Avant d'appuyer sur le bouton Full Migration pour vos données de service client, il est essentiel d'avoir un plan solide. Une stratégie proactive de gestion des risques et des solutions de secours peut faire toute la différence. Elles vous aident à éviter les interruptions et à garantir un transfert de données fluide. Nous vous guiderons à travers toutes les étapes pour assurer une migration des données réussie.
Étapes à suivre avant de commencer votre migration de données test
La planification implique d'analyser les besoins spécifiques du système de centre d'assistance, en tenant compte de facteurs tels que le volume de données, la complexité du système et le besoin de services de personnalisation. Elle comprend également l'évaluation de la capacité de l'organisation à gérer les temps d'arrêt potentiels, le mappage précis et les tests appropriés avant de procéder à la migration complète.
Étape 1. Évaluer la préparation à la migration du centre d'assistance
Déterminer quand basculer vers le système de centre d'assistance, de service desk ou de gestion des services informatiques est une étape cruciale qui implique plusieurs considérations :
- Évaluer la préparation du nouveau système, en veillant à ce qu'il soit aligné sur les besoins actuels des équipes de support, les attentes des clients et les flux de travail de l'entreprise.
- Planifier une formation complète pour familiariser l'équipe de support avec les nouvelles fonctionnalités.
- Évaluer l'impact potentiel sur la qualité du service client, en préparant et en exécutant le basculement de la plateforme.
Étape 2. Évaluer la plateforme de centre d'assistance source
Une analyse approfondie des systèmes source et cible pose les bases d'un transfert de données réussi. Cette phase implique d'identifier les données requises et personnalisées que vous avez sur la source et de vérifier les mêmes champs de données sur la cible, ce qui aidera à comprendre comment mapper et associer correctement les enregistrements.
- Identifiez et catégorisez les données à migrer, y compris ce qu'il faut supprimer ou modifier et ce qu'il faut migrer de manière personnalisée si nécessaire.
- Évaluez le type, la taille et la complexité des données, en mettant l'accent sur leur pertinence et leur précision. Prenez le temps d'auditer vos données pour répondre aux exigences du GDPR/CCPA, supprimer les doublons et effectuer une sauvegarde.
- Tenez compte du format et de la structure des données pour la compatibilité avec le nouveau système. Si vos champs obligatoires ne correspondent pas ou si certains champs sont absents sur la cible mais qu'ils sont présents sur la source, demandez un travail personnalisé à notre équipe technique.
Étape 3. Organiser la base de connaissances et les enregistrements de support client (sautez cette étape si vous n'avez pas de base de connaissances)
La préparation garantit que les données répondent aux normes de qualité et sont également conformes aux exigences de compatibilité du système cible, c'est-à-dire que vous devrez peut-être activer le centre d'aide ou ajouter des langues si vous avez une base de connaissances multilingue, etc.
- Nettoyez les données en supprimant les informations redondantes, obsolètes et en double.
- Mappez les données selon les besoins et créez une liste d'URL à ajouter sur la nouvelle base de connaissances.
- Vérifiez les limites de stockage et décidez si vous devez conserver ou ignorer les pièces jointes pour optimiser l'efficacité de la migration et l'espace de stockage.
Étape 4. Coordonner l'équipe et les parties prenantes
Des objectifs clairs, une communication efficace de l'équipe et un soutien continu aident à chaque étape de la migration.
- Définissez et communiquez les objectifs et la portée de la migration à toutes les parties prenantes.
- Fournissez des documents de support détaillés et des listes de contrôle pour un processus de migration fluide.
- Choisissez une date de migration optimale, en tenant compte de la charge de travail du centre d'assistance.
Comment mettre en œuvre une stratégie de test de migration de données réussie
Nous recommandons une approche continue (sans temps d'arrêt) qui implique de vérifier les similitudes et les différences entre les deux plates-formes, et de faire toutes les préparations et réglages nécessaires pour les tests de migration. Les résultats des tests de migration seront utilisés pour personnaliser les paramètres ou transférer le reste des données du centre d'assistance.
1. Préparation de la plateforme du centre d'assistance
Les préparatifs impliquent une analyse des capacités du système et de sa compatibilité avec les configurations de la plateforme source. Les organisations ayant adopté des pratiques efficaces pour l'intégrité des données ont atteint un taux de réussite de 98% dans leurs migrations de système de centre d'assistance.
- Évaluer les exigences du système. Assurez-vous de la fonctionnalité du système de centre d'assistance cible et des limitations techniques.
- Garantir des profils d'agent cohérents. Faites correspondre les rôles et les autorisations des agents entre les plates-formes source et cible pour éviter les incohérences opérationnelles.
- Préparer la configuration du système. Vérifiez et ajustez les macros, les statuts des tickets, les catégories de la base de connaissances, ainsi que les balises HTML et les attributs pour maintenir l'intégrité du contenu Web.
- Maintenir les champs de ticket personnalisés. Conservez la structure d'origine des champs de ticket personnalisés pour éviter toute perte de données ou tout désalignement des enregistrements.
- Valider les informations d'identification. Vérifiez la clé API nécessaire, le jeton, l'e-mail, le mot de passe et l'URL pour l'accès au système.
- Réviser les workflows de support. Mettez à jour le routage des tickets, les processus d'escalade et de résolution conformément aux capacités du système cible.
2. Préparation du processus de migration
L'optimisation du processus aide à minimiser les interruptions et à garantir l'intégrité des données pendant le transfert.
- Suspendre les communications de la plateforme cible. Désactivez les notifications et les déclencheurs pour éviter d'activer les automatisations et les notifications envoyées pendant le transfert de données.
- Se préparer aux spécificités de la plateforme. Adapter la configuration aux exigences uniques des différents systèmes. Nous proposons une liste complète de listes de contrôle de migration de données pour les plates-formes populaires.
- Vérifier et configurer l'accès préféré à votre projet de migration. Migration Wizard vous offre un tableau de bord avec des informations sur l'historique des activités, l'authentification à deux facteurs, l'historique des paiements et la révocation de l'accès aux plates-formes si nécessaire.
3. Effectuer une migration de test
Une migration de test avec un jeu de données d'exemple permet aux organisations de prévoir comment leur cartographie fonctionne et d'atténuer les défis potentiels avant la migration complète.
Il est important de noter : premièrement, la migration de démonstration offre la fonctionnalité complète de Migration Wizard, et deuxièmement, la manière dont se déroule votre démonstration sera la même que celle de la migration complète.
- Connectez les plateformes source et cible pour un transfert de données de test.
- Choisissez les objets de données à migrer. Sélectionnez les types d'enregistrements que vous souhaitez transférer.
- Cartographiez et associez les données. Associez les champs de données source aux champs de données cible. Faites attention aux champs requis, aux champs personnalisés et aux types d'enregistrements manquants dans la cible.
- Choisissez l’automatisation intégrée. Vous pouvez personnaliser votre migration de test en ajoutant une étiquette supplémentaire aux tickets migrés, en déplaçant les images intégrées, en ignorant les pièces jointes, en déplaçant les enregistrements d'appels ou les traductions de contenu.
- Effectuez une migration de test avec des données personnalisées. Testez comment les tickets spécifiques migreront en sélectionnant cette option. Collectez les identifiants de ticket et remplissez-les dans le champ correspondant. Il en va de même pour les articles de la base de connaissances. Jusqu'à 20 enregistrements pour les objets du centre d'assistance et de la base de connaissances.
- Exécutez la migration de test. Effectuez un essai et vérifiez les résultats : comparez les groupes, les agents, les organisations, les clients et les tickets source et cible par identifiants. Vous pouvez réexécuter votre démonstration autant de fois que nécessaire pour obtenir le résultat souhaité. Vous pouvez également annuler la démonstration et supprimer les données migrées.
- Analysez les enregistrements. Effectuez une analyse détaillée des enregistrements migrés, échoués et ignorés pour comprendre les disparités.
- Validez les automatisations pré-construites et les plans de support. Utilisez les options et les outils proposés pour comparer les données migrées entre les systèmes source et cible. Si vous avez besoin de personnalisations, parlez à notre équipe de support.
- Vérifiez le décompte des prix. Une fois votre démonstration terminée, vous pouvez vérifier un prix détaillé pour les enregistrements et chaque option pré-construite. La tarification transparente est disponible par défaut.
4. Procéder à la migration complète
Une évaluation minutieuse des résultats permet d'apporter des ajustements pour la migration complète.
- Choisissez la date de migration. Tenez compte du moment idéal pour la migration.
- Étape de paiement. Help Desk Migration est un service prépayé, donc votre paiement doit être confirmé jusqu'à la date choisie; sinon, vous ne pourrez pas commencer votre migration complète.
Comment assurer des transferts de données sans risque ?
La préparation à la migration des données prend souvent plus de temps que le transfert réel des données. Une planification minutieuse, des personnalisations et des vérifications de conformité permettent de minimiser les problèmes potentiels.
Cependant, les organisations doivent être prêtes à faire face à des imprévus. Notre expérience montre que la gestion proactive des risques et les stratégies de planification de contingence préviennent les interruptions dans la plupart des scénarios.
Nous recommandons une approche stratégique et itérative de la migration des données. Il est préférable de tester la migration avec des ensembles de données représentatifs. En surveillant le processus de transfert et les résultats, les organisations peuvent peaufiner et réorganiser les priorités pour une migration à grande échelle.
Notre service automatisé Help Desk Migration simplifie le processus avec une interface conviviale et des fonctionnalités de personnalisation diverses. Les données sont transférées via des communications chiffrées et des centres de données sécurisés. De plus, notre outil de migration respecte toutes les réglementations de confidentialité pertinentes.
En outre, le Migration Wizard permet aux organisations de transférer leur support client et leur help desk sans interruption opérationnelle. Nous proposons également un service de migration concierge et un support technique de différents niveaux pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises.
Contactez-nous pour en savoir plus sur notre solution de migration de données. Ou, mieux encore, vous pouvez demander une démonstration personnalisée.
Dernières réflexions
Une migration de données réussie nécessite une planification, des tests et une amélioration continue. Avec une migration de test des données, les entreprises peuvent naviguer en toute confiance dans les complexités du processus de transfert et assurer l'intégrité des données.
En fin de compte, se concentrer sur l'approche des tests de migration aide à sécuriser les données du service client et à réussir une transition sans faille vers un nouvel help desk. Les services de Help Desk Migration se spécialisent dans le transfert des help desks sans interruption de service. Contactez-nous pour plus de détails sur notre solution de migration des données. Ou vous pouvez commencer votre voyage de migration des données avec notre essai gratuit.
