Avant de lancer la migration complète des données de votre service d'assistance, il est essentiel d'établir un plan solide. Des stratégies proactives de gestion des risques et de continuité d'activité peuvent faire toute la différence. Elles vous aident à prévenir les interruptions et à garantir un transfert de données sans accroc . Nous vous accompagnerons à chaque étape pour assurer le succès de votre migration.
Étapes à suivre avant de commencer la migration de vos données de test
La planification consiste à analyser les besoins spécifiques du système d'assistance , en tenant compte de facteurs tels que le volume de données, la complexité du système et la nécessité de services de personnalisation. Elle comprend également l'évaluation de la capacité de l'organisation à gérer les interruptions de service potentielles, une cartographie précise et des tests rigoureux avant de procéder à la migration complète.
Étape 1. Évaluer la préparation à la help desk migration
Déterminer à quel moment changer de système helpdesk, de centre de services ou de gestion des services informatiques (ITSM) est une étape cruciale qui implique plusieurs considérations :
- Évaluer l'adéquation du nouveau système aux besoins des équipes de support actuelles, aux attentes des clients et aux processus de l'entreprise.
- Prévoir une formation complète pour familiariser l'équipe de support avec les nouvelles fonctionnalités.
- Évaluer l'impact potentiel sur la qualité du service client , la préparation et l'exécution du changement de plateforme.
Étape 2. Évaluer la plateforme de support technique source
Une analyse approfondie des systèmes source et cible est essentielle à la réussite du transfert de données . Cette phase consiste à identifier les données requises et spécifiques présentes dans le système source et à vérifier les champs de données correspondants dans le système cible ; cela permettra de comprendre comment mapper et faire correspondre correctement les enregistrements.
- Identifier et catégoriser les données à migrer , y compris celles à supprimer ou à modifier et celles à migrer de manière personnalisée si nécessaire.
- Évaluez le type, la taille et la complexité des données , en vous concentrant sur leur pertinence et leur exactitude. Prenez le temps d'auditer vos données afin de respecter les exigences GDPR et CCPA , supprimez les doublons et effectuez une sauvegarde.
- Vérifiez la compatibilité des données avec le nouveau système en tenant compte de leur format et de leur structure. Si les champs obligatoires ne correspondent pas ou si certains champs sont absents du système cible alors qu'ils sont présents dans le système source, demandez une intervention personnalisée de notre équipe technique.
Étape 3. Organiser la base de connaissances et les enregistrements du support client (ignorez cette étape si vous n'avez pas de base de connaissances)
La préparation garantit que les données répondent aux normes de qualité et sont également conformes aux exigences de compatibilité du système cible ; par exemple, vous devrez peut-être activer le centre d’aide ou ajouter des langues si vous utilisez une base de connaissances multilingue, etc.
- Nettoyez les données en supprimant les informations redondantes, obsolètes et dupliquées.
- Cartographiez les données nécessaires et créez une liste d'URL pour les ajouter à la nouvelle base de connaissances.
- Vérifiez les limites de stockage et décidez s'il convient de conserver ou d'ignorer les pièces jointes afin d'optimiser l'efficacité de la migration et l'espace de stockage.
Étape 4. Coordonner l'équipe et les parties prenantes
Des objectifs clairs, une communication d'équipe efficace et un soutien continu sont essentiels à chaque étape de la migration.
- Définir et communiquer les objectifs et le périmètre de la migration à toutes les parties prenantes.
- Fournir des documents de support détaillés et des listes de contrôle pour un processus de migration sans heurts .
- Choisissez une date de migration optimale , en tenant compte de la charge de travail du service d'assistance.
Comment mettre en œuvre une stratégie de test de migration de données réussie
Nous recommandons une approche continue (sans interruption de service) qui consiste à vérifier les similitudes et les différences entre les deux plateformes, et à effectuer tous les préparatifs et paramétrages nécessaires aux tests de migration. Les résultats de ces tests permettront de personnaliser les paramètres ou de transférer le reste des données du service d'assistance.
1. Préparation de la plateforme d'assistance
Les préparatifs comprennent un examen des capacités du système et de sa compatibilité avec les configurations de la plateforme source. Les organisations qui ont adopté des pratiques efficaces en matière d'intégrité des données ont atteint un taux de réussite de 98 % lors de la migration de leur système d'assistance technique.
- Évaluer les exigences du système. S'assurer de la du système de support technique cible .
- Assurez-vous de la cohérence des profils d'agents. Veillez à ce que les rôles et les autorisations des agents correspondent entre les plateformes source et cible afin d'éviter les incohérences opérationnelles.
- Préparez la configuration du système. Vérifiez et ajustez les macros, les statuts des tickets, les catégories de la base de connaissances, ainsi que les balises et attributs HTML afin de garantir l'intégrité du contenu web.
- Conservez les champs personnalisés des tickets. Préservez la structure originale des champs personnalisés des tickets afin d'éviter toute perte de données ou tout enregistrement mal aligné.
- Validez les identifiants. Vérifiez la clé API, le jeton, l'adresse e-mail, le mot de passe et l'URL nécessaires pour accéder au système.
- Revoir les flux de travail du support. Mettre à jour les processus de routage, d'escalade et de résolution des tickets en fonction des capacités du système cible.
2. Se préparer au processus de migration
L'optimisation des processus permet de minimiser les interruptions et de garantir l'intégrité des données pendant le transfert.
- Suspendre les communications avec la plateforme cible. Désactiver les notifications et les déclencheurs afin d'empêcher l'activation des automatisations et des notifications envoyées pendant le transfert de données.
- Préparez-vous aux spécificités de chaque plateforme. Adaptez la configuration aux exigences uniques de chaque système. Nous proposons une liste complète de checklists de migration de données pour les plateformes les plus courantes.
- Vérifiez et configurez l'accès souhaité à votre projet de migration. L'assistant de migration vous propose un tableau de bord affichant l'historique des activités, l'authentification à deux facteurs, l'historique des paiements et la possibilité de révoquer l'accès aux plateformes si nécessaire.
3. Exécution d'une migration de test
Une migration test avec un jeu de données d'exemple permet aux organisations d'anticiper le fonctionnement de leur cartographie et d'atténuer les difficultés potentielles avant la migration complète.
Il est important de noter : premièrement, la migration de démonstration offre toutes les fonctionnalités de l’assistant de migration, et deuxièmement, le déroulement de votre démonstration sera identique à celui de la migration complète.
- Connectez les plateformes source et cible pour un transfert de données de test.
- Choisissez les objets de données à migrer. Sélectionnez les types d'enregistrements que vous souhaitez transférer.
- Associez les données. Faites correspondre les champs des données sources aux champs des données cibles. Portez une attention particulière aux champs obligatoires, aux champs personnalisés et aux types d'enregistrements manquants dans la cible.
- Choisissez l'automatisation intégrée. Vous pouvez personnaliser votre migration de test en ajoutant une étiquette supplémentaire aux tickets migrés, en déplaçant les images intégrées, en ignorant les pièces jointes, en déplaçant les enregistrements d'appels ou en traduisant le contenu.
- Effectuez une migration de test avec des données personnalisées. Testez la migration des tickets en sélectionnant cette option. Récupérez les identifiants des tickets et saisissez-les dans le champ correspondant. La même procédure s'applique aux articles de la base de connaissances. Jusqu'à 20 enregistrements sont autorisés pour le service d'assistance et les articles de la base de connaissances.
- Exécutez une migration de test. Lancez un test et vérifiez les résultats : comparez les groupes, agents, organisations, clients et tickets sources et cibles par leurs identifiants. Vous pouvez relancer votre démonstration autant de fois que nécessaire pour obtenir le résultat souhaité. Vous pouvez également annuler la démonstration et supprimer les données migrées.
- Analysez les enregistrements. Procédez à une analyse détaillée des enregistrements migrés, ayant échoué et ignorés afin de comprendre les anomalies.
- Vérifiez les automatisations prédéfinies et les plans de support. Utilisez les options et outils proposés pour comparer les données migrées entre les systèmes source et cible. Pour toute personnalisation, contactez notre équipe de support.
- Consultez le détail des prix. Une fois votre démonstration terminée, vous pourrez consulter le prix détaillé des enregistrements et de chaque option prédéfinie. La transparence des prix est activée par défaut.
4. Procéder à la migration complète
Une évaluation approfondie des résultats permet d'apporter des ajustements pour la migration complète.
- Choisissez la date de migration. Déterminez le moment idéal pour la migration.
- Étape de paiement. Help Desk Migration est un service prépayé ; votre paiement doit donc être confirmé avant la date choisie ; sinon, vous ne pourrez pas démarrer votre migration complète.
Comment garantir des transferts de données sans risque ?
La préparation à la migration des données prend souvent plus de temps que le transfert lui-même. Une planification rigoureuse, une personnalisation poussée et des contrôles de conformité stricts permettent de minimiser les problèmes potentiels.
Les organisations doivent néanmoins se préparer à d'éventuels imprévus. Notre expérience montre que des stratégies proactives de gestion des risques et de planification des mesures d'urgence permettent d'éviter les perturbations dans la plupart des cas.
Nous recommandons une approche stratégique et itérative pour la migration des données. Il est préférable de tester la migration avec des jeux de données représentatifs. En surveillant le processus de transfert et ses résultats, les organisations peuvent affiner et redéfinir les priorités en vue d'une migration à grande échelle.
Notre service automatisé Help Desk Migration simplifie le processus grâce à une interface conviviale et de nombreuses options de personnalisation. Les données sont transférées via des communications chiffrées et des centres de données sécurisés. De plus, notre outil de migration respecte toutes les réglementations en vigueur en matière de protection des données .
De plus, l'assistant de migration permet aux entreprises de transférer leur service client et leur assistance technique sans interruption de service. Nous proposons également un service de migration personnalisé et un support technique à différents niveaux pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
Contactez-nous pour en savoir plus sur notre solution de migration de données. Ou mieux encore, demandez une démonstration personnalisée .
Réflexions finales
Une migration de données réussie exige une planification rigoureuse, des tests approfondis et une amélioration continue. Grâce à une migration de données de test, les entreprises peuvent appréhender sereinement la complexité du processus de transfert et garantir l'intégrité de leurs données.
En définitive, privilégier une approche de test de migration permet de sécuriser les données du service client et d'assurer une transition sans faille de votre centre d'assistance. Nos services Help Desk Migration sont spécialisés dans le transfert de ces centres sans interruption de service. Contactez-nous pour en savoir plus sur notre solution de migration de données. Vous pouvez également démarrer votre projet de migration grâce à notre .
