus datos Zendesk directamente a prácticamente cualquier servicio de asistencia que prefiera. Es muy práctico, sobre todo porque no necesita experiencia en migración de datos. Todo está altamente automatizado para garantizar la mejor experiencia posible a nuestros clientes. Nos encargamos de la migración, lo que le permite centrarse en asuntos más importantes.
Y no nos quedamos ahí. Nuestro servicio le permite reducir a la mitad el tiempo necesario para la migración. Esta es probablemente una de las muchas razones por las que nos enorgullece ser considerados socio autorizado Zendesk . Esto demuestra que puede confiar en nuestro servicio para gestionar sus datos. Si aún no está convencido, aquí tiene una breve guía sobre cómo configurar la migración con nuestro servicio. La simplicidad del proceso no dejará a nadie indiferente.
exportaciones complejas Zendesk Los Servicios Profesionales de Help Desk guían a los equipos en cada paso, desde la exportación de tickets, campos personalizados, macros y disparadores hasta la configuración completa de su nuevo Help Desk.
Realizamos migraciones de prueba, validamos cada registro y configuramos flujos de trabajo, automatización, SLA y permisos para que su nueva plataforma de soporte esté lista para usar desde el primer día. El historial de tickets y los artículos de la base de conocimientos se mantienen completos, estructurados y precisos, lo que proporciona a su equipo una transición fluida y productividad inmediata, sin pérdida de datos ni tiempo de inactividad.
Cómo funciona
Independientemente de la opción que elijas (migración a un archivo o directamente a una mesa de ayuda), el proceso de transferencia tendrá los siguientes pasos:
1. Para iniciar Zendesk , comience registrándose en nuestro sitio web a través de un correo electrónico o un enlace a una de las cuentas de redes sociales.
2. En la lista de software compatible, seleccione Zendesk como plataforma de origen . Introduzca la URL y regístrese en su cuenta como de costumbre. Permita que el Asistente de Migración acceda a sus datos y el primer paso estará listo.
3. Repita el mismo proceso al seleccionar la plataforma de destino deseada. Proporcione las credenciales necesarias para establecer el enlace entre las plataformas y nuestra herramienta.
4. Una vez que ambas plataformas se hayan conectado correctamente, será redirigido a una nueva página donde deberá seleccionar las entidades que desea migrar. Preste atención a esta página, ya que muestra la modificación que sufrirán los nombres de ciertos registros.
Si está considerando consolidar sus instancias de soporte técnico Zendesk , Help Desk Migration ofrece una solución integral para migrar sus macros y disparadores. Con su función de Migración de Reglas de Negocio, puede importar sus macros y disparadores sin esfuerzo , garantizando una transición fluida y una interrupción mínima en sus operaciones de soporte. Olvídese de las transferencias manuales de datos y disfrute de una migración sin complicaciones con Help Desk Migration .
5. Aquí también verá botones como "Asignar campos" para tickets y artículos de la base de conocimientos. Dependiendo de la plataforma, es posible que falten algunos botones. Revise cada tipo de registro que pueda asignar para asegurarse de que migren correctamente durante la prueba.
6. Si todo parece correcto, ejecute la migración de prueba . Durante la demostración, tomaremos una pequeña parte de los datos de su Zendesk y los transferiremos a su servicio de asistencia de destino. Gracias a este adelanto, podrá comprobar el resultado y el rendimiento de nuestra herramienta. El proceso de demostración no durará más de 5 minutos y es completamente gratuito. Si algo no funciona, vuelva al mapeo, realice los ajustes necesarios y repita la demostración.
7. Si está completamente satisfecho con el resultado de la demostración, inicie la migración de datos completa .
Puede obtener más información sobre todo el proceso en detalle consultando la “Cómo funciona” .
Conclusión
Con esto concluimos nuestra guía de exportación de Zendesk . En definitiva, su elección dependerá de sus objetivos. Nuestra misión fue cubrir todos los métodos posibles que puede aprovechar, no solo recuperar lo que ofrece Zendesk . Si tiene alguna pregunta sobre alguno de los métodos, no dude en hacérnosla saber.
Preguntas frecuentes
Sí, puedes exportar datos de Zendesk a un archivo JSON, CSVo XML manualmente. Aun así, puedes migrar registros si tienes derechos de administrador en tu cuenta con acceso a las opciones de exportación nativas.
Puede exportar un usuario Zendesk con la API Rest Zendesk en formato XML o JSON. Además, sus cuentas pueden exportar sus listas de clientes en un archivo CSV . Para ello, haga clic en el icono de Administrador, seleccione Administrar y, a continuación, Informes. Allí, haga clic en la pestaña Exportar para ver todas las opciones.
No existe una herramienta predefinida Zendesk para exportar artículos del Centro de Ayuda. El equipo Zendesk recomienda usar la API del Centro de Ayuda para exportar los artículos. Por otro lado, puede usar una herramienta de terceros como Help Desk Migration para migrar las publicaciones del Centro de Ayuda.
Puedes exportar todos los usuarios de Zendesk de varias maneras:
- Utilice el punto final Usuarios de la API de Zendesk Rest para recopilar la lista de usuarios de su cuenta.
- Si tiene una cuenta con listas de clientes, puede exportar sus usuarios en un archivo CSV .
- Exportar usuarios en formato JSON o XML.
- Utilice una aplicación de terceros como Help Desk Migration.
Puedes realizar una exportación completa a XML si tienes permisos de administrador en tu cuenta. Además, puedes programar una exportación del panel a formato Excel si tienes una tabla de tickets.
Puedes exportar una macro a un archivo JSON; sin embargo, un archivo JSON puede contener hasta 100 macros. Después, al descargar el archivo a tu ordenador, puedes convertirlo a un archivo CSV .
Necesita realizar solicitudes a la API Zendesk , lo cual sería adecuado si desea obtener aproximadamente dos docenas de objetos de soporte técnico de Zendesk. Sin embargo, si desea recuperar varios cientos o miles de registros, debe escribir un script con los siguientes pasos:
- Realizar la solicitud básica
- Paginar a través de todos los resultados
- Protéjase del límite de velocidad
- Datos relacionados con la carga lateral, si corresponde
- Serializa los datos, si necesitas reutilizarlos
Zendesk no ofrece una opción predefinida para exportar los artículos del Centro de Ayuda. Por lo tanto, tiene dos opciones: usar la API del Centro de Ayuda para exportar artículos o una aplicación de terceros disponible en Zendesk Marketplace.
La plataforma incluye opciones predefinidas para exportar datos de Zendesk a un archivo JSON, XML o CSV . Sin embargo, no se pueden realizar varias exportaciones para el mismo tipo de datos simultáneamente. Además, se requiere un rol administrativo para la exportación de datos. Por otro lado, Zendesk admite aplicaciones de terceros que permiten exportar todos los tipos de registros a la vez.
