Es ist eine Tatsache: Erfolgreiche Unternehmen wachsen früher oder später, was drastische Veränderungen in der Arbeitsorganisation mit sich bringt. Dies hängt mit dem Wachstum des Kundenstamms und der Anzahl der Kundendatensätze zusammen. Daher müssen Unternehmen ihre Datenbestände auf eine leistungsfähigere Helpdesk-Plattform migrieren, um einen besseren Kundenservice zu bieten.
Doch wie lange wird die Migration der Helpdesk-Daten dauern? Und welche Methoden gibt es, um dies zu bewerkstelligen, ohne den aktuellen Arbeitsablauf zu beeinträchtigen?
Zunächst einmal sollten Sie wissen, dass eine Datenmigration weder Minuten noch Stunden dauert. Dieser Prozess ist zeitaufwändig und bis zu einem gewissen Grad unvorhersehbar. Niemand kann genau sagen, wann Sie Ihre alten Datensätze migrieren . Allerdings können verschiedene Faktoren diesen Zeitraum beeinflussen. Eine ungefähre Einschätzung hilft Ihnen dabei, zu wissen, was Sie erwartet.
Faktoren, die die Datenmigrationszeit beeinflussen
Die Dauer einer Datenmigration hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wenn Sie diese Faktoren verstehen, können Sie Ihr Datenmigrationsprojekt besser planen . Schauen wir uns genauer an, was die Dauer einer Datenmigration beeinflusst.
1. Die Menge der migrierten Daten
Normalerweise gibt es nur wenige Möglichkeiten, die Anzahl der Datensätze, die ein Unternehmen migrieren möchte, zu ändern. Da die meisten Datensätze für die zukünftige Kundenbetreuung im Helpdesk unerlässlich sind, müssen zwar einige wenige Datensätze zurückbleiben, dies hat jedoch keine gravierenden Auswirkungen. Entscheidet sich das Unternehmen für eine Datenmigration , möchte es möglichst viele Kundensupportdaten im neuen Helpdesk erhalten.
2. Die Struktur der aktuellen und zukünftigen Helpdesks
Dieser Aspekt ist besonders wichtig bei der Wahl der Zielplattform. Die Migration zu einem Helpdesk mit ähnlicher Datenorganisationsstruktur gestaltet sich einfacher. Unternehmen, die Zeit sparen möchten, sollten daher stets den Helpdesk wählen, der dem aktuellen am ähnlichsten ist.
3. In welchem Umfang die Daten während des Übergangs transformiert werden
Der dritte Faktor steht in engem Zusammenhang mit dem vorherigen. Je ähnlicher die Ziel- und die aktuellen Helpdesks sind, desto weniger Änderungen muss das IT-Team während der Migration an den Datensätzen vornehmen.
Manchmal möchten Unternehmen dennoch etwas an der Datenstruktur ändern, was eine zusätzliche Zuordnung erfordert, sodass der Prozess länger dauern kann.
4. Das Auftreten von Fehlern während des Prozesses
Niemand ist vor Fehlern gefeit, die während oder nach einer Datenmigration auftreten können . Selbst wenn man bestens vorbereitet ist und alles tausendfach überprüft, gibt es versteckte Systemfehler oder andere Probleme, die erst später sichtbar werden. Manche sind unbedeutend, andere können den gesamten Transfer beeinträchtigen und somit auch die Dauer der Datenmigration beeinflussen.
5. Die von Ihnen gewählte Methode zur Datenmigration
Einer der wichtigsten Aspekte bei der Datenmigration ist die Wahl der Übertragungsmethode. Dieser Faktor hat maßgeblichen Einfluss auf die Dauer des Datentransfers. Treffen Sie Ihre Entscheidung daher mit Bedacht.
Unter Berücksichtigung all dieser Faktoren kann der Prozess einige Tage bis mehrere Monate dauern. Eine Datenmigration kann nicht von heute auf morgen erfolgen, selbst wenn Ihre Datensätze vollständig vorbereitet sind.
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6. API-Beschränkungen Ihrer Quell- und Zielplattformen
Bei einer automatisierten Datenmigration gibt es zwei Prozesse: das Lesen (Abrufen) von Datensätzen von einer Quellplattform und das Schreiben (Übertragen) dieser Datensätze auf eine Zielplattform. Die für den Datenimport benötigte Zeit hängt von der Effizienz der APIs und den von Ihren Anbietern festgelegten API-Limits ab.
Manche Plattformen können beispielsweise ein Ticket mit allen Kommentaren in einer einzigen API-Anfrage abrufen, während andere mehrere Anfragen pro Datensatz erfordern. Folgendes ist unbedingt zu beachten:
- Die Anzahl der API-Anfragen, die Ihre Quellplattform für den Abruf eines Datensatzes benötigt.
- Die Anzahl der API-Anfragen, die Ihre Target-Plattform für die Suche und Erstellung von Datensätzen benötigt.
Und nun kommen wir zum wichtigsten Faktor: der Wahl der Migrationsmethode. Wir besprechen die gängigsten Methoden und ihre Besonderheiten, die Ihnen helfen, die Migrationszeit zu verkürzen.
Der Vergleich von manueller und automatischer Datenmigration
Hier sind also die wichtigsten Optionen, die Sie bei der Wahl einer Methode zur Datenübertragung in Betracht ziehen können:
1. Erstellen Sie selbst ein Migrationsskript.
2. Oder verwenden Sie ein speziell für diesen Zweck entwickeltes Tool.
Nun vergleichen wir sie und entscheiden, welche Lösung für Ihr Unternehmen effizienter, zeitsparender und kostengünstiger ist.
|
Aspekt |
Manuelle Datenmigration |
Automatisierte Datenmigration |
| Erfahrung | Erfordert Fachwissen und zeitaufwändige Ermittlungen | Keine Vorkenntnisse erforderlich; ein schnellerer und zuverlässigerer Prozess |
| Professionalität und Verantwortung | Freiberuflern fehlt möglicherweise die Erfahrung, sie unterzeichnen unter Umständen keinen Vertrag und stellen ein Sicherheitsrisiko dar | Automatisierte Dienste wie Help Desk Migration sind zuverlässig und verfügen über eine nachweisliche Erfolgsbilanz |
| Kosten | Versteckte Kosten, Zeitaufwand und potenzieller Ressourcenverlust | Transparente Kosten und gleichzeitige Bearbeitung anderer Aufgaben |
| Besonderheiten der Codierung | Keine vorbereiteten Drehbücher, anfällig für unerwartete Probleme | Sofort einsatzbereite, getestete Skripte und umgehende Problemlösung |
| Eingabe des Anbieters | Abhängig von den API-Fähigkeiten und der Antwortzeit des Anbieters | Unabhängig von Anbietersupport und Dokumentationsproblemen |
Abbildung 1. Vergleich der manuellen und automatisierten Datenmigration
Erfahrung
Egal wie man es betrachtet, Programmiererfahrung ist in einem solchen Fall von entscheidender Bedeutung. Selbst wenn Sie über ein internes IT-Team verfügen, heißt das nicht, dass dieses die Aufgabe problemlos und korrekt bewältigen wird. Ihre Mitarbeiter können noch so hochqualifiziert sein – wenn ihnen jedoch die Expertise in der Datenmigration fehlt, führt das zu Verzögerungen.
Das unerfahrene Team wird Tage und Wochen damit verbringen, die API zu untersuchen, um herauszufinden, welche Daten verschoben und wie sie geändert werden können. Anschließend müssen sie alles tausendfach testen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert. Dadurch verschwendet Ihr IT-Team wertvolle Zeit mit diesem Problem, anstatt sich wichtigen Aufgaben zu widmen, die im gesamten Arbeitsablauf des Unternehmens anfallen können.
Die Nutzung eines professionellen, automatisierten Migrationsdienstes hingegen vermeidet ein solches Problem. Erfahrungsgemäß ist dies deutlich besser, als es selbst in Angriff zu nehmen.
Professionalität und Verantwortung
jemanden über eine Plattform wie Upwork engagieren. Alles scheint perfekt: Sie treten mit dem Entwickler in Kontakt und lassen sich die gesamte manuelle Arbeit gegen Bezahlung erledigen. Was kann da schon schiefgehen?
Normalerweise sind die Anbieter solcher Dienste Fachleute, die Ihr Problem effektiv und schnell lösen können. Was aber, wenn das nicht der Fall ist? Vielleicht verfügen sie über wenig Erfahrung, hoffen aber, die Migration im Rahmen des Prozesses schnell bewältigen zu können.
Wie steht es um die Sicherheit? Ohne Vertrag mit dieser Person können Sie sich der Qualität ihrer Arbeit nicht sicher sein. Es ist riskant, den wichtigsten Teil Ihres Kundensupport-Prozesses einer fremden Person anzuvertrauen, ohne vorher einen Vertrag mit ihr abgeschlossen zu haben.
Okay, stellen wir uns vor, die Person auf Upwork ist ein echter Profi und leistet hervorragende Arbeit. Stellen wir uns nun vor, welches Gehalt sie verlangen würde. Wären Sie bereit, so viel Geld auszugeben?
Ein automatisierter Service wie Help Desk Migration ist sicherer und garantiert bessere Ergebnisse. Wir übernehmen die volle Verantwortung für alle Aktionen, die wir mit Ihren Daten durchführen. Bezüglich der Sicherheit können Sie unsere Service- Level-Vereinbarung (SLA) unserem automatisierten Datenmigrationstool gehen Sie also kein Risiko ein .
Kosten
Es mag so aussehen, als sei die komplette Selbstorganisation oder die Arbeit mit dem eigenen IT-Team völlig kostenlos. Doch bei jedem Schritt werden Sie feststellen, dass neue Kosten oder Funktionen anfallen. Vergessen Sie nicht, dass auch Ihre eigene Zeit und die Ihres Teams wertvoll sind.
Wenn Sie sich nur auf die Datenübertragung konzentrieren, bleibt Ihnen nicht genügend Zeit für andere wichtige Aufgaben, was ebenfalls eine Verschwendung Ihrer persönlichen Ressourcen darstellt. Im Gegensatz dazu können Sie die Migration mithilfe eines automatisierten Tools durchführen und sich gleichzeitig den spezifischen Problemen Ihres Unternehmens widmen.
Besonderheiten der Codierung
Wie bereits erwähnt, steht Ihnen bei einer Migration (insbesondere beim ersten Mal) kein fertiges Skript zur Verfügung, das die Migration komplett durchführt. Mit unserem automatisierten Migrationstool erhalten Sie hingegen ein sofort einsatzbereites Skript, das bereits von Tausenden Kunden getestet wurde.
Natürlich besteht die Möglichkeit, dass während der Migration, selbst mit vorbereitetem Code, Notfälle oder Fehler auftreten . Der Experte, der den Code für Sie erstellt hat, kann Ihnen jedoch erklären, warum dieses oder jenes Problem aufgetreten ist und wie es behoben werden kann.
Eingabe des Anbieters
Nicht alle Anbieter verfügen über eine gut dokumentierte API. Zunächst hängt es davon ab, inwieweit Ihre aktuelle Plattform daran interessiert ist, zusätzliche Funktionen für ihren API-Token bereitzustellen.
Unternehmen wie Freshdesk oder Zendesk bieten beispielsweise eine gute Dokumentation ihrer API-Token und deren Einsatzmöglichkeiten. Dank ihrer Tausenden von Kunden stellen sie eine umfassende API-Dokumentation bereit, die erweiterte Nutzungsmöglichkeiten ermöglicht.
Stellt Ihr Anbieter jedoch keine Möglichkeit zur Verwendung des API-Tokens bereit, stehen Ihnen nur eingeschränkte Methoden zur Datenmigration zur Verfügung. In diesem Fall können Sie bestimmte Datentypen mit dem auf einem solchen API-Token basierenden Code nicht migrieren. Beispielsweise fehlen dem Token möglicherweise Methoden für das Migrationsdatum der Ticket-Erstellung oder dessen Anhänge.
Der einzige Ausweg in diesem Fall ist, Ihren Anbieter zu kontaktieren, um Zugang zu diesen Methoden zu erhalten. Sie werden ohnehin viel Zeit investieren müssen, insbesondere im Hinblick auf die Antwort des Unternehmens. Sie möchten die Dienste des Anbieters nicht mehr in Anspruch nehmen und zu einem anderen Anbieter wechseln. Warum sollte er sich also beeilen, Ihnen bei Ihrem Vorhaben zu helfen?
Was ist ein Zeitplan für die Datenmigration?
Bei der automatisierten Datenmigration hängt die für die Übertragung der Helpdesk-Datensätze benötigte Zeit von der Dauer der einzelnen Migrationsphasen . Betrachten wir nun jeden Schritt des Datenmigrationsplans genauer.
Schritt 1: Demo-Migration
Eine kostenlose Demo dauert in der Regel 15–30 Minuten. Zunächst verbinden Sie Ihre Quell- und Zielplattform. Gegebenenfalls müssen Sie auch die Verbindungen konfigurieren. Wählen Sie anschließend die zu übertragenden Daten aus. Führen Sie alle erforderlichen Schritte durch, einschließlich:
- passende Agenten und Gruppen
- Organisations- und Kundenfelder abbilden
- Zuordnung von Ticketfeldern
- Zuordnung von Artikelfeldern*
Anschließend können Sie aus vordefinierten automatisierten Optionen , um Ihren Datenimport individuell anzupassen . Starten Sie dann Ihre Demo-Migration, um zu überprüfen, wie ein automatisiertes Tool eine Beispieldatenübertragung durchführt.
Die Demo-Migration kann sich jedoch verzögern, wenn Sie die erforderlichen Vorbereitungsschritte noch nicht abgeschlossen haben. Generell sollten Sie Folgendes beachten:
- Sammeln Sie die Zugangsdaten für die Quell- und Zielplattformen.
- Erstellen Sie die entsprechenden Agentenprofile und -gruppen.
- Richten Sie die erforderlichen benutzerdefinierten Ticketfelder ein.
Zusätzliche Schritte vor der Migration können je nach Zielplattform variieren.
Schritt 2: Überprüfung der Ergebnisse der Datenmigration
Nehmen Sie sich Zeit, die Datenzuordnung zu optimieren und Ihre Demos so oft wie nötig erneut auszuführen. Achten Sie außerdem darauf, welche Datensatztypen migriert werden und wie die Migration erfolgt. Die Demo-Migration entspricht der vollständigen Migration. Wenn also ein Datensatz in der Demo nicht migriert wird, wird er auch in der vollständigen Migration nicht migriert.
Bei einer kostenlosen Demoversion dauert die Überprüfung der migrierten Daten nur wenige Minuten, während Sie für das Testen der Ergebnisse der vollständigen Datenmigration mindestens 1-2 Stunden einplanen sollten.
In dieser Phase sollten Sie die migrierten Daten gründlich auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen. Konzentrieren Sie sich dabei auf folgende Schlüsselaspekte:
- Stellen Sie sicher, dass alle Kommentare den richtigen Autoren zugeordnet werden.
- Es ist sehr wichtig, dass die Tickets den richtigen Mitarbeitern zugewiesen werden.
- Prüfen Sie, ob die benutzerdefinierten Felder korrekt migriert wurden.
- Bitte bestätigen Sie die genauen Transferunternehmen und Kunden.
- Achten Sie darauf, dass die Anhänge mit intakten Etiketten transportiert werden.
- Es ist wichtig, dass die Artikel mit ihren entsprechenden Abschnitten und Kategorien migriert werden.
Schritt 3: Teamvorbereitung
Die Dauer des Team-Onboardings hängt von der Anzahl der Agenten und der Komplexität Ihrer Target-Plattform ab. Beginnen Sie den Onboarding-Prozess für Ihre Supportmitarbeiter so früh wie möglich, um einen reibungslosen Übergang zur Target-Plattform direkt nach der vollständigen Datenmigration zu gewährleisten.
Nach einer kostenlosen Demo sollte Ihr Team die Quell- und Zielplattformen für den endgültigen Wechsel vorbereiten. Dieser Prozess umfasst Folgendes:
- Automatisierungen auf der Target-Plattform deaktivieren oder ein Tag anfordern (5-30 Minuten)
- Das Support-Team arbeitet nicht mehr auf einer Source-Plattform (5 Minuten).
- Abschalten aller Kommunikationskanäle auf einer Source-Plattform (5 bis 15 Minuten)
- Aktivierung aller Kommunikationskanäle auf einer Target-Plattform (15 Minuten bis 1 Stunde)
Schritt 4: Vollständige Datenmigration
Die vollständige Datenmigration dauert in der Regel zwischen 15 Minuten und einigen Tagen, abhängig vom Datenvolumen. Mehr Datensätze bedeuten mehr Zeitaufwand, hohe API-Limits in Ihrer Zielplattform können den Vorgang jedoch beschleunigen.
Anhänge benötigen jedoch mehr Zeit für die Migration, und ihre Anzahl ist schwer abzuschätzen. Wenn Sie bereits Daten auf Ihrer Zielplattform haben, benötigt der Migrationsdienst zudem Zeit, um diese zu vergleichen und Duplikate zu vermeiden. Es ist wichtig, die API-Beschränkungen und -Spezifikationen zu berücksichtigen, da jede Plattform in diesem Punkt unterschiedliche Möglichkeiten bietet.
Zusammenfassend
Die Dauer manueller und automatischer Datenmigrationen hängt von verschiedenen Faktoren ab. Durch Anpassungen lässt sich der Migrationsprozess deutlich verkürzen, aber auch erheblich verlangsamen. Planen Sie Ihre Datenmigration daher sorgfältig und treffen Sie die effektivste und bequemste Entscheidung für Ihr Unternehmen.
Die automatisierte Datenmigration ist die optimale Lösung für Unternehmen, die ihre Kundendaten auf ein neues Helpdesk-System übertragen möchten. Wenn Sie Ihre Kundensupport-Datensätze auf eine neue Plattform migrieren möchten, steht Ihnen unser Help Desk Migration jederzeit zur Verfügung. Vereinbaren Sie einfach eine kostenlose Demo auf unserer Website oder kontaktieren Sie uns bei weiteren Fragen.
Häufig gestellte Fragen
Die Dauer der Datenmigration im Helpdesk hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. der Anzahl der Datensätze, der Größe der Anhänge, den API-Beschränkungen der Quell- und Zielplattform, den API-Spezifikationen und Ihrem Ziel-Helpdesk-System. Niedrige API-Beschränkungen und große Anhänge können die vollständige Datenmigration auf mehrere Tage verlängern.
Nach der vollständigen Datenmigration überprüfen Sie die Daten Ihres Helpdesks und Ihrer Wissensdatenbank auf der Zielplattform. Vergleichen Sie sie mit den Quelldaten. Wenn alles in Ordnung ist, aktivieren Sie alle erforderlichen Trigger, Automatisierungen und Benachrichtigungen auf Ihrer Zielplattform. Ihre Supportmitarbeiter können dann mit der Arbeit auf der neuen Plattform beginnen.
Um den Migrationsprozess zu beschleunigen, sollten Sie erwägen, auf Anhänge zu verzichten (sofern diese automatisierte Option für Ihre Quellplattform verfügbar ist) und Ihren Helpdesk-Anbieter bitten, Ihre API-Limits vorübergehend zu erhöhen.
Während einer Demo-Migration zeigt der Migrationsassistent einen Fortschrittsbalken an, der den Prozentsatz der übertragenen Beispieldaten angibt. Bei der vollständigen Datenmigration können Sie eine Datensatztabelle überwachen, die Kennzahlen zu den abgerufenen und übertragenen Datensätzen liefert. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald Ihre Demo- oder vollständige Datenmigration abgeschlossen ist.
Stellen Sie den Erfolg der Datenmigration durch gründliche Tests und Validierung sicher. Prüfen Sie die Daten auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz. Holen Sie Feedback von Ihrem Team ein und vergleichen Sie die migrierten Daten mit den Quelldaten, um die Übereinstimmung mit den Geschäftsanforderungen sicherzustellen.
