Lista de verificación para la migración de datos Jira Service Management

La migración de datos puede ser un desafío, pero te lo facilitamos. Hemos creado una lista de verificación completa, exclusiva para Jira Service Management. ¡Sumérgete y simplifica tu proceso de migración!

Antes de profundizar en los detalles, preste atención a que nuestra herramienta no puede migrar registros como:

• Usuarios de CC (migrar usuarios de CC a un campo personalizado en su lugar)
• Grupos
• Imágenes en línea

Si aún desea importar los datos anteriores, solicite una migración personalizada. Contacte con nuestro equipo para hablar sobre los detalles.

ANTES DE CONFIGURAR LA MIGRACIÓN

Siga los pasos indicados anteriormente para prepararse para la importación de Jira Service Management :

1. DECIDE UNA FECHA

Necesita tiempo suficiente para prepararse a fondo para la transferencia (por ejemplo, cerrando tickets y filtrando sus datos). Por lo tanto, elija el día con menos trabajo de soporte técnico.

2. INFORME A SU EQUIPO

Informe primero a sus agentes sobre la migración Jira Service Management para que puedan empezar a cerrar tickets antes de la fecha de transferencia de datos. Esto les dará tiempo suficiente para familiarizarse con la nueva plataforma.

3. PREPARAR JIRA SERVICE MANAGEMENT PARA LA IMPORTACIÓN

Antes de configurar una migración de datos, ejecute los siguientes pasos:

1. Configurar usuarios manualmente

Antes de migrar los datos, debe agregar todos los usuarios al proyecto requerido en Jira Service Management . Sus correos electrónicos deben ser visibles para todos. Lea primero agregar usuarios a Jira Service Management

2. Crear campos personalizados coincidentes

Esto le ayudará a encontrar rápidamente los datos necesarios después de la migración completa de datos .

Puede crearlos mientras asigna los campos de ticket en el Asistente de Migración. Seleccione el valor del campo necesario y pulse " Agregar el mismo campo" en Jira Service Management en la parte superior. Para migrar contactos, habilite la configuración de registro público. Para obtener una guía detallada, léala .

Si aún desea crear campos personalizados, siga los pasos indicados:

Vaya a Configuración > Problemas > Campos (campos personalizados) > Crear campos personalizados .

3. Aumentar el límite de tamaño de los archivos adjuntos

Para importar correctamente todos los archivos adjuntos a Jira Service Management, asegúrese de ajustar los límites de tamaño según corresponda.

4. Habilite la configuración de registro público para la migración de contactos

Para migrar tus contactos, deberás habilitar la configuración de registro público. Para obtener instrucciones paso a paso, consulta nuestra guía detallada o mira nuestro sencillo videotutorial .

5. Verifique los derechos de administrador antes de migrar los datos

Antes de iniciar la migración de datos, asegúrese de tener derechos de administrador para la fuente y Jira Service Management. Este acceso es esencial para una migración fluida y exitosa.

6. Desactivar las notificaciones por correo electrónico

Para deshabilitar las notificaciones por correo electrónico en Jira Service Management, siga estos pasos:

Vaya al proyecto Jira Service Management Configuración del proyecto .

Desplázate hacia abajo y haz clic en " Notificaciones ". Verás el esquema de notificaciones vinculado a tu proyecto. Haz clic en " Acciones " y selecciona " Editar notificaciones ".

Para cada evento, elimine los tipos de destinatarios (p. ej., Todos los observadores, Reportero) para desactivar las notificaciones. Las notificaciones se mantendrán configuradas, pero nadie las recibirá. Después de eliminar los destinatarios de todos los eventos necesarios, guarde los cambios.

Para deshabilitar las notificaciones de clientes en Jira Service Management, siga estos pasos:

Vaya al proyecto Jira Service Management Configuración del proyecto .

Desplázate hacia abajo y selecciona " Notificaciones de clientes ". Para cada regla, desactiva " Habilitar ".

Para deshabilitar temporalmente todos los correos electrónicos salientes en Jira Service Management a través de la configuración global:

Vaya al Jira Service Management . Haga clic en el icono del engranaje (⚙️) en la esquina superior derecha para abrir el menú de configuración. En el menú desplegable, seleccione Sistema " para acceder a la configuración del sistema.

En la barra lateral izquierda, desplácese hacia abajo hasta " Correo saliente " y haga clic para acceder a la configuración global del correo electrónico.

Haga clic en el botón " Deshabilitar correo saliente ". Si aparece un cuadro de diálogo de confirmación, confirme la acción. Una vez deshabilitado, el estado cambiará a " Deshabilitado ", lo que indica que no se enviarán correos electrónicos desde Jira Service Management hasta que se vuelva a habilitar esta opción.

7. Desactivar automatizaciones

Para deshabilitar todas las automatizaciones activas en Jira Service Management, siga estos pasos:

Navega hasta el proyecto donde quieras desactivar las automatizaciones. Haz clic en " Configuración del proyecto ", en la esquina inferior izquierda.

En el menú de configuración del proyecto, seleccione " Automatización ". Verá una lista de todas las reglas de automatización asociadas al proyecto. Identifique las reglas que están activas. Para cada regla de automatización activa, cambie el estado de " Habilitada " a " Deshabilitada ". Confirme o guarde los cambios si se le solicita para asegurarse de que las reglas de automatización estén deshabilitadas.

Repita este proceso para todas las reglas activas y revise la lista para verificar que no queden reglas habilitadas.

4. CONSIDERE LAS PECULIARIDADES Y LIMITACIONES

Al migrar a Jira Service Management, tenga en cuenta las siguientes peculiaridades:

• Hay dos tipos de proyectos en Jira : Clásico y de nueva generación. Nuestra herramienta solo migra a proyectos Clásicos. Si desea importar datos a un proyecto de nueva generación, consulte una guía con un video .
• De forma predeterminada, solo se puede establecer un tipo de incidencia por migración, que se aplicará a todas las incidencias. Si desea transferir varios tipos de incidencia, divida la migración de datos en partes. A continuación, migre los tickets de cada tipo por separado.
• Puedes mover organizaciones a Jira Service Management de forma predeterminada, pero no se vincularán a los tickets.
• La API de Jirano permite importar directamente campos personalizados para entidades organizativas. Sin embargo, existe una solución alternativa: puede migrar organizaciones mediante una migración de datos independiente mediante un archivo CSV . Jira actualizará automáticamente los datos de los campos personalizados para las empresas existentes. Para las empresas que no estén en el sistema, Jira completará los campos personalizados con los datos del archivo CSV importado.

• No desactive a los usuarios finales porque nuestra herramienta no migrará sus casos.
• Si un contacto tiene un correo electrónico privado en Jira SM, nuestra herramienta crea automáticamente un nuevo contacto; el Asistente de migración agrega +1 a la dirección de correo electrónico original.
• Si se elimina un contacto en Jira Service Management, los Asistentes de Migración crean un nuevo contacto añadiendo +1 al correo electrónico original. Tenga en cuenta que Jira Service Management conserva el correo electrónico original durante 30 días después de la eliminación. Durante este periodo, nuestra herramienta no puede configurar un contacto con la misma dirección de correo electrónico.

5. VER SI NECESITA PERSONALIZACIÓN

Al migrar a Jira Service Management, puede aplicar algunas personalizaciones ya preparadas:

• Agregar una etiqueta a los tickets migrados
• Omitir archivos adjuntos
• Migrar conversaciones del lado del ticket
• Migrar primero los registros más nuevos
• Migrar grabaciones de llamadas (si solo Zendesk es la plataforma de origen)
• Demostración con datos personalizados

Al migrar a Jira Service Management , puede agregar etiquetas para identificar los datos migrados. También puede migrar imágenes integradas como archivos adjuntos . Tenga en cuenta que esta opción puede tardar más en migrar los datos.

Además, puede migrar la grabación de llamadas si su servicio de asistencia de origen es Zendesk . O omitir los archivos adjuntos para acelerar la migración de datos. Finalmente, para probar nuestro Asistente de Migración con un conjunto de datos específico, seleccione Demo con datos personalizados para tickets y artículos.

Si desea ajustar la transferencia de sus registros, solicite una migración de datos personalizada. La lista de personalizaciones más comunes incluye:

• Migrar imágenes en línea
• El filtrado de datos por diferentes criterios (fecha de creación, etiquetas, campos personalizados, grupos, organizaciones, asignados) migra a diferentes proyectos
• Cambio del proceso de migración predeterminado (migración de objetos de cambio y problemas como tickets, migración de eventos de tickets como notas privadas, migración de la información relacionada con usuarios inactivos)
• Migración de la información de las integraciones (migración de ID o URL de tarea Jira vinculada)
• Agregar información a los datos migrados (marcar los tickets con etiquetas adicionales, agregar un ID de ticket heredado al asunto del ticket)

Pasar a un nuevo servicio de atención al cliente

Benefíciese de una demostración gratuita y vea una migración de prueba a la herramienta deseada.

Configurar una demostración

ESTÁS CASI LISTO

1. ENCONTRAR CREDENCIALES DE ACCESO

Al ejecutar una migración de demostración, debe tener credenciales de acceso a la plataforma de origen y Jira Service Management.

Para conectar Jira Service Management con nuestra herramienta, necesita:

• URL Jira Service Management de su empresa .
• Nombre de usuario : Vaya a Icono > Perfil; busque su nombre de usuario debajo de Contacto.
• Token de API : Vaya a https://id.atlassian.com/manage/api-tokens > Crear token de API > haga clic en " Crear " > Copie el token al portapapeles. Asegúrese de guardar el token de API, ya que no podrá verlo más tarde.
• Luego, elija el proyecto al que importará datos o desde el cual exportará registros.

2. INICIAR LA MIGRACIÓN DEMO

Ejecute una migración de demostración para comprobar el posible resultado de la migración completa de datos. Durante la demostración gratuita, nuestra herramienta migra 20 tickets y artículos aleatorios de su solución actual a Jira Service Management . Ejecútela tantas veces como necesite.

Siga los pasos a continuación:

1. Inicie sesión en su Asistente de migración o cree una cuenta.
2. Conecte sus soluciones de origen y destino.
3. Elija un proyecto para conectar Jira Service Management.
4. Seleccione los datos que desea importar.
5. Agentes de partidos.
6. Mapa de ruta de billetes y artículos.
7. Recoger opciones automatizadas .
8. Ejecute su migración de demostración gratuita.

DESPUÉS DE LA MIGRACIÓN DEMO

1. COMPRUEBE CUIDADOSAMENTE LOS RESULTADOS EN JIRA SERVICE MANAGEMENT

Después de una migración de demostración gratuita, consulte una tabla con cuatro columnas o registros diferentes:

• todos los registros disponibles
• registros migrados
• registros fallidos
• registros omitidos

Descargue informes sobre registros migrados, fallidos y omitidos para analizar los resultados. Al revisar los datos migrados, preste especial atención a:

• Se migraron todos los comentarios y si los autores de los comentarios son los mismos
• Los tickets se asignan a los agentes correctos
• Se migraron todos los campos personalizados
• Los clientes y empresas se migran correctamente
• Se migran los archivos adjuntos y las etiquetas (descargue los archivos adjuntos desde su plataforma de destino para ver si todo se transfirió correctamente)

Lea una guía exclusiva para verificar Jira Service Management para obtener información más detallada.

2. OBTENGA UNA DEMOSTRACIÓN PERSONALIZADA

Si la demostración personalizada no cumple con sus requisitos, puede solicitarla. Contacte con nuestro equipo con antelación para hablar sobre todos los detalles.

DURANTE LA MIGRACIÓN COMPLETA DE DATOS

1. ELIGE TU MIGRACIÓN: PREDETERMINADA O CON DELTA

Si necesita utilizar uno de sus servicios de asistencia durante la migración completa de datos , considere sus opciones:

• Trabaje con un servicio de asistencia de origen durante la migración completa de datos. Sin embargo, los registros creados o actualizados no se migrarán a Jira Service Management . Por lo tanto, ejecute la migración delta para no perder esos datos.
• Continúe ejecutando su trabajo en su mesa de ayuda de destino.

Como la migración completa de datos se ejecuta en la nube, puede:

• Compruebe cómo va su migración de datos en el Asistente de migración
• Espere a que nuestro equipo de soporte se comunique con usted

2. NO HAGAS CAMBIOS DE ÚLTIMA HORA

Cualquier modificación puede tardar más en migrar los datos o incluso suspender la migración. Si identificó datos duplicados o innecesarios en el soporte técnico de origen, permítale procesarlos. Audite mejor los registros migrados en Jira Service Management después de la migración de datos.

Si llegan nuevos tickets a su mesa de ayuda de origen, puede optar por la migración Delta para migrarlos a Jira Service Management .

3. INICIAR LA MIGRACIÓN COMPLETA DE DATOS

El Asistente de Migración importa cada registro uno por uno al proyecto seleccionado. Dependiendo del número de entidades, el proceso puede tardar entre 20 minutos y varios días.

La migración completa de datos comienza si:

• Su pago está confirmado . Puede tardar un poco, así que realice la transacción con antelación o programe la migración de datos.
• Has aceptado la lista de verificación . Pulsa en la lista correspondiente para abrir una miniguía con los pasos esenciales que debes seguir antes de la transferencia. Una vez completados todos los pasos, marca la casilla correspondiente.

DESPUÉS DE REALIZARSE LA IMPORTACIÓN

1. COMPRUEBE OTRA VEZ

La migración completa de datos ha finalizado, así que comience a revisar si todo se migró correctamente. Tiene cinco días para revisar los resultados hasta que el Asistente de Migración archive la migración de datos.

Si no encuentra algo, asegúrese de que los filtros de búsqueda estén configurados para todos los tickets y cualquier período. Si el problema persiste, contacte con nuestro equipo de soporte.

2. ACTUALIZA TU NUEVA PLATAFORMA

• Si migró artículos de la Base de conocimientos, actualice manualmente los enlaces internos.
• Activa todos los canales de comunicación.
• Reenvíe sus correos electrónicos a Jira Service Management.