Lista de verificación de migración de datos Help Scout
La migración de datos es un proceso complejo que suele requerir esfuerzo. Para simplificar la migración a Help Scout y optimizar el proceso, hemos creado una lista de verificación completa.
Nota : El Asistente de migración no puede importar automáticamente los siguientes tipos de registros a Help Scout :
- Imágenes en línea
- Usuarios CC (los correos electrónicos de los usuarios CC se migrarán a un campo personalizado)
- Campos personalizados de contacto y organización
Si aún desea migrar estos registros, comuníquese con nuestro equipo de soporte para obtener una opción personalizada.
Además, al importar su base de conocimientos a Help Scout, tenga en cuenta que las fechas se actualizarán para reflejar la fecha de la migración de datos, en lugar de las fechas originales.
ANTES DE CONFIGURAR LA MIGRACIÓN
Siga estos pasos para optimizar la eficiencia sin comprometer la integridad de los datos:
Tanto la Migración de Demostración como la Migración de Datos Completa gestionan los registros de la misma manera. Si algún dato no se transfirió correctamente durante la Migración de Demostración, no se incluirá en la Migración Completa.
Tras la migración de demostración, descargue los informes de los registros migrados correctamente, los que fallaron y los que se omitieron. A continuación, verifique minuciosamente que todos los datos se hayan transferido correctamente. Si surge algún problema, no dude en contactar con nuestros expertos en migración.
1. ESTABLECE UN CRONOGRAMA CLARO
El éxito de su proceso de migración de datos depende de la cantidad y la calidad de sus datos. Es fundamental dedicar tiempo suficiente a una preparación exhaustiva. Elija un día con mínimas tareas de soporte técnico para garantizar una transición fluida.
2. COMUNÍCATE CON TU EQUIPO
Informe a los miembros de su equipo sobre la próxima migración de datos a Help Scout. Esto les permitirá familiarizarse con el nuevo sistema de soporte técnico. Delegue responsabilidades específicas y envíe un recordatorio un día antes de la migración.
3. PREPARE SU NUEVO SERVICIO DE AYUDA PARA LA MIGRACIÓN
Siga esta guía para preparar Help Scout para una migración de datos sin problemas:
1. Crear buzones . Para trabajar eficientemente en Help Scout , deberá crear buzones manualmente.
Vaya a Administrar → y seleccione Buzón en el menú desplegable. Haga clic en Nuevo buzón .
2. Cree campos personalizados . Los campos personalizados son esenciales para preservar la estructura de datos y permitir un acceso rápido después de la migración.
Haga clic en Buzón y luego en Configuración . Seleccione Campos personalizados en el menú desplegable. Haga clic en Nuevo campo personalizado .
3. Agregue agentes. Cree agentes en Help Scout con los mismos correos electrónicos que su servicio de asistencia actual antes de la migración. Configure al menos un perfil de agente para habilitar la coincidencia de agentes y la opción " Agregar los mismos agentes en Help Scout ".
Vaya a Administrar y seleccione Usuarios . Haga clic en Nuevo usuario .
4. CONSIDERE LAS LIMITACIONES Y PECULIARIDADES
Antes de continuar con la migración completa de datos a Help Scout, tenga en cuenta lo siguiente:
- Al transferir sus datos a Help Scout, seleccione solo un buzón para migrar. Si desea importar registros a diferentes buzones, deberá configurar una migración independiente para cada buzón dentro de su cuenta Help Scout . Si transfiere datos de Help Scout a otro servicio de asistencia, podemos facilitar la migración de varios buzones mediante una migración de datos personalizada. Sin embargo, para una migración predeterminada, deberá iniciar migraciones independientes para cada buzón.
- Si planea migrar artículos de la Base de conocimientos , asegúrese de habilitar o crear documentos con anticipación.
- Tenga en cuenta que los tickets no deben superar los 100 comentarios en la plataforma. Si tiene más de 100 comentarios, el Asistente de Migración creará un ticket adicional para gestionar los comentarios sobrantes.
- Es esencial no desactivar a los usuarios finales ya que no podemos migrar sus casos.
- Antes de iniciar la migración, asegúrese de tener derechos de administrador tanto para la plataforma de origen como Help Scout.
5. PERSONALIZACIONES POPULARES
Comuníquese con nuestro equipo si tiene requisitos específicos para su Help Scout , especialmente si las opciones automatizadas disponibles no satisfacen sus necesidades.
- Migre los campos personalizados de Contacto a 'Notas de Contacto' para conservar los datos necesarios.
- Migrar imágenes en línea como archivos adjuntos.
- Implemente el filtrado de datos según diversos criterios, como fecha de creación, etiquetas, campos personalizados, organizaciones y asignados.
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ESTÁS CASI LISTO
1. DESACTIVAR LAS NOTIFICACIONES
Antes de migrar, asegúrate de desactivar las notificaciones para evitar interrupciones no deseadas. Aquí te explicamos cómo:
Haz clic en el de Perfil . Ve a Tu Perfil y luego a Notificaciones . Desactiva las notificaciones necesarias.
2. ENCONTRAR CREDENCIALES DE ACCESO
Al ejecutar una migración de demostración, necesitará credenciales de acceso tanto para la plataforma de origen como Help Scout.
Para conectar Help Scout con nuestra herramienta, siga estos pasos:
- Para la API de Docs : Mi perfil -> Autenticación -> Claves API.
- Para la autenticación OAuth : inicie sesión con su Help Scout .
3. INICIAR LA MIGRACIÓN DE DEMOSTRACIÓN
Configure una migración de demostración para previsualizar el resultado de una migración completa de datos. El Asistente de Migración transfiere 20 tickets aleatorios y 20 artículos desde su plataforma actual a Help Scout . Puede editar la configuración de migración y volver a ejecutar la demostración.
Siga los pasos a continuación:
- Inicie sesión en su cuenta.
- Conecte sus soluciones de origen y destino.
- Seleccione los datos que desea importar.
- Agentes y grupos de emparejamientos.
- Mapas, tickets y artículos.
- Configurar opciones automatizadas .
- Comience su migración de demostración gratuita.
DESPUÉS DE LA MIGRACIÓN DEMO
1. COMPRUEBE LOS RESULTADOS DE LA DEMO
Revise los resultados en una tabla con cuatro columnas:
- todos los registros disponibles
- registros migrados
- registros fallidos
- registros omitidos
Descargue los informes de los registros migrados, fallidos y omitidos para verificar los resultados. Al revisar los registros migrados, asegúrese de lo siguiente:
- Los comentarios se han migrado correctamente y los autores se conservan correctamente
- Todos los tickets se asignan a los agentes apropiados
- Los campos personalizados se transfieren
- Los clientes y las empresas se migran con precisión
- Se conservan los archivos adjuntos y las etiquetas
Para obtener una guía más completa sobre cómo comprobar Help Scout , consulte nuestra guía detallada .
2. EJECUTAR UNA DEMOSTRACIÓN CON DATOS PERSONALIZADOS
También puede probar nuestro Asistente de Migración con una Demo de Migración Personalizada. Seleccione 20 tickets por ID, como aquellos con más respuestas, archivos adjuntos o notas, e inicie su Demo con datos personalizados.
DURANTE EL PROCESO DE MIGRACIÓN
1. SELECCIONE LAS OPCIONES DE MIGRACIÓN
Elija entre su centro de ayuda de origen o de destino durante la migración completa de datos. Tenga en cuenta que los registros creados o actualizados durante el proceso no se migrarán al usar un centro de ayuda de origen. En tales casos, considere una migración delta para importarlos posteriormente.
A medida que la migración de datos completa se realiza en la nube, puede supervisar el progreso en una página de migración de datos.
2. INICIAR LA MIGRACIÓN COMPLETA DE DATOS
Puede iniciar su migración de datos completa cuando se cumplan dos condiciones:
- El pago ha sido confirmado . Asegúrese de realizarlo con antelación.
- Consulta las notas de migración . Has leído las notas de migración en la barra lateral izquierda.
3. REGLA DE MIGRACIÓN COMPLETA
No modifique la configuración ni elimine datos. Durante la migración completa, evite modificar la configuración o eliminar datos en la plataforma de destino para evitar problemas de migración o la omisión de registros.
Si tiene algún problema con su servicio de asistencia actual, espere a que finalice la importación de datos. Solo entonces debería intentar resolver los problemas por su cuenta o contactar con nuestro equipo de soporte.
DESPUÉS DE REALIZARSE LA IMPORTACIÓN
1. COMPRUEBE TODO CUIDADOSAMENTE
Revise los resultados de la migración completa de datos en un plazo de cinco o diez días (según su plan de soporte), ya que su migración de datos se archivará posteriormente. Solicite la ayuda de sus agentes para agilizar el proceso. Si encuentra alguna discrepancia o registros faltantes, póngase en contacto con nuestro equipo .
2. ACTUALIZA TU PLATAFORMA
Vuelve a habilitar las notificaciones y otras configuraciones que hayas desactivado, y actualiza los enlaces internos de los artículos de la Base de Conocimiento. Además, redirige tus correos electrónicos a Help Scout.