Si has trabajado con datos al menos una vez en tu vida, probablemente hayas escuchado sobre el proceso de cartografía de datos. La cartografía de bases de datos es crucial para que tu próxima transición de datos sea fluida y eficiente.
Pero, ¿cómo funciona la cartografía de datos? ¿Cómo se relaciona con la velocidad? ¿No son todas las migraciones de datos rápidas hoy en día? Si estás comenzando, revisar algunos ejemplos de cartografía de datos puede ayudarte a entender qué necesita tu propio sistema.
¿Qué es la cartografía de datos?
La cartografía de datos es el proceso de emparejar campos de datos dentro de un sistema con campos específicos en otro sistema. En la migración de help desk, usas la cartografía de datos para determinar cómo mover tickets, usuarios, estados, prioridades, campos personalizados y otros objetos desde la plataforma de origen a la plataforma destino. Este proceso mantiene la consistencia, precisión y usabilidad de los datos durante y después de la migración, permitiendo que el nuevo sistema funcione con información correctamente emparejada y organizada.
Ejemplo de cartografía de datos:
Supongamos que migras de Zendesk a Freshdesk. En la cartografía de datos, defines cómo cada campo en Zendesk se asigna a su campo correspondiente en Freshdesk.
Por ejemplo:
- El campo "Asunto del ticket" de Zendesk al campo "Subject" de Freshdesk.
- "Correo electrónico del solicitante" como "Correo electrónico del cliente".
- Un ticket con estado "Abierto" en Zendesk se asigna al estado "Open" en Freshdesk.
- Un campo personalizado de Zendesk llamado "Tipo de producto" se equipara con un campo personalizado de instancia en Freshdesk llamado "Categoría de producto".
- El "Asignado" de Zendesk con el campo "Agente" en Freshdesk.
De esta manera, todos los datos críticos permanecen precisos y funcionales después de la migración.
¿Por Qué Necesitas la Cartografía de Datos?
Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos de la cartografía de datos, exploremos por qué es un paso tan crucial en una migración. Una cartografía de datos adecuada es importante, pero estas tres razones son clave para una transición exitosa.
Integración de Datos
La integración de datos es el proceso de combinar datos de diferentes sistemas de origen en un sistema de destino de manera integrada y coherente. Implica la cartografía de datos o la correlación de campos del sistema de origen con los campos equivalentes en el sistema de destino para una correcta transformación de los datos.
Cuando cartografías los datos con precisión, aseguras la transferencia correcta de tickets, usuarios, campos, archivos adjuntos y etiquetas, preservando la integridad, la coherencia y la funcionalidad completa en el sistema de destino.
Antes de comenzar tu proceso de integración, utiliza una plantilla de cartografía de datos para entender cómo se alinean los campos de tu sistema de origen con los campos de la plataforma de destino.
Migración de Datos
Para mover datos entre plataformas, necesitas ajustarlos para que el nuevo sistema pueda reconocerlos e interpretarlos. Pero eso es solo la mitad del camino.
La cartografía de datos juega un papel clave en la migración de datos al colocar cada pieza de información en su ubicación correcta. A menos que cartografíes tus datos correctamente, corres el riesgo de obtener resultados inexactos y dañar información valiosa, problemas que requieren mucho tiempo y son difíciles de solucionar.
Incluso si mantienes la integridad de los datos, una cartografía deficiente puede desalinear los registros, como asignar detalles de cliente incorrectos y confundir a Jane Doe con John Doe. Al establecer un proceso confiable de cartografía de datos, proteges tus datos, mantienes la precisión operativa y aseguras una transición fluida a tu nueva plataforma.
Preservación de Datos
La preservación de datos es crucial y, a menudo, más compleja de lo que parece—vamos a desglosarla.
Con el tiempo, puedes acumular datos en exceso que no necesitas de inmediato pero que debes conservar para uso futuro o por cumplimiento normativo.
En estos casos, exportarlos a un almacenamiento externo, como un disco duro o la nube, es común. Pero sin una planificación adecuada, recuperar esos datos puede resultar difícil. Por eso, la preservación de datos necesita el mismo enfoque estratégico que una migración activa.
La preservación de datos garantiza que toda la información esencial permanezca intacta y utilizable durante todo el proceso de migración. Sin una cartografía cuidadosa, puedes perder, modificar o interpretar mal datos importantes, lo que compromete su calidad y fiabilidad.
Una cartografía de datos eficaz ayuda a preservar registros históricos, metadatos, campos personalizados y contenido generado por el usuario. Al definir claramente cómo se migra cada elemento de datos a un nuevo sistema, las organizaciones aseguran la continuidad, reducen errores y mantienen el cumplimiento normativo. En resumen, una cartografía precisa protege el valor de tus datos durante la transición.
Necesitas cartografiar los datos con precisión para usar las herramientas de transferencia de forma efectiva y colocar todo donde corresponde, lo que nos lleva a la siguiente sección.
Tipos de Técnicas de Cartografía de Datos
Ahora vamos a echar un vistazo rápido a tus opciones. Hay tres alternativas para las técnicas de cartografía de datos: manual, semiautomática y automática.
Figura 1: Pros y Contras
| Método | Pros | Contras |
| Automático | Rápido | Cuesta dinero y propenso a errores |
| Semiautomático | Bastante rápido y bastante preciso | También cuesta dinero, pero un poco menos |
| Manual | Preciso y gratis | Lento |
No vamos a mencionar ninguna herramienta específica, pero sí vamos a desglosar los pros y contras generales de cada método. Porque seamos sinceros, elegir el enfoque correcto desde el principio puede ahorrarte horas—si no días—de frustración después.
Así que aquí tienes una comparación de las estrategias de cartografía de datos, lado a lado.
Cartografía Manual
Este es un enfoque tradicional y manual. Implica asumir la responsabilidad total del proceso de migración gestionando cada paso manualmente. Aunque este método consume mucho tiempo y requiere un alto nivel de atención al detalle, puede ser práctico cuando se trata de conjuntos de datos pequeños o estructuras de datos muy específicas. La principal ventaja es que controlas cada parte de la migración, supervisas cada paso y apruebas todos los cambios directamente.
Pros
Control total sobre cada campo
No requiere herramientas o software especiales
Ideal para proyectos pequeños o altamente personalizados
Contras
Consume mucho tiempo
Propenso a errores humanos
Nada escalable
Cartografía Semiautomática
Considera un escenario donde tienes un asistente muy capaz: el sistema maneja parte de la carga de trabajo, pero tú conservas la autoridad completa para tomar decisiones. Esta configuración acelera el proceso sin sacrificar el control. Muchas plataformas te permiten crear y ajustar los mapeos en tiempo real, ofreciendo flexibilidad en lugar de limitarte a configuraciones predefinidas.
Pros
Equilibra velocidad y control
Reduce el esfuerzo manual
A menudo permite ediciones y validaciones durante el proceso
Contras
Aún requiere cierta entrada manual
Puede implicar una curva de aprendizaje
Usualmente tiene un costo
Cartografía Automática
Este enfoque acelera la cartografía de datos: una vez que configuras el sistema, maneja la carga de trabajo de manera eficiente. Cuando estandarizas tus datos y alineas tus sistemas de origen y destino, simplificas la migración y minimizas errores. Sin embargo, si trabajas con sistemas antiguos o poco comunes, puedes enfrentar problemas de precisión o compatibilidad.
Pros
Extremadamente rápido
Minimiza la carga manual
Bueno para tareas repetitivas o de alto volumen
Contras
Puede ser costoso
Flexibilidad limitada
Puede interpretar mal datos no estándar
Por supuesto, estos no son todos los posibles pros y contras: descubrirás más según tu caso específico, pero te dan una idea general.
Si buscas una solución rápida y tus sistemas son compatibles, la automática es tu mejor opción. Sin embargo, si la precisión es tu prioridad máxima y estás dispuesto a dedicar un poco más de tiempo, la opción manual o semiautomática podría ser la más adecuada.
Al final, se trata de sopesar las ventajas y desventajas y elegir la metodología de cartografía de datos que mejor funcione para ti.
Comparación de Métodos de Cartografía de Datos
| Característica/Método | Cartografía Manual | Cartografía Semiautomática | Cartografía Automática |
| Velocidad | Muy lenta | Moderada | Extremadamente rápida |
| Mejor uso | Proyectos pequeños o estructuras de datos altamente personalizadas | Proyectos medianos | Transferencias a gran escala, repetitivas o estandarizadas |
| Esfuerzo requerido | Alto | Medio | Bajo – el sistema maneja casi todas las operaciones |
| Herramientas necesarias | Ninguna | Plataformas o software especializado | Herramientas o plataformas automatizadas dedicadas |
| Precisión | Alta (si se es cuidadoso), pero propenso a errores por ingreso manual | Alta | Alta |
| Flexibilidad | Muy flexible – adaptado a necesidades específicas | Moderada – mapeos y reglas editables | Limitada – reglas fijas, pero con opciones personalizables |
| Escalabilidad | No escalable | Algo escalable | Altamente escalable |
Proceso de Cartografía de Datos: Desglose Paso a Paso
Mapear tus datos no tiene que ser un dolor de cabeza. Aquí tienes una guía rápida para hacer el proceso de cartografía de datos correctamente:
Paso 1 – Define tus Fuentes y Destinos de Datos
Sabe exactamente de dónde provienen tus datos y hacia dónde deben ir. La claridad aquí establece la base para todo lo demás.
Paso 2 – Analiza la Estructura de los Datos
Revisa cuidadosamente la estructura subyacente de los datos y comprende bien los tipos de campos, formatos y otras peculiaridades o inconsistencias específicas del sistema tanto en los entornos de origen como en los de destino.
Paso 3 – Crea un Documento de Cartografía
Lista cómo cada campo de origen coincide con un campo de destino y agrega cualquier regla de transformación que apliques durante el proceso.
Paso 4 – Elige el Método de Cartografía
¿Manual, semiautomático o automático? Elige el método que se adapte al tamaño y complejidad de tu proyecto. Herramientas como Help Desk Migration hacen este paso muy fácil.
Paso 5 – Valida la Cartografía
Prueba con un lote pequeño. Asegúrate de que los datos se transfieran correctamente y que nada se pierda en la traducción.
Paso 6 – Realiza la Cartografía de Datos
Ejecuta la migración o integración completa basada en tu configuración probada (puedes optar por una Migración de Demostración al principio).
Paso 7 – Revisa y Optimiza
Después de mapear los datos, revisa si hay problemas, ajusta tu configuración y documenta mejoras para la próxima vez.
¿Cuáles Son las Mejores Prácticas para la Cartografía de Datos?
Sigue estas mejores prácticas para asegurar que tu cartografía de datos sea limpia, confiable y lista para usarse:
Establece Estándares Claros de Datos
Comienza estableciendo convenciones estándar de nombres, tipos de datos y formatos en todo el sistema. Esto facilita el proceso y disminuye errores posteriores.
Usa Herramientas Automatizadas Cuando Sea Posible
La cartografía manual está bien para proyectos pequeños, pero herramientas automáticas como Help Desk Migration ahorran tiempo, reducen errores humanos y escalan sin problemas.
Prueba con Datos de Ejemplo
Siempre realiza primero una migración de prueba pequeña. Esto te ayuda a detectar desajustes, problemas de formato o campos omitidos antes de finalizar.
Valida la Lógica de Cartografía
Revisa dos veces tus reglas de transformación y confirma que cada campo mapeado funcione como se espera en el sistema destino. Un par de ojos extra también ayuda.
Herramientas de Cartografía de Datos a Considerar
No todas las herramientas de cartografía de datos son iguales, y eso es genial. Mover miles de tickets de soporte, integrar información de clientes o crear una integración empresarial compleja son solo algunos escenarios donde la herramienta adecuada puede ahorrarte horas (o semanas) de esfuerzo.
Herramienta Help Desk Migration
Help Desk Migration está diseñada para realizar migraciones de datos rápidas y precisas sin necesidad de programación.
Esta herramienta automática de migración de datos te permite transferir toda la información crucial del help desk con precisión y confianza. Puedes migrar campos estándar como ID de ticket, asunto, estado y prioridad, junto con usuarios (agentes y clientes), organizaciones, etiquetas, archivos adjuntos, notas internas e incluso campos personalizados. El software mantiene toda tu estructura de datos en un entorno seguro, para que nada se pierda o desordene durante el cambio.
Además, tienes control total sobre cómo mapear tus datos. El sistema te permite renombrar campos, omitir los innecesarios y ajustar la configuración para que se alinee con tus procesos internos. Esta flexibilidad significa que no tienes que modificar tus flujos de trabajo para la migración, sino que la migración se adapta a tus necesidades.
Help Desk Migration soporta cartografía de datos en todas las plataformas principales, incluyendo Zendesk, Freshdesk, Salesforce, Jira Service Management y muchas más. No necesitas herramientas adicionales ni intervención manual; todo lo que necesitas está integrado en el servicio.
Antes de hacer una migración completa, puedes realizar una Migración de Demostración Gratis. Esto te da una idea clara de cómo aparecerán tus registros mapeados en el nuevo sistema, para que puedas ver el resultado y hacer ajustes si es necesario. Es una función que brinda tranquilidad y permite correcciones antes de mover cualquier dato.
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- Preconfigurado para Zendesk, Intercom, Freshdesk y más
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Cartografía manual de datos
Cuando haces cartografía manual de datos, emparejas directamente cada campo de tu sistema de origen con el campo correspondiente en el sistema destino. Determinas exactamente cómo se transfiere cada dato, cómo se formatea y cómo aparece en la plataforma destino. Obtienes control total sobre el proceso, lo que hace que la cartografía manual sea ideal para migraciones muy específicas, especialmente en industrias reguladas o sistemas heredados donde la precisión y el cumplimiento son cruciales.
Escritura de scripts API personalizados
Cuando escribes un script API personalizado para la cartografía de datos, creas código que conecta directamente ambos sistemas (origen y destino) a través de sus APIs. Controlas cómo el script extrae, transforma y transfiere los datos, permitiendo aplicar lógica compleja, combinar campos, reformatear valores o adaptarte a requerimientos únicos de la plataforma. Este enfoque ofrece máxima flexibilidad y precisión.
Plantilla de Cartografía de Datos: Cómo Es y Cómo Usarla
Una plantilla de cartografía de datos es tu guía para alinear campos entre dos sistemas. Muestra de dónde vienen tus datos, hacia dónde van y qué (si algo) debe cambiar en el camino. Ya sea que migres de una plataforma de help desk a otra o sincronices sistemas, una plantilla clara puede ahorrarte horas de conjeturas y prevenir errores costosos.
Conclusión – Por Qué Importa la Cartografía de Datos
Para garantizar precisión durante la integración, es importante seguir las mejores prácticas de cartografía de datos.
La cartografía de datos es la columna vertebral de cualquier proceso exitoso de migración, integración o transformación de datos. Sin ella, tus datos no tienen dirección: son solo información en bruto moviéndose sin contexto. Cuando haces la cartografía de datos bien, colocas cada dato exactamente donde debe estar, en el formato correcto y listo para usarse.
Una estrategia de cartografía bien planificada preserva la integridad de los datos y mejora su usabilidad, reduciendo el trabajo de limpieza posterior a la migración. Ya sea que transfieras tickets, usuarios o campos personalizados, la cartografía adecuada ayuda a mantener la continuidad del negocio y operaciones diarias fluidas.
¿No sabes por dónde empezar con la cartografía de datos?
No hay problema — nuestros especialistas están aquí para ayudarte. Analizaremos tu esquema actual, identificaremos los requerimientos de cartografía e implementaremos una solución personalizada que se ajuste a tus necesidades operativas.
Preguntas Frecuentes sobre la Cartografía de Datos (FAQ)
Primero, identifica los campos de origen y destino, luego analiza la estructura de datos para entender cómo se alinean cada elemento. Crea un documento de cartografía para guiar el proceso y elige el método de cartografía más adecuado. Valida la cartografía para asegurar precisión, realiza la cartografía de datos y, finalmente, revisa y optimiza los resultados para lograr la máxima eficiencia.
Muchas herramientas dependen del caso de uso. Para migrar datos, Help Desk Migration es una herramienta diseñada específicamente que automatiza y simplifica el proceso de cartografía de datos.
La cartografía de datos consiste en conectar datos de un sistema a otro, campo por campo. El modelado de datos implica diseñar la estructura y las relaciones de los datos dentro de un sistema. En resumen: cartografía = movimiento, modelado = estructura.
Sí, y ahorra mucho tiempo. Soluciones como Help Desk Migration ofrecen capacidades de cartografía automática que manejan la mayor parte del trabajo, especialmente cuando se trabaja con plataformas estándar.
