Avec la majorité du monde se tournant vers l'espace numérique, maintenir une ligne de support saine est essentiel pour conserver une base de clients croissante. Les entreprises du secteur des services utilisent divers outils pour garder leurs clients satisfaits ; les principales sont les solutions de service client (aussi appelées help desks).
À mesure qu'une entreprise se développe, le besoin de passer à un nouveau logiciel de service peut devenir une nécessité incontournable. Pour beaucoup, Zendesk est le choix. Le logiciel offre tout : une suite robuste d'outils d'automatisation, des analyses et un vaste marché d'applications Zendesk.
Cependant, souvent, le processus de migration empêche les entreprises d'importer des données Zendesk. Il existe plusieurs façons d'importer des données dans Zendesk, que nous allons expliquer ici et maintenant.
Pourquoi vous pourriez avoir besoin d'une importation Zendesk
Importer vos données dans Zendesk est plus qu'une simple étape technique ; c'est un mouvement stratégique qui peut rationaliser vos opérations de service client. Voici pourquoi importer dans Zendesk pourrait être crucial pour votre entreprise :
- Transition fluide : Vous passez d'une autre plateforme d'aide en ligne? Importer vos données existantes dans Zendesk garantit que toutes vos informations client, vos tickets de support et vos interactions vous accompagnent. Ainsi, votre équipe peut commencer immédiatement sans manquer un seul battement.
- Opérations de support centralisées : Zendesk vous permet de regrouper toutes vos données clients en un seul endroit. En important des données provenant de diverses sources, vous créez un hub centralisé pour gérer toutes vos interactions clients. Cela conduit à des résolutions plus rapides, un support plus personnalisé et une expérience client plus cohérente.
- Préservation des données historiques : Vos interactions passées avec les clients sont inestimables. En importation des données historiques dans Zendesk, vous garantissez que vos agents disposent du contexte complet dont ils ont besoin pour fournir un support informé et personnalisé. Aucun client ne commence jamais à zéro.
- Rapports et analyses améliorés : Avec toutes vos données dans Zendesk, vous pouvez exploiter des outils de reporting puissants et des outils d'analyse pour obtenir des informations plus approfondies sur vos opérations de support. Suivez les tendances, mesurez les performances et utilisez des informations basées sur les données pour prendre des décisions éclairées qui améliorent la satisfaction client.
- Conformité réglementaire : Si votre secteur d'activité exige que vous conserviez les dossiers des clients, importer des données dans Zendesk vous aide à rester conforme. Tous vos dossiers sont stockés en toute sécurité et facilement accessibles, vous assurant ainsi de répondre aux exigences légales et de maintenir la transparence.
- Écosystème intégré : Les riches capacités d'intégration de Zendesk vous permettent de vous connecter à d'autres outils et plateformes essentiels. Importer vos données dans Zendesk garantit que votre écosystème de service client est entièrement synchronisé, créant une expérience fluide tant pour votre équipe que pour vos clients.
- Scalable et personnalisable : Que votre entreprise soit en croissance ou s'adapte à de nouveaux défis, avoir vos données dans Zendesk vous permet de mettre à l'échelle et personnaliser vos opérations de support en toute simplicité. Importer des données signifie que vous ne partez pas de zéro, mais que vous construisez sur une base solide.
Importation Zendesk : Quelles sont les différences entre CSV et l'outil de migration automatisé
Quelle est la première chose qui vous vient à l'esprit lorsque vous devez importer des données dans un logiciel ? Nous parions que c'est le fichier CSV. Zendesk propose la fonction d'importation CSV à tous les utilisateurs. Cependant, ses capacités sont assez limitées. Si vous devez migrer de grands volumes de données, l'entreprise vous encourage à utiliser l'API ou un partenaire Zendesk comme Help Desk Migration. Voyons cela de plus près et découvrons la différence entre les deux.
Importation CSV Zendesk
Ainsi, au lieu d'ajouter des utilisateurs et de créer des organisations dans Zendesk manuellement, vous pouvez le faire en masse. En l'état actuel des choses, vous ne pouvez importer que les données essentielles des utilisateurs. Mais en bonus, vous pouvez attribuer des rôles aux utilisateurs, attribuer des organisations et une marque. La liste complète des enregistrements que vous pouvez importer depuis un CSV vers Zendesk est la suivante :
- Nom, email, téléphone et numéro de téléphone partagé ;
- ID externe (ID autre que l'adresse email) ;
- Détails et notes ;
- Rôle (notez que c'est sensible à la casse, et si vous n'attribuez pas de rôle, l'utilisateur est défini comme Utilisateur final) ;
- Restriction (permet de définir les privilèges des agents et est nécessaire pour les nouveaux utilisateurs) ;
- Organisation, balises et marque ;
- Champs personnalisés.
Si vous souhaitez utiliser Zendesk Guide et importer des articles du centre d'aide, dommage ; vous devrez utiliser l'API. Et si vous souhaitez importer des tickets dans Zendesk à partir de CSV, vous devrez également utiliser l'API.
De plus, vous devez vous assurer que votre(s) fichier(s) respecte(nt) les exigences. Par exemple, l'importateur Zendesk permet des fichiers contenant jusqu'à 2000 lignes. Si vous avez plus que cela, vous devrez diviser vos données en plusieurs fichiers. Les exigences ne s'arrêtent pas là. Cependant, le fait de devoir diviser vos données est probablement la partie la plus chronophage et frustrante.
Outil de Migration Automatisé
En général, un outil de migration automatisé utilise une API pour transférer les données entre les systèmes. Dans notre cas, cela signifie que vous pouvez migrer les données directement depuis un client de messagerie (comme Gmail ou Outlook) ou un autre help desk. L'API offre également plus de capacités en ce qui concerne les données que vous pouvez migrer. Elle ne présente pas les limitations d'un fichier CSV pour conserver tout l'historique du support client.
Le processus de transfert de vos données est également beaucoup plus simple et rapide. Lorsque vous suivez un script de migration établi, il faut moins de temps pour configurer votre importation. Vous faites également face à beaucoup moins de défis car les problèmes courants ont déjà été résolus.
En résumé, opter pour une solution automatisée nécessite moins d'efforts et de ressources humaines, fait gagner du temps et permet de passer à Zendesk dès que vous le souhaitez.
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Quels sont les avantages de l'outil automatisé pour l'importation Zendesk
Voyons les avantages du service Help Desk Migration.
- Efficacité et rapidité. Help Desk Migration rend votre transition vers Zendesk sécurisée, rapide et fluide. Notre outil de migration automatisé gère efficacement de grands volumes de données, garantissant que vous êtes opérationnel rapidement sans effort manuel.
- Précision et cohérence. En matière de migration de données, la précision est essentielle. L'outil automatisé de Help Desk Migration fournit une cartographie complète des données afin que vous puissiez faire correspondre les données comme vous le souhaitez. Cela garantit que vos interactions avec les clients, les historiques de tickets et les détails des cas sont transférés avec précision. Vous pouvez avoir confiance que vos données arriveront intactes et cohérentes.
- Réduction des temps d'arrêt. Vous pouvez continuer à travailler sur votre Source pendant que la migration vers Zendesk est en cours, sans temps d'arrêt. Après le début de la migration complète, tout nouveau ou mis à jour dossier apparaissant sur la Source peut être déplacé vers la Cible. Une fois la migration complète terminée, une Migration Delta peut être effectuée pour garantir que toutes les données restantes sont transférées avec précision. Ce processus permet à votre équipe de support de continuer à offrir un service exceptionnel sans interruption, garantissant une importation fluide et complète dans Zendesk.
- Personnalisation et flexibilité. Chaque entreprise est unique, tout comme chaque migration. Help Desk Migration offre des options de personnalisation flexibles pour répondre à vos besoins spécifiques. Que vous ayez besoin de mapper les champs de données différemment, d'exclure certains dossiers, de filtrer des données ou de modifier les types de champs, notre équipe technique peut adapter le flux de travail standard à vos exigences.
- Sécurité renforcée. Nous savons à quel point la sécurité est importante lors d'une migration de données. Help Desk Migration fournit un portefeuille de conformité en matière de sécurité, y compris le cryptage et des contrôles d'accès sécurisés, pour protéger vos données tout au long du processus. Vos informations restent sécurisées et confidentielles du début à la fin.
- Rentabilité. Migrer des données manuellement peut être coûteux et chronophage. Help Desk Migration offre une alternative économique en automatisant le processus, réduisant le besoin de travail manuel et permettant à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
- Support expert. Vous n'êtes pas seul dans le processus de migration vers Zendesk. Help Desk Migration s'accompagne d'une équipe de support dédiée prête à vous assister à chaque étape du processus. Nos experts sont là pour s'assurer que votre migration se déroule sans accroc, en répondant à tous les défis et en répondant à vos questions au fur et à mesure qu'elles se présentent.
Pourquoi considérer Help Desk Migration ?
Tout d'abord, vous bénéficiez de tous les avantages mentionnés ci-dessus. Deuxièmement, en choisissant Help Desk Migration, vous optez pour une qualité et un support client réactif. Nous savons pertinemment que, lorsqu'il s'agit de migration de données, il est préférable d'avoir un partenaire fiable (un Développeur Zendesk Autorisé). Nous savons également que les tests sont cruciaux. C'est pourquoi notre service propose un test gratuit que vous pouvez réaliser plusieurs fois.
De même, Zendesk propose des Services Professionnels pour vous aider à gérer les opérations liées à l'expérience client qui peuvent échapper à votre attention. Que vous mettiez en place une nouvelle instance Zendesk, optimisiez les fonctionnalités disponibles ou migriez vos données client, les experts en expérience client sont là pour vous.
Bien que les Services Professionnels réduisent le temps et les efforts, leur forfait Starter coûte plus de 8 000 $ pour un seul canal. Cela peut être assez coûteux si votre entreprise nécessite un service de migration automatisé. Alors, quelles autres options avez-vous ?
Que vous souhaitiez transférer vos données clients vers Zendesk ou consolider deux instances de help desk, Help Desk Migration peut faire les deux. De plus, le prix de la migration des données est basé sur le nombre d'enregistrements.
Pour les entreprises cherchant à consolider leurs instances Zendesk, la perspective de migrer les macros et les déclencheurs peut être décourageante. Cependant, avec la fonctionnalité de Migration des Règles Commerciales de Help Desk Migration, le processus devient simplifié et sans tracas.
Cette nouvelle fonctionnalité permet aux entreprises d'importer leurs macros et déclencheurs Zendesk de manière transparente lors de la consolidation de leurs instances Zendesk.
Enfin, avec Help Desk Migration, vous pouvez personnaliser votre importation Zendesk. En effet, les solutions universelles ne conviennent pas à tout le monde. Donc, si vous avez besoin d'une migration personnalisée, nous sommes là pour vous.
Récapitulatif du processus d'importation Zendesk
Que vous migriez depuis un client de messagerie ou un autre help desk, Zendesk est le bon choix. Avec sa gamme de fonctionnalités robustes, ses excellentes options de personnalisation et sa capacité à intégrer des applications tierces, le choix est évident.
La seule chose que nous aimerions ajouter est qu'il n'y a rien de mal à utiliser un fichier CSV, mais rappelez-vous que cela peut être un processus complexe. Utilisez plutôt un service de migration automatisé pour gérer le processus pour vous. C'est plus sûr, plus rapide et c'est un investissement judicieux. Commencez une démo gratuite, et nous vous accompagnerons tout au long de votre parcours d'importation vers Zendesk.
Questions fréquentes sur le processus d'importation Zendesk
- Fichier CSV : Préparez vos données utilisateur dans des fichiers séparés, puis allez dans Zendesk Admin Center > Personnes > Importer, téléchargez le fichier, mappez les champs, et lancez l'importation.
- Outil automatisé : Utilisez un outil de migration automatisé pour gérer l'importation en masse, ce qui peut simplifier le processus et gérer des volumes de données plus importants de manière efficace.
